Sin embargo, la planificación de proyectos no puede ni debe considerarse un proceso estático. Por el contrario, como veremos en el capítulo siguiente referido a la ejecución del proyecto, es un ciclo en constante revisión.
Contenidos del Plan
El plan de un proyecto debe contemplar todos los elementos siguientes:
Los objetivos y los resultados que se esperan del proyecto, de manera que permita la evaluación del éxito o fracaso del proyecto, tal como se han descrito en los capítulos anteriores.
Los hitos principales del proyecto, coincidentes con puntos de decisión, entregables,
finalización de etapas, etc. Una definición más detallada de hito se establece en los apartados siguientes del capítulo.
Los mecanismos de control del alcance del proyecto, y de gestión de cambios en éste. La involucración de los distintos agentes participantes en el proyecto, sus roles y responsabilidades.
La definición de las actividades del proyecto, es decir las tareas o grupos de tareas de las que se compone, los recursos necesarios y el resultado o hito que debe obtenerse mediante la realización de estas actividades.
El calendario de trabajo, con los tiempos de realización según la fecha de inicio y la fecha de finalización de cada una de las actividades y la de cada uno de los hitos.
La organización y el equipo asignado al proyecto, con la matriz de roles y responsabilidades para los diferentes hitos y actividades.
El presupuesto del proyecto, con las estimaciones de inversión y coste presupuestadas a partir del consumo de recursos, su previsión de evolución a lo largo del tiempo de duración del
proyecto y la previsión de beneficios esperados.
El sumario de las asunciones realizadas sobre los riesgos identificados previamente a la
implantación del proyecto, su posible impacto sobre el plan de proyecto y el plan de gestión de estos riesgos.
La calidad de los trabajos realizados, según los resultados funcionales y operacionales esperados y la definición de las condiciones y principios de aceptación de los mismos.
2. La planificación orientada a objetivos
Existe la tendencia a planificar las actividades o bloques de actividades de un proyecto y construir el plan por agregación de abajo arriba (botton up). La planificación orientada a objetivos es un enfoque metodológico de arriba abajo (top down) de planificación y gestión de proyectos dirigido a obtener resultados y, por lo tanto, se centra en tener siempre presente la consecución de los objetivos (goal directed project management, GDPM) que se persiguen en el trabajo (Andersen, Cleland).
Como se ha explicado anteriormente, un gerente de proyecto nunca puede alcanzar el éxito sin un buen plan. Alcanzar el éxito en la gestión de proyectos informáticos significa “convencer del plan a aquellos que merezcan ser convencidos” y, posteriormente, “confirmar que se ha alcanzado el
resultado esperable en los entregables”.
La base de la planificación orientada a objetivos es definir antes el “qué debe conseguirse” que el “cómo se debe conseguir”. El plan de hitos es el plan lógico del proyecto y el instrumento de diálogo con la dirección. El plan de actividades es el plan físico y el instrumento de diálogo dentro del
equipo de trabajo. Como señalan Andersen y otros, el plan de actividades no debe realizarse hasta que no es estrictamente necesario.
Para planificar un proyecto…
1) En primer lugar, deben entenderse los objetivos últimos del proyecto, tal como se han definido en el mandato del proyecto: qué hay que hacer y por qué.
2) A partir de estos objetivos, se deben identificar los estados intermedios, o hitos, que deben ser alcanzados para avanzar en el logro de los objetivos finales del proyecto, y el nivel de dependencia o relación que hay entre estos hitos.
3) En este nivel, debemos establecer ya qué personas son responsables de la consecución de cada hito y de su aprobación, dentro del cliente y del equipo.
4) Los hitos pueden descomponerse entonces en actividades y tareas que son necesarias para alcanzar el hito y, de nuevo, las relaciones y dependencias que existe a nivel de las actividades. 5) En este momento, se estima el tiempo (esfuerzo) requerido para la realización de cada actividad. 6) Seguidamente, se ordenan las actividades en su secuencia de realización, en qué orden deben
realizarse y cuáles pueden realizarse en paralelo.
7) Puede valorarse entonces el tipo de recurso necesario para realizar una tarea determinada y la carga de trabajo que requiere. De esta manera podemos realizar una estimación de recursos y perfiles, y su dedicación, y preparar el presupuesto de ejecución. También en este momento, establecemos las responsabilidades por cada actividad, dentro del equipo de trabajo.
8) Pero los recursos que necesitamos pueden no estar disponibles, o no estarlo en el momento que los necesitamos. El plan de trabajo, calendario y presupuesto deben revisarse con arreglo a los recursos de los que realmente dispondremos.
9) A continuación se examinan los riesgos y se prevé el nivel de contingencias necesario para paliar los riesgos.
10) Una vez revisado el plan, se coloca en un calendario definitivo y se prepara el presupuesto de ejecución definitivo.
11) El plan de proyecto, calendario y presupuesto deben discutirse en profundidad con el cliente (y eventualmente, también dentro del departamento o empresa proveedora) para asegurar su
comprensión, compromiso y asunción por parte de todos. Finalmente, colocar el plan en un calendario. También en esta fase, debe de confrontarse el plan con los objetivos y necesidades contenidas en la definición de proyecto.
Recordemos de nuevo que la gestión de proyectos, como profesión y disciplina, es independiente de los métodos y conocimientos de cada profesión, en este caso de la informática. Las metodologías específicas de cada tipo de proyecto informático (de despliegue de infrastructura, de desarrollo de programario, de integración, de telecomunicaciones, etc.) complementan el método general. Como veremos a continuación, estas metodologías específicas se introducen en el nivel de la planificación y ejecución de actividades (no en el nivel de hitos) y son muy útiles para la estimación de recursos y tiempos.
3. Etapas de la planificación
En la secuencia lógica de la planificación orientada a objetivos, hemos identificado cuatro pasos básicos (figura 3.3).