Gestión Documental

“La gestión documental se representa en los documentos que maneja la organización estos son una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción gráfica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fijar y espacio para información variable.

Debido al gran volumen de información que existe en toda organización, se hace imprescindible contar con un medio de centralización y protección de los archivos, tanto en medio físico como electrónico. Una vez que se organiza y almacena la información, se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización. Mediante la búsqueda a través de los índices, fecha de creación y la posibilidad de recurrir a los caracteres comodín para realizar búsquedas parciales, se pueden mostrar todos aquellos documentos que cumplen el criterio de búsqueda, independientemente de donde estén almacenados.

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Una vez localizado un documento, será posible navegar por todas sus páginas, imprimirlas, reordenarlas, copiarlas o moverlas a otro documento, mandarlas por e-mail, exportarlas a otro formato o borrarlas. En resumen, la importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios o venta de productos eficaces.”. (Fincowsky, 2009, pág. 78)

Según, Zapata Cárdenas (2005) “Un sistema con este diseño posibilitará que cualquier acción de la administración, que necesariamente derive en un documento, se pueda vincular, a través de las relaciones orgánico-administrativas y funcionales que existen en el giro normal de los negocios (asuntos) de una organización, con un registro ubicado en una base de datos. Esto tiene como finalidad el acceso a la información n de manera rápida y con un alto grado de precisión, para que pueda compartirse entre todos los miembros de la institución u organización, resguardando así la memoria institucional y aumentando su eficacia”

La gestión documental es importante dentro de una empresa por lo que se genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información. Debido a ello, el proceso de los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogeneizar y racionalizar el trabajo ya que si no existiere una adecuada organización documental se podría propiciar el entorpecimiento y/o retraso de las actividades, con la consecuente elevación de costos administrativos y materiales.

1.2.3.4.1. Objetivo de la gestión documental.

“El objetivo de la gestión documental es servir de vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencilla, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en una fuente de consulta para efectos legales y/o administrativos”. (Fincowsky, 2009, pág. 80)

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ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los documentos, “Esta norma específica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión para los documentos con el fin de apoyar a una organización en el logro de su misión, estrategia y objetivos. Se dirige a la elaboración y aplicación de una política, relacionada con los objetivos de los documentos. También, proporciona información sobre la medición y el seguimiento de los resultados.”

Según el criterio del autor el objetivo de la gestión documental es ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación en el manejo de los documentos que se manejen en la empresa los cuales siempre se encuentren disponibles en caso de su solicitud de manera rápida y sencilla. De la misma forma su objetivo es garantizar la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas de esta forma se garantiza el correcto manejo de la información interna de la empresa.

1.2.3.4.2. Importancia de las formas impresas.

“Radica en la forma eficaz de llevar las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:

 Su contenido.

 La cantidad que de ellas se utiliza.

 El costo que representan.

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 Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.” (Fincowsky, 2009, pág. 79).

“Las formas impresas son importantes ya que da un control sistemático y corporativo de los documentos, tanto digitales como físicos, que indiscutiblemente ayudan a tomar decisiones presentes y futuras para asegurar la no desviación de los objetivos del negocio, tales como:

a) Roles y responsabilidades definidos.

Dentro de la creación, registro, acceso, disposición y conservación de los documentos deben existir roles muy bien definidos que identifiquen la responsabilidad de todos los que intervienen en el proceso documental para así poder optimizar el trabajo dentro de la propia organización e identificar los posibles filtros de información.

b) Procesos sistemáticos.

Procesos documentales que tienen una o varias tareas que forman un conjunto de procedimientos que tienen como objetivo específico a cumplir generalmente deben estar enfocados para cumplir con la misión y visión de la organización.

c) Mediación y evaluación.

No existe control sin medir lo que está sucediendo y hacer un análisis y evaluación de los resultados, estas dos actividades son fundamentales para cumplir con los indicadores de gestión.

d) Revisión y mejora.

Todo proceso de calidad está enmarcado en una revisión continua del proceso y de los resultados, siempre enfocados a una mejora continua para la propia salud y crecimiento de la organización.” ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos.

Es importante que las formas impresas que se utilicen dentro de la empresa ya que de ello servirá para la administración correcta del flujo de documentos de todo tipo, permite la

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recuperación de información, determina el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminarse los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos.