CAPÍTULO IV: MARCO PROPOSITIVO
4.2 CONTENIDO DE LA PROPUESTA
4.2.4 FASE IV: Comunicación de Resultados
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DEL
CANTÓN PABLO SEXTO
INFORME
AUDITORIA DE GESTIÓN AL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALZIADO DEL CANTÓN PABLO SEXTO
Subcomponente
Dirección Financiera Talento Humano
Periodo examinado
ÍNDICE
Abreviaturas utilizadas Carta de presentación
CAPÍTULO I: Enfoque de la auditoria
Motivo de la auditoria Objetivos de la auditoria Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores de gestión
CAPÍTULO II: Información de la entidad
Misión Visión
Análisis del FODA Base legal
Estructura Orgánica
Objetivos del GAD Municipal del Cantón Financiamiento
Funcionarios principales
CAPÍTULO III: Resultados generales
Ambiente interno de control Conclusiones
Recomendación #1
Establecimiento de objetivos Conclusión
Recomendación #2 Identificación de eventos Conclusión Recomedacion#3 Evaluación de riesgos Conclusión Recomendación #4 Actividades de control Conclusión Recomendación #5 Información y comunicación Conclusión Recomendación #6 Supervisión y monitoreo Conclusión Recomendación #7
CAPÍTULO IV: Resultados específicos por componente Subcomponente Dirección Financiera
Impuestos y tasas Conclusión
Recomendación #8
Revisión y actualización de la base de datos de los contribuyentes Conclusión
Recomendación #9
Gastos en personal Conclusión
Recomendación #10
Gestión Municipal Conclusión
Recomendación #11
Subcomponente Talento Humano
Indicadores de gestión Conclusión Recomendación #12 Personal no capacitado Conclusión Recomendación #13
Selección del personal Conclusión
Recomendación #14
Evaluación del desempeño Conclusión
ABREVIATURAS UTILIZADAS
C.O.R.R.E Control de los recursos y los riesgos P.O.A Plan Operativo Anual
F.O.D.A Fortalezas, Oportunidades, Debilidades Y Amenazas BEDE Banco Ecuatoriano de Desarrollo
SIG-AME Sistema de Gestión Financiero de la Asociación de Municipalidades del Ecuador
CARTA DE PRESENTACIÓN
Oficio 002
Asunto: Carta de presentación del informe
Señores
Alcalde y Directora Financiera Ciudad
De mis consideraciones
He efectuado la Auditoria de Gestión a la Municipalidad del Cantón Pablo Sexto por el periodo establecido 1 de enero al 31 de diciembre del 2015.
El examen se realizó de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas.
Debido a la naturaleza especial del examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el siguiente informe.
Atentamente
Catelin Jara Tapia
CAPÍTULO I
ENFOQUE DE LA AUDITORA
Motivo de la auditoria
La auditoría de gestión, se llevó a cabo como parte de trabajo de investigación previa a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría de la estudiante CATELIN MARGOTH JARA TAPIA, estudiante de la Universidad Politécnica de Chimborazo Extensión Morona Santiago, dicho examen tiene por objeto evaluar la gestión de la entidad en el periodo 2015, mediante el estudio de las áreas consideradas críticas.
Objetivo general
Evaluar la gestión y el desempaño administrativo y financiero del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pablo Sexto por intermedio del presupuesto, su eficiencia, eficacia y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Objetivos específicos
- Analizar la estructura de financiamiento del presupuesto
- Evaluar el sistema de control interno a través del modelo COSO- ERM - Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a la entidad
Alcance
En el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pablo Sexto, se enfocará principalmente en la evaluación de planes, programas especialmente del presupuesto. El análisis de la auditoria de gestión comprende el perdidoso ente 1 enero al 31 de diciembre de 2015
Enfoque
La realización de la auditoria estará enfocada hacia la eficiencia, eficacia y economía de los objetivos y programas que se ejecuten, de igual manera al uso de los recursos públicos.
