Evaluación del Personal - Manual de Procesos para la Gestión de Talento Humano

CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

3.1 Análisis de los resultados finales de la investigación

3.1.3 Manual de Procesos para la Gestión de Talento Humano

3.1.3.4 Evaluación del Personal

Objetivo.- Mejorar los procesos y dar cumplimiento con las funciones a través de una evaluación periódica que permitan cumplir con los objetivos de la Asociación.

Alcance.- Medir el cumplimiento de las funciones y procesos relacionados con cada puesto de trabajo.

maquinaria e implementos. Manejo de paquetes informáticos Proceso de elaboración de queso Instruir en la elaboración de queso amasado 4 horas Operario de producción de mayor antigüedad Control de botiquín

Informar del stock existente en la planta de los suministros

alimenticios para ganado bovino

4 horas Pecuario de mayor antigüedad

Limpieza de la planta

Fijar horarios de limpieza para mantener limpia la planta de producción

1 hora Operario de

producción de mayor antigüedad

Puesto: Chofer

TEMA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE

Mantenimient o de vehículo de la

Asociación

Capacitación respecto al buen uso del vehículo.

Mantenimiento preventivo. Proceso para solicitar fondos.

2 horas Presidente

Reconocimien to de ruta de recolección

Informar y dar a conocer la ruta de recolección que debe realizar.

2 horas Operario de producción de mayor antigüedad Recolección de leche Uso de formatos Personas responsables de la recolección de leche. 2 horas Administrador

Entregas Proceso de entregar productos en caso de rechazo o excedentes.

2 horas Administrador

Tabla N° 9. Descripción de Actividades para Evaluación

MANUAL DE PROCESOS CÓDIGO: P- AEDA-16

EVALUACIÓN PÁGINA: -22-

FECHA:

AREA: Administrativa RESPONSABLE: Administrador

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Descripción Responsable

1.- Revisar Reglamento Interno de evaluación e indicarle al personal de la Asociación que las evaluaciones serán aplicadas constantemente con la finalidad de mejorar los procesos y cumplimiento de funciones.

Administrador

2.- Diseñar los instrumentos de evaluación Administrador, Presidente

3.- Socializar al personal con los parámetros de evaluación e indicadores de gestión.

Administrador

4.- Evaluar al personal de acuerdo a las funciones asignadas. ( Formulario F-AEPR-19)

Administrador, Jefe Inmediato

5.- Retroalimentación Administrador

6.- Aplicar medidas correctivas Administrador, Jefe inmediato

superior

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 10. Diagrama de Flujo para Evaluación

MANUAL DE PROCESOS CÓDIGO: P-AEDF-17

EVALUACIÓN PÁGINA: -23-

FECHA: AREA: Administrativa RESPONSABLE: Administrador

DIAGRAMA DE FLUJO

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente Fuente: Elaboración propia

Indicar al personal de las evaluaciones

Diseñar los instrumentos de evaluación

Socializar los instrumentos

Retroalimentación FIN INICIO Aprueba Si No ASOCIACIÓN ARTESANAL SAN FRANCISCO LINEA ROJA

RUC. 0491500948001 MONTUFAR-CARCHI Aplicación de medidas correctivas Evalúa al personal F-AEPR-19

En el proceso de evaluación inicia con el Reglamento Interno de Evaluación para el personal de la Asociación (Anexo N° 23), el cual tiene por objeto medir y estimular la gestión de la Asociación, basado en 7 artículos puntualizando la programación de la evaluación, actores del proceso, instrumentos a utilizarse, aplicación de la evaluación, evaluadores, informe de la evaluación y la calificación.

Para calificar el grado de cumplimiento de cada uno de los trabajadores se ha tomado en consideración los indicadores de desempeño analizando el cumplimiento, evaluación, eficacia y eficiencia por cada puesto de trabajo (Anexo N° 24).

Además se implementa formularios de evaluación ya sea para el personal que está en periodo de prueba F-AEPR-18 (Anexo N° 25), con el fin de verificar si está apto para continuar en la Asociación o necesita ser remplazado; o para el personal en general F- AEPR-19 (Anexo N° 26), orientada en los resultados, calidad, relaciones interpersonales, trabajo en equipo y la organización de cada trabajador.

