3. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA
3.2.2. Fase I, obtener un conocimiento general de la Cooperativa, instalaciones y
legislación y normatividad.
De acuerdo a las siguientes NIAS se plantea la aplicación de esta Auditoría: NIA 2 (Términos del trabajo); NIA 4 (Planeación); NIA 6 (Control Interno); NIA 7 (Control de calidad del trabajo); NIA 8 (Evidencia de Auditoría); NIA 9 (Documentación: papeles de trabajo); NIA 12 ( Procedimientos analíticos); NIA 19 (Muestreo de Auditoría); NIA 25 (Significancia y riesgo); entre otras, lo que implica el establecimiento de una estrategia general con un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperado de la Auditoría.
El proceso de esta investigación, permitió obtener el conocimiento de los siguientes aspectos:
• Como está estructurada y el funcionamiento de la Cooperativa.
• Como se realizan las operaciones administrativas y financieras de la cooperativa.
• Las áreas que serán sujetas a examen, las actividades, objetivos, metas y las instalaciones en donde se generan los procesos.
La observación de estos aspectos permitirá determinar el grado de confiabilidad de la información administrativa y financiera, así como el proceso de auditoría a ser utilizada para facilitar el trabajo del examen.
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COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014 PROGRAMA DE AUDITORÍA FASE I
OBJETIVOS:
• Obtener un conocimiento preliminar de la Cooperativa de Vivienda “15 de Septiembre” y de su estructura organizacional.
• Identificar las condiciones existentes para ejecutar la auditoría.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T RESPONS. FECHA OBSERVACIONES
1 Solicitud dirigida a los Directivos de
la Cooperativa. PP-1
Verónica Sarango
15-02-2016
La solicitud fue receptada por los nuevos directivos de la Cooperativa.
2 Carta de Aceptación de Auditoría
PP-2 Verónica Sarango 07-03-2016 Documento emitido por la nueva Gerente, Licenciada Marcelita Macías.
3 Recopile datos para le elaboración del
contrato de auditoría. PP-3 Verónica
Sarango 16-03-2016
Los datos fueron proporcionados por la secretaria de la Cooperativa.
4 Elabore el plan general y específico
de auditoría. PP-4
Verónica
Sarango 17-03-2016
5 Efectúe una visita preliminar a la Cooperativa “15 de Septiembre, área administrativa-financiera,
PP-5 Verónica
Sarango 18-03-2016
6 Entreviste al gerente de la Cooperativa y a los directivos del Consejo de
Administración y vigilancia. PP-6 Verónica
Sarango 22-03-2016 Entrevista realizada al Gerente, presidente de los consejos directivos y secretaria.
7 Elabore una notificación a la Cooperativadando a conocer el inicio de la auditoría.
PP-7 Verónica
Sarango 23-03-2016
8 Elabore un oficio de requerimiento de información solicitando:
➢ Base legal interna y externa.
➢ Planes direccionales, estratégicos y operativos.
PP-8 Verónica
Sarango 23-03-2016
9 Obtenga información de los
antecedentes de la Cooperativa. PP-9
Verónica
Sarango 24-03-2016
10 Solicite el acta de constitución de la
cooperativa. PP-10
Verónica
Sarango 24-03-2016
11 Solicite la estructura Orgánica de la
Cooperativa. PP-11 Verónica Sarango 24-03-2016
Información contenida en el Plan estratégico.
12 Realice el análisis FODA de la
Cooperativa. PP-12
Verónica
Sarango 25-03-2016
13 Adquiera información del perfil
laboral de los directivos y personal administrativo. PP-13 Verónica Sarango 25-03-2016 La información fue proporcionada por la nueva gerente de la Cooperativa. Ref.: PP.
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COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014 PROGRAMA DE AUDITORÍA FASE II
EVALUACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Objetivos:
• Evaluar el cumplimiento de los controles internos existentes en la Cooperativa "15 de Septiembre".
• Determinar si los recursos asignados en la Organización están siendo empleados de forma eficiente.
• Obtener evidencia que respalde los comentarios de auditoría a través de los respectivos papeles de trabajo.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T RESPONS FECHA OBSERVACIONES
1
Evalué el control interno del área administrativa y financiera de la
Cooperativa. PEC-1
Verónica
Sarango 28-03-2016
Se tomara como base el modelo de COSO II.
