Facturación y Consumos

El sistema dispondrá de una utilidad de carga de ficheros de facturas. Los ficheros que deberá tratar podrán tener diferentes formatos, con diferentes tipos de líneas. A través de una interfaz gráfica de usuario, se podrá configurar el aplicativo para poder definir para cada formato de entrada de ficheros como se estructura cada campo y en qué tabla y campo debe almacenarse la información.

3.3.10.1.2. El proceso de carga

El sistema recogerá el fichero y le asignará el proveedor al cual pertenece. Se realizará una primera validación de formato de los datos y otra para validar la coherencia de los mismos (por ejemplo: total de factura igual a la suma de líneas). El resultado de la validación mostrará los errores detectados y su nivel de importancia. Se permitirá al usuario la modificación de los mismos previamente al proceso de consolidación definitiva de la información. Alternativamente, el sistema dispondrá de un proceso manual para introducir la información de las facturas de forma manual.

El sistema ha de ser capaz de almacenar diferentes formatos de detalle de facturas. En concreto, se podrá importar la facturación completa para telefonía móvil, voz corporativa y tarjetas de combustible.

3.3.10.1.3. Consolidación de datos

El sistema añadirá los datos del fichero ya validados sobre la estructura operativa de la base de datos, acompañándolo de un informe con los datos consolidados.

3.3.10.2. Validación de la facturación

3.3.10.2.1. Pre-facturación de consumos importados

Para los tipos de servicios cuyo sistema de facturación se base en los consumos medidos por el proveedor, la aplicación deberá detectar de forma automática enlazar los conceptos de facturación recogidos en el fichero con los del sistema de provisión. Como resultado se proveerá un listado de la información que se ha conseguido relacionar, con totales, y otro con la información no relacionada.

3.3.10.2.2. Pre-facturación de consumos calculables

Para los tipos de servicios cuya facturación se realice a partir de los servicios proveídos en “eServiciosEmpleado”, la aplicación recogerá la información del sistema de provisión y generará los conceptos y totales de facturación por proveedor. Se distinguen dos tipologías de consumos calculables:

por petición expresa (compra de material, mensajería, etc)

por imputación de cuota periódica (alquiler de espacio, renting, etc)

Para ambos métodos de facturación, el sistema deberá permitir modificar la información de facturación de forma manual y añadir aquellos comentarios que se crean oportunos para la posterior gestión del pago de la factura.

3.3.10.2.3. Proceso de cálculo de consumos

De forma periódica y bajo petición, se realizará el proceso de cálculo de consumos por persona y centro de coste para cada tipo de servicio, período y forma de cálculo de los consumos. Este proceso proporcionará un listado con el resultado del mismo, y se generará la información de consumos disponible desde la opción de mis servicios del menú de consulta.

Una vez se apruebe el contenido de la factura, ésta pasará a estado histórico y no podrá ser modificada.

3.3.10.3. Consulta de la facturación y consumos

3.3.10.3.1. Consulta de consumos

De forma general, cada persona tendrá asignados unos servicios, por los cuales se podrá consultar los consumos que realiza de forma mensual. El detalle de la información de los consumos consultable dependerá del nivel de detalle que incorpore el fichero que proporcione el proveedor en su factura. Será diferente el detalle de consumo de móviles que para voz corporativa o tarjetas de combustible.

De la misma forma se podrá acceder esta información agregada por centro de coste. Adicionalmente, para el centro de coste estarán disponible los indicadores con el grado de cobertura del presupuesto asignado por tipo de servicio.

3.3.10.3.2. Consulta de facturación

Para el administrador del tipo de servicio estará disponible la funcionalidad de consulta de facturas históricas y de su detalle. La consulta se podrá realizar filtrando y ordenado las facturas por diferentes criterios (mes, tipo de servicio, etc).

3.3.10.3.3. Extracción de información

El fichero deberá permitir la posibilidad de exportar una o varias facturas en un fichero de formato previamente acordado (por ejemplo: Excel).

3.3.11. Alarmas

La funcionalidad de alarmas permitirá la detección de comportamientos no deseados en los consumos de servicios por parte de los usuarios.

Se podrá definir los eventos que generarán alarmas de uso indebido. Estas alarmas estarán disponibles tanto para el usuario que las ha disparado y para su responsable y serán accesibles desde el inicio de la aplicación.

Las alarmas se podrán definir tanto a nivel de la información recogida en los ficheros de facturación, como de los niveles de consumos recogidos de los procesos de provisión.

El evento que dispare las alarmas será parametrizable a través de la aplicación. Por ejemplo: consumo de móvil superior a un límite, duración de la llamada superior a cierto período. La información a partir de la cual se definan las alarmas estará disponible para el sistema a través de la carga de los ficheros de facturación.