3.1.4 Manual de Funciones 3.1.4.1 Organigrama

El organigrama ayuda a emitir instrucciones, inspeccionar cada área, ilustrando un proceso para fijar un nivel de autoridad y establecer responsabilidades, de acuerdo a las funciones que realiza el personal se propone el siguiente organigrama para la Asociación.

Figura N° 5 Organigrama Funcional de la Asociación Artesanal San Francisco Línea Roja.

Fuente: Asociación Artesanal San Francisco Línea Roja. Junta Directiva Presidente Chofer Operario de Producción Promotor Pecuario Administradora Chofer 2 Junta de Vigilancia

3.1.4.2 Perfil de Puestos INTRODUCCIÓN

Un perfil describe las capacidades y actitudes que debe tener una persona para desempeñar las funciones en una estructura específica, el cual contiene la misión, funciones, conocimientos requeridos, formación profesional, responsabilidades, habilidades aptitudes y valores, designando para cada formulario un código descrito en (Anexo Nº 27).

Tabla N° 11.Perfil de puesto de Presidente

PERFIL DE PUESTO CÓDIGO: F-APPR-01

PÁGINA: -01-

CARGO: Presidente ÁREA: Administrativa

MISIÒN DEL CARGO:

Quien ocupe el cargo de Presidente debe ser una persona con principios y ética así como tener los conocimientos, actitud y aptitudes propias de un buen empresario, emprendedor con carácter y capacidad para tomar decisiones en situaciones problemáticas.

FUNCION DEL PUESTO:

Cumplir y vigilar que todos los empleados desempeñen las funciones internas establecidas permitiendo alcanzar las metas durante un periodo de tiempo, así como también cumplir con las actividades encaminadas al desarrollo de la Asociación.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS

 Microsoft Office

 Sistemas informáticos relacionados con la Administración  Manejo de personal

 Sector lácteo

FORMACIÓN PROFESIONAL:

 Mínimo Bachiller con conocimientos en empresas lácteas

RESPONSABILIDADES:

 Informar a la Junta General y de Vigilancia la situación actual de la Asociación

 Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un análisis que ayude a coordinar y actualizar las diferentes áreas

 Es necesario que mantenga una línea directa de comunicación con sus colaboradores para estar bien informado.

HABILIDADES, ACTITUDES Y VALORES

1 Liderazgo y toma de decisiones 6. Resolución de problemas

2 Negociación 7. Autoridad sobre grupos de personas

3 Pensamiento estratégico y visionario 8. Excelente nivel de comunicación

4 Expresión oral 9. Actitud para trabajar en equipo

5 Emprendedor 10 Creatividad

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 12. Perfil de Puesto de Administrador

PERFIL DE PUESTO CÓDIGO: F-APAD-02

PÁGINA: -02-

CARGO: Administrador AREA: Administrativa

MISIÓN DEL CARGO:

Vigilar que todos los empleados realicen las funciones establecidas permitiendo alcanzar las metas establecidas, así como también hacer uso adecuado de recursos humanos, financieros y económicos dentro de la Asociación.

FUNCIÓN DEL PUESTO:

Administrar y controlar las actividades administrativas relacionadas con los ingresos y egresos de la organización, efectuando los análisis financieros que le permitan obtener los índices de rentabilidad generados por los centros de costo y de los gastos generados.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:

 Contabilidad básica  Finanzas básicas  Microsoft Office

 Sistemas informáticos relacionados con la Administración  Control de inventario

 Bienestar laboral

 Programas de inducción y capacitación

FORMACIÓN PROFESIONAL:

 Título profesional en Ingeniería

Comercial, Administración de Empresas, Finanzas o afines.

RESPONSABILIDADES:

 Aplicar mecanismos de control administrativo que garanticen el adecuado registro de ingresos y gastos de la Asociación.

 Implementar líneas de acción y estrategias que contribuyan a la optimización de recursos humanos y materiales.

HABILIDADES, ACTITUDES Y VALORES

1 Liderazgo

2 Orientación al logro

3 Preocupación por el orden, calidad y precisión

4 Búsqueda de información 5 Planificación y organización 6 Decisión 7 Expresión escrita 8 Comunicación 9 Trabajo en equipo 10 Deseos de éxitos

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 13. Perfil de Puesto de Promotor Pecuario.

