CAPÍTULO III. DESARROLLO DE PROPUESTA
Nota 10. Gastos No Operacionales
Comprende las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con los negocios.
Resultados de la evaluación del control interno
Servicios 162.871,15 Teléfono 668,20 Gastos Impresión de documentos 893,00 Gastos Cruce Frontera 428,58 Suministros 194,72 Otros 98,82 TOTAL 165.154,47
IVA que se carga al gasto 279,52
Comisiones bancarias 74,06
Patentes y permisos 85,76
Multas e interese SRI 76,01
Depreciación activos fijos 24,10
Tulcán, 16 de Enero de 2013 Señor
GERENTE GENERAL
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “JJHOGO S.A
De mi Consideración:
Como parte de nuestra auditoría a los Estados Financieros de la compañía de Transporte Pesado “JJHOGO S.A al 31 de Diciembre de 2012, sobre los cuales emitimos nuestro dictamen de la primera sección de este informe, consideramos la estructura del control interno, a efectos de determinar nuestro procedimientos de auditoría, en la extensión requerida por la Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, aplicables en el sector privado. Bajo estas normas, el objeto de dicha evaluación fue establecer un nivel de confianza en los procedimientos de contabilidad y de control interno.
Nuestro estudio y evaluación de control interno, nos permitió además determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar una opinión sobre loes estados financieros de la compañía de Transporte Pesado “JJHOGO S.A, y no tenía por objeto detectar todas las debilidades que pudiesen existir n el control interno, pues fue realizada en base a pruebas sustantivas de los registros contables y la respectiva documentación sustentatoria. Sin embargo esta evaluación revelo ciertas condiciones reportables que puedan afectar a las operaciones de registro, proceso, resumen y los procedimientos para reportar información financiera uniforme con la afirmaciones de la compañía de Transporte Pesado “JJHOGO S.A, en los estados financieros.
Las principales condiciones reportables que se detallan a continuación, se encuentran escritas en los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Una adecuada implantación de éstas últimas permitirá mejorar las actividades administrativas y financiero contables de la compañía de Transporte Pesado “JJHOGO S.A.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la ley Orgánica de la Contraloría General de Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente Jenny chugá
CAJA BANCOS
No se mantiene un archivo físico de conciliaciones bancarias con sus respectivos reportes.
No se lleva mensualmente un archivo de las retenciones anuladas.
Las facturas pagadas no constan con el cello de cancelado.
Los egresos no constan con firmas de responsabilidad. CUENTAS POR COBRAR
Inexistencia de política por escrito.
Inexistencia de confirmaciones de saldos de las Cuentas por Cobrar. GASTOS DE OPERACIÓN
Inexistencia de roles de pagos.
No existe un registro cronológico de las operaciones que realiza la entidad tanto en el registro de ingresos como egresos.
RECOMENDACIÓN A LA CONTADORA
Es recomendable llevar un archivo físico de conciliaciones bancarias con sus respectivos respaldos.
Se recomienda archivar por aparte los documentos anulados ya que servirán de respaldo para evitar problemas a futuro.
Es recomendable que las facturas pagadas tengan las firmas de responsabilidad y poner el sello de cancelado para que no se la pueda ingresar nuevamente al sistema o dar de baja a los documentos.
Se recomienda hacer los roles de pagos para cada empleado y tener como respaldo para la compañía.
Se recomienda numerar tanto el asiento como el comprobante de ingreso y egreso para poder saber la información rápidamente y evitar problemas.
AL GERENTE
Se recomienda implementar políticas de crédito por escrito para poder que no haya ningún inconveniente de cobro por parte de la compañía.
RESULTADOS DE LOS RUBROS EXAMINADOS
Cheques anulados y los talonarios no tienen las medidas de seguridad necesarias.
Los cheques anulados y los talonarios de los cheques no se encuentran custodiados bajo las suficientes medidas de seguridad, únicamente se encuentran resguardados bajo llave en un escritorio con fácil manipulación de los mismos.
Falta de responsabilidad por parte de la contadora ya que los cheques no se encuentran en una caja fuerte.
Negligencia o descuido del contador de no mantener custodiado la chequera. Los cheques podrían ser robados por otras personas distintas a la contadora. Conclusión
Los cheques y sus talonarios al no tenerlos bajo la seguridad necesaria pueden producirse pérdida de los mismos por lo que le afectaría a la contadora ya que no tendría respaldo alguno para evitar su cobro.
Recomendación A la contadora
Mantener los talonarios de cheque custodiados en caja fuerte y designar la clave al responsable del manejo para que no exista sustracción, además es necesario tener un lugar adecuado
Las conciliaciones bancarias las elabora la misma persona que maneja la cuenta de cheques, y no cuenta con firmas de quien elabora y aprueba
Falta de un auxiliar de contabilidad o responsable de pagos ya que está existiendo duplicidad de funciones por parte de la contadora.