Subcomponentes auditados
- Dirección financiera - Talento Humano
INDICADORES DE GESTIÓN
SUBCOMPONENTE DIRECCION FINANCIERA
- Eficiencia de recaudación - Eficiencia de ingresos corrientes - Eficiencia en ingresos de capital
- Eficiencia en ingresos de financiamiento - Eficacia en gastos
- Eficacia en gastos corrientes - Eficacia en gasto de capital - Eficacia en gastos de inversión - Eficacia en gastos de financiamiento
INDICADORES DE GESTIÓN TALENTO HUMANO
- Eficiencia atención de quejas - Eficacia de incentivos
- Eficacia de contratación de personal - Eficacia en capacitación personal
CAPÍTULO II
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
Misión
Promover el desarrollo sustentable del entorno territorial, urbano y rural, a través de programar y ejecutar servicios públicos de calidad y mejorar de manera sostenida la calidad de vida de los ciudadanos mediante la entrega oportuna y eficiente de servicios sociales y culturales de demanda colectiva
Visión
El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pablo Sexto, en el año 2015, es un gobierno que genera oportunidades de desarrollo sustentable de su territorio, con una gestión administrativa de calidad, incluyente y participativa, comprometida la defensa del medio y el buen vivir de todos sus conciudadanos.
FODA
PRINCIPALES FORTALEZAS
Infraestructura adecuada Buen entorno organizacional Reglamento actualizado
Procesos y procedimientos establecidos Capacidad de liderar
Comunicación interna y externa
PRINCIPALES OPORTUNIDADES
Alianzas para capacitación y mejoramiento continuo del personal Alianzas estratégicas con otras instituciones
Confianza de la Comunidad
Apoyo de la Comunidad para realizar obras
PRINCIPALES DEBILIDADES
Gestión financiera deficiente
No tiene los equipos y tecnología adecuados Inadecuada selección del personal
Falta de capacitación al personal
No se aplica el manual de control interno
PRINCIPALES AMENAZAS
Crisis económica
No existe apoyo de las Instituciones del Estado
Base legal
- Constitución Política del Ecuador - Ley Orgánica de Régimen Municipal - Ley Orgánica de la Contraloría del Estado
- Manuales y Acuerdos sobre Auditoria emitidos por la CGE
Estructura orgánica
El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pablo Sexto tiene el Organigrama Estructural de tal manera que el Concejo Cantonal es el encomendado de vigilar por la administración y organización de la institución.
Como en toda institución el que encabeza el organigrama es la autoridad máxima que viene a ser el ALCALDE, de esta de derriban los siguientes departamentos:
- Dirección de planificación territorial e institucional - Dirección de servicios corporativos
- Dirección de desarrollo sustentable - Dirección de desarrollo social y cultural - Dirección de obras publicas
Objetivos de la Institución
- Potencia al Cantón Pablo Sexto como destino turístico atractivo, diferenciado y de calidad, mediante estrategias inspiradas en la sostenibilidad capaces de reconciliar la rentabilidad económica con la conservación del patrimonio cultural, natural e histórico. - Fomentar e impulsar la conservación integral del medio ambiente del Cantón Pablo Sexto, mediante la ejecución de un sistema de gestión ambiental continuo y dinámico. - Gestionar la cooperatividad internacional, para coadyuvar al progresado del Cantón
Pablo Sexto.
- Evaluar las actividades y tareas cumplidas por los servidores de las diferentes dependencias de la Institución en procura del mejoramiento de los servicios reclamados, para los contribuyentes.
- Auspiciar y garantizar la realización de reuniones permanentes para discutir los problemas del Gobierno Municipal y del Cantón, en mesas redondas, seminarios, talleres, conferencias, simposios, curos y otras actividades de capacitación, integración y trabajo. - Coordinar con otras entidades, el desarrollo e implementación de las políticas públicas
cantonales.
- Promover la integración de los actores sociales en la toma de decisiones para lograr el creciente progreso del cantón
Información Financiera
PARTIDA CONCEPTO PRESUPUESTO ANUAL
1 Ingresos corrientes 296,555,09 2 Ingresos de capital 845,110,50 3 Ingresos de financiamiento 208.435,50
TOTAL INGRESOS 1.350.101,09
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado de Pablo Sexto
CAPÍTULO III
RESULTADOS GENERALES
AMBIENTE DE CONTROL Aspectos positivos
- La Institución muestra interés por la integridad y los valores éticos de los empleados - La Institución posee un código de ética establecido
- La Administración indica claramente lo que está bien y mal en cuanto al comportamiento dentro de la institución.