PERFIL DE PUESTO CÓDIGO: F-PPPP-03

PÁGINA: -3-

CARGO: Promotor Pecuario AREA: Producción

MISION DEL CARGO:

Fomentar el aprovechamiento racional de los conocimientos agropecuarios mediante la supervisión y brindar asistencia técnica especializada a todos los socios que conforman la Asociación Artesanal San Francisco Línea Roja.

FUNCION DEL PUESTO:

Cumplir con las funciones establecidas por el personal autoritario, realizar análisis de leche y ayudar con la limpieza de la planta.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:

 Manejo de muestras y reactivos  Manejo de paquetes informáticos  Sector lácteo

 Prevención de enfermedades en animales bovinos  Aplicación de medicamentos en animales bovinos

FORMACIÓN PROFESIONAL:

 Título profesional en Ingeniería Agropecuaria.

RESPONSABILIDADES:

 Transmitir, coordinar, supervisar y evaluar las normas técnicas establecidas por la Asociación.  Participar en la realización de proyectos para

mantener calidad de producto.

 Fomentar programas de protección y desarrollo de recursos agropecuarios.

HABILIDADES, ACTITUDES Y VALORES

1 Adaptación al medio 2 Iniciativa 3 Aprendizaje continuo 4 Expresión oral 5 Colaboración 6 Resolución de problemas

7 Múltiples actividades simultaneas

8 Excelente nivel de comunicación

9 Actitud para trabajar en equipo

10 Autocontrol

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 14. Perfil de Puesto de Operario de Producción.

PERFIL DE PUESTO CÓDIGO: F-PPOP-05

PÁGINA: -4-

CARGO: Operario de Producción AREA: Producción

MISION DEL CARGO:

Elaborar productos de calidad y responsabilidad con compromiso ante la Asociación.

FUNCION DEL PUESTO:

Responsable de prever, organizar, integrar, dirigir, controlar y retroalimentar las operaciones de las áreas productivas garantizando el cumplimiento de los planes de producción, con un eficiente manejo de recursos y dentro de los estándares de productividad y calidad establecidos.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:

 Elaboración de queso

 Realización de pruebas de acides  Control de inventarios

 Sistemas informáticos

FORMACIÓN PROFESIONAL:

 Mínimo Bachiller con conocimientos en lácteos.

RESPONSABILIDADES:

 Capacidad y autonomía en la toma de decisiones y compromiso con la labor a desarrollar productos de calidad.

 Tener la capacidad de asegurar que los productos estén hechos de acuerdo a los parámetros establecidos.

HABILIDADES, ACTITUDES Y VALORES

1 Liderazgo 2 Productividad 3 Trabajo en equipo 4 Demostrar valor 5 Organización de la información 6 Actitud al cambio 7 Comunicación

8 Orientar a otras personas

9 Actitud para tratar con clientes

10 Perseverancia

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 15. Perfil de Puesto de Chofer.

PERFIL DE PUESTO CÓDIGO: F-PPCH-05

PÁGINA: -5-

CARGO: Chofer JEFE INMEDIATO: Administrador

AREA: Producción ESTADO CIVIL: Indiferente

EDAD: Entre 25 a 45 años SEXO: Masculino

MISION DEL CARGO:

Responsable del vehículo asignado y del manejo de los documentos y productos que tiene la Asociación.

FUNCION DEL PUESTO:

Operar la unidad vehicular y distribuir los productos de acuerdo a las rutas establecidas.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:

 Conocimiento de mecánica automotriz Normativa legal de tránsito

FORMACIÓN PROFESIONAL:

 Poseer licencia de conducir tipo D.

RESPONSABILIDADES:

 Encargado de las tareas de transportación de leche a los lugares establecidos por las personas autoritarias.

 Llevar a mantenimiento el vehículo.

HABILIDADES, ACTITUDES Y VALORES

1 Creatividad 2 Entusiasmo 3 Trabajo en equipo 4 Comunicación 5 Automotivación 6 Responsabilidad 7 Flexibilidad 8 Capacidad 9 Habilidad de control 10 Innovación

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

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3.1.4.3 Funciones

El manual de Funciones en una organización es la base fundamental para el desarrollo de la misma, las responsabilidades delegadas a cada trabajador exige una adecuada descripción de las funciones, por lo tanto debe estar encaminado a mantener un ambiente de trabajo en el cual el personal alcance el éxito deseado.

