Etapa 3 Identificación y análisis de los elementos y servicios que integran el

El enfoque tradicional de la cadena de suministro se basa en que cada eslabón organiza su actividad para comprar materiales y servicios, gestionar su producción o servicios, o venderle a la siguiente empresa en la cadena. En el caso de estudio el eslabón representado es una empresa mayorista que compra materiales a sus proveedores para vendérselo a sus clientes, la cadena logística comercial correspondiente se muestra en el Anexo 6.

Se realiza un análisis detallado a los procesos que intervienen en la cadena con la ayuda del personal de la empresa y apoyados en la lista de chequeo de Acevedo Suárez y Gómez Acosta (2010), la misma se muestra en el Anexo 7. Los resultados se agrupan en tres elementos claves: compras, ventas y logística comercial, los mismos se muestran a continuación:

Compras

La gestión de compras se realiza básicamente atendiendo al resultado obtenido de la conciliación realizada por cada territorio, teniendo en cuenta el capital asignado, demanda presentada por el proceso de balance que incluye los requisitos del cliente. Se solicita la compra de la mercancía demandada a la entidad suministradora en dependencia del producto, utilizando el modelo reflejado en el Anexo 8. La necesidad de la compra de

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insumos o servicios es determinada por la dirección de la UEB de Servicios y Transporte responsable de hacer la solicitud de compra al director de la UEB Logística. De igual manera para productos que se requieran como recurso ante una eventualidad o nueva adquisición, determinará la necesidad objetiva del producto y definirá con los especialistas de su área, cuáles son los requisitos de calidad que debe cumplir el producto a adquirir.

Para que el proceso de compras se ejecute de forma exitosa es necesario que cada una de las partes involucradas cumpla con las responsabilidades correspondientes.

El especialista principal de compra debe revisar que la ejecución de las compras en la entidad se realice mediante el cumplimiento de las normas y los requisitos regulatorios aplicables. Los especialistas en gestión comercial son responsables de elaborar, conservar y controlar adecuadamente los documentos pertinentes en el proceso, hacer la solicitud de los cheques al proceso contable financiero y buscar la oferta o prefactura por parte del especialista comercial. La oferta o prefactura es la evidencia documentada para la solicitud de cheques. Una vez recibidas las ofertas o prefacturas de los suministradores, el responsable procede a su estudio y valoración para decidir cuál es la más adecuada lo cual se define en el comité de crédito.

Los especialistas comerciales de las compras coordinan todas las relaciones de compra a productos / servicios, y limita sus pedidos de compra en lo posible a los proveedores incluidos en la lista de proveedores evaluados, que ostenten la categoría de aprobados. En caso que se necesite un producto y no lo puedan suministrar los proveedores evaluados por la entidad, se adquirirá este producto con nuevos proveedores, evaluándolos posteriormente, según lo establecido.

Si las compras de las ofertas de proveedores en la comisión de crédito son aprobadas, entonces se confecciona el (los) cheque (s) por contabilidad utilizando para esto el modelo de solicitud de cheques, el que se describirá la cuantía de la solicitud, el concepto del mismo y a quien va dirigido. La verificación de los productos comprados se efectúa en tres momentos: la verificación de la ejecución eficaz de este procedimiento, se evalúa en las auditorías internas, en la medición de la eficacia del proceso y/o en la revisión por la dirección.

Ventas

El proceso de comercialización y venta se encuentra bien organizado en la entidad, al definir un responsable a cada una de las actividades desarrolladas. El primer paso es comprobar las asignaciones o distribuciones de mercancías a los clientes realizados por el organismo central, grupo o empresa a la cual se subordinan, por parte del especialista (o técnico) en gestión comercial. En caso del cliente retrasar injustificadamente la aceptación de

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mercancías, se notifica al director de la UEB para que este realice las notificaciones al nivel que corresponda para diferir la distribución de estas a otra entidad, previa decisión escrita de la autoridad que emitió la autorización. Las ventas se realizan cumpliendo con las asignaciones o distribuciones de mercancías realizadas por el nivel al cual se subordinan los clientes. Se realiza la prefactura de las mercancías para que estos gestionen sus instrumentos de pago. Luego el técnico en gestión comercial para el control de la contratación entrega a los interesados las bases elaboradas en formato digital para que estos realicen el estudio de las condiciones generales propuestas, remite los documentos presentados por el cliente que autorizan el acto de contratación al director de la UEB Comercial para su firma y habilita carpetas por separados para el control y registro de los contratos identificando los de suministros y los de compraventa. Al mismo tiempo debe mantener actualizados la ficha de cliente y sus datos de localización. En el paso final el jefe de base de almacén comprueba que al cierre de las operaciones de venta del día se realiza la conciliación con el área comercial sobre el total de mercancías facturadas y recepcionadas por el cliente. Actualmente la entidad no cuenta entre sus servicios con el de postventa, siendo importante para aumentar lograr un mayor índice de ventas, a la vez que aumenta la fiabilidad del cliente.

