Perfil de Funciones y Responsabilidades por Departamento Financiero
Cargo: Gerente Financiero & Administrativo
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Asegurar que los cheques emitidos sean debidamente aprobados.
Revisar la cartera antigua y realizar su seguimiento.
Aprobar las ventas que se realicen de acuerdo a las políticas.
Preparar planes de negocio.
Comparar los resultados contra el plan.
Tomar acciones en áreas débiles.
Semanalmente revisar las áreas claves de la empresa contra el presupuesto.
Mensualmente preparar informes para la Casa Matriz.
Trimestralmente preparar presupuestos de la empresa.
Preparar informes financieros
solicitados por la casa matriz.
Tendrá bajo su responsabilidad directa la toma de decisiones. Guardará absoluta confidencialidad acerca de reportes financieros y proyectos nuevos planteados por la
Compañía y área. Administrar
efectivamente el Capital Humano, los recursos financieros y materiales a su cargo.
Cumplir al máximo con el alcance efectivo los objetivos financieros de la Compañía.
Permitir el desarrollo del potencial humano a su cargo y velar por el
cumplimiento de normas y
procedimientos.
Cargo: Contadora
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Conciliar, llevar y controlar cuentas de lo referente a importación de vehículos, préstamos bancarios, provisión de intereses, amortización de intereses por netas a crédito, pedidos directos, cuentas por cobrar.
Revisar controlar la emisión y codificación de solicitudes de cheques para la respectiva liberación.
Ingresar al sistema activos fijos (compras y ventas) y el respectivo asiente contable de depreciación.
Tendrá bajo su responsabilidad el control de la contabilidad general de
la Compañía, además será
responsable por el cumplimiento en la entrega de balances a la Gerencia Financiera.
Guardará absoluta confidencialidad acerca de los datos e informes financieros de la Compañía.
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Elaborar los diarios de amortización de seguros, de provisión, jubilación patronal, auditoría externa, venta y pedidos directos.
Contabilizar todos los documentos entregados por tesorería (transferencias, inversiones, pagos al exterior, etc.); las facturas por importaciones y ajustes.
Cargo: Sub Contadora
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Realizar la conciliación de la cuentas por pagar y cobrar.
Preparar la información contable en los formatos establecidos
Entregar información para balances.
Prepara la información mensual y anual para los organismos fiscales de control (SRI, Municipio, etc.)
Tendrá bajo su responsabilidad el manejo de personal a su cargo, la
organización control de la
contabilidad.
Guardará absoluta confidencialidad acerca de los datos e informes financieros de la Compañía
Cargo Asistente de Contabilidad
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Elaborar y emitir solicitudes de cheques, para pagar a proveedores comisiones a terceros.
Revisar y controlar la codificación y respaldos de todos los comprobantes de ingreso de la Compañía.
Digitar y contabilizar en el sistema los comprobantes de egreso, notas de débito de cheques protestados, y otros ajustes bancarios.
Ejecutar el cuadre de reporte de caja de repuestos con el sistema S400.
Realizar la conciliación de anticipos y cuentas de los proveedores.
Elaborar retenciones en la fuente e impuesto al IVA
Tendrá bajo su responsabilidad el manejo de valores que oscilan entre los US$ 100.000
Los errores que se podrían cometer en el puesto afectarían a nivel de costos e imagen de la Compañía.
Guardará confidencialidad acerca de datos contables manejados en el área.
109 Cargo: Auxiliar de Contabilidad
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Archivar toda la documentación contable correspondiente.
Revisar los ingresos de caja
automáticos versus sistema.
Llenar los formularios para el pago del impuesto de la compañía.
Ocasionalmente busca facturas de vehículos de años anteriores, para entregar al cliente
Es de responsabilidad del puesto presentar de forma impecable los
formularios para los pagos
respectivos.
Guardará confidencialidad acerca de datos contables manejados en el área.
Cargo: Contador de Costos
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Realizar un control de inventarios de las áreas de: comercialización de vehículos nuevos y usados, repuestos, bodega de herramientas y taller para conocer los activos fijos con los que cuenta la compañía.
Realizar las liquidaciones de vehículos para establecer el valor real de comercialización.