- Las relaciones entre los funcionarios y el Alcalde con de honestidad y responsabilidad, lo cual favorece a los empleados que puedan presentar denuncias sin temor a represarías - La alcaldía impulsa al desarrollo de actividades para la integración de las diversas áreas
organizacionales
- La administración presenta oportunamente información financiera y de gestión - El concejo actualiza las ordenanzas y reglamentos
- Existen normas y procedimientos relacionados con el control y descripción de puestos de trabajo
- Existe una comunicación efectiva internamente y externamente
Aspectos negativos
- No existen procedimientos para inducir a los empleados sobre el comportamiento ético
- No se ha propiciado en la creación de comités de ética dentro de la institución
- No identifican y se evalúan los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos que se han establecido.
- No existe un manual de funciones
- No existen métodos para motivar a los empleados
- No existen políticas y procedimientos para la contracción, formación, promoción y remuneración de los servidores municipales
- No hay incentivos que comprometan al personal en el cumplimiento de leyes, ordenanzas y otras disposiciones.
Conclusión
De acuerdo a lo analizado en el cuestionario de control interno podemos decir que la institución en el primer componente, resalta los aspectos positivos que posee el municipio, cabe destacar que existe una buena comunicación entre los funcionarios, empleados, concejo y con la alcaldía respectivamente.
Recomendación 1
Se recomienda al Departamento de Recursos Humanos y Administración, la creación de comités de ética de tal manera que se pueda fortalecer la comunicación existente, además se debe dar mayor importancia a la elaboración de un manual de funciones la misma que ayudara a establecer el número de empleados requeridos por la entidad.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Aspectos Positivos
El Municipio cuenta con un plan estratégico difundido interna y externamente El Municipio cuenta con misión, visión, objetivos y las maneras para conseguirlo Existe comunicación oportuna y suficiente para comunicar los objetivos a los servidores
municipales
Existe compromiso del Alcalde y los Directos de todos los niveles alcanzar los objetivos cumpliendo los controles y la gestión de los riesgos
cuenta con la supervisión adecuada para medir el grado de consecución de los objetivos en todos los niveles municipales
existe atención de los directivos a los cambios ocurridos entre el riesgo aceptado y los resultados
Aspectos Negativos
No se han formulado indicadores de gestión institucional
No existe conocimiento de los niveles de la organización de los elementos del CORRE, establecidos y de los objetivos que se esperan alcanzar
No existe fijación del riesgo aceptado para los objetivos establecidos
No hay supervisión y evaluaciones internas para medir la racionalidad de los niveles de riesgos aceptados así como su tolerancia.
Existe fijación del riesgo aceptado para los objetivos establecidos
Apoyo del alcalde y directores para determinar el nivel de riesgo aceptable y su tolerancia
Conclusión
En este componente, puedo mencionar que la institución cuenta con un Plan Estratégico, difundido internamente y externamente. Es primordial decir que existe el apoyo del Alcalde y Directores para determinar el nivel de riesgos aceptables y su tolerancia.
Recomendación 2
Formular indicadores de gestión Institucional, que permita medir las metas, objetivos y actividades planificadas con lo ejecutado.
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
Aspectos positivos
El municipio cuenta con el apoyo del Consejo de Administración, para determinar los factores de riesgo internos y externos
Se ha implantado técnicas para la identificación de eventos tales como: inventario de eventos, análisis interno, talleres de trabajo y entrevistas, análisis del flujo del proceso, entre otras
Aspectos negativos
No existe mecanismos para identificar eventos de riesgo tanto internos como externos No existe confiabilidad de la metodología utilizada para identificar eventos que puedan
afectar el logro de los objetivos
Existen procedimientos para informar al personal sobre la categoría de eventos y su relación con los objetivos
Conclusión
Puedo indicar que la intuición cuenta con el apoyo del Concejo y Funcionario lo cual ayuda a identificar factores de riesgo interno y externos.
Recomendación 3
Se recomienda la participación de los funcionarios y empleados para establecer y determinar los factores de riesgo
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Aspectos positivos
La municipalidad cuenta con el apoyo del Alcalde y Director para planeación y ejecución de los estudios de probabilidades e impactos de los riesgos
Se han implantado técnicas de evaluación de riesgo que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos
Existe mecanismos para identificar y reaccionar ante los cambios que puedan afectar a la institución
Aspectos negativos
No se evalúa los riesgos periódicamente
Se evalúan los acontecimientos desde la perspectiva de la probabilidad e impacto, a base de métodos cualitativos y cuantitativos
Existe idoneidad de la metodología y recursos utilizados para establecer y evaluar los riesgos
Existe información provista por el establecimiento de los objetivos e identificación de eventos para evaluar los riesgos
Conclusión
Se puede concluir que le municipio cuenta con el apoyo para la planeación y estudio del impacto y probabilidad de riesgo
Recomendación 4
Sugiero que por medio del Director de Planificación Estratégica, evalué los riesgos en lo posible trimestralmente, para poder tener un enfoque de los eventos potenciales que impiden el logro de los objetivos
RESPUESTA A LOS RIESGOS
Aspectos positivos
Existe mecanismos para el análisis de alternativas
Hay evidencias suficientes que respalde al análisis de alternativas.
Aspectos negativos
No existe apoyo de la administración en acciones orientadas al estudio de alternativas. La Alcaldía no ha establecido las respuestas a los riesgos identificados.
Conclusión
Puedo mencionar que uno de los principales fallos de la institución es que no existe mecanismos para el análisis de alternativas, haciendo de esta que los riesgos sean abundantes sin poderlos aplacar.
Recomendación 5
Se recomienda tomar medidas necesarias en respuestas a los riesgos, y establecer unidades para el análisis de las alternativas.
ACTIVIDAD DE CONTROL
Aspectos positivos
Existe apoyo de la administración para la aplicación y diseño de los controles en función de los riesgos
Aspectos negativos
No se establece una matriz que relacione los riesgos seleccionados con los controles establecidos con el objeto de brindar una seguridad razonable de que los riesgos se mitigan y de que los objetivos se alcanzan.
Emite políticas y procedimientos de las actividades de control, en todos los niveles municipales encargados de ejecutarlo
Las actividades de control, incluyen los controles preventivos, detectivas, manuales, informáticos y de dirección
Conclusión
Se puede concluir que la Institución no cuenta con controles preventivos, detectivas, manuales, informáticos y de dirección.
Recomendación 6
Se recomienda la utilización o implementación de controles preventivos con el fin de mitigar las deficiencias o riesgos ocasionados dentro de la institución.
INFORMACION Y COMUNICACION
Aspectos positivos
Los sistemas de información son agiles y flexibles para integrar eficazmente con la comunidad
Existe sistemas y procedimientos que aseguren confiabilidad de los datos Realiza con frecuencia la supervisión de los procesos y de la información
Aspectos negativos
No se ha emitido un plan estratégico de tecnología de información que guarde relación con los objetivo empresariales y gestión de los riesgos
Conclusión
Existe una responsabilidad de compartir la información entre toda la institución, con el objetivo de evaluar la gestión y control, permitiendo obtener información oportuna y confiable.
Recomendación 7
Se recomienda implementar un plan estratégico de tecnologías de información siendo este un instrumento necesario que ayudara a eliminar el retraso de procesos y procedimientos tecnológicos dentro de los departamentos.
SUPERVISION Y MONITOREO
Aspectos positivos
El municipio cuenta con algún procedimiento que permite verificar que la información de terceros concuerde con la información interna
Las deficiencias en el sistema de control interno, son puestas en conocimiento al alcalde por la Auditora Interna
Los Directores deben definir los procedimientos para que se informe las deficiencias de control interno
Aspectos negativos
No se evalúan y supervisan en forma continua la calidad y rendimiento del sistema de control interno
El municipio realiza autoevaluaciones del Control Interno a Base de la Estructura del COREE
Conclusión
Se concluye de la siguiente manera: la institución no realiza autoevaluaciones del control interno, siendo este uno de los instrumentos fundamentales dentro de toda organización, si ella no podemos mejorar los procesos y procedimientos dentro de la entidad.
