7.5.2 Inconsistencias Proveedor Servicios Médicos Según exámenes programados en el primer trimestre se evidenciaron las siguientes inconsistencias: N Etiquetas de fila ENERO FEBRERO MARZO Total general 1 CERTIFICADO 1 2 2 5 2 NOTA BPM INDIRECTO 2 2 4 3 CERTIFICADO ALTURAS 1 1 2 4 CORREGIR CARGO 2 2 5 CERTIFICADO BPM 1 1 6 CAMBIO CONCLUSIONES OCUPACIONALES 1 1 7 ERROR TOMA DE PROTOCOLO 1 1 Total general 4 8 4 16 Tabla 11 Inconsistencias Proveedor Servicios Médicos Primer Trimestre 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ERROR EN E-MAIL ERROR EN NUMERO DE CONTACTO ERROR EN LA CEDULA DE CIUDADANIA ERROR EN NOMBRE DE CANDIDATO NO TENIA REGISTRO EN MATRIZ DE EXAMENES MEDICOS ERROR EN NOMBRE DE CANDIDATO & E- MAIL INCONSISTENCIAS SELECCIÓN ENERO FEBRERO MARZO Todas las inconsistencias lograron resolverse, con un promedio de menos de un día en el mes de Enero, 1 día en el mes de Febrero y de 3,5 en el mes de Marzo. La importancia de la identificación del posible error en el primer momento del reporte según el protocolo es de gran ayuda para dar pronta solución al inconveniente. En el caso 1: (Pereira, Yopal*2, Bogotá*2) NO se encontró reporte oportuno de candidatos en la plataforma, la mayoría fueron solucionados rápidamente el mismo día de la solicitud. Sin embargo la última vez que se presentó, sede Teusaquillo hubo una demora de 2 días para su solución debido a que relacionaron el examen con una empresa diferente. En el caso 2: (Bogotá*2, Medellín, Cali) se identificó la ausencia de la nota de la evaluación de Manipulador de Alimentos INDIRECTO y se informa, el caso que más llama la atención en el de Medellín, ya que tuvo una demora de 5 días hábiles para su corrección. En el caso 3: (Bogotá, Yopal) No se encuentra certificado de tareas de alturas, ni exámenes solicitadas, se informa a proveedor y al cabo de 2 horas dan respuesta a la solicitud encontrando que candidato tenía programación de otra empresa y que habían realizado los exámenes solicitados por la misma. En el caso 4: (Pereira*2) No se logra observar el error en los certificados (2) antes de pasar a la revisión, Asistente en salud evidencia que el cargo en el certificado no corresponde, se informa a proveedor y al cabo de 20 min corrigen los 2 certificados En el caso 5: (Cali) No se encuentra certificado de tareas de Alimentos, se informa a proveedor y al cabo de 1 día hábil cargan el certificado de tareas solicitado. En el caso 6: (Bogotá) Se debió realizar una reprogramación para realización de optometría, conclusiones ocupacionales para el candidato. Se informa para corrección de certificado y al cabo de 1 hora ya han realizado la respectiva corrección. En el caso 7: (Bogotá) Se identifica error de protocolo realizado en certificado, se informa a proveedor, refieren que fue error en asignación, se comunican con candidato para que complete los paraclínicos, al cabo de tres horas se evidencias paraclínicos completos. 7.6 Reprogramación de exámenes médicos En los meses analizados se encontraron las siguientes reprogramaciones en los EM: PSICOLOGOS ENERO FEBRERO MARZO TOTAL Etiquetas de fila EMR TOTAL EMR TOTAL EMR TOTAL EMR TOTAL Psicólogo Ciudades 1 26 1 53 1 44 3 123 Psicólogo Bogotá (68 -170) 4 61 3 30 23 7 114 Psicólogo Administrativos 7 15 13 35 Psicólogo Bogotá (30 - Venecia) 15 12 1 18 1 45 Psicólogo K-tronix 7 2 17 19 2 43 Total general 5 116 6 127 2 117 13 360 Tabla 12 Reprogramación de EMO Primer Trimestre PSICOLOGOS ENERO FEBRERO MARZO TOTAL Psicólogo Ciudades 0,0385 0,0189 0,0227 0,0244 Psicólogo Bogotá (68 -170) 0,0656 0,1000 0,0614 Psicólogo Administrativos 0,0000 Psicólogo Bogotá (30 - Venecia) 0,0556 0,0222 Psicólogo K-tronix 0,1176 0,0465 Total general 0,0431 0,0472 0,0171 0,1545 Tabla 13 Porcentaje reprogramación EMO Primer Trimestre Se logra observar una disminución de la ocurrencia de 36% entre los meses de Febrero a Marzo, entre las causas de la reprogramación encontramos diferentes factores que en el momento el que presenta mayor frecuencia (50% - 4 personas) es: NO SE LOGRO COMUNICACIÓN, el otro 50% corresponden a inconvenientes por parte de los candidatos. 