3.3.12. Módulo de informes

Se deberá construir una interfaz con la aplicación de DataWarehouse que extraiga los datos relevantes de cada módulo. La aplicación de DataWarehouse se alimentará de datos como los tiempos medios de ejecución de los procesos, consumos por individuo y centro de coste, etc. En concreto, se deberán crear extractores para los siguientes módulos:

Inventarios Consumos Facturación SLAs y Alarmas

3.3.13. Modelo de procesos

A continuación se describe de manera global, las acciones que conllevan la gestión de las solicitudes de servicios corporativos.

3.3.13.1. Mapa de procesos

El mapa de procesos contemplados es el siguiente:

SERVICIO PROV. OPER. MANT. BAJA INV. FACT. CONTROL

Comunicaciones móviles SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Voz corporativa SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Fax SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Vídeo Conferencia SÍ SÍ SI Eq. multifuncionales SÍ SÍ SI Consumibles Material oficina SÍ SÍ SÍ SÍ

SERVICIO PROV. OPER. MANT. BAJA INV. FACT. CONTROL Reprografía SÍ SÍ SÍ SÍ Imprenta SÍ SÍ SÍ SÍ Vending SÍ SÍ SÍ SÍ Logística Cartería SÍ SÍ SÍ SÍ Gestión archivos SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Mensajería SÍ SÍ SÍ Gestión de flotas SÍ SÍ(*) SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Viajes SÍ SÍ SÍ Gestión de salas SÍ SÍ(*) SÍ SÍ SÍ SÍ Catering SÍ SÍ SÍ

(*) – Tiene más de un proceso asociado

3.3.13.2. Características comunes

El siguiente esquema muestra los grandes bloques de los flujos de trabajo en los cuales podemos dividir los procesos de provisión, operación, mantenimiento y baja de los diferentes servicios. Solicitud de servicio Tratamiento peticiones Conformidad Solicitud de servicio Tratamiento peticiones Conformidad

3.3.13.3. Solicitud de servicio

El proceso de solicitud de un servicio se compondrá de una parte genérica de solicitud de datos que será común a todos los servicios, y una parte específica para cada servicio en concreto. Para la solicitud de datos generales se requerirá la siguiente funcionalidad:

El usuario se identificará en el momento de realizar la autenticación en la aplicación. La autenticación se realizará contra la base de datos del directorio corporativo.

Al solicitar un formulario de petición de servicio, se recuperarán automáticamente a través del directorio corporativo con el nombre del usuario que ha accedido a la web los siguientes datos del usuario: Nombre de usuario, cargo, puesto de trabajo, nivel, centro de trabajo, autorizador, etc.

Para aquellos servicios que los requieran se solicitará la autorización de la solicitud por el responsable asociado al usuario para este tipo de servicio según el directorio corporativo.

3.3.13.4. Asignación de tareas

El proceso de asignación de tareas se iniciará con la autorización de la solicitud del servicio. Un operador del servicio con nivel de administrador deberá detectar la incidencia en la bandeja de entrada de su cola de actividades, y analizar los datos que se presentan en la orden para detectar posibles incoherencias. En este punto, la orden puede rechazarse.

Si no existe ninguna incoherencia, el operador asignará la tarea a la cola de actividades aprobadas y pendientes de ser realizadas por el resto de operadores del área de conocimiento. Si existe alguna incoherencia, se le notificará al usuario el motivo de la devolución, pasándose el control al módulo de conformidad al servicio.

3.3.13.5. Tratamiento de peticiones

Este bloque se gestionará específicamente para cada uno de los servicios definidos. El operador recibirá en su bandeja de entrada todas las peticiones a solucionar para cada tipo de servicio.

De forma genérica se permitirá la finalización de cualquier tratamiento de peticiones de forma excepcional, informándose al usuario de los motivos por los cuales se cancela la petición del servicio, y pasándose el control al módulo de conformidad al servicio.

3.3.13.6. Conformidad al servicio

Para cualquier servicio solicitado, el usuario recibirá en su bandeja de entrada la confirmación de la realización del servicio solicitado.

El usuario dispondrá de un tiempo máximo para confirmar que el servicio se ha realizado de forma correcta, o bien para realizar las acciones necesarias para solucionar las causas del rechazo de la aprobación.

Si pasado el tiempo considerado máximo de respuesta a la devolución, no se recibe respuesta, la petición pasará automáticamente a estado finalizada.

3.3.14. Perfiles

Para cada uno de los perfiles, se deberá poder dar el permiso para acceder los datos que se consideren oportunos para cada uno de ellos, así como a los procesos pertinentes. Los perfiles de los actores que utilizarán la herramienta serán los siguientes:

Usuarios

o Solicitante o Autorizador

Administradores Operadores

3.3.15. Migración

Para la correcta puesta en marcha del sistema se requerirá la migración de los siguientes datos disponibles en el sistema actual para:

Catálogo de material Vehículos Móviles Equipos multifuncionales Tarjetas de combustible Tarjetas de vending

Además, también se deberán prever la interfaces para realizar la importación y réplica periódica de los datos de los usuarios (personas) disponible en SAP (módulo de recursos humanos) .