Elaborar reportes de ventas y costos de vehículos, repuestos y liquidación de importaciones...
Ingresar al sistema informático los costos que ha tenido la compañía.
Responsable por la contabilidad de costos de la compañía, hacer auditorias esporádicamente y cierre de costos mensuales.
Tendrá a su cargo la responsabilidad de ser oportuno e identificar errores que podrían afectar en el cierre de costos.
110 Cargo: Asistente de Costos
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Ingresar y controlar las compras de repuestos locales al sistema S400 para introducir datos al inventario y poderlos vender.
Elaborar liquidaciones e ingreso de repuestos importados para obtener el costo real de los mismos
Sacar reportes de costos, ventas, reclamos Ford-Motors para establecer el nivel de ventas
Responsable por ingresar datos al sistema S400 y cálculos de liquidaciones de repuestos para establecer el precio de comercialización.
Responsable por la adecuada elaboración de cuadros estadísticos de venta.
Cargo: Auditor Interno
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Desarrollar programas de auditoría, supervisa su ejecución, analiza los resultados y hace recomendaciones.
Actualiza normas y procedimientos de compañía.
Responsable por el logro de una administración eficiente de las operaciones de la empresa.
Cargo: Asistente Financiero
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Brinda apoyo en la actualización mensual de proyecciones financieras.
Digita y prepara revisados del presupuesto de la compañía.
Apoya con la recopilación de información para la elaboración de los reportes financieros.
111 Cargo: Asistente de Tesorería
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Dirige los procedimientos relacionados con todo el movimiento de ingresos y egresos y mantiene contacto al respecto con las entidades bancarias con las que opérala entidad.
En el sector Financiero es el encargado de coordinar y controlar los movimientos desde y hacia otras instituciones.
Responsable de inversiones,
transferencias entre cuentas y créditos estipulados por la Compañía.
Mantener excelentes relaciones con
bancos y demás instituciones
financieras para solicitar sobregiros, información de cheques, etc.
Cargo: Cajero
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Recibe y entrega dinero y documentos que representan valores.
Registra en la máquina o planilla respectiva cada una de las operaciones.
Custodia el efectivo y documentos durante su permanencia en la oficina.
Prepara depósitos, cheques de acuerdo a políticas de la empresa.
Responsable por la recaudación correcta de valores en efectivo o en cheques.
Responsable del cuadre diario de caja.
Cargo: Asistente de Caja
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Elabora comprobantes de ingreso y egreso.
Pide autorizaciones para tarjetas de crédito.
Apoya en la recaudación de valores en efectivo o en cheques.
112 Cargo: Mensajero
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Entrega de correspondencia y
documentos emitidos por la empresa.
Retiro de cheques
Responsable de los depósitos.
Responsable de que la entrega de la
correspondencia externa sea
oportuna.
Cargo: Jefe de Crédito y Cobranzas
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Asume el cumplimiento de
procedimientos previos a la
recomendación de créditos.
Propone los límites y condiciones de crédito.
Responsable por el control de toda la información sobre cartera, dirige las operaciones de cobranzas dentro de los procedimientos establecidos.
Cargo: Analista de Crédito y Cobranzas
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Apoya en la gestión de cobro a los clientes.
Elabora reportes de antigüedad de cartera
Guardará absoluta confidencialidad acerca de Políticas del área y de la compañía...
Cargo: Asistente de Crédito y Cobranzas
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Entrega los documentos para realizar el levantamiento de la prenda en el registro mercantil
Mantiene las carpetas de clientes con la documentación que soporta la venta de los vehículos
Guardará absoluta confidencialidad acerca de las Políticas del área y de la compañía.
113 Cargo: Asistente de Facturación y Fiducia
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Apoya al cumplimiento de normas y procedimientos de la compañía.
Elabora reportes para el cierre de mes del área.
Guardará absoluta confidencialidad acerca de las Políticas del área y de la compañía.
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Perfil de Funciones y Responsabilidades Departamento Recursos Humanos
Cargo; Supervisor Recursos Humanos
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Aplicación de políticas y
procedimientos relacionados con la contratación y movimientos de personal, administración de salarios, servicios a los empleados, cumplimiento de disposiciones disciplinarias y reglamentarias de salud y seguridad de los empleados.