2 Defina el nivel de riesgo-
confianza. PEC-2
Verónica
Sarango 28-03-2016
2
Describa los Resultados de
control interno. PEC-3
Verónica
Sarango 06-04-2016
3
Realice el informe de
control interno. PEC-4
Verónica
Sarango 08-04-2016
Ref.: PEC.
51 E
COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014 INFORME DE CONTROL INTERNO
INFORME N° 001-CV-15S –S&R-08-04-2016 Santo Domingo, 08 de abril del 2016
Licenciada
Marcelita Macías.
GERENTE DE LA COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE”.
De mi consideración:
Como parte de la auditoría de gestión y toma de decisiones, de la Cooperativa de Vivienda “15 de Septiembre”, provincia de Santo Domingo, por el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, se consideró la estructura del control interno, con el propósito de determinar los procedimientos de auditoría, conforme los requerimientos y disposiciones de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, el objeto de dicha evaluación fue establecer el nivel de confianza en las operaciones y los procedimientos de control interno.
El estudio y evaluación de control interno efectuado permitió además, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar una opinión sobre el control interno del área administrativa y financiera de la Cooperativa, así como el manejo de las operaciones de la misma.
La evaluación de cada componente de control interno, se lo efectuó con la finalidad de mejorar la toma de decisiones y fortalecer las actividades de control, los resultados fueron los siguientes:
Ambiente de control: en la Cooperativa el ambiente de control, no es favorable ya que se
detectó deficiencias en las operaciones, esto se generó por la poca socialización de las normas de conducta y de los planes estratégicos, operativos y presupuestarios; escasa motivación para el cumplimiento de leyes y reglamentos dentro de la Cooperativa, escasa supervisión al cumplimiento de objetivos institucionales y desconocimiento de las políticas internas y externas de la Organización.
Evaluación de riesgo: mediante un cuestionario de evaluación del riesgo se determinó que la
Cooperativa tiene un nivel de riesgo alto, lo cual se generó por la falta de control a los directivos y al personal del área administrativa y financiera, comprobándose así que en la Cooperativa no se efectúa evaluaciones y controles pertinentes al área objeto de estudio.
Actividades de control: en la Organización las actividades de control son poco confiable, ya
que mediante el análisis efectuado, se determinó que no se establecen evaluaciones periódicas a las operaciones ejecutadas en la Cooperativa, además los controles no están documentados y no existen políticas que respalden los procesos.
Elaborado por: Verónica Sarango. Revisado por: Ing. Jorge Almeida.
Ref.:
52 E
COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014 INFORME DE CONTROL INTERNO
Información y comunicación de resultados: la evaluación de la información y comunicación
de resultados es moderadamente confiable. Sin embargo se considera necesario efectuar estrategias de comunicación y socialización con el propósito de transmitir la información pertinente.
Monitoreo: El seguimiento que se da a las actividades de control es escaso debido a que hacen
falta nuevos controles continuos que contribuyan a mejorar la toma de decisiones de la Cooperativa y por ende a corregir las falencias existentes.
Una vez detectado las principales debilidades existentes, se recomienda tomar las medidas necesarias de acuerdo a las consideraciones tratadas, con el propósito de mejorar la gestión administrativa y financiera de la Cooperativa.
Atentamente,
Verónica Sarango Romero
AUDITOR, ESTUDIANTE UNIANDES
Elaborado por: Verónica Sarango. Revisado por: Ing. Jorge Almeida.
Ref.:
53
COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014
PROGRAMA DE AUDITORÍA FASE III DESARROLLO DE HALLAZGOS
Objetivos:
• Evaluar los procedimientos y actividades que se desarrollan en el área administrativa- financiera de la Organización.
• Identificar los hallazgos que sustenten las conclusiones y recomendaciones.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T RESPONSABLE FECHA OBSERVACIONES
1
Elabore las fichas técnicas o tableros de control. PEC-H 1 Verónica Sarango 12-04-2016 2 Determine mediante gráficos estadísticos los resultados de los tableros de control. PEC-H 2 Verónica Sarango 12-04-2016 3 Cédula Sumaria de presupuesto y ejecución de metas. PEC-H 3 Verónica Sarango 14-04-2016 4
Elabore las hojas de Hallazgos. PEC-H 4 Verónica Sarango 14-04-2016 Ref.: PEC-H
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COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014 HOJAS DE HALLAZGOS
Título: SOBREESTIMACIÓN DE INGRESOS
Condición:
Según el Estado de resultados del periodo examinado se obtuvo $ 39.059,75 como ingresos. El indicador de eficiencia exterioriza porcentualmente un valor de 71.54% de efectividad como resultado de cumplimiento.
