(Descripción básica con los 12 elementos obligatorios de la NUDA para el nivel Fondo).
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1 Código de
referencia
UY-IMO
1.2 Título Fondo Documental de la Intendencia de Montevideo. 1.3 Fecha(s) 1830/ (fecha de producción)
1.4 Nivel de descripción Fondo. 1.5 Extensión, volumen y soporte
Es un fondo abierto, cuya documentación en su mayoría se encuentra actualmente en soporte papel (aproximadamente 6.000 m), pero también forma parte de este fondo,
documentación en soporte informático, digital, magnético, plástico, tela, metal, madera, vidrio, entre otros.
2. ÁREA DE CONTEXTO 2.1 Nombre del productor Intendencia de Montevideo 2.2 Historia institucional / Historia del (de los) productor(es) / Reseña biográfica / Reseña del coleccionista
1.Instituciones del gobierno de Montevideo antecesoras a la Intendencia:
- Cabildo (1730 – 1827)
- Concejo de Administración. La promulgación de la Constitución Argentina de 1826, los introdujo momentáneamente en el Uruguay, proyectados por el gobierno de Rivadavia, para el régimen y administración de cada una de las provincias argentinas
- Jefatura de Policía. En 1827, al ser suprimidos los Cabildos Coloniales, el Gobierno de la Provincia Oriental confió las funciones policiales a los comisarios de Policía a establecerse en cada ciudad capital de departamento, los que estarían subordinados a la autoridad del Ministro de Gobierno.
- Junta Económico – Administrativa (creadas por Constitución de 1830).
2. Dos leyes marcan los orígenes de la Intendencia:
- Ley 3417 (18 de diciembre 1908) - Intendencias Municipales. Su Creación
- Ley 9515 (28 de octubre de 1935) - Se establecen disposiciones para el gobierno y administración de los municipios. De acuerdo al artículo 262 de la Constitución, “El Gobierno y la Administración de los Departamentos, con excepción de los servicios de seguridad pública, serán ejercidos por una Junta Departamental y un Intendente” (artículos 274 y 75 de la Constitución y 35 de la Ley Orgánica Municipal).
- Al Intendente le corresponden las funciones ejecutivas y administrativas del Gobierno Departamental, mientras que a la Junta Departamental las funciones legislativas y de contralor.
- En enero de 1909, asume su cargo el primer Intendente de Montevideo, Daniel Muñoz.
3. Los cometidos que debe llevar a cabo el Gobierno Departamental se han ido transformando por la naturaleza de las necesidades individuales y colectivas de la comunidad local a la que sirve.
Actualmente las actividades departamentales pueden dividirse en los siguientes aspectos:
a) Cometidos esenciales: son los relacionados con las funciones de policía, en el entendido de éstos como las dirigidas a la prevención y fiscalización de determinadas materias. Como policía de la edificación y vivienda, higiene, sanitaria y salubridad, espectáculos públicos, tránsito, entre otros. Son además cometidos esenciales los de ejecución de obras públicas departamentales y financieras.
b) Servicios Públicos Departamentales: estos están caracterizados por su permanencia y continuidad y están dirigidos a un grupo indeterminado de personas. Además estos pueden ser prestados directamente por la Intendencia o darse en concesión, dentro de los más importantes están: transporte colectivo, alumbrado público, saneamiento, recolección de residuos y limpieza de calles, inhumación de cadáveres.
c) Servicios Sociales Departamentales: tienen el objetivo de prestar beneficios sociales y culturales a la población (teatro, bibliotecas, museos, deportes, entre otros), las actividades y políticas dirigidas al adulto mayor, discapacitados, juventud, mujer, infancia, equidad y género. Se incluyen aquellos servicios que si bien son responsabilidad del gobierno central, se brindan a través de las intendencias como la salud a través de las policlínicas departamentales.
d) Actividad Privada a cargo de los Gobiernos Departamentales: son las actividades dirigidas a obtener una finalidad de lucro, comportándose el gobierno como un particular, por ejemplo explotación de hoteles, casinos y la actividad comercial fomentando el turismo.
