Evaluación global del sistema

4.4.1. Evaluación de pares externos

El Colegio decidió realizar una evaluación externa, para lo cual pidió a los diferentes Centros y unidades de apoyo cinco nombres de especialistas internacionales que pudiesen emitir un dictamen objetivo. La BDCV tuvo así la visita de tres bibliotecarios norteamericanos, provenientes de universidades de alto prestigio y reconocidas por sus colecciones latinoamericanas. La visita se realizó en la segunda semana de marzo de 2002 y todo el personal de la BDCV fue entrevistado.

El resumen general de la evaluación es el siguiente:

Los resultados de nuestra evaluación indican que la biblioteca Daniel Cosío Villegas realiza en forma sobresaliente su misión de apoyar las necesidades de información de la comunidad académica de El Colegio de México. Es merecido el prestigio de que goza tanto dentro como fuera de México. Este se debe a sus colecciones, a los servicios que ofrece y a la calidad de su personal académico y administrativo. Aplaudimos los múltiples esfuerzos que hace por mantener y aumentar su rico acervo bibliográfico, ofrecer servicios de información a miembros de otras instituciones académicas del país, promover a nivel nacional la educación en biblioteconomía y

ciencias de la información, y desarrollar estructuras administrativas que sean adecuadas a sus

metas y funcionamiento. Es obvio que la Biblioteca mantiene un liderazgo en servicios bibliotecarios no sólo en México sino en toda la América Latina.” (énfasis del autor) (Benavides, Delgado, y Hazen, 2002, p. 3).

El informe de la evaluación contiene 38 recomendaciones y cada una de ellas esta acompañada de una reflexión. Las recomendaciones se agrupan en cuatro áreas temáticas:

1. La proyección de la BDCV hacia la comunidad académica de El Colegio. 2. Reforzar y agilizar canales de comunicación.

Aceptación de tecnologías de información y cambio organizacional: propuesta metodológica para su planeación en una biblioteca académica

3. Examinar y mejorar la infraestructura de la BDCV.

4. Articular una visión estratégica para El Colegio de México y para la BDCV

De las 38 recomendaciones, se presentan aquí las que mejor retratan ese periodo en lo relativo a los mecanismos de desarrollo organizacional, aspecto que motivó la intervención planteada en apartados anteriores:

Es evidente además, que la Biblioteca […] ha comenzado a usar el modelo de grupos de trabajo y otras modalidades no jerárquicas para la realización de tareas. Pero falta mucho por hacer. Parece existir en la Biblioteca una división notable entre los bibliotecarios profesionales y el personal administrativo…Es importante que la Biblioteca incorpore en forma más dinámica al sector administrativo en los proyectos para mejorar sus servicios.

Es necesario, además, que se incrementen los canales de comunicación rutinaria entre la administración de la Biblioteca y todo el personal. La Biblioteca debe fomentar la creación de canales de comunicación tanto verticales como horizontales (Benavides et al., 2002, p. 18).

A tono con estas consideraciones, los evaluadores recomendaron que:

Se aumenten, cada vez más, los contactos y la colaboración tanto formal como informal, entre el personal académico y el personal administrativo de la Biblioteca.

Se integre al personal administrativo a los grupos de trabajo formados por el personal académico. La dirección de la Biblioteca realice por lo menos una vez en cada periodo académico, reuniones plenarias con el personal de la Biblioteca […] La dirección de la Biblioteca debe tomar ésta oportunidad para informales a todos sobre las actividades de la Biblioteca y sus planes a corto y mediano plazo. Estas reuniones deben servir, también, de foro abierto en los cuales todos puedan hacer preguntas y aclarar dudas (Benavides et al., 2002, p. 18).

También se hicieron recomendaciones sobre revisar los instrumentos de evaluación para privilegiar las tareas de carácter profesional y ampliar las oportunidades de capacitación, además de sugerir una revisión integral del sistema ALEPH para aprovechar sus potencialidades. Además, una parte importante de las recomendaciones apuntaron hacia la necesidad de una mayor integración en proyectos académicos con los profesores-investigadores de los centros.

Álvaro Quijano Solís 4.4.2 Autoevaluación de fortalezas y debilidades de la BDCV: la visión del

personal académico

En el mes de junio de 2003, sobre la base de las recomendaciones que los evaluadores externos emitieron en abril de 2002, el personal académico de la BDCV elaboró participativamente un documento que enlistó las fortalezas y debilidades, tanto institucionales como de la organización. Ese documento fue la base del Plan de Desarrollo 2004-2006, correspondiente al primer trienio de la nueva administración, al tiempo que con él se completaba el proceso de consulta que la Secretaría de Educación Pública exigía a los solicitantes de fondos para su fortalecimiento institucional (denominados genéricamente como PIFI´s).