Criterio:
El capítulo IX del reglamento interno, Art. 56., numeral 3, establece que, “El gerente debe presentar al Consejo de administración el plan estratégico, el plan operativo y su proforma presupuestaria; los dos últimos máximo hasta el treinta de noviembre del año en curso para el ejercicio económico siguiente.
De igual manera en el numeral 4 del mismo artículo establece que el Gerente debe responder por la marcha administrativa, operativa y financiera de la Cooperativa e informar mensualmente al Consejo de Administración.
En el Plan Operativo Anual (POA), la gerencia registró presupuestariamente los ingresos correspondientes al periodo 2014 por un monto de $54.600,00 dólares.
Causa:
El Gerente no ejecutó lo planificado, utilizó datos del pasado inapropiadamente para asignar el rubro de ingresos, no realizó un análisis previo, lo efectuó de manera empírica.
Efecto:
La sobreestimación de los ingresos, generó información financiera no confiable y resultados irreales.
Conclusiones:
El Gerente no efectuó un análisis para la previsión de ingresos, generando así información poco confiable y sobreestimación de los rubros establecidos.
Recomendaciones:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Realizar el seguimiento respectivo al responsable de ejecutar la planificación Operativa Anual.
Elaborado por: Verónica Sarango. Revisado por: Ing. Jorge Almeida.
Ref.:
55
COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014 HOJAS DE HALLAZGOS
Título: PARTICIPACIÓN Y PROMOCIÓN DE LA COOPERATIVA EN LOS EVENTOS Y
SERVICIOS COOPERATIVOS.
Condición:
Se devengo $ 4310.35, en los eventos de participación y promoción de la Cooperativa según lo establecido en el estado de resultados.
El indicador de eficacia exterioriza porcentualmente un valor de 100% como resultado de cumplimiento de la meta. Sin embargo el indicador de eficiencia muestra como resultado un valor porcentual de 143.68%, excediendo con 43.68% más de lo normal.
Criterio:
El capítulo IX del reglamento interno, Art. 56. Establece “la gerencia debe informar a los socios sobre el funcionamiento de la Cooperativa. ATRIBUCIONES, N°. 14.
En el Plan Operativo Anual año 2014, la gerencia asignó presupuestariamente $3000,00 dólares para la actividad de participación y promoción de la Organización.
Causa:
Incorrecto uso de los recursos económicos, escasa planificación y coordinación del Gerente en la asignación presupuestaria conforme las actividades y proyectos a ejecutarse.
Efecto:
Se generó en la Cooperativa gastos excesivos en los procesos de participación y promoción de la Organización, lo que ocasiona que la Organización no cuente con suficientes recursos económicos para la realización de las otras actividades programadas.
Conclusiones:
La gerencia de la Organización no efectúo una correcta planificación en la asignación de recursos económicos de acuerdo a las actividades y proyectos ejecutados. Además la Cooperativa no minimiza los gastos en la realización de esta actividad, llegando a gastar más de los programado en un 43.68% lo cual se considera alarmante.
Recomendaciones:
GERENTE.
Efectuar una correcta planificación de las actividades a ejecutarse así como la asignación presupuestaria respectiva.
Elaborado por: Verónica Sarango. Revisado por: Ing. Jorge Almeida.
Ref.:
56 E
COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014
HOJAS DE HALLAZGOS
Título: DIFUSIÓN DE LOS SERVICIOS QUE PROPORCIONA LA ORGANIZACIÓN SEGÚN
LO PLANIFICADO EN EL PLAN OPERATIVO ANUAL.
Condición:
Se devengo $ 1043.77 dólares en la difusión y promoción de los servicios que proporciona la Cooperativa.
El indicador de eficacia manifiesta un valor porcentual de 0% como resultado de cumplimiento de la meta programada. No obstante el indicador de eficiencia muestra como resultado un valor porcentual de 173,96% excediendo con 73.96% más del rango estándar establecido.