4. En el año 2010 surge el tercer nivel de gobierno: Gobierno Municipal, cambiándose la denominación de la Intendencia Municipal de Montevideo por Intendencia de Montevideo (dentro del Gobierno Departamental).
2.3 Historia archivística
- En 1908 con la creación de las Intendencias se produjo el traspaso a éstas de la propiedad, responsabilidad y custodia de la documentación de las Juntas Económicas Administrativas.
- En 1957 se dispuso el traslado del Museo Histórico Municipal al edificio del Cabildo (que ya pertenecía al Consejo Departamental de Montevideo) anexándole también el Archivo Municipal, con el objetivo de centralizar la documentación producida por la Administración. Pero no fue en este edificio donde se custodió la totalidad del acervo documental de la Intendencia capitalina, diversos repositorios documentales han existido en la institución; aunque sí custodia hasta la fecha la documentación histórica más antigua del Fondo Documental de la IM.
- El Fondo documental de la IM crece en forma muy fraccionada, durante muchos años, en diferentes reparticiones administrativas se van incrementando los archivos de gestión, sin que existan políticas ni criterios centralizados que garanticen su custodia y preservación acorde a principios y técnicas archivísticas.
El desarrollo fue desigual, corresponde destacar algunos casos aislados, para los cuales se logró desarrollar un buen nivel de organización documental e incluso descripción, los mismos surgieron fruto de proyectos y programas específicos, sobre todo en reparticiones vinculadas a funciones culturales como el CdF, CIDDAE, MUME, etc. Asimismo para el caso de la documentación administrativa, gracias al celo y el esfuerzo de un número importante de funcionarios administrativos, en numerosas oficinas se logró preservar la documentación y los archivos de gestión organizados, manteniendo un buen nivel de acceso a la documentación solicitada.
- Por Resolución No. 816/02 de 4 de marzo de 2002 se creó el “Archivo de la Ciudad de Montevideo”, surgiendo como Archivo central administrativo e histórico a la vez, el cual funcionó hasta febrero del 2012.
- Durante la existencia del Archivo de la Ciudad, se establecieron por Digesto, algunos aspectos claves hacia la conformación del patrimonio documental de la IM, entre los cuales corresponde destacar: a) se definió lo que era el Patrimonio Documental Municipal, su integración y procedencia; b) se crea el Archivo de la Ciudad como órgano central en materia archivística, ante el cual deberían solicitar asesoramiento las diferentes reparticiones municipales que produzcan y acumulen
documentos; c) se establecen las responsabilidades en la custodia y preservación documental para todos los Directores de las diferentes reparticiones municipales que posean material de archivo; d) se habilita, para todas las reparticiones municipales, la posibilidad de transferir al Archivo de la Ciudad toda la documentación, tras cumplir 3 años de guarda en los archivos de gestión, comenzando a funcionar el mismo como repositorio central de la documentación administrativa del Gobierno departamental; e) se establecieron criterios y procedimientos para autorizar los expurgos documentales.
- En marzo de 2012 se crea el Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo, conformado por:
- el “Archivo Central de Montevideo” (ACM) como órgano rector de la política archivística en la IM,
- el “Archivo Histórico de Montevideo” (AHM) con competencias y funciones propias a un archivo de esas características y
- los Archivos de Gestión, existentes en todos los servicios y unidades de la IM, reconociéndose por primera vez en forma global y para todas las reparticiones su existencia, sus responsabilidades y funciones, en toda la administración.
- El ACM, se crea con funciones propias a un archivo central administrativo y un archivo intermedio, no solo recoge y desarrolla todo lo evolucionado en la etapa del Archivo de la Ciudad, en tanto órgano institucional de referencia en materia técnica, sino que se jerarquiza su inserción institucional, adscribiéndolo directamente a la Secretaría General, lo cual le permite incidir en forma más global y transversal, en lo que refiere a la definición, implementación y supervisión de las políticas archivísticas institucionales.