Los programas existentes en ese momento fueron agrupados en siete áreas y evaluados por grupos, para verter los resultados en un documento grupal. Las áreas evaluadas fueron las siguientes:

1. Programa Académico: Docencia, Investigación, Formación de Usuarios, Publicaciones y Desarrollo Profesional.

2. Programa para el Desarrollo de Colecciones: Selección, Adquisición, Evaluación, Preservación y Conservación.

3. Programa de Control Bibliográfico: Investigación Bibliográfica, Catalogación, Clasificación, Control de Autoridades, Publicaciones Seriadas.

4. Programa de Servicios: Orientación y Referencia, Préstamo de Materiales, Difusión y Señalización, Suministro de Documentos.

5. Programa de Sistemas y Servicios Electrónicos: Biblioteca Digital, Hemeroteca Virtual, Portal de la BDCV, Bases de Datos, Automatización de Procesos y Servicios, Sistema ALEPH.

6. Programa de Desarrollo Organizacional: Organización, Gestión, Acreditación, Certificación, Evaluación, Apoyo Financiero, Mejora Continua de Procesos y Servicios, Capacitación y Desarrollo del Personal Administrativo, Cooperación Institucional, Sistema de Información para la Toma de Decisiones.

7. Programa de Infraestructura y Seguridad: Adecuación de Espacios, Seguridad, Mobiliario y Equipo, Servicios Externos.

Aceptación de tecnologías de información y cambio organizacional: propuesta metodológica para su planeación en una biblioteca académica

En el documento producido después de evaluar estos programas, se establecieron, entre muchas otras, las siguientes fortalezas y debilidades del entorno institucional, referido a El Colegio.

Fortalezas institucionales:

• El apoyo institucional, que ha permitido aprovechar los avances de las tecnologías de la información para poner a disposición de sus usuarios mejores opciones de información a través de una mayor oferta de recursos útiles para la investigación, la docencia, la cultura y la recreación.

• El estatuto académico del personal profesional de la BDCV que ha permitido desarrollar una masa crítica con amplia experiencia en programas docentes dentro y fuera de El Colegio y ha contribuido con un conjunto importante de publicaciones académicas sobre la disciplina y la profesión dentro y fuera del país.

En cuanto a las fortalezas de la BDCV, entre otras, se apuntaron las siguientes:

• La forma sobresaliente en que realiza su misión de apoyar las necesidades de la comunidad académica de El Colegio de México, en lo que le corresponde.

• El proceso continuo de planeación estratégica y el desarrollo de estructuras administrativas adecuadas a sus metas y funcionamiento, con la participación del personal en los distintos grupos de trabajo y modalidades no jerárquicas, que han permitido el éxito de diversos proyectos, con el apoyo de un Sistema de Información para la Toma de Decisiones integrado en una Intranet.

• La forma de acercarse a la solución de problemas, generando conocimiento y metodologías, retomándo y adaptando estas últimas de las que han sido aplicadas en otras instituciones. Resalta la adaptación de innovaciones tecnológicas, así como la experiencia acumulada por su personal en el uso del sistema de administración de bibliotecas “Aleph”.

• La dedicación profesional de su personal académico que cumple con las metas y objetivos planteados y que realiza sus tareas con entusiasmo y fuerte compromiso

Álvaro Quijano Solís con la misión institucional, así como la contribución del personal administrativo para el logro de las metas y objetivos.

Por lo que respecta a las debilidades detectadas en el entorno institucional, entre otras, se señaló la siguiente:

• Falta, en aquel momento, de un plan estratégico que permitiera establecer el marco general dentro del cual la BDCV debiese articular sus planes de crecimiento, su integración a los programas docentes y de investigación, y la forma de renovar su planta académica.

Finalmente, entre las principales debilidades de la BDCV, se señalaron:

• El clima organizacional que se poercibía como un obstáculo para la realización de las actividades, la consecución de las metas y las relaciones interpersonales.

• El sistema inadecuado de evaluación del desempeño académico y la desproporción entre el número de bibliotecarios profesionales y las nuevas áreas de trabajo que requerían de atención, lo que parecía producir sobrecarga de tareas en el personal y afectar el clima organizacional.

• Estructura de comunicaciones ineficiente entre la BDCV y los Centros y Programas de Estudios, la Coordinación de Servicios de Cómputo y la administración central de El Colegio así como falta de integración de la BDCV con los programas docentes y de investigación.

• Falta de mecanismos de integración y de canales de comunicación que aseguraran la fluidez de la información, para incorporar al personal académico y administrativo, en forma más dinámica, en los proyectos de trabajo, así como la evaluación de asignación de tareas para optimizar la planta de personal y las condiciones ergonómicas de trabajo.

Aceptación de tecnologías de información y cambio organizacional: propuesta metodológica para su planeación en una biblioteca académica