Tabla N° 16.Manual de Funciones de Presidente

MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: F-AFPR-06

PÁGINA: -6-

CARGO: Presidente AREA: Administrativa

FUNCIONES

1. Representar a la Asociación Artesanal San Francisco Línea Roja. 2. Administrar la gestión de recursos de la organización.

3. Realizar el control y evaluación del cumplimiento de políticas, normas y directrices e informar periódicamente a los socios.

4. Realizar el control del estado de avance de los procesos de la Asociación

5. Dirigir y participar en las reuniones de consultas administrativas, reuniones técnicas o negociaciones con otras empresas para resolver temas inherentes a la gestión administrativa. 6. Coordinar la elaboración de la proforma presupuestaria y el trámite de reformas al presupuesto

administrativo aprobado.

7. Gestionar la oportuna movilización de recursos económicos y financieros de acuerdo al presupuesto de la Asociación.

FUNCIONES ESPECIFICAS

 Controlar y supervisar la correcta ejecución de las tareas encomendadas al personal para su eficaz desempeño.

 Mantener a los trabajadores informados sobre los logros obtenidos.  Desarrollar programas que provean una organización eficiente.  Dar solución a los problemas que se presenten.

 Analizar todos los procedimientos de reclutamiento, selección, contratación y evaluación.  Conocer de políticas de pago de sueldo y horas extras al personal.

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 17. Manual de Funciones de Administrador.

MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: F-AFAD-07

PÁGINA: -7-

CARGO: Administrador AREA: Administrativa

FUNCIONES

1. Monitorear y controlar el flujo financiero de la Asociación.

2. Gestionar permisos y licencias con las autoridades correspondientes.

3. Contar con el personal suficiente, profesional y competente requerido para la organización.

4. Administrar los insumos y materiales requeridos para la producción. 5. Comunicar los resultados en función de las metas trazadas.

6. Trabajar de manera eficiente y eficaz.

FUNCIONES ESPECIFICAS

 Pago de nomina

 Mantenerse al frente de la Asociación como representante legal.  Realizar presupuestos operativos para la Asociación.

 Establecer los mecanismos de coordinación que permitan la adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales para la Asociación.

 Dar solución a los problemas que se presenten.

 Analizar todos los procedimientos de reclutamiento, selección, contratación y evaluación de personal.

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 18. Manual de Funciones de Promotor Pecuario.

MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: F-PFPP-08

PÁGINA: -8-

CARGO: Promotor Pecuario AREA: Producción

FUNCIONES

1. Fomentar, asesorar y coordinar charlas sobre calidad de productos lácteos. 2. Promover las políticas de capacitación y asistencia técnica integral.

3. Coordinar y controlar las actividades de organización de los productores.

4. Difundir y proporcionar a los pequeños productores de insumos y balanceados para los animales.

5. Diagnosticar enfermedades y prescribir los tratamientos preventivos en los animales bovinos.

6. Solicitar e interpretar los análisis de laboratorio.

7. Colaborar en campañas de prevención de enfermedades en animales bovinos

FUNCIONES ESPECIFICAS

 Recepción y análisis de leche.  Realizar pruebas de acidez.  Realizar pruebas de Ecomilk.  Ayudar con la limpieza de la Planta.

 Brindar servicio técnico a todos los socios de la Asociación.  Capacitar a los pequeños productores.

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 19. Manual de Funciones de Operario de Producción.

MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: F-PFOP-09

PÁGINA: -9-

CARGO: Operario de Producción AREA: Producción

FUNCIONES

1. Supervisar calidad de productos como son queso amasado y leche en estado natural.

2. Reportar diariamente al administrador la cantidad de litros recolectados. 3. Solicitar al administrador los insumos faltantes para el botiquín.

4. Mantener en buen estado la planta de producción. 5. Responsable del manejo de maquinaria de la planta.

FUNCIONES ESPECIFICAS

 Recepción y análisis de leche.  Ayudar en pruebas de acidez.  Realizar limpieza de la Planta.  Elaboración de queso  Pasteurización  Coagulación de leche.  Corte de la cuajada.  Batido de la cuajada.  Salado de la cuajada.  Salado de queso.  Empacado de queso.