- Hacia el desarrollo e implementación de políticas archivísticas globales se está trabajando en diferentes áreas: a) para la evaluación documental, mediante la creación y desarrollo de la Comisión de Evaluación y Selección Documental; b) para la descripción con la creación y trabajo de la Comisión de Descripción; c) en la gestión documental, así como para el desarrollo y aplicación de las políticas nacionales, desde la página web del ACM se publican circulares definiendo los diferentes lineamientos de trabajo, sobre todo orientados a los Archivos de Gestión.
cuales están bajo la responsabilidad institucional de diferentes reparticiones de la IM, las cuales deben asumir todas las responsabilidades técnicas referidas a la custodia, organización, descripción y servicio de una parte del fondo, contando con el ACM como órgano rector y/o asesor. Por otra parte, se ha incrementado el personal profesional, lo cual ha permitido que la casi totalidad de los Subfondos, a la fecha están siendo administrados por funcionarios archivólogos.
2.4 Forma de ingreso
La mayor parte de la documentación es generada en la propia Intendencia en cumplimiento de las funciones adjudicadas, o ingresa a la misma por transferencia de los gobiernos municipales.
También existe compra y adquisición de documentación. 3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
3.1 Alcance y contenido
Por ser la agrupación documental mayor de la institución lo integra toda documentación con independencia de su tipo documental o soporte, producida orgánicamente o recibida y conservada por cualquier servicio o unidad de la Intendencia de Montevideo, en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad, producto de las funciones de la misma: ejecutivas de gobierno y la administración del departamento de Montevideo. La documentación más antigua identificada de este fondo abierto es de 1830 y pertenece al subfondo del archivo histórico.
3.2 Evaluación documental
En el año 2012 surge y comienza a actuar la Comisión de Evaluación y Selección Documental de la IM. Es una comisión de carácter permanente que depende en línea asesora de la Secretaría General, tiene competencias formales para determinar los valores de los documentos y los plazos de guarda de la documentación y se vincula con el Sistema de Archivos de la Intendencia a través de sus archivos Central e Histórico.
Cometidos de la CESD
1. Establecer las pautas para la evaluación y selección de los documentos de la Intendencia de Montevideo;
2. Determinar los valores de los documentos y los plazos de conservación de los mismos;
3. Establecer modificaciones en el plazo de guarda de los documentos en los archivos que componen el sistema, así como autorizar excepciones en los plazos de guarda previstos, de conformidad con la normativa vigente en materia de conservación de los documentos.
Criterios y Normas Generales de la CESD
Desde su creación la CESD ha ido estableciendo sus procedimientos, criterios, formas e instrumentos de trabajo:
Por Res. 4659/012, se establecieron las bases para identificar los documentos facilitativos, generando procedimientos propios para su evaluación. Se aprobó el Fluxograma de trabajo la CESD, las formas de acceso a la misma, el Formulario estructurado que permite recoger los aspectos centrales para una correcta identificación y valoración documental, los formatos de Tabla de Plazos Precaucionales (TPP) y Registro de Expurgos.
Por Res. 5748/12, se establecieron los criterios para la determinación de la documentación de valor histórico y/o de guarda permanente para la IM.
Procedimientos específicos
A la fecha (octubre 2014) se ha expedido sobre más de 40 procesos de evaluación, aprobando las Tablas de Plazos Precaucionales confeccionadas por el Archivo Central de la IM, de los año 2012 y 2013 (esta última aprobada además en sesión del 30/06/14 de la Comisión de Evaluación Documental de la Nación).
2.- Integración:
Miembros Permanentes:
• un representante de la Secretaría General;
• un representante del Archivo Central de Montevideo de profesión Archivólogo designado por el ACM;
• un representante del Archivo Histórico de Montevideo de profesión Archivólogo designado por el AHM;
• un representante de la División Asesoría Jurídica; • un Licenciado en Historia designado por la División Artes y Ciencias del Departamento de Cultura;
• un Licenciado en Sociología designado por la Secretaría General;
Miembros Alternos:
• un representante de la dependencia productora de la documentación a evaluar o de la dependencia sucesora en el ejercicio de sus funciones, el que deberá ser convocado siempre que se evalúen los documentos de una determinada dependencia;
• un representante de la Contaduría General.
La Comisión podrá convocar en calidad de asesores a especialistas en cualquier disciplina, en representación de la Universidad de la República o a título personal por su reconocida idoneidad, cuando lo considere necesario por la tipología documental a valorar.
7.ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN