Financiero

 Cumplir con el plan anual de contrataciones  Cumplir con el presupuesto de inversiones  Cumplir con el presupuesto de gasto

 Disminuir los procesos de contratación emergentes 3.3.2 Cliente.

 Crear satisfacción al cliente externo, a través del cumplimiento oportuno de los cronogramas de cada proceso de contratación.

 Satisfacer al cliente interno, por medio de la suscripción de los contratos dentro del tiempo establecido.

 Provisionar oportunamente de equipos, obras y servicios, así como consultorías, lo cual redundará en buen funcionamiento de las plantas de procesos de las refinerías.

3.3.3 Procesos internos.

 Optimizar tiempos en procesos precontractuales.

 Buscar herramientas que permitan mejorar el seguimiento de los procesos en cualquier etapa del procedimiento en tiempo real.

 Cumplir estrictamente con los cronogramas establecidos por el SERCOP en cada proceso de contratación.

3.3.4 Aprendizaje y crecimiento.

 Capacitar oportunamente al personal en temas inherentes a contratación pública, con la finalidad de aumentar la expertís en el desarrollo del proceso precontractual.

 Crear agentes de cambio en la actitud del personal, a través de charlas motivacionales para crear compromisos con la empresa.

 Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva, a través de capacitación oportuna y en temas relacionados a la contratación pública

3.4 Estrategias formuladas

Estableciendo una confrontación del entorno en términos de oportunidades y amenazas, con el análisis interno de fortalezas y debilidades se formulan las estrategias para la gestión. Ver Tabla No. 4

3.4.1 Estrategias (DO)

 Diseñar un cuadro de mando integral para disponer de indicadores de gestión, los que permitirán optimizar los procesos.

 Establecer canales de comunicación mediante reuniones de trabajo semanales y difusión de los resultados del cuadro de mando.

 Generar los indicadores de gestión que permitan visualizar a los distintos niveles jerárquicos, el estado real de los procesos y su aporte sobre los mismos.

 Cumplir con los tiempos establecidos por el SERCOP para la ejecución de los procesos, con la finalidad de disponer de parámetros para medir eficiencia.

3.4.2 Estrategias (DA)

 Establecer perfil adecuado para el nuevo personal de la Coordinación General de Contratos, en caso de ser necesaria su vinculación a la empresa.

 Asignar responsabilidades compartidas en la generación de los Pliegos (términos de referencia)

 Socializar sobre las consecuencias que los retrasos de las contrataciones ocasionan en la operación de las refinerías.

 Efectuar presentaciones a los contratistas sobre los requerimientos reales de los proyectos, sobre todo para proyectos de inversión y contratos cuya cuantía es importante, a fin de tener participación de empresas calificadas.

 Establecer un plan agresivo de capacitación que abarque temas relacionados con: contratación pública; manejo del portal institucional del SERCOP; y elaboración de pliegos, que permita fortalecer la confianza de los mandos medios que permitan tomar decisiones.

 Crear un adecuado canal de comunicación y asesoramiento que permita a la alta gerencia, tomar decisiones a tiempo.

3.4.3 Estrategias (FO)

 Difundir y hacer cumplir los procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, con la finalidad de que todo el personal los conozca, de tal manera que lleve a cabo la contratación de provisión de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, con total apego a lo dispuesto en la Ley.

 Dar uso apropiado a las herramientas provistas por el SERCOP, para disponer de una adecuada orientación hacia la especialidad de las empresas invitadas a participar en los concursos que permitan optimizar recursos y tiempos generados por el alto número de invitaciones que se debe efectuar y el alto nivel de excusas a participar por parte de la empresas invitadas que no están aptas para prestar el servicio o proveer el bien.

 Encargar de la ejecución de grandes proyectos que requieren tanto de la experiencia como del conocimiento idóneo, a profesionales de la Coordinación General de Contratos, que cumplan con estas características

3.4.4 Estrategias (FA)

 Establecer canales de comunicación eficaces con los clientes internos, a fin de mejorar la elaboración de las bases técnicas, mejorar los flujos de procesos

 Difundir la Ley Orgánica del Sistema Nacional de contratación Pública y su Reglamento.

 Publicar oportunamente toda la información inherente a los procesos de contratación que es requerida por contratistas y usuarios en el portal institucional del SERCOP.

3.5 Matriz FODA

Realizar la Matriz FODA es un primer paso en la elaboración del Cuadro de Mando Integral, comprende un proceso de análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, las fortalezas y debilidades corresponden al ámbito interno de la coordinación general de contratos de la gerencia de refinación, mientras que las oportunidades y amenazas corresponden al ambiente externo de la misma.

Tabla No. 4. Planeamiento Estratégico

MATRIZ FODA (SWOT)

DEBILIDADES (D)

- Ausencia de indicadores de

gestión en EP

PETROECUADOR.

- Inadecuados presupuestos elaborados por las áreas usuarias, para cada proceso de contratación

- Bajo grado de valores compartidos y deficiente trabajo en equipo

- Temor a tomar decisiones, dado el intenso sistema de control público.

- Personal desmotivado, debido a la inestabilidad que atraviesa la empresa.

- Falta de claridad en las bases técnicas contenidas en los Pliegos.

- Existe desvinculación de las áreas financiera, legal lo cual, en muchas ocasiones impide cumplir con los procesos en los tiempos planificados. - Aumento de los costos de

operación y mantenimiento por retraso en los procesos de contratación.

- Criterio negativo y falta de credibilidad en la gestión de la Coordinación General de Contratos.

FORTALEZAS (F) - Se cuenta con un banco

de proveedores tanto

nacionales como

extranjeros de donde se puede seleccionar a las empresas que cumplan los requerimientos

empresariales tanto en la parte técnica como en la económica, el mismo que

forma parte de la

herramienta informática

implementada por el

SERCOP.