Criterio:
Capítulo II del reglamento interno, art. 25 Atribuciones; Además de las establecidas en la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria, su reglamento general y el reglamento interno de la Cooperativa, es atribución del consejo de administración planificar y evaluar el funcionamiento de la Cooperativa.Art. 25. ATRIBUCIONES, Numeral 2.
Responder por la marcha administrativa, operativa y financiera de la Cooperativa e informar mensualmente al Consejo de Administración. Art. 55. ATRIBUCIONES, Numeral 4.
El capítulo III del reglamento interno, art. 26, establece que el Consejo de Vigilancia debe controlar las actividades económicas de la Cooperativa.Numeral 2.
En el plan Operativo Anual la gerencia asignó presupuestariamente $600,00 para la difusión de servicios que brinda la organización.
Causa:
Inadecuado uso de los recursos económicos, despreocupación y descuido del Gerente, Consejo de Administración y Vigilancia en la planificación y evaluación del funcionamiento de la cooperativa.
Efecto:
Incremento en el gasto de difusión y promoción de servicios, ocasionando iliquidez en la Cooperativa y por ende la Organización no podrá hacer frente a sus obligaciones a corto plazo.
Conclusiones:
La Gerencia no efectuó una correcta planificación y evaluación referente al funcionamiento de la Organización.
Recomendaciones:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN y VIGILANCIA:
Analizar en forma coordinada la planificación difusión y promoción de los servicios que presta la Cooperativa.
Establecer medidas para la planificación y evaluación del funcionamiento de la Cooperativa, a fin de que las actividades se efectúen acorde a lo dispuesto en el Plan Operativo Anual, aprobado por la máxima autoridad.
Elaborado por: Verónica Sarango. Revisado por: Ing. Jorge Almeida.
Ref.:
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COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014
HOJAS DE HALLAZGOS
Título: ACTUALIZACIÓN CONSTANTE DE LA BASE DE DATOS.
Condición:
La base de datos de los socios de la Organización no se actualiza constantemente.
El indicador de eficacia revela como valor porcentual un 20.94% como resultado de cumplimiento de la meta programada, generando así una diferencia porcentual de 79.06% de incumplimiento de lo programado en cuanto a la actualización de la base de datos.
Criterio:
El capítulo Octavo del estatuto de la Cooperativa, art. 36 establece las atribuciones y responsabilidades del gerente: responder por la marcha administrativa, operativa, y financiera de la cooperativa e informar mensualmente al consejo de administración. Art. 36. ATRIBUCIONES, Numeral 4.
Causa:
Desconocimiento de las funciones, falta de esfuerzo e interés suficiente por parte del gerente de la Cooperativa para mantener la información confiable, real y actualizada.
Efecto:
No se cumplió con la actualización de la información según lo planificado en el Plan Operativo Anual, ocasionando inconsistencias en su contenido.
Conclusiones:
La gerencia no cumplió en un 79.06% la actividad programada, solo cumplió con un 20.94%, esto se generó por el desconocimiento, falta de esfuerzo e interés del gerente de la Cooperativaocasionando que la información obtenida se encuentre desactualizada.
Recomendaciones:
GERENTE:
Implementar un sistema de respaldo que salvaguarde la información de la Organización.
Elaborado por: Verónica Sarango Revisado por: Ing. Jorge Almeida.
Ref.:
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COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014
HOJAS DE HALLAZGOS
Título: DISEÑO, CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE UNA PAGINA WEB PARA LA
COOPERATIVA.
Condición:
El indicador de eficacia muestra un valor porcentual de 0% como resultado de cumplimiento de la meta programada. No obstante el indicador de eficiencia muestra un valor porcentual de 0% como resultado de cumplimiento.
Criterio:
El capítulo II del reglamento interno, art. 23 establece las atribuciones del consejo de administración: autorizar la adquisición de bienes muebles y servicios, en la cuantía que fije el reglamento interno. Art. 23. ATRIBUCIONES, Numeral 11.
El capítulo IX del reglamento interno, art. 55, establece atribuciones del Gerente; Contraer obligaciones a nombre de la Cooperativa, hasta el monto que el Reglamento o Asamblea General autorice.
El capítulo III del reglamento interno, art. 26, establece que el consejo de vigilancia debe controlar las actividades económicas de la Cooperativa. Numeral 2.