7.7 Tiempos de Llamada Se realiza registro de llamadas desde el 1de Enero hasta el 31 de Marzo, 252 llamadas, se puede observar que en comparación del promedio general la variabilidad no es grande, sin embargo al comparar los promedios parciales quincenales, se puede observar disminución de la duración de llamada en la segunda mitad del mes. TOTAL ENERO TOTAL FEBRERO TOTAL MARZO 02:09,8 02:04,2 01:56,1 ENERO (1 - 15) ENERO (16 - 30) FEBRERO (1 - 15) FEBRERO (16 - 30) MARZO (1 - 15) MARZO (16 - 31) 02:15,1 01:59,7 02:01,1 02:06,3 01:59,0 01:53,2 mm:ss mm:ss mm:ss mm:ss mm:ss mm:ss Tabla 14 Tiempos promedio de llamada Primes trimestre Se evidenciaron mejores resultados al enviar el correo inmediatamente se programa la cita médica y posteriormente, al final del día, realizar llamando para confirmar la recepción de la información. Esto permitió resolver solamente las dudas del candidato con respecto a la información enviada, con tiempos medidos de menos de un minuto por llamada. 7.8 Tiempos de Respuesta Se realiza la modificación de las fórmulas de la plantilla de exámenes médicos para establecer un cálculo apropiado de los tiempos de respuesta en días, teniendo en cuenta los días hábiles de respuesta en la semana. 7.8.1 Solicitud vs programación Para la selección de estos datos se eliminaron los que presentaban inconsistencias como: Registro no oportuno: cuando fechas de solicitud y programación arrojaban tiempos de demora negativos. Candidato no se presenta o desiste de proceso. Al realizar el debido cálculo, se evidencia para los diferentes meses: MES TIEMPO PROM TOTAL BOGOTA CIUDADES UNIDAD NO OPORTUNO Noviembre 1.25 1.22 1.34 días 8 Diciembre 1.44 1.38 1.82 días 2 Enero 0.82 0.79 0.91 días 2 Febrero 0.85 0.88 0.77 días 10 Marzo 0.89 1.00 0.56 días 0 Se logra observar que hubo una disminución del tiempo total de las solicitudes, para enero la programación de citas se logra en promedio agendar con un día de diferencia tanto para Bogotá como para Ciudades. Sin embargo para ciudades se tiene en cuenta fecha en que se recibe la solicitud de consulta de examen. 7.8.2 EMO vs Respuesta Para la selección de estos datos se eliminaron los que presentaban inconsistencias como: Registro no oportuno: cuando fechas del Examen Médico y respuesta arrojaban tiempos de demora negativos. Candidato no se presenta o desiste de proceso. Al realizar el debido cálculo, se evidencia para los diferentes meses: MES TIEMPO TOTAL BOGOTÁ CIUDADES UNIDAD Noviembre 1.52 1.04 2.47 días Diciembre 0.93 0.75 1.79 días Enero 1.01 0.84 1.56 días Febrero 0.96 1.06 0.78 días Marzo 0.88 0.93 0.73 días Tabla 16 Medición tiempo Examen Médico vs Respuesta Primer trimestre Se logra observar la disminución del tiempo de espera total de las respuestas, para enero se observa la cifre más baja en Bogotá, mientras que en las ciudades la respuesta ha sido progresiva en los últimos meses. Al realizar la comparación mes a mes de la variación porcentual se obtuvo la siguiente información: 7.8.3 Variación porcentual Total TOTALES E.M. vs RTA SOL VS PROGR OCTUBRE-NOVIEMBRE RELACION -37% RELACION -28% NOVIEMBRE-DICIEMBRE RELACION -39% RELACION 15% DICIEMBRE-ENERO RELACION 9% RELACION -43% ENERO-FEBRERO RELACION 5% RELACION 4% FEBRERO-MARZO RELACION -8% RELACION 5% Los aumentos mes a mes que se han presentado nunca han superado el 20% de demora, por otra parte a nivel general se han presentado variaciones de cerca del 30 % o más en la reducción de demora en programaciones y respuestas. Para los últimos meses se observan variaciones no mayores a 10%, y en promedio no superan el día. 7.8.4 Variación porcentual Bogotá BOGOTÁ E.M. vs RTA SOL VS PROGR OCTUBRE-NOVIEMBRE RELACION -15% RELACION -29% NOVIEMBRE-DICIEMBRE RELACION -28% RELACION 13% DICIEMBRE-ENERO RELACION 12% RELACION -43% ENERO-FEBRERO RELACION 26% RELACION 11% FEBRERO-MARZO RELACION -12% RELACION 14% Tabla 18 Variación porcentual Demoras Bogotá Primer trimestre. Los aumentos mes a mes que se han presentado nunca han superado el 30% de demora, se observa que en los últimos se presentaron novedades en los reportes médicos que aumentaron este índice; por otra parte a nivel general se han presentado variaciones de cerca del 30 % o más en la reducción de demora en programaciones y respuestas. En la programación se observa una tendencia al crecimiento, debido a solicitudes de programación con días de anticipación. 7.8.5 Variación porcentual Ciudades CIUDADES E.M. vs RTA SOL VS PROGR OCTUBRE-NOVIEMBRE RELACION -45% RELACION -23% NOVIEMBRE-DICIEMBRE RELACION -28% RELACION 36% DICIEMBRE-ENERO RELACION -13% RELACION -50% ENERO-FEBRERO RELACION -50% RELACION -15% FEBRERO-MARZO RELACION -6% RELACION -27% Tabla 19 Variación porcentual Demoras Bogotá Primer trimestre. El aumento que se presenta en diciembre correspondió al 36% ocasionado por la demora en programación de los cambios de cargo, sin embargo el promedio general se encuentra en el rango de espera de día y medio esperado. Por otra parte la reducción de la demora ha tenido gran variabilidad desde el 6 al 50%, esta reducción ha sido constante con respecto al reporte de exámenes versus respuesta, significando una mejora mes a mes en la oportunidad de respuesta, y con respecto a la solicitud vs programación, se denota un cambio más abrupto de aprovechamiento de oportunidad en la programación de exámenes, en el último mes también se observa constancia en la reducción de la demora. 8 Oportunidades de Mejora ÁREA OPORTUNIDAD SELECCIÓN Identificación de Candidato: Asegurar que los datos de identificación del candidato sean correctos. Oportunidad: Enviar la información de todos los candidatos para ser registrados en la matriz de seguimiento, para lograr una oportuna respuesta y para asegurar disminuir las demoras en el proceso de Facturación. Especialmente Ciudades. Información: Asegurar que la información para la programación sea correcta, y así evitar contratiempos en el resultado. SALUD Y SEGURIDAD Oportunidad: Identificar posibles inconsistencias en certificados y su corrección oportuna. Información: Asegurar trazabilidad de información y agilidad de consulta en cambios de cargo. Puntualidad: Controlar tiempos estipulados de entrega de respuestas y certificados a Selección. Comunicación: Implementar uso de protocolo de llamada, esto permite disminuir los tiempos en el momento de contactar candidato y ser más elocuentes en el momento de brindar la información. PROVEEDOR SERVICIOS DE SALUD Oportunidad: Desarrollar instructivo de revisión de consolidado de forma eficaz Tiempo: Usar el enlace de consulta rápida en Informe de Facturación. Formato: Desarrollo de matriz sencilla para relacionar las novedades encontradas en el Informe de Colmedicos TECNICOS Cambio: Generar el listado de las personas a las que se le realiza examen periódico durante el mes, para realizar la revisión del certificado del examen, y comparar con el informe de facturación de manera efectiva. 9 Propuesta ÁREA OPORTUNIDAD PROPUESTA SELECCIÓN Identificación de Candidato: Asegurar que los datos de identificación del candidato sean correctos. Sensibilizar al personal de selección y Generar hábito en la identificación del candidato, con el número de documento. Oportunidad: Enviar la información de todos los candidatos para ser registrados en la matriz de seguimiento, para lograr una oportuna respuesta y para asegurar disminuir las demoras en el proceso de Facturación. Especialmente Ciudades. Crear reporte mensual donde se den a conocer los pacientes que no fueron incluidos en la matriz de seguimiento de exámenes médicos. Información: Asegurar que la información para la programación sea correcta, y así evitar contratiempos en el resultado. Crear reporte mensual donde se den a conocer los errores de identificación encontrados en los datos suministrado en la sección de selección. SALUD Y SEGURIDAD Oportunidad: Identificar posibles inconsistencias en certificados y su corrección oportuna. Establecer los criterios de seguimiento de los diferentes exámenes médicos, con la creación de instructivos. Información: Asegurar trazabilidad de información y agilidad de consulta en cambios de cargo. Creación de matriz de retiro y cambio de cargo. Puntualidad: Controlar tiempos estipulados de entrega de respuestas y certificados a Selección. Separar fecha y hora en la matriz para realizar el cálculo de demora y la medición de tiempo más fácil y preciso. Comunicación: Implementar uso de protocolo de llamada, esto permite disminuir los tiempos en el momento de contactar candidato y ser más elocuentes en el momento de brindar la información. Crear protocolo de llamada. Actualización: actualizar protocolos para realizar exámenes médicos Actualizar protocolos para realizar exámenes médicos