Recomendación 8
Se recomienda que se realicen evaluaciones periódicas, con el fin de ir mejorando los procesos y procedimientos para lograr cumplir con los objetivos y metas planteadas.
CAPÍTULO IV
RESULTADOS ESPECÍFICOS POR COMPONENTE
Componente: GAD MUNICIPAL DEL CANTON PABLO SEXTO
Subcomponente: DIRECCION FINANCIERA
Impuestos y tasas
Del análisis efectuado a la recaudación de impuesto y tasa se pudo verificar mediante pruebas de observación, que el recaudo de los mismos, es deficiente debido a la falta de gestión de cobro y pago por parte de los funcionarios como de los ciudadanos. Según el Art. 314 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal establece que: “las municipalidades reglamentariamente por medio de ordenanzas el cobro se sus tributos.
La creación de tributos así como su aplicación se sujetará a las normas que se establecen en los siguientes capítulos y en las leyes que crean o facultan crearlos”. El problema se da debido a la falta de actualización de las ordenanzas lo cual impide que los funcionarios encargado del cobro no efectivicen el mismo, sin embargo se ha logrado recaudar el 16% de los impuesto, tasas y contribuciones lo cual refleja una deficiente recaudación y un des financiamiento en el presupuesto.
Conclusión
No se ha cumplido con la recaudación eficiente de los impuestos, afectando así con las metas establecidas por parte de la institución.
Recomendación 9
REVISION Y ACTUALIZACION DE LA BASE DE DATOS DE LOS CONTRIBUYENTES
Se determina que esta herramienta no está actualizada y por ende no se encuentra incorporados todos los contribuyentes que deberían pagar y al no constar no lo hacen, según el Art. 166 de la Ley de Régimen Municipal, Inciso c) determina: “Fomentar y mantener el sistema de catastros urbano y rural de los predios ubicados en el Cantón y expedir los correspondientes títulos de crédito para el cobro de estos impuesto y demás contribuciones. La información contenida en los catastros se actualizaría en forma permanente”. Al no cumplir con este Art. De la Ley afecto los ingresos de autogestión.
Conclusión
Existe una falta de gestión en la actualización de la base de datos, lo cual disminuyó el recaudo de ingresos.
Recomendación #10
Disponer a la sección de avalúos y catastros que se actualice y revise el catastro de tal manera que se ingrese en la base de datos a todos los usuarios que deben pagar los impuestos.
GASTOS EN PERSONAL
Según el Art. 51 de la Ley Orgánica de Servicio Público, en el literal d) Realizar estudios técnicos relacionados a las remuneraciones e ingresos complementarios del sector público. Al efecto establecerá los consejos consultivos que fueren necesarios con las diversas instituciones del sector público para la fijación de las escalas remunerativas.
No se realizó la planificación adecuada del presupuesto de la Institución. Reducción de fondos de destino para gastos de inversión, creando así un retraso en obras en beneficio del Cantón y no poder planificar nuevos proyectos importantes para esta localidad
Conclusión
Debido a la deficiente autogestión no se cubren los gastos corriente, tomándose en consecuencia recursos destinado a la inversión, en perjuicio de obras programadas.
Recomendación #11
Al Sr. Alcalde, Director Financiero; realizar la planificación presupuestaria de acuerdo a las necesidades establecidas en los objetivos y metas institucionales.
GESTION MUNICIPAL
El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pablo Sexto, elabora el Plan Operativo Anual pero no se lo ejecuta en su totalidad.
El literal g del Art. 23 del Estatuto Orgánico Funcional por procesos del GAD Municipal referente a las atribuciones y responsabilidades, dice: “Elaborar el plan operativo anual y la correspondiente proforma presupuestaria institucional conforme al plan cantonal de desarrollo y de ordenamiento territorial, evaluar y controlar su ejecución”.