La Gerencia en el Plan Operativo Anual (POA) del año 2014 presupuestó $360.00 para el diseño, creación y actualización de la página Web de la Cooperativa.
Causa:
Desinterés y responsabilidad del Gerente para la contratación de un asesor de sistemas que diseñe la página web para promocionar e informar a los socios los servicios y actividades efectuadas.
Efecto:
Desconocimiento de los socios referente a los servicios que brinda la Organización.
Conclusiones:
El Gerente no cumplió la actividad programada referente a la contratación de un asesor de sistemas.
Recomendaciones:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN y VIGILANCIA:
Exigir el cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan Operativo Anual.
Contratar un asesor de sistemas que diseñe una página web, la cual servirá para brindar información oportuna de las actividades y gestiones realizadas.
Elaborado por: Verónica Sarango Revisado por: Ing. Jorge Almeida.
Ref.:
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COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014
HOJAS DE HALLAZGOS
Título: ESTUDIO Y DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN.
Condición:
Se devengo $ 2667,60 para la ejecución de proyectos de inversión de acuerdo a lo establecido en el estado de resultados.
El indicador de eficiencia muestra un valor porcentual de 17.23% como resultado de cumplimiento, evidenciándose así una diferencia de 82.77% como incumplimiento.
Criterio:
El título I del reglamento interno, art. 3 manifiesta que las cooperativas cumplen las actividades de adquirir bienes inmuebles y destinarlos a proyectos de vivienda y equipamientos comunitarios en beneficio de sus socios. Art. 3. ACTIVIDADES, numeral 3. El capítulo IX del reglamento interno, art. 55, establece las atribuciones del gerente; Contraer obligaciones a nombre de la Cooperativa, hasta el monto que el Reglamento o la Asamblea General le autorice. Numeral 11.
El capítulo III del reglamento interno, art. 26, establece que el consejo de vigilancia debe controlar las actividades económicas de la Cooperativa. Numeral 2.
En el Plan Operativo Anual del año 2014 la Gerencia asignó presupuestariamente un valor de $15480,00 para la ejecución de proyectos de inversión.
Causa:
Deficiente programación del gerente para las actividades de coordinación y asignación de proyectos de inversión.
Efecto:
El Gerente de la Cooperativa no cumplió presupuestariamente en un valor porcentual de 82.77% la actividad programada, ocasionando insatisfacción de los socios.
Conclusiones:
El Gerente por la deficiente programación de actividades no cumplió con la ejecución de proyectos de inversión que consoliden la situación económica de la Organización.
Recomendaciones:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y VIGILANCIA:
Impulsar la ejecución de proyectos de inversión que sean factibles y generen rentabilidad a la cooperativa.
Supervisar la gestión administrativa y financiera de la Organización.
Elaborado por: Verónica Sarango. Revisado por: Ing. Jorge Almeida.
Ref.:
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COOPERATIVA DE VIVIENDA “15 DE SEPTIEMBRE” AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014
HOJAS DE HALLAZGOS
Título: ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA INFORMÁTICO CONTABLE PARA EL MANEJO DE
LAS OPERACIONES DE LA ORGANIZACIÓN.
Condición:
No se asignó en el presupuesto valores para la adquisición de un sistema informático contable para el manejo de las operaciones.
El indicador de eficacia muestra un valor porcentual de 0% como resultado de cumplimiento de la meta programada.
Criterio:
El capítulo II del reglamento interno, art.25 establece que el consejo de administración tiene la potestad de autorizar la adquisición de bienes muebles y servicios, en la cuantía que fije el reglamento interno. Art. 25. ATRIBUCIONES, numeral 11.
El capítulo III del reglamento interno, art. 26, establece que el consejo de vigilancia debe controlar las actividades económicas de la Cooperativa. Numeral 2.
El capítulo IX del reglamento interno, art. 55, establece las atribuciones del gerente; Contraer obligaciones a nombre de la Cooperativa, hasta el monto que el Reglamento o la Asamblea General le autorice. Numeral 11.
Causa:
Desinterés y desconocimiento del Gerente en la planificación, coordinación y asignación presupuestaria para la adquisición de un sistema contable, para facilitar el manejo de las operaciones.
Efecto:
Retraso en las operaciones y pérdida de tiempo en el desempeño de las actividades e incapacidad para generar el efectivo necesario y proceder a la adquisición del programa