- La coordinación general de contratos cuenta con

personal con alta

experiencia,

comprometida con los objetivos empresariales.

- Existencia de un alto

porcentaje de

profesionales jóvenes con mística de trabajo, sin resistencia al cambio.

- Además se dispone de un

importante banco de

proveedores y contratistas que incluyen empresas especializadas en el giro del negocio de la Gerencia de Refinación, que se encuentran habilitadas en el SERCOP.

- Poder mejorar el nivel profesional del personal

de la Coordinación

General de Contratos, a través de los cursos de capacitación impartidos por EP Petroecuador.

- Optimización de los tiempos en la generación del requerimiento, a través del envío inmediato, a partir de la aprobación del

PAC (plan anual de contrataciones) por parte de las áreas usuarias (cliente interno) hacia la Coordinación General de Contratos, para el inicio

del proceso de contratación. - Existencia de nuevos proyectos que incrementarán la productividad de la empresa

- Se cuenta con un plan anual de contratación (PAC), aprobado.

OPORTUNIDADES (O) - Compromisos por parte del

Gobierno Nacional en

cuanto a ejecutar proyectos emblemáticos en el área petrolera.

- Financiamiento por parte de las empresas contratistas incluso extranjeras para proyectos de inversión.

- Contar con recursos

económicos considerables

provenientes del

presupuesto general del

Estado a través del

Ministerio de Finanzas, que permite llevar a cabo la

rehabilitación de las

refinerías

- Contar con la herramienta del portal institucional del SERCOP, permite llevar a

cabo procesos de

contratación de una manera ordenada, metódica bajo un estricto cumplimiento de los cronogramas establecidos

- Acciones de comunicación con los entes de control y Gobierno Nacional.

- Asignación oportuna del presupuesto destinado para

ESTRATEGIAS (DO) - Diseñar un cuadro de mando

integral, para disponer de indicadores de gestión, los que permitirán optimizar los procesos.

- Establecer canales de comunicación mediante reuniones semanales y difusión de los resultados del cuadro de mando.

- Generar los indicadores de gestión que permitan visualizar a los distintos niveles jerárquicos, el estado real de los procesos y su aporte sobre los mismos.

- Cumplir con los tiempos establecidos por el SERCOP para la ejecución de nuevos proyectos, con la finalidad de disponer de parámetros para medir eficiencia.

ESTRATEGIAS (FO) - Difundir y hacer cumplir los

procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, con la finalidad de que todo el personal los conozca, de tal manera que lleve a cabo la contratación de provisión de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, con total apego a lo dispuesto en la Ley.

- Dar uso apropiado a las herramientas provistas por el SERCOP, para disponer de una adecuada orientación hacia la especialidad de las empresas invitadas a participar en los concursos que permitan optimizar recursos y tiempos generados por el alto número de invitaciones que se debe efectuar y el alto nivel de excusas a participar por parte de la empresas invitadas que no están aptas para prestar el servicio o proveer el bien.

proyectos de inversión y gasto de EP PETROECUADOR, por parte del Estado Ecuatoriano - Aplicación de la Ley Orgánica

del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento, y además el Procedimiento:

Desconcentración empresarial para la adquisición de bienes, contratación de obras, servicios, incluidos los de consultoría y pagos varios, que permiten definir esquemáticamente los procedimientos

grandes proyectos que requieren tanto de la experiencia como del conocimiento idóneo, a profesionales de la Coordinación General de Contratos, que cumplan con estas características.

AMENAZAS (A)

- Descenso del precio del petróleo a nivel internacional - Incremento en los precios por

la aplicación de salvaguardias, lo cual ocasiona encarecimiento en insumos y equipos - La inestabilidad política ocasiona cambios en la estructura de la empresa - Descenso de la confiabilidad

en el país por lo cual es necesario los pagos de contado al exterior, ya que el país no es sujeto de crédito. - Intereses creados y

recomendaciones políticas han alentado el ingreso a la empresa en muchas ocasiones de personal no calificado, lo cual ocasiona errores en los procedimientos y tiempos muertos en los mismos

ESTRATEGIAS (DA) - Establecer perfil adecuado

para el nuevo personal de la Coordinación General de Contratos, en caso de ser necesaria su vinculación a la empresa.

- Asignar responsabilidades compartidas en la generación de los Pliegos (términos de referencia)

- Socializar sobre las consecuencias que los retrasos de las contrataciones ocasionan en la operación de las refinerías.

- Efectuar presentaciones a los contratistas sobre los requerimientos reales de los proyectos, sobre todo para proyectos de inversión y contratos cuya cuantía es importante, a fin de tener participación de empresas calificadas.

- Establecer un plan agresivo de capacitación que abarque temas relacionados con: contratación pública; manejo del portal institucional del SERCOP; y elaboración de pliegos, que permita fortalecer la confianza de los mandos medios que permitan tomar decisiones.

ESTRATEGIAS (FA) - - Establecer canales de

comunicación eficaces con los clientes internos, a fin de mejorar la elaboración de las bases técnicas, mejorar los flujos de procesos

- - Difundir la Ley Orgánica del Sistema Nacional de contratación Pública y su Reglamento.

- - Publicar oportunamente toda la información inherente a los procesos de contratación que es requerida por contratistas y usuarios en el portal institucional del SERCOP.

- Crear un adecuado canal de comunicación y asesoramiento que permita a la alta gerencia, tomar decisiones a tiempo Fuente: Archivos de EP PETROECUADOR

Elaborado por: Ximena Robalino

3.6 Diagnóstico