FALTA DE NOMBRAMIENTO DE COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA

El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 55 Inspección y Recepción Final, establece: "Cuando la obra esté terminada, el contratista deberá constituir las fianzas de conservación de la obra o de calidad, o funcionamiento, según sea el contrato, y de saldos deudores y dar aviso por escrito al supervisor o su equivalente de la conclusión de los trabajos y con esta diligencia se interrumpirá el plazo de ejecución. La supervisión hará la inspección final dentro de los siguientes quince días (15) hábiles, plazo dentro del cual si la obra no esta conforme a los planos y especificaciones, manifestara por escrito sus observaciones al contratista para que este proceda a corregir las deficiencias, y si los trabajos estuvieran correctamente concluidos, el supervisor rendirá informe pormenorizado a la autoridad administrativa superior de la entidad correspondiente, la que dentro del plazo de cinco (5) días siguientes nombrara la Comisión Receptora y Liquidadora de la obra, integrada con tres miembros, con la que colaboraran el supervisor o su equivalente y el representante del contratista.

Según la magnitud de la obra, la Comisión deberá elaborar el acta de recepción definitiva de la misma dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a la fecha de notificación de su nombramiento..." En materia de bienes, suministros y servicios, se estará en lo que dispone este artículo, y en lo que fuere aplicable".

Asimismo, el artículo 56 Liquidación, establece: "Inmediatamente después que las obras, bienes o servicios hayan asido recibidos, la Comisión en un plazo de noventa (90) días procederá a efectuar la liquidación del contrato y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista. Igual procedimiento se observará en caso de rescisión o resolución del contrato".

El Contrato Administrativo No. 11-2008/POJ, en la Cláusula Décima Quinta. Liquidación del Contrato establece: "Este contrato será liquidado de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en lo que sea aplicable".

Falta de información de la Gerencia Administrativa hacia la Gerencia General, para la emisión del nombramiento de la comisión receptora de los bienes.

Procesos de compras con marcado incumplimiento de la ley, en cuanto a plazos y omisión de procedimientos. Condición Criterio Causa Efecto Recomendación HALLAZGO No. 4

La Unidad 102 Gerencia General, ejecutó en el Programa 1 Actividades Centrales, proyectos de inversión y del cual se analizó el expediente que contiene la documentación del contrato administrativo: 11-2008/POJ de fecha 13 de febrero de 2008, por compra de bienes intangibles (licencias de software) se verificó que no fue nombrada la comisión de recepción y liquidación del mismo, el valor del contrato asciende a Q306,459.60.

BORRADOR

NO OFICIAL

En oficio sin número de fecha 28 de abril de 2009, la administración del Organismo Judicial y de los responsables directos, manifiestan: "Se deja constancia que la Unidad 102 de Gerencia General no es la Gerencia General sino la Unidad de Administración Financiera (UDAF) que registra los movimientos presupuestarios para efectos de agrupamiento organizativo de la ejecución de las unidades ejecutoras cuyas dependencias en la estructura jerárquica están reflejadas en la Gerencia General pero ésta no ejecuta su presupuesto porque está bajo la responsabilidad de cada una, de tal manera que el gasto no pertenece a esta Gerencia sino a otras unidades ejecutoras. La partida de Gerencia General en el SICOIN como unidad ejecutora es "01 00 000 005 00 GERENCIA GENERAL" y los gastos motivo de este hallazgo no fueron imputados en esta partida, que para el ejercicio fiscal 2008 únicamente tenía asignada la cantidad de Q.4,320,789.00 no solo para su personal sino para todos los renglones de gasto de su presupuesto. Para soportar lo antes dicho se adjunta copia del reporte de las partidas y dependencias en el SICOIN para el ejercicio fiscal 2008.

De Acuerdo a lo consignado en este hallazgo, no le corresponde al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios solicitar ni nombrar comisión de recepción y liquidación del contrato, ya que su función termina con la entrega de la orden de compra al proveedor (para que pueda realizar la entrega) de conformidad al Manual de Procedimientos de Compras aprobado por medio del Acuerdo 69-2005 de la Presidencia del Organismo Judicial.

En el caso de las negociaciones que se relacionan con transferencias electrónicas del derecho de uso, como el caso de las licencias, se refieren a bienes intangibles y cuya aplicación de normas va intrínsecamente relacionadas con el Tratado de Libre Comercio lo cual ya es ley de la República y las leyes de derecho de autor, motivo por el cual el procedimiento aplicable es el de designar a una dependencia que conozca por su especialidad de las licencias antes mencionadas que en este caso es el Centro de Informática y Telecomunicaciones, para la recepción de los bienes intangibles lo cual no ingresa a almacén. Estas licencias no representan un activo del Organismo Judicial sino es un derecho de uso, por lo que el gasto fue ejecutado por medio del renglón 158, el cual el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala lo define como "158 Derecho de Bienes Intangibles. Comprende el pago de derechos por el uso de bienes intangibles."

Se adjunta fotocopia de la constancia de recepción de las licencias de software, el oficio No. 314-2008 de fecha 25 de marzo de 2008 del Centro de Informática y Telecomunicaciones, con base en lo que indica el artículo 55 de la Ley de Contrataciones, "en lo que fuere aplicable", respecto a que fuera recibido por una comisión.

Asimismo, con respecto a la recomendación indicada al final del hallazgo, le corresponde a la Gerente Administrativo girar las instrucciones ya que el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios depende directamente de la misma y no de la Gerencia General. Las instrucciones solicitadas corresponden a las funciones propias de cada uno de las dependencias involucradas en los procesos señalados y contenidos en las disposiciones legales vigentes, que deben acatar los responsables de cada proceso conforme la separación de funciones que contempla el Acuerdo 24/998 de la Presidencia del Organismo Judicial, que contiene el Modelo Gerencial y no puede alegarse ignorancia de la ley.

En consecuencia de lo anterior, se solicita que se tenga por desvanecido el presente hallazgo ya que no existe sustento legal en su señalamiento".

Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo en virtud que la documentación y el comentario de la administración indica que en la contratación de servicios no aplica solicitar la comisión de recepción y liquidación, sin embargo el artículo 55 de la Ley de Contrataciones del Estado establece: "...En materia de bienes suministros y servicios, se estará a lo que dispone este Artículo, en lo que fuera aplicable", por ende es aplicable a todo tipo de contrataciones de servicios, bienes y obras de igual manera los demás artículos citados en el criterio.

BORRADOR

NO OFICIAL

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 56, para la Gerente General, Director del Centro de Informática y Telecomunicaciones, por la cantidad de Q2,736.25 para cada uno.

BORRADOR

NO OFICIAL

CONTRATO SUSCRITO EN FORMA EXTEMPORANEA Y SIN NOMBRAMIENTO DE COMISION DE