Falta de una auxiliar de contabilidad para que realice las respectivas conciliaciones y e vitar problemas a futuro.
El desconocimiento del gerente de que las conciliaciones bancarias las deben realizar una persona distinta al que maneja los fondos, y que a su vez esta conciliación debe ser revisada por un responsable.
Manipulación de los saldos, maquillaje e incluso la información que se presente no sea la verdadera y fiable.
No es fiable que la persona que elabora la conciliación bancaria, maneje la chequera y realice pagos; por eso es necesario contratar una auxiliar de contabilidad para que realice las conciliaciones bancarias y poseer saldos confiables.
Recomendación Al Gerente General
Debería de contratar una auxiliar de contabilidad para que realice las conciliaciones bancarias y evitar manipulación o maquillaje de los saldos y debe constar las firmas de quién elabora y autoriza su emisión.
Inexistencia de documentos que sustenten las cuentas pendientes de cada cobro.
Inexistencia de políticas de cobro es por eso que la compañía no dispone ningún tipo de documentos de respaldo que sustenten las cuentas por cobrar a socios.
Por parte de la contadora debería de implementar las políticas do cobro para poder solicitar los respectivos documentos de respaldo y tener un archivo para sustentar las cuentas de cobro. Falta de políticas de cobro para disponer de un archivo de los documento de respaldo y poder poseer un adecuado archivo.
Al no tener la documentación de respaldo se implicaría los cobros ya que la contadora no tiene ningún tipo de respaldos para sustentar las Cuentas por Cobrar a socios.
Por falta de políticas internas en las Cuentas por Cobrar no existe un archivo de los documentos soporte de los socios que adeudan a la compañía.
Recomendación A la Contadora
Debe implementar políticas de cobro para que pueda solicitar la documentación para conceder el crédito a los socios y tener un archivo para que pueda realizar dichos cobros.
Inexistencia de roles de pagos para los empleados.
Inexistencia de un formato de rol de pagos es por eso que la compañía no dispone de ningún respaldo de a ver cancelado los sueldos a los socios.
Falta de negligencia a la contadora ya que no realiza los respectivos roles de pagos.
Falta de un formato para realizar los roles de pagos en la que describan tanto sus egresos como ingresos de cada empleado.
La compañía no dispone de ningún documento de respaldo de a ver cancelado los sueldos a los empleados.
Conclusión
En la compañía no hay un formato de rol de pagos en la que pueda sustentar el pago a los empleados
Recomendación A la Contadora
Diseñar un formato para que pueda tener un respaldo de que en verdad está pagando el sueldo y evitar los problemas a futuro ya que viene hacer un inconveniente para la compañía.
3.3 Conclusiones parciales del capítulo
En el presente capítulo se analizó y preparó el informe final de la auditoría aplicada a la Compañía de Transporte Pesado “JJHOGO S.A.”, lo que permitió determinar los hallazgos de auditoría, de los cuales se realizó el comentario, conclusión y recomendación de cada uno, observaciones que ayude a la administración a mejorar y realizar cambios.
La auditoría es un proceso que el auditor debe mantener, respaldar y presentar el informe que conlleve a determinar las falencias en determinadas áreas o cuentas, en la presente investigación en la administración de los recursos económicos y materiales.
La aplicación de la Auditoría Financiera a la Compañía de Transporte Pesado “JJHOGO S.A.”, sirvió para aplicar los conocimientos recibidos en clase durante el período de estudio, además que ayuda a elevar el nivel profesional para un mejor desenvolvimiento de quién lo realiza.
CONCLUSIONES GENERALES
Mediante la investigación bibliográfica se pudo fundamentar la teoría sobre el proceso contable que debe seguir una auditoría financiera, siendo primordial, ya que conociendo sus bases se alcanzó aplicar la ejecución sin problemas, la teoría fue sustentada con libros sobre auditoría financiera.
Para establecer la situación actual en la que se encontraba la Compañía de Transporte Pesado “JJHOGO S.A.” se realizó una encuesta dirigida a los asociados sobre el procesos financiero, así como el control que realizan sobre ellos, con el fin de planificar el programa de auditoría a desarrollar.
En el capítulo II, se realizó la sustentación de la investigación efectuada en el desarrollo del trabajo de tesis, la investigación de campo fue importante, ya que se conoció las debilidades que tiene la institución y a donde se dirigió la auditoría, la investigación descriptiva permite desarrollar y describir como suceden las cosas, los métodos teóricos tales como el histórico lógico, analítico-sintético, inductivo- deductivo y sistémico, con el propósito de respaldar la información presentada.
