Uno de los elementos importantes a diagnosticar inicialmente, fue el estado del control interno, para lo cual se vio la necesidad de aplicar un instrumento de evaluación que integre todos los componentes del COSO, que permita determinar los niveles de confianza del control interno y los niveles de riesgo tanto administrativos como financieros por circunstancias propias del error o la intencionalidad de quienes administren los recursos de la cooperativa de transporte.
Como primer componente que se analizó fue el ambiente de control, revelando que no se ha trabajado en la construcción de una cultura de control en la cual intervengan y sean conscientes todos los actores de su participación en este importante proceso en el cual debe definirse los códigos de ética, formas de organización y procedimientos para el desarrollo de las actividades. Según lo evaluado la cooperativa de transporte manifiesta tener problemas con el desarrollo de este componente, la principal causa es el desconocimiento de su importancia, al parecer el desarrollo de un código de ética al interno de la cooperativa sobre todo entre los socios consideran que no es necesario, incluso muchos expresan un malestar y declarada oposición confundiendo el código de ética con valores de índole religioso o político más propio de la moralidad que de valores de nivel empresarial. Sin embargo al consultar acerca de la estructura organizacional, la percepción de ello es más favorable considerando que es la más adecuada y que están conforme con el estilo de liderazgo y administración de la cooperativa.
Tabla 6.
Evaluación del control interno
ITEM Ambiente de Control SI NO POND CT
¿Existe un código de ética emitido por la administración y se ha socializado a sus funcionarios de la cooperativa de transporte Oriental?
X 3 1
¿La estructura organizacional es adecuada para el tamaño y las actividades de las operaciones de la institución?
X 3 3
¿Existen políticas y procedimientos apropiados para la autorización y aprobación por parte del nivel jerárquico sobre las operaciones y actividades que desarrolla la entidad?
X 3 1
ITEM Evaluación del riesgo SI NO POND CT
¿La cooperativa de transporte “Oriental de Pimampiro” ha implantado técnicas para la identificación de riesgos
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presentes que podrían afectar el logro de los objetivos y metas propuestas?
¿La cooperativa de transporte “Oriental de Pimampiro” propicia la identificación periódica de riesgos con la participación de los “dueños del proceso”?
X 3 1
¿Se han identificado errores o irregularidades de acuerdo al grado de importancia y se han tomado las medidas oportunas para corregirlas a fin de disminuir el impacto negativo en el logro de los objetivos de la cooperativa?
X 3 1
ITEM Actividades de control SI NO POND CT
¿Se ha definido requisitos y procedimientos para la presentación de la información contable y administrativa?
X 3 1
¿Existe procedimientos de control adecuados para el registro, uso y correcto funcionamiento del sistema informático de contabilidad?
X 3 1
¿Existen procedimiento de control de permanencia en los puestos de trabajo en el horario asignado a los empleados y trabajadores de la cooperativa de transporte?
X 3 2
ITEM Información y comunicación SI NO POND CT
¿Los empleados y trabajadores que utilizan el sistema de información están conformes con respecto a la
confiabilidad y oportunidad de los informes que emiten dichos sistemas?
X 3 1
¿Existen medios de comunicación bidireccionales y suficientes para que los empleados y trabajadores de la cooperativa conozcan las tareas que deben realizar, los procedimientos y sus responsabilidades frente a los controles internos?
X 3 2
¿Cuenta la coooperativa con un manual de procedimiento sobre el sistema de información y comunicación?
X 3 1
ITEM Supervisión y monitoreo SI NO POND CT
¿Existen políticas y procedimientos para asegurar que se tomen acciones correctivas oportunamente cuando ocurren excepciones en los controles?
X 3 1
¿Se realizan verificaciones de los registros con la existencia física de los recursos?
X 3 2
¿Se comunican las deficiencias a los superiores inmediatos y a sus responsables?
X 3 2
Fuente. Cooperativa de Transportes “Oriental de Pimampiro”
Tabla 7.
Resultado de la evaluación de los componentes
COMPONENTE POND. CT
Ambiente de control (Amb.C) 9 5
Evaluación del riesgo (Eva.R) 9 3
Actividades de control (Act.C) 9 4
Información y comunicación (Inf.C) 9 4
Supervisión y monitoreo (Sup.M) 9 5
TOTAL 45 21
Calificación Total CT 21
Ponderación Total PT 45
25
Nivel de Riesgo Inherente NR=100%-NC 53.33%
Fuente. Cooperativa de Transportes “Oriental de Pimampiro”
Tabla 8.
Matriz de riesgo del control interno
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51% - 75% 76% - 95%
85%-50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Fuente. Cooperativa de Transportes “Oriental de Pimampiro”
Análisis.
Como resultado el ambiente de la cooperativa de transportes no ha establecido un código de ética que permita concientizar acerca de la importancia del control entre los administradores y trabajadores de la cooperativa, en lo que respecta a la estructura organizacional la cooperativa tiene definido las áreas en departamentos según sus funciones, en lo que respecta a la regulación de las actividades estas son débiles debido a la falta de manuales de procedimientos. En el componente del riesgo hace referencia con la identificación de posibles errores u omisiones intencionales o fortuitas, que estén presentes durante el ejercicio en funciones del personal administrativo y operativo de la cooperativa. Para lo cual como resultado se describe una situación del componente en el cual se enfatiza un desconocimiento por la posibilidad de ser afectados por un evento fortuito. Todos los involucrados en los procesos no entendían que podían estar expuestos a un riesgo y tampoco sabían cómo actuar al respecto para mitigar dichos eventos.
Con respecto al componente de actividades, en primera instancia se debe entender que son todas las acciones que la gerencia de la cooperativa de transporte realiza para lograr el cumplimiento de sus objetivos enmarcados dentro de reglas, normas y leyes vigentes. Como resultado obtenido al evaluar este componente durante la revisión documental y las entrevistas, se obtuvo que no existen procedimientos de control por escrito, una falencia que afecta a todo el sistema generando perdidas en el uso de recursos, así como problemas y retrasos en la toma de decisiones.
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Con respecto al componente de información, debe considerarse que se trata de como la cooperativa es capaz de registrar, procesar e informar las operaciones y decisiones administrativas y financieras. El resultado con respecto a este componente en la cooperativa es insatisfactorio, los socios, trabajadores y empleados no sienten que puedan tener acceso a la información de la cooperativa en cualquier momento, esto se evidencia al no tener una página web de la cooperativa de transporte, al que los socios pudieran acceder en cualquier momento.
Por último como resultado el componente de supervisión se obtuvo que la cooperativa de transporte no ha establecido procedimientos correctivos por parte de la administración, y tiene sus controles que están enfocados en lo que tiene que ver con la custodia de los bienes de la cooperativa propias de la actividad contable, pero se manifiesta que debe trabajarse más en políticas y procedimientos propias de las actividades administrativas y de gestión.
Como resumen de la evaluación del sistema de control interno de la cooperativa de transporte, ésta alcanza una calificación de 21 puntos sobre 45 puntos. En ella se observa, que el componente que mayor atención se debe tener en cuenta es el de la evaluación del riesgo, seguido de los componentes de actividades de control e información y comunicación.
Como resultado final se observa que el control interno de la cooperativa no alcanza un nivel de confianza aceptable, esto es debido a que la mayor parte de sus problemas es por un desconocimiento de la importancia en el desarrollo de una cultura de control y de prevención.
3. Análisis horizontal y vertical de los estados financieros de la