Logística comercial

En la Comercializadora Camilo Cienfuegos la logística responde a una distribución programada de las mercancías. La UEB de Villa Clara cuenta con dos almacenes uno en la propia empresa y otro arrendado a Almacenes Universales, donde se realizan tres procesos claves en la actividad de almacenamiento, los cuales se describen a continuación:

Recepción

La recepción es el punto de partida de los productos en el ciclo de almacenamiento y la forma en que estos arriban al almacén, influye en su posterior circulación por las diferentes áreas y en las restantes operaciones que tienen que ejecutarse. En la Comercializadora la recepción de las mercancías inicia cuando los camiones previamente contratados arriban al centro y descargan los productos. El almacenero realiza la recepción a ciegas (Anexo 9), donde elabora un informe con el código del producto, el nombre, su descripción, el estante, la casilla y la cantidad, sin tomar como referencia la lista de empaque que muestra la cantidad esperada. Posteriormente se procede al conteo sin la factura en la mano. Si existe diferencia en lo que está establecido y lo recibido se pone en el acta de recepción que se muestra en el Anexo 10. Conjuntamente, se realiza un acta de faltante la cual debe ser firmada por el chofer del vehículo, y se hace una reclamación con la factura correspondiente a la empresa del transportista para que pague por los daños y proceda a hacer una

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responsabilidad material con el chofer. La mayoría de las veces el proveedor envía la factura en tiempo y la documentación correcta y completamente elaborada. El área de descarga cumple con los requerimientos de todas las cargas que se realizan al existir facilidades como andenes en caso de ser requerido. Esta actividad se realiza de forma mecanizada. El personal responsable por la recepción de las mercancías ha recibido capacitación en temas relacionados con logística de almacenes, operario de los medios de trabajo, contra incendio y en resoluciones laborales.

Almacenamiento

Luego de recibidos los productos se pasa al almacenamiento y conservación de estos en el almacén. En este proceso se controla las existencias a través de la tarjeta de estiba y se vela por la seguridad de la mercancía, hasta que se reciben los pedidos de los clientes. Los medios unitarizadores son suficientes y se aplican las normas técnicas a tener en cuenta para la utilización de los mismos. Se conocen las reglas de unitarización de las cargas y se cumplen generalmente, pero no se han realizado estudios para su mejoramiento. La ubicación de las mercancías se realiza en estanterías y en estiba directa, cumpliendo los principios de distribución LIFO, FIFO y FEFO. La disposición de los estantes respecto a la nave es correcta, pero es necesario reconocer la posibilidad de un mejor aprovechamiento de la altura si se analizan los niveles de aprovechamiento del almacén que son desconocidos actualmente. La disposición y el ancho de los pasillos de trabajo se corresponde con los equipos de manipulación excepto con el montacargas. Los estantes y alojamientos están correctamente señalizados, no siendo así en el caso de las áreas de recepción y despacho de las mercancías. Esto último puede provocar interrupciones en las operaciones de manipulación en el proceso de recepción y despacho. En cuanto a la protección de los materiales y trabajadores contra riesgos potenciales o ambientales no existe un sistema automatizado de protección contra incendio, no obstante, tienen extintores apropiados en cantidad y ubicación acorde a las características de los productos almacenados. Las vías de evacuación son suficientes y están bien identificadas. El almacén no se encuentra asegurado por no ser un activo del centro. No existe diseñado un plan de medidas para conservar sin daños productos ociosos o de lento movimiento.

Despacho

El despacho es la última operación en el ciclo de almacenamiento y ocurre en el momento en que el producto se envía a otro. Esta actividad comienza cuando el cliente se presenta en la entidad solicitando el producto con el cheque en la mano, si está disponible el cliente se dirige al almacén donde el almacenero llena la orden de despacho con todos los datos de los productos a adquirir como el código, la cantidad, descripción a modo de control interno

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del mismo. En caso de no encontrarse completa la mercancía solicitada, el cliente dejaría un pago anticipado para posteriores compras. Este es facturado en economía, pudiendo adquirir el faltante en cualquier tienda del centro. Por otra parte, si el cheque no es suficiente para adquirir toda la mercancía debe llevarse solo hasta que este alcance. Para finalizar el proceso, se ejecuta la facturación, aprobada con la firma de la responsable de venta y el jefe del almacén y por último el cliente regresa a cargar la mercancía solicitada al almacén. En el despacho se realiza un control cuantitativo con un conteo al detalle del 100%.

Gestión de inventarios

El enfoque logístico en la gestión de los inventarios debe coordinar acciones y estrategias que permitan gestionar el sistema con el mínimo de inventarios, garantizando la máxima satisfacción del cliente. La Comercializadora Camilo Cienfuegos se encuentra enfocada a cumplir con estos objetivos considerando que, al aplicar un sistema eficiente de gestión de inventario en todos los eslabones, este constituye un elemento clave para garantizar el éxito de la cadena. Qué, cuánto y cuándo, así como qué tipo de sistema de control de inventarios se debe utilizar, son las principales decisiones que se deben tener en cuenta. En el caso de estudio no ha habido investigaciones anteriores que den respuesta a estas interrogantes, las decisiones relacionadas se fundamentan con el criterio del personal implicado y sobre la base de la experiencia.

La gestión de inventarios en la Comercializadora trata de mantener en los almacenes el nivel mínimo y estrictamente necesario de productos que garantice al máximo el nivel de rotación de inventarios, la reducción al mínimo del dinero inmovilizado por este concepto y la eliminación de productos ociosos. Para ayudar a estas actividades la entidad se apoya en las UEB del Centro y el control diario por parte del encargado del almacén, que al cierre de las operaciones de venta del día realiza la conciliación con el área comercial sobre el total de mercancías facturadas y realmente recepcionadas por el cliente. Si como resultado del análisis se comprueba que algún cliente no hubiera cargado su mercancía, los técnicos en gestión comercial definirán y notificarán para el cliente perteneciente al organismo un término de cinco días naturales para que estos puedan trasladar estas hacia su lugar de destino. De no hacerlo perderán el derecho de recibir total o parcialmente la mercancía antes facturada, en tanto para los contratos de compra venta no tendrán término de garantía para la custodia o conservación si esta fuera pagada y trasladada más rápidamente por otro cliente.

Por otra parte, poseen registros de los distintos costos generados y de las cantidades vendidas, los cuales son actualizados diariamente. Las existencias en el almacén se obtienen mediante los resultados de los inventarios realizados mensual (10%) y anualmente

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(100%).Los plazos de entrega y la demanda varían en función de cada producto y cliente, elemento necesario a tener en cuenta para una apropiada gestión de inventarios. Además, aun no existe ningún plan diseñado para pedidos urgentes.

En la entidad existe un patio destinado al almacenamiento de aceites y lubricantes, uno de los productos de mayor demanda, el mismo no presenta problemas con la capacidad de almacenaje, por el contrario, su área es amplia y garantiza el almacenamiento de todas las cantidades recibidas.

Para el adecuado control de las existencias, se emplea el sistema de gestión automatizado BKMIS-CI (Anexo 11), que permite la consulta en tiempo real de las entradas, salidas, existencias, facturación, transferencia, información por tipo de productos y clientes, así como la utilización de los códigos de los productos como parte del sistema de información para administrar los inventarios. Este sistema incluye otros cuatro módulos: contabilidad, banco, medios básicos e insumos, permitiendo integrar la información de los diferentes procesos y su actualización constante.

La empresa objeto de estudio no tiene hasta el momento ningún plan elaborado para el tratamiento de los inventarios de lenta rotación y/o productos ociosos. Sin embargo, toma medidas auxiliares como el mantenimiento o venta sobre la base de un margen mínimo de contribución, o en los casos de productos consignados negociando su rebaja. También se pueden trasladar al resto de las UEB ubicadas en distintas zonas del país. Entre los principales productos ociosos o de lento movimiento se encuentran piezas y accesorio de equipos chinos, rodajes y cajas de velocidad correspondiente al equipo de construcción buldó BE155, muy utilizado hace años y ahora su uso ha disminuido, pero por una mala planificación aún existían contratos que proporcionaban este suministro innecesariamente. Todo lo anterior demuestra la necesidad de rediseñar o perfeccionar su sistema de gestión de inventarios para garantizar que la estrategia de compra cumpla con la demanda de los clientes en cualquier período y que se establezcan alternativas de solución inmediata, a los problemas que afectan interna o externamente la actividad logística. De esta manera es posible asegurar un buen funcionamiento de la cadena o por lo menos de algunos eslabones. Por último, son identificados los componentes de integración y evaluados según su comportamiento en el sistema logístico estudiado, se parte de identificar las actividades que relacionan al resto, y que al fallar al menos una, fallarían el resto.

Componentes de integración

Para determinar los componentes integradores de la cadena se trabajó con el grupo de expertos seleccionados en la Etapa 2 del procedimiento, coincidiendo que los elementos más importantes son:

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 Pronóstico de la demanda: combinación de métodos cuantitativos y cualitativos para unir los comportamientos históricos con los posibles escenarios futuros de los elementos de mercado y los posibles efectos de los instrumentos que desarrolla la empresa para influir en la demanda y en la cuota del mercado.

 Gestión de Stock (basado en la previsión): el controlar los inventarios sobre la base de una previsión de la demanda de los clientes asegura que las rupturas de stock sean mínimas o nulas, según la exactitud de dicha previsión.

El logro de los elementos mencionados debe partir de la colaboración interna de todos en la empresa Comercializadora Camilo Cienfuegos, así como en el resto de las UEB, trabajando conjuntamente en:

 Evaluar sistemáticamente la eficacia de los procesos y de los sistemas de gestión.  Mantener actualizados sistemáticamente la documentación del sistema.

 Estudios conjuntos del comportamiento de la demanda y los resultados

 Evaluar sistemáticamente los criterios del cliente y trabajar por disminuir las quejas de estos.

 Promover la mejora continua en el desarrollo, aplicación y comercialización de los productos y servicios empresariales.

 Incrementar las competencias y el desempeño del capital humano en empresa.  Compartición y gestión conjunta de riesgos y beneficios.