Mediante el proceso de auditoría que se realizó en la investigación, se pudo determinar el nivel de confianza y riesgo que tiene la compañía en la parte financiera así como el servicio que brindan a los asociados; resultados presentados en el informe final de auditoría con los respectivos respaldos para la comunicación de resultados a los socios.
RECOMENDACIONES
Es muy importante que se realce una revisión de los estados financieros con sus debidos respaldos y verificar si son elaborados de acuerdo a las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.
Se recomienda adquirir un nuevo sistema de contabilidad para que se pueda realizar todo el movimiento financiero de la compañía y así evitar problemas a futuro.
Realizar auditorías financieras, en el que conste todo el proceso para determinar los problemas que tiene la institución a la que se ejecute la auditoría, con el propósito de mejorar el control interno financiero que mantiene actualmente y brindar posibles soluciones que ayuden al crecimiento institucional y el bienestar de quienes la conforman.
BIBLIOGRAFÍA
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ANEXO No. 2 CUESTIONARIO DE ENCUESTA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA ENCUESTA
Encuesta Dirigida a: SOCIOS
OBJETIVO: Oobtener información sobre el proceso contable y financiero de La Compañía Transportadora De Carga Pesada “JJHOGO S.A.” de la ciudad de la ciudad de Tulcán. INSTRUCCIONES: La presente encuesta es de carácter anónimo, sírvase marcar con una X en el casillero que crea conveniente.
1.- ¿Alguna vez se ha realizado una auditoría financiera en la compañía?
SI NO
DESCONOCE
PORQUE……….
2.- ¿Considera que la aplicación de una Auditoria Financiera permitirá mejorar información financiera de la compañía?
SI NO
3.- ¿Se realiza Control Financiero en la compañía? SI
DESCONOCE
PORQUE……….
4.-¿Los estados financieros son elaborados en base a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados?
SI NO
DESCONOCE
5.- Dentro de la Compañía se realiza arqueo de Caja? SI
NO
DESCONOCE
6.- ¿Con que frecuencia se realizan los Estados Financieros? MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
7.- ¿Conoce Ud. La situación Financiera de la compañía? SI
NO
8.- ¿La compañía cuenta con un Sistema de Información Contable acorde con las necesidades de la misma?
SI NO
9.- Existen políticas y procedimientos que aseguren que las transacciones administrativas y financieras se ejecuten de acuerdo a la normatividad contable?
SI NO
10.- ¿Se dispone de información de las líneas de crédito de los proveedores? SI
NO
PORQUE………. 11.- ¿Existen políticas de financiamiento?
SI NO
12.- ¿Los clientes cancelan oportunamente sus facturas? SI
NO
13.- ¿El gerente, dispone de la suficiente información Financiera para la toma de decisiones? SI
NO
14.- ¿La documentación registrada está debidamente respaldada y organizada para cumplimiento del proceso contable financiero?
SI NO
PORQUE………. 15.- ¿Dentro de la compañía se encuentra bien definidas las funciones? SI
NO
16.- ¿Existe coordinación entre los socios en cuanto a las actividades realizadas? SI
NO
POCAS VECES
ANEXO No. 3 FICHAS DE OBSERVACIÓN A LAS INSTALACIONES Y PERSONAL QUE TRABAJA EN LACOMPAÑÍA TRANSPORTADORA DE CARGA PESADA “JJHOGO S.A.”
INSTITUCIÓN: COMPAÑÍA TRANSPORTADORA DE CARGA PESADA “JJHOGO S.A.”
FICHA No.001
DEPARTAMENTO:INSTALACIONES
RESPONSABLE:JENNY CHUGÁ FECHA
09-04-2013
HORA
15:00
OBSERVACIONES
La Compañía, tiene sus propias instalaciones cuenta con un edificio de una planta, se encuentra ubicada en la avenida Río Napo y Putumayo Esquina; dentro de ellas están las oficinas que atienden a los asociados y el público en general, así como un salón para reuniones.
Se distribuye de la siguiente manera, Presidencia, Gerencia, Secretaría, Sala de Sesiones, Contabilidad.
INSTITUCIÓN: COMPAÑÍA TRANSPORTADORA DE CARGA PESADA “JJHOGO S.A.”
FICHA No.002
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD
RESPONSABLE: JENNY CHUGÁ FECHA
09-04-2013
HORA
15:00
OBSERVACIONES
Este departamento se encuentra dirigido por Sta. Lourdes Villota contadora de la compañía quién se encarga de manipular todo lo referente a transacciones por actividades realizadas por el representante legal, pero quién realiza sus labores fuera de las instalaciones de la institución. Finalmente cuenta con un abogado que representa judicialmente a la cooperativa y vende sus servicios profesionales cuando lo soliciten asesorías jurídicas.
ANEXO No. 4
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA A LA
COMPAÑÍA TRANSPORTADORA DE CARGA PESADA “JJHOGO
S.A.”, DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
Fase 1 diagnostico general
Foda de la institución. FORTALEZAS Instalaciones físicas, propias, ubicación estratégica. Capacidad de reacción al mercado. Mantenimiento y disponibilidad de vehículos. Información personalizada del servicio. Garantía de servicios. Cobertura amplia de seguros. Descuento en el servicio DEBILIDADES No existen auditorías para control. Poca capacidad de la empresa para tener sus propios camiones. Falta de recursos económicos (Para ampliar el número de camiones). No se utiliza ningún medio de publicidad.
AMENAZAS
Incertidumbre en las políticas fiscales.
Inseguridad
(delincuencia) que vive el país.
Los usuarios de este servicio pueden adquirir transporte propio. Crisis Económicas. Leyes de transporte. Tendencias desfavorables en el mercado. OPORTUNIDADES La competencia en su mayoría está conformada por
empresas sin
reconocimiento.
El mercado busca precios más bajos.
Existe gran nivel de comercialización en todo país.
Necesidad de utilización del servicio.
El país se ha estabilizado en lo referente a los cambios constantes de presidentes.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “JJHOGO S.A.” AUDITORÍA FINANCIERA
HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Del 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre del 2012
Fecha de Inicio: 10 de Mayo del 2013 Fecha de Terminación: 16 de Junio del 2013
Elaborado por: JCH Revisado por: IPC
Fecha: 03/02/2013 Fecha: 06/02/2013
NOMBRE CARGO SIGLAS TRABAJO A DESARROLLAR
Ing. Paola Carrera
Supervisor IPC Revisar el desarrollo de la auditoría financiera y el informe de la misma.
Jenny Chugá Auditor Junior
JCH REALIZAR:
El programa de auditoría a aplicarse en la empresa; detallando actividades a desarrollar.
La elaboración de cuestionarios de control interno y encuestas.
La aplicación de encuestas a los asociados y empleados de la compañía.
El análisis e interpretación de resultados obtenidos en la encuesta.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “JJHOGO S.A.” AUDITORÍA FINANCIERA
INDICE DE PAPELES DE TRABAJO Del 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre del 2012
Fecha de Inicio: 10 de Mayo del 2013 Fecha de Terminación: 16 de Junio del 2013
O.T = N.I.T = V.P = R.L = P.P = Orden de Trabajo
Notificación de Inicio de Labores Visita Previa
Reglamentos y Leyes Planificación Preliminar
C.C.I = Cuestionario de Control Interno
R.E.C.C.I = Resultados de Evaluación del Cuestionario de Control Interno
O.E.I.R = Oficios Enviados para Información de Respaldo O.R.I.S = Oficios de Respuestas a Información Solicitada I.A =
P.E =
Informe de auditoría Planificación Específica
Elaborado por: JCH Revisado por: IPC
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “JJHOGO S.A.” AUDITORÍA FINANCIERA
MARCAS DE AUDITORÍA
Del 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre del 2012
Fecha de Inicio: 10 de Mayo del 2013 Fecha de Terminación: 16 de Junio del 2013
PRIMERA FASE
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Elaborado por: JCH Revisado por: IPCAnexo N° 5 A FASE 1: PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “JJHOGO S.A.” AUDITORÍA FINANCIERA
Del 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre del 2012 PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y el desarrollo de sus actividades.
Identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría
PROCEDIMIENTO REF. P/T FECHA OBSERVACIONES
1.- PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PP.1
2.- Obtener información sobre la misión y visión de la
institución. PP.2
3.- Solicite los objetivos generales y específicos que rigen a
la institución. PP.3
4.- Obtener información de los antecedentes de la
institución. PP.4 5.- Efectuar la visita previa a la Compañía transportadora
de carga pesada JHOGOS SA. y emitir el correspondiente informe.
PP.5
6.- Revisar la reglamentación interna y demás leyes que
rigen a la institución
PP.6
7.- Solicitar los Estados Financieros PP.7
Ref.:
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “JJHOGO S.A.” AUDITORÍA FINANCIERA
Del 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre del 2012 MISIÓN Y VISIÓN DE LA INSTITUCIÓN
Ref.:
PP 2 1/1
VISIÓN
Posesionarnos dentro del mercado nacional e internacional como una empresa de Transporte sólida que brinde un servicio integral en servicio al cliente en lo que respecta al sistema administrativo, operativo y logístico. MISIÓN
Trabajar con eficiencia dentro de la rama del transporte prestando un servicio de calidad, ágil y oportuno cubriendo las necesidades que el cliente requiere, brindando nuestro servicio de transporte de mercadería por carretera por todos los rincones del Ecuador y la Comunidad Andina.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “JJHOGO S.A.” AUDITORÍA FINANCIERA
Del 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre del 2012