Gestió de riscos

1) RISC-02: Desviació en la planificació en el temps a) Aspectes a considerar

i) Perquè el risc és important: provocaria retards en el desenvolupament, implementació i posta en producció del producte i, en conseqüència, la consecució dels objectius del present projecte.

ii) Quina informació es necessita per seguir l’estat del risc: documents de l’estat de desenvolupament de les tasques del projecte.

iii) Qui és el responsable de realitzar les activitats de control del riscos: el responsable és el cap del projecte. iv) Quins recursos són necessaris per realitzar les activitats de control del risc: per realitzar un adequat control

del risc es necessitarà dedicació exclusiva a les tasques del projecte per part del cap de projecte, així com personal amb formació administrativa per a la realització de les tasques rutinàries d’elaboració de documentació.

b) Pla d’acció

i) Revisió setmanal de l’estat de desenvolupament de les tasques del projecte, avanços en aquestes i desviacions respecte de la planificació del projecte.

ii) Elaboració de gràfics de desviació setmanals respecte de la desviació de la planificació del projecte, així com també de l’avanç en cada una de les tasques planificades incloses dins el projecte.

iii) Manteniment de les agendes particulars i compartides del cap de projecte i resta de personal afectat (grups de treball, responsables de l’Adminstració, informàtics, etc.), actualitzant les tasques diàries a desenvolupar i incorporant a aquestes les modificacions provocades per les desviacions en el terminis preestablerts.

c) Pla de contingència

i) Disparador: desviacions excessives (més d’una setmana) en la planificació del projecte. (1) Augment de l’horari de treball del cap de projecte, incloent caps de setmana i/o festius. (2) Assignació del personal necessari a requeriment del cap de projecte.

2) RISC-06: Inexperiència de l’equip tècnic en la implementació i posta en producció del projecte a) Aspectes a considerar

i) Perquè el risc és important: podria alterar la qualitat dels objectius finals del projecte, provocaria retards en el desenvolupament, implementació i posta en producció del producte.

ii) Quina informació es necessita per seguir l’estat del risc:

(1) Documents de l’estat de desenvolupament de les tasques individuals on s’especifiquin les tasques realitzades, dificultats presentades i, si aquestes foren solucionades amb èxit, com foren solucionades. (2) Quadern d’informes d’error i solucions.

iii) Qui és el responsable de realitzar les activitats de control del riscos: el responsable és el cap del projecte i els integrants del departament de Noves Tecnologies.

b) Quins recursos són necessaris per realitzar les activitats de control del risc: per realitzar un adequat control del risc es necessitarà personal capacitat per a la validació de les funcions des d’un punt de vista tècnic. Aquest personal haurà de tenir coneixements amplis respecte del producte implementat amb el present projecte, així com un mínims coneixements respecte de l’organització i funcions de l’Administració Local.

c) Pla d’acció

i) Disposició d’un entorn pre producció pel personal tècnic amb les mateixes característiques i funcionalitats de l’entorn que finalment es posarà en producció, per a possibilitat la validació, prova i investigació del producte.

ii) Realització de formació avançada sobre el gestor d’Expedients, destinada als integrants del departament de Noves Tecnologies.

iii) Reunions setmanals entre el cap de projecte i els integrants del departament de Noves Tecnologies.

d) Pla de contingència

Pàgina 54 de 117 

(1) Contractació de serveis de suport i implantació a l’empresa propietària del producte a implementar (gestor d’Expedients).

3) RISC-07: Dificultat de comunicació entre membres dels grups de treball a) Aspectes a considerar

i) Perquè el risc és important: la dificultat en la comunicació provoca la falta de comprensió dels actors tant informàtics com usuaris finals de l’aplicació. Aquest fet du implícit la creació d’un ambient de treball amb alta tensió i inseguretat, ja que no es compta amb llenguatges de comunicació comuns entre els afectats, a més de crear-se un clima de competència per tal de fer prevaler l’opinió professional que cada membre assumeix.

ii) Quina informació es necessita per seguir l’estat del risc: presentació d’informes periòdics dels grups de treball respecte de l’avanç de les tasques que tenen assignades, on els membres del grup treballin de forma conjunta en l’elaboració dels esmentats informes.

iii) Qui és el responsable de realitzar les activitats de control del riscos: el responsable és el cap del projecte i els responsables de l’Administració.

iv) Quins recursos són necessaris per realitzar les activitats de control del risc: per realitzar un adequat control del risc es necessitarà una metodologia que abasti informes periòdics d’estats de situació de les tasques dels grups de treball.

b) Pla d’acció

i) Realització de tallers i activitats integradores.

ii) Reunions setmanals entre els membres dels grups de treball i els responsables de l’Administració on s’expressin les diferències de criteris.

c) Pla de contingència

i) Disparador: problemes laborals entre els membres dels equips de treball, deficiències en la qualitat de la implantació del producte a les fases on les activitats siguin multidisciplinàries.

(1) Eliminar del grups de treball els membres que no demostrin una predisposició al treball en grup i multidisciplinari.

(2) Incorporar nous membres en el grup de treball capacitats per la validació des del punt de vista organitzatiu i administratiu de l’Administració Local.

4) RISC-08: Desconeixement o poc coneixement per part dels usuaris finals en la utilització de les eines posades en producció

a) Aspectes a considerar

i) Perquè el risc és important: provocaria deficiències en els serveis oferts als ciutadans, retards en els terminis establerts per a la resolució dels expedients de l’Ajuntament i mala imatge de l’Administració Local enfront al ciutadà.

ii) Quina informació es necessita per seguir l’estat del risc: informes sobre els terminis de resolució dels expedients, control de qualitat dels serveis oferts per l’Ajuntament i enquestes als ciutadans sobre aquests serveis.

iii) Qui és el responsable de realitzar les activitats de control del riscos: els responsables de l’Administració. iv) Quins recursos són necessaris per realitzar les activitats de control del risc: per realitzar un adequat control

del risc es necessitarà personal administratiu amb formació adequada per a la realització d’estudis i infomes sobre els terminis de resolució dels expedients de l’Ajuntament. En cas d’haver de realitzar-se enquestes als ciutadans, serà necessària la contractació de personal extern a l’Administració i especialitzat en la matèria per a la realització d’aquestes.

b) Pla d’acció

i) Posar a disposició del personal afectat pel projecte, d’un entorn amb les mateixes característiques i funcionalitats de l’entorn que finalment es posarà en producció, per a possibilitar la realització de proves i investigació del producte.

ii) Realització de cursos de formació a nivell bàsic i mitjà sobre el gestor d’Expedients.

iii) Controls de qualitat sobre els serveis oferts per l’Administració i afectats pel desenvolupament del present projecte.

i) Disparador: queixes reiterades dels ciutadans sobre els serveis oferts per l’Administració o detecció de retards en la resolució dels expedients afectats per la posta en producció del gestor d’Expedients.

(1) Assignació de personal qualificat als serveis afectats per a la posta al dia de les tasques a realitzar. (2) Suport personalitzat als usuaris encarregats de les tasques adherides als serveis afectats, per tal de

millorar la seva productivitat.

(3) Substitució del personal que no demostrin una predisposició al treball i una motivació enfront al present projecte.