Supervisa y controla la elaboración
de nómina, liquidación de
prestaciones sociales.
Tendrá bajo su responsabilidad el manejo de valores, así como el manejo de datos de todo el personal de la compañía.
Será responsable de vigila que se cumplan a tiempo con los pagos de ley y demás beneficios la Compañía proporcione a los empleados.
Proporcionará información
oportuna a entidades estatales o privadas que los requieran.
Cargo: Asistente de Capacitación y Selección
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Dirige, coordina y controla los planes de capacitación del personal trazados en común acuerdo con las demás áreas de la entidad.
Coordina el desarrollo de los temas de
los cursos de inducción y
entrenamiento de los nuevos empleados.
Aplica de políticas y procedimientos relacionados con reclutamiento, selección, descripción de cargos,
evaluación de desempeño y
determinación de carreras
ocupacionales dentro de la entidad.
Establecer que el personal debe elevar su nivel de conocimiento para garantizar el desarrollo de habilidades y competencia
técnica de acuerdo a las
necesidades actuales y futuras de la compañía.
Dirige y evalúa los estudios de descripción cargos, evaluación de desempeño.
115 Cargo: Asistente de Nómina y Remuneraciones
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Recopila la información necesaria para proceder con a liquidar las remuneraciones del personal.
Mantiene registros y archivos
adecuados del personal de la
compañía.
Se encarga de revisar las imputaciones contables y aclarar cualquier duda respecto de su registro.
Tendrá bajo su responsabilidad el manejo de valores, así como el manejo de de datos llevados en el área.
Será responsable por el pago a las instituciones de gobierno y privadas, que brindan servicios al personal de la Compañía.
Cargo; Mantenimiento y Servicios Generales
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Limpieza de cada uno de los escritorios y áreas del piso asignado.
Mantener las áreas de trabajo en óptimas condiciones.
Responsable de orden y limpieza de oficinas de la compañía.
Maneja en forma oportuna la
entrega de correspondencia
interna.
Cargo: Recepcionista
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Atender y coordinar las llamadas internas y externas que se genera en la compañía.
Recibe y despacha correspondencia a nivel de matriz y sucursales.
Filtra al personal de afuera para que ingresen a las instalaciones.
Responsable por la filtración de llamadas, recibir correctamente los mensajes y emitirlos así como la correspondencia hacerla llegar a su destinatario.
Tendrá a su cargo el equipo de audio y voceo.
116 Cargo: Médico
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Maneja asuntos relacionados con las enfermedades del personal.
Brinda atención médica al personal para salvaguardar su integridad física y psicológica.
Responsable por los servicios que presta la unidad médica y la integridad física y psicológica.
Cargo: Enfermera
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Educa al personal de la compañía en cuanto a salud y nutrición.
Brinda una atención directa e integral al paciente en cuidado ambulatorio.
Responsable de cumplir con las
normas establecidas en la
Unidad Médica, así como cuidar los equipos y materiales de dicha unidad.
Responsable de la atención del personal de la compañía respecto a su salud.
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Perfil de Funciones y Responsabilidades Departamento Logística e Importaciones
Cargo: Gerente de Logística e Importaciones
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Supervisa, administra y coordina la administración de venta de vehículos y repuestos.
Supervisa y ejecuta compras de importación.
Realiza trimestralmente la preparación de presupuestos.
Tendrá bajo su responsabilidad directa la toma de decisiones.
Guardará absoluta
confidencialidad acerca de
determinados datos manejado en el área, tales comoproyectos, políticas y procedimientos del área.
El manejo y desarrollo del potencial humano a su cargo. Así mismo es responsabilidad del puesto asegurar el correcto funcionamiento de las operaciones de importación de vehículos y repuestos, buscando mantener una rentabilidad adecuada par a la empresa.
Cargo: Asistente de Gerencia de Logística
FUNCIONES RESPONSABIIDADES
Ingresa y efectúa el control de todas las importaciones que se realizan vía aérea o marítima.
Chequea cuenta transitoria de las facturas generadas por Ford Motors Company por los pedidos realizados.
Realiza reclamos de repuestos incompletos o con fallas a Ford Motors Company.