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

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Tabla N° 20. Manual de Funciones de Chofer

MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: F-PFCH-10

PÁGINA: -10-

CARGO: Chofer y Chofer 2 AREA: Producción

FUNCIONES

1. Conducir el vehículo de acuerdo a ruta establecida. 2. Hacer diligencias según le ordenen.

3. Inspeccionar el vehículo antes de salir y velar por el buen funcionamiento del mismo.

4. Reparar desperfectos menores en situaciones imprevistas.

5. Realizar otras tareas afines y complementarias conforme lo asignado por la persona superior a su cargo.

FUNCIONES ESPECIFICAS

 Ayudar con recolección de leche.  Realizar mantenimiento al vehículo.

 Mantener limpios los tanques de recolección.  Mantener limpio el vehículo.

Elaborado por: La Autora Aprobado por: Presidente

Fuente: Elaboración propia

3.1.5 Plan de capacitación INTRODUCCIÓN

El plan de capacitación representa una técnica más para la actividad de recursos humanos ; permitiendo la mejora continua con el objetivo de retroalimentar y adecuar a las necesidades de la Asociación, ayudando a mejorar los conocimientos y las habilidades de personal. Las capacitaciones harán que el trabajador sea más competente y hábil al utilizar y desarrollar sus actitudes de esta manera la organización se volverá más fuerte, productiva y rentable. Para desarrollar las capacidades del trabajador se proporciona beneficios ya sea

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para los trabajadores como para la Asociación, a las personas que recién ingresan a la organización les ayuda a incrementar sus conocimientos, habilidades y cualidades.

3.1.5.1 Alcance

El presente plan de capacitación es de aplicación para todo el personal que trabaja en la Asociación Artesanal san Francisco Línea Roja.

3.1.5.2 Objetivo

Mejorar el desempeño del trabajador para que sea más receptivo, brindando oportunidades de desarrollo en los cargos ocupados actualmente.

3.1.5.3 Temas de capacitación SISTEMA ORGANIZACIONAL

 Estrategias de comunicación  Socialización de procesos

IMAGEN ORGANIZACIONAL

 Comportamiento humano en el trabajo.  Administración por valores

PERSONAL ADMINISTRATIVO

 Elaboración de presupuestos  Liderazgo

PERSONAL OPERATIVO

 Generalidades de productos lácteos  Buenas prácticas de manufactura  Mantenimiento preventivo de vehículos

3.1.5.4 Presupuesto

El presupuesto planteado será para los dos años de duración considerando que para cada capacitación se fijará un Instructor con conocimientos en el área, el costo total para el

proceso de capacitación será de 1845,00; en donde se fijará el valor de 76,88 mensuales destinados para capacitar el personal y así evitar que el valor sea más elevado cada trimestre.

Tabla N° 21. Presupuesto para Capacitación.

DESCRIPCIÓN COSTO TRIMESTRAL COSTO TOTAL

Instructor 160,00 1440,00

Materiales 30,00 270,00

Refrigerio 5,00 45,00

Imprevistos 10,00 90,00

Total 205,00 1845,00

Fuente: Elaboración propia

3.1.5.5 Cronograma

El presente plan de capacitaciones tendrá una duración de dos años estimando que la periodicidad de las capacitaciones serán trimestrales, en cada trimestre se selecciona un mes para dictar capacitación con la duración de 16 horas por cada tema, manteniendo el horario de los trabajadores se tomará la capacitación 1 hora luego del recorrido de la recolección de leche por cuatro días en la semana obteniendo un total de 16 horas al mes.

Tabla N° 22. Cronograma para Capacitación

TEMAS AÑO 1 AÑO 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 Estrategias de comunicación Socialización de procesos Comportamiento humano en el trabajo Administración por valores Elaboración de presupuestos Sistemas administrativos Generalidades de productos lácteos Buenas prácticas de manufactura Mantenimiento preventivo de vehículos

3.1.5.6 Esquema del plan de capacitación.

In document Modelo de gestión de talento humano para la asociación artesanal San Francisco Línea Roja ubicada en el cantón Montúfar, provincia del Carchi (página 50-67)