PROVEEDOR SERVICIOS DE SALUD Oportunidad: Desarrollar instructivo de revisión de consolidado de forma eficaz Establecer los criterios de seguimiento de los diferentes exámenes médicos, con la creación de instructivos. Tiempo: Usar el enlace de consulta rápida en Informe de Facturación. Capacitar en el uso adecuado de las funciones de la plataforma del proveedor de servicios de salud. Formato: Desarrollo de matriz sencilla para relacionar las novedades encontradas en el Informe de Colmedicos. Crear formato para registro de novedades de facturación. TECNICOS SST Cambio: Generar el listado de las personas a las que se le realiza examen periódico durante el mes, para realizar la revisión del certificado del examen, y comparar con el informe de facturación de manera efectiva. Gestionar junto con los técnicos SST, en envió de la información para seguimiento de exámenes médicos, periódicos, de medicina laboral y post- incapacidad. 10 Desarrollo de la propuesta 10.1 Creación de Matrices 10.1.1 Matriz de Exámenes de Retiro Base de datos en la que se registra y se realiza seguimiento de la fecha de retiro, la generación de órdenes para realización de examen de retiro, realización y facturación. 10.1.2 Matriz de Cambio de Cargo Base de datos donde se registran los candidatos que participan en procesos de convocatoria interna para revisión preliminar SST (ausentismo, seguimiento, accidentes de trabajo, examen médico). 10.1.3 Consolidado de Facturas Base de datos donde se consolidan los exámenes realizados, los paraclínicos correspondientes a cada uno del presente año y su respectivo cobro. 10.2 Registro de Perfil biomédico OBJETIVO Establecer las actividades a realizar para el registro de los perfiles biomédicos y sus respectivos protocolos ante el proveedor de servicios médicos, así como los criterios de exclusión con base en los factores de riesgo de exposición y a las condiciones de salud preestablecidas por cada cargo. ALCANCE Aplica para el registro de los perfiles biomédicos para la empresa ALKOSTO S.A. K-TRONIX. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Enviar perfil de cargo a SST Desarrollar los perfiles de cargo y enviar al área de salud y seguridad en el trabajo para establecer los riesgos y el tipo de protocolo a realizar, para los diferentes exámenes, según las actividades a realizar y el medio ambiente en el que se desarrollara el cargo. Auxiliar de Selección 2. Definir perfil biomédico y protocolo. Verificar los riesgos a los que estará expuesto el trabajador y definir el perfil biomédico de cargo, y de protocolo del Examen médico ocupacional. Enviar información a Practicante SST encargado de exámenes médicos ocupacionales. Asistentes de Salud y seguridad. 3. Enviar información a Proveedor Enviar la información al proveedor para que sea tenida en cuenta en el momento de la realización de los exámenes médicos a un candidato. Practicante SST Tabla 22 Instructivo Registro de perfil biomédico 10.3 Exámenes Médico Ocupacionales de Ingreso y/o Cambio de Cargo. OBJETIVO Establecer los criterios para seguimiento de las evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso y/o cambio de cargo a los candidatos con intención de ingresar a la compañía, con base en los factores de riesgo de exposición y a las condiciones de salud preestablecidas por cada cargo, descritas en los perfiles biomédico. ALCANCE Aplica para la realización de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso para ALKOSTO S.A. K- TRONIX. PROGRAMACION EXAMENES DE INGRESO PARA ALKOSTO BOGOTA & KTRONIX ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Enviar solicitud de programación. Enviar la solicitud de examen médico de ingreso con la información de identificación, contacto del candidato, nómina y la ubicación de trabajo. NOTA: Relacionar la información en la matriz de exámenes médicos. Psicólogo 2. Programar examen medico Agregar la información del candidato a la matriz de seguimiento de exámenes médicos. Programar el examen médico por medio de la plataforma del proveedor de servicios de salud, tener en cuenta la ciudad en la que se programa el examen, que puede ser Bogotá, Medellín u otras ciudades. NOTA: La atención en la ciudad de Bogotá y Medellín es con solicitud de atención programada, mientras que en las ciudades la