Responsabilidad por pedidos de importación de repuesto RAPED.
Tendrá a su carga dar instrucciones de despacho de mercaderías..
118 Cargo: Supervisor de Importaciones
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Recopila y ordena la
documentación que se debe
presentar en la aduana, bancos, dependencias gubernamentales y otras entidades para las operaciones normales de la empresa.
Podría también efectuar los trámites necesarios para agilizar la presentación de pedidos de importación, la apertura de cartas de crédito, el embarque y la recepción de la mercadería...
Responsable por la coordinación de aspectos comerciales y
administrativos de las
operaciones de importación de la
entidad, su negligencia
provocaría demora en la entrega de la mercadería.
Cargo: Auxiliar de Logística
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Recibir y custodiar las unidades en el puerto o en Body Shop.
Efectuar un seguimiento a las órdenes de pedido, ingresando
datos de comercialización,
reportes, número de bin, ,color, modelo tipo, número de unidades en el puerto, etc., para llegar a tener un control de los vehículos que llegan de importación.
Ingreso de datos de vehículos nuevos en el sistema S400 para que puedan abrir órdenes de trabajo y hacer reclamos ala fábrica Ford Motors Company.
Responsable por el control y distribución de los vehículos que llegan de importación así como es el encargado de coordinar y contratar a los choferes que traen los vehículos de puerto.
Tendrá mucha responsabilidad de vigilar que los vehículos lleguen a Quito en óptimas
condiciones para ser
comercializados.
Tendrá bajo custodia dinero sea cheque o efectivo para compra de gasolina, peajes y pago a choferes.
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Perfil de Funciones y Responsabilidades Departamento Marketing Cargo: Gerente de Marketing
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Supervisa, administra y coordina la efectividad de los canales de distribución usados y del impacto de la presentación.
Realiza mensualmente la
preparación de presupuestos de gastos.
Responsable por el manejo integral de todas las líneas de productos ante el mercado, lo cual comprende el diseño y estrategias de comercialización, estudios de mercado, la dirección del lanzamiento de productos nuevos y el desarrollo de acciones promocionales respecto de su línea
Cargo: Asistente de Marketing
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Coordina directamente todo lo referente a publicidad como avisos de prensa, revistas, cuñas y jingles de radio con agencias de publicidad.
Hacer gestiones para acaparar información y cotizaciones sobre material promocional para la compañía como esferos, llaveros, camisetas, pancartas, etc.
Introducir información sobre pedidos de vehículos a Venezuela , Colombia y Estados Unidos.
Responsable por la coordinación y
presentación del showroom en
temporadas especiales.
Responsable de la publicidad de la empresa , además por la correcta publicación en anuncios comerciales. Tendrá a su cargo los pedidos de vehículos en la que tendrá que poner mucha atención pues un error podrá ocasionar la importación de vehículos no requeridos.
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Perfil de Funciones y Responsabilidades Departamento Sistemas
Cargo: Jefe de Sistemas
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Garantiza la operación de los sistemas en la organización, realizando actualizaciones tecnológicas.
Supervisa la implementación de las aplicaciones y es responsable de que estas respondan a las necesidades de los usuarios.
Trabaja en la vinculación del procesamiento de datos a los usuarios de nuevos sistemas y les
proporciona respaldo y
entrenamiento.
Capta necesidades de desarrollo
de sistemas de información
administrativa.
Tendrá bajo su responsabilidad el garantizar el funcionamiento de los sistemas de información y comunicación su integridad,
seguridad y permanente
operatividad. Los errores que se podrían cometer en el puesto afectarían a nivel del sistema de computación de todas las áreas de la Compañía.
Cargo: Analista S400
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Analiza, desarrolla e implementa nuevos sistemas de información para toda el área de la compañía.
Brinda soporte a los usuarios.
Configura hardware, software e impresoras, ejecuta y revisa los respaldos de información (back up).
Tendrá bajo se responsabilidad el garantizar el funcionamiento de los sistemas de información y comunicación, su integridad,
seguridad y permanente
operatividad.
Los errores que se podrían cometer en el puesto afectarían a nivel del sistema de computación de todas las áreas de la Compañía.
