4. ANÁLISIS PRELIMINAR A LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE
4.2. EVALUACIÓN GENERAL DEL ANÁLISIS PRELIMINAR
Con respecto al análisis detallado de cada una de las actividades que realiza la empresa Palmex S.A. tanto en la planta donde se procesa la fruta como en el área administrativa, podemos concluir lo siguiente:
En el área administrativa notablemente se puede observar que no están definidas las actividades acorde al puesto que desempeña cada auxiliar, nótese que la mayoría de las responsabilidades son de acuerdo a la contratación específica que se realizó pero en realidad todo se desempeña conforme a la disponibilidad de cada una, mas no por la asignación correcta de las tareas. Es preciso elaborar un manual en donde se detalle que funciones realizará la asistente administrativa y cuáles la auxiliar contable para que administren mejor el tiempo y los recursos, puedan explotar su potencial, desarrollarse mejor como profesional, en el campo que están encaminando su carrera. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
Para ello es fundamental que la empresa cuente con planes de desarrollo, aunque es una empresa pequeña, debe tener un plan de acción para el crecimiento de su personal, para que las motive e incentive en lo que están haciendo dentro de la empresa, incrementando así su productividad y eficiencia. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
La programación de capacitaciones o cursos es uno de los puntos críticos que se deben considerar para no tener tanta rotación de personal y no se pierdan los procesos establecidos y la continuidad en las actividades. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
En cuanto al contador, es una persona con una larga experiencia en la rama de contabilidad pero también es necesario que mantenga sus conocimientos actualizados de acuerdo a los cambios que se vayan generando. Es importante que se invierta también este talento humano externo ya que es el responsable de la información financiera-contable y quién se encarga de afrontar ante las autoridades tributarias. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
Dentro del área comercial, se encuentra el departamento de compras conformado por el Ing. Pazmiño y el Sr. Méndez, quienes también están a cargo del departamento de inventarios y ventas, estas dos personas son quienes mantienen la responsabilidad de las actividades de esta área. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
La gerencia no vio la necesidad de la contratación de una persona adicional para el desempeño de estas funciones porque los encargados de compras pueden llevar un control del inventario. En teoría esta no es una buena práctica ya que para cada actividad debe haber un delegado, no solo para que afronte la responsabilidad de su buen o mal desempeño sino para que lleve una correcta administración de sus actividades, simplifique sus procesos y mejore los resultados; pero por ser una
empresa pequeña es considerable que estas dos personas abarquen estas dos áreas ya que no hay tanta cantidad de trabajo como en una empresa de mayor volumen. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
Esta área no cuenta con una política establecida para proveedores ni para inventarios, lo cual genera que las actividades se den de acuerdo a lo sucedido en el día a día, tomando decisiones en el momento y no en base a un reglamento o norma ya establecida. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
El departamento de ventas es responsabilidad de dos personas Ing. Pazmiño y Lcda. Pazmiño, quienes manejan la parte administrativa en la oficina y mantienen contacto directo con los clientes. Esta área tampoco cuenta con una política, se manejan de acuerdo al histórico con cada uno. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
Una de las ventajas que tiene la empresa es la buena relación con los clientes ya que cuentan con su fidelidad, pero siempre es importante mantenerlos satisfechos con ciertas promociones o descuentos. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
La empresa no dispone de un departamento de marketing o una persona encargada de ello, esta es una debilidad que debe ser corregida ya que un producto sin publicidad no podrá crecer en sus ventas, necesita de promoción para tener la
apertura en nuevas plazas y continuar creciendo para el buen desarrollo de la compañía. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
En cuanto al área industrial se tienen establecidos los procesos, desde la recepción de la fruta hasta la obtención del aceite y palmiste, pero no cuentan con un manual establecido de cómo proceder o actuar ante cualquier imprevisto sucedido. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
El personal de planta con el que cuenta la empresa no está lo suficientemente capacitado, ellos han adquiridos los conocimientos de acuerdo a la experiencia de trabajadores antiguos y de los que han salido de la empresa, mas no por una capacitación recibida de algún experto en la manipulación de este tipo de maquinarias. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
Es necesario que se realicen charlas de seguridad industrial, señalando la ropa y accesorios adecuados para desempeñar sus actividades, ya que por ser una empresa con alto grado de riesgo laboral es importante prevenir accidentes. Así mismo, en la planta no se encontró la señalización adecuada que por normativa debe cumplir una industria. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
Con esta evaluación realizada, en el siguiente capítulo se procederá a elaborar un modelo de control interno para la empresa extractora de palma PALMEX S.A. (PALMEX S.A., Levantamiento de Procesos e Información de la Empresa PALMEX S.A., 2014).
CAPITULO V
5. MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA EXTRACTORA DE PALMA