atención es por Demanda Practicante SST 3. Notificar vía correo electrónico a candidato Enviar la orden de solicitud de atención a el candidato y agregar la información a la matriz de exámenes en la sección de programación. NOTA: Al realizar programaciones en la ciudad de Manizales es importante esperar el correo de confirmación con la hora para la atención del paciente. Practicante SST 4. Notificar vía telefónica a candidato Al final del día, Contactar a cada candidato para verificar que la información haya sido recibida o por el contrario para poner en conocimiento de la solicitud de atención programada, así como las condiciones de presentación a la IPS. Practicante SST 5. Cargar certificado médico a la plataforma Los resultados de los paraclínicos, el examen médico y las aptitudes de tareas son cargados a la plataforma del proveedor y pueden ser consultados dos horas después de la hora de programación de la atención del candidato. Proveedor 6. Reportar resultados de certificado Descargar el certificado médico y guardar en la carpeta correspondiente, según los procesos de cada psicólogo. Extraer la información relevante del certificado, según el protocolo, y agregar a la sección de Datos de Salud en el trabajo de la Matriz de Exámenes Médicos, así como también la fecha y hora de revisión de certificado para su respectivo seguimiento. Practicante SST 7. Enviar resultados a revisión Enviar la información inicial del candidato y los datos de salud en el trabajo de la Matriz de exámenes Médicos al Asistente de Salud correspondiente para su respectiva revisión y certificación: Exámenes de Alkosto Bogotá: Asiste de salud Bogotá Exámenes de K-tronix: Asistente de Salud Ciudades Practicante SST 8. Revisar resultados Realizar la revisión correspondiente de los exámenes médicos según el profesiograma y los respectivos criterios de exclusión. Enviar respuesta de certificación médica. NOTA: Si es necesario realizar la validación del certificado junto con el medico laboral o con el proveedor. Asistente de salud 9. Incluir respuesta en matriz Incluir respuesta de la certificación y de Observaciones en la matriz de exámenes médicos. Practicante SST 10.Enviar respuesta de certificación medica Enviar respuesta de certificación médica a psicólogo encargado del proceso y certificado médico impreso de los candidatos que se certificaron como aptos y aptos con recomendaciones. PROGRAMACION EXAMENES DE INGRESO PARA ALKOSTO CIUDADES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Enviar solicitud revisión de exámenes médicos. Enviar la solicitud de examen médico de ingreso con la información de identificación, contacto del candidato, nómina donde se va a cargar el cobro y la ubicación de trabajo; así como también la fecha, hora y sede de atención solicitada para el candidato. NOTA: Relacionar la información en el formato de la matriz de exámenes médicos. Psicólogo 2. Agregar el candidato a la matriz de seguimiento Agregar la información del candidato a la matriz de seguimiento de exámenes médicos. Practicante SST 3. Cargar certificado médico a la plataforma Los resultados de los paraclínicos, el examen médico y las aptitudes de tareas son cargados a la plataforma del proveedor y pueden ser consultados dos horas después de la hora de programación de la atención del candidato. Proveedor 4. Reportar resultados de certificado Descargar el certificado médico y guardar en la carpeta correspondiente, según los procesos de cada psicólogo. Extraer la información relevante del certificado, según el protocolo, y agregar a la sección de Datos de Salud en el trabajo de la Matriz de Exámenes Médicos, así como también la fecha y hora de revisión de certificado para su respectivo seguimiento. Practicante SST 5. Enviar resultados a revisión Enviar la información inicial del candidato y los datos de salud en el trabajo de la Matriz de exámenes Médicos al Asistente de Salud Ciudades para su respectiva revisión y certificación. Practicante SST 6. Revisar resultados Realizar la revisión correspondiente de los exámenes médicos según el profesiograma y los respectivos criterios de exclusión. Enviar respuesta de In document Mejora de los procedimientos de exámenes médicos de salud y seguridad en el trabajo de la empresa Alkosto/K Tronix (página 32-63)