121 Cargo: Redes y Comunicaciones
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Desde el punto de vista del software de la implementación y mantenimiento de la infraestructura informática,
análisis continúo del
funcionamiento de la red.
Brinda asesoría y capacitación
Tendrá bajo se responsabilidad el garantizar el funcionamiento de los sistemas de información y comunicación, su integridad,
seguridad y permanente
operatividad.
Es responsable de los proyectos informáticos.
Cargo: Auxiliar de Help Desk
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Atiende los requerimientos de un sistema en una organización, se encarga de receptar las quejas por mal funcionamiento o dificultades que se generen en la operación diaria de los equipos.
Resuelve problemas que no represente alta complejidad técnica.
Tendrá bajo su responsabilidad el garantizar el funcionamiento de los sistemas de información y comunicación, su integridad, seguridad y permanente operatividad.
Los errores que se podrían cometer en el puesto afectarían a nivel del sistema de informática y computación de todas las áreas de la Compañía.
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Perfil de Funciones y Responsabilidades Departamento Repuestos Cargo: Gerente Nacional de Repuestos
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Revisa y actualiza lista de precios de repuestos.
Realiza de forma semanal un análisis de inventario y da seguimiento a pedidos de importación de repuestos.
Planifica la venta de repuestos.
Tendrá bajo se responsabilidad directa la toma de decisiones en
cuanto al cumplimiento de
políticas de venta de repuestos.
Coordinar, administrar y supervisar eficientemente el área de comercialización de repuestos, toma decisiones en cuanto a precios de venta, distribución, liquidación de obsoletos, selección de clientes, descuentos en ventas y conducir al personal a cargo a cumplir los objetivos de la compañía.
Cargo Jefe de Repuestos
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Realiza la planificación mensual de pedido de partes y piezas.
Planifica el control de inventarios, considerando el movimiento de stock y demanda,
Realiza cotizaciones y elabora
pedidos regulares como
emergentes.
Mantiene actualizada la base de datos de proveedores,
Mantiene actualizado el
registro de códigos de repuestos partes y piezas
Máximo responsable del poder de negociación y licitaciones para aumentar ventas.
Responsable descuentos, créditos especiales, precios de su área.
123 Cargo: Vendedor Corporativo de Repuestos
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Realizar visitas o atender telefónicamente a clientes corporativos, empresas que tienen flotas para aumentar el ingreso de ventas.
Elaborar proformas o cotizaciones de repuestos a empresas que lo deseen para
ganar licitaciones que
favorezcan las ventas de repuestos.
Máximo responsable en la
cotización o proformas de
repuestos de las empresas que lo requieren.
Tiene a su cargo la responsabilidad de vender al cliente el repuesto que requiere.
Cargo: Vendedor Externo de Repuestos
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Distribuye repuestos al por mayor y menor en base a pedidos de cliente.
Abrir mercado ofreciendo a precios de fábrica repuestos y partes de los vehículos de la marca Ford.
Tendrá bajo su responsabilidad el manejo de valores que oscila entre los $15.000.
Los errores que se podrán cometer en el puesto afectarían a la imagen de la compañía y a la pérdida de tiempo para el puesto.
Cargo: Vendedor Mostrador de Repuestos
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Revisa pedidos hot line, para
verificar la llegada del
repuestos.
Verifica y entrega los repuestos requeridos por el cliente.
Brinda una adecuada
información al cliente sobre el repuesto que está solicitando.
Tendrá bajo su responsabilidad el manejo de valores que oscila entre los US$1.500.
Los errores que se podrían cometer en el puesto afectarían a la imagen de la compañía y a la pérdida de tiempo para el puesto
124 Cargo: Analista de Inventarios
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Elabora mensualmente los inventarios de cierre de mes.
Cambia de precios reales de los repuestos.
Lleva un control efectivo en el
manejo de los repuestos
existentes en bodega, para el eficiente funcionamiento del área.
Tendrá bajo se responsabilidad el manejo de valor que oscila entre el US$ 1’000.000.
Los errores que se podrian cometer en el puesto afectarían al puesto y demás áreas de taller.
Cargo: Jefe de Bodega
FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Revisar contactos con
proveedores locales, para conocer el valor de los repuestos en el mercado y