Q x P = Valor de los productos almacenados Tc= Tasa de seguros del material almacenado
LA GESTIÓN DE STOCK PARA DEMANDA INDEPENDIENTE Y DEMANDA DEPENDIENTE.
Los inventarios deben manejarse de forma distinta si son para:
Demanda independiente: influencia por las condiciones de mercado.
Demanda dependiente: originada por la elaboración de productos “maestros”.
Vollmann menciona que por las decisiones tomadas en la gestión de stock se forma el inventario cuando se produce antes de que haya demanda. Sin embargo, la empresa también invierte en inventario dependiendo en gran medida de las decisiones que se toman en otras áreas, en especial las de mercadeo y ventas. Por ejemplo, la mejora en la exactitud de los pronósticos de ventas puede reducir los requerimientos de inventario, en tanto que la inversión en éste aumenta cuando se
fijan los objetivos más altos para el servicio a clientes. De manera similar, la decisión estratégica de ofrecer “apoyo posterior a las ventas” a lo largo del ciclo de vida del producto puede incrementar la inversión en el inventario de refacciones.
Las decisiones estratégicas en finanzas y contabilidad también pueden influir mucho en la administración de los inventarios. Por ejemplo, los cambios en el costo de los fondos en los mercados de dinero, así como la mejora en los sistemas de control y estimación de costos, pueden tener un impacto obvio sobre la gestión de los stocks. Cada vez se reconoce más el efecto que tienen sobre el inventario las decisiones estratégicas de fabricación. Como ejemplo, al cambiar la producción en línea a una producción por lotes debido a menores volúmenes de productos y una mayor variedad de los mismos, se puede generar un aumento considerable en la inversión del inventario de trabajo en proceso. De manera parecida, un programa para reducir los tiempos de cambios en los equipos puede reducir notablemente la inversión en inventario.
El hecho de que dicha inversión esté determinada por decisiones estratégicas y operativas en muchas funciones diferentes dentro de una empresa, significa que es importante conocer bien alguno de los aspectos fundamentales de la administración de inventarios. Los artículos de inventario con demanda independiente incluyen a los terminados (en la fábrica o en los almacenes en campo), los inventarios de refacciones, los suministros de oficinas y fábricas y los materiales para mantenimiento.
La inversión en inventarios por lo común representa uno de los usos únicos más grandes de capital en un negocio, y con frecuencia corresponde a más del 25% de los activos totales. A continuación distinguiremos entre los inventarios con demanda independiente y con demanda dependiente. También tocaremos algunos temas como los diferentes tipos de inventarios (en tránsito, del ciclo, de seguridad y existencias de anticipación)
LECCIÓN 27:
LA GESTIÓN DE STOCK PARA DEMANDA INDEPENDIENTE Y DEMANDA DEPENDIENTE.
Artículos con demanda independiente en comparación con los que tienen demanda dependiente.
Dice Vollmann que la demanda de los artículos que están contenidos en
este tipo de inventarios (como se encuentran los almacenes de campo de la siguiente figura) depende principalmente de factores externos a las decisiones de la empresa. Estos factores inducen una variación aleatoria en la demanda de dichos artículos, cuyos pronósticos resultantes son, por lo general, proyecciones de los patrones de demanda histórica. Tales pronósticos estiman la tasa de consumo promedio y el patrón de variación aleatoria.
La demanda de los artículos en los inventarios de producción de la figura
17 (por ejemplo, las materias primas y los artículos componentes) depende directamente de factores internos que están dentro del control de la empresa, como el programa maestro de producción (PMP); es decir, la demanda de materias primas y artículos componentes es derivada, que se puede calcular con exactitud una vez que se tiene el PMP. Por ejemplo, si el PMP requiere 4 automóviles rojos, se necesitan 16 ruedas, más 4 ruedas de refacción. Por tanto, la demanda que proviene directamente de clientes internos o externos se denomina demanda independiente, y aquella que se deriva de políticas de la gestión de stock se conoce como demanda dependiente.
La figura 13 (adaptada de Vollmann) muestra otros ejemplos de inventarios con demanda independiente. Los artículos que están sujetos a un uso aleatorio, como las refacciones para el equipo de producción, los suministros para oficinas o para producción que se utilizan para apoyar el proceso, tienen una demanda independiente. Las técnicas que se describen en esta lección puede calcularse a partir del programa de producción u otro programa directo de la gerencia.
Funciones del inventario.
Una inversión en un inventario permite desacoplar operaciones sucesivas o anticipar cambios en la demanda. El inventario también permite producir mercancías a cierta distancia del consumidor real. En esta lección se describen cuatro tipos de inventarios que desempeñan éstas funciones.
Las existencias en tránsito dependen del tiempo de transporte de mercancías de un lugar a otro. Estos inventarios (junto con los de los centros de distribución, almacenes en campo, y ubicaciones de los clientes) también se denominan inventarios de tubería. La gerencia puede influir en la magnitud de las existencias en tránsito al modificar el diseño del sistema de distribución. Por ejemplo, el inventario en tránsito entre el proveedor de materias primas y la fábrica puede reducirse al cambiar (1) el método de transportación (por ejemplo, de flete de ferrocarril a avión) o (2) a un proveedor que esté más cercano a la fábrica para reducir el tiempo de tránsito. Sin embargo, estas decisiones significan compromisos entre costo y servicio, que necesitan considerarse con cuidado. Por ejemplo, el embarque de materias primas mediante el flete aéreo en vez de ferrocarril puede reducir a la mitad el tiempo en tránsito, pero aumentaría el costo unitario debido a mayores costos de transportación. Por tanto, las consecuencias de un cambio de proveedores o modos de transporte deben ponderarse contra la inversión de más (o menos) inventario.
Hay existencias de ciclo cuando se hacen pedidos en cantidades mayores que las necesarias para satisfacer los requerimientos inmediatos. Por
ejemplo, un almacén podría vender por semana dos unidades de un artículo final determinado. Sin embargo, debido a las economías de escala con cantidades de embarque mayores, podría elegir el pedido de un lote de ocho unidades una vez al mes. Al invertir en existencias de ciclo se satisfacen muchos períodos de demanda, en vez de la necesidad inmediata, y mantener bajos los costos de embarque.
Las existencias de seguridad proporcionan una protección ante las irregularidades o incertidumbres en la oferta o demanda de un artículo, es decir, cuando esta última es superior al pronóstico o cuando el tiempo de reabastecimiento es mayor que el anticipado. Asimismo, aseguran que la demanda del cliente pueda satisfacer en forma inmediata, y que éste no tendrá que esperar mientras sus pedidos se retrasen. Por ejemplo, una parte del inventario que se mantiene en los centros de distribución podría ser de existencias de seguridad. Supóngase que la demanda promedio de un producto dado en un centro de distribución es de 100 unidades a la semana, con un tiempo de entrega de reabastecimiento de una semana, y que la demanda máxima durante el mismo período puede ser hasta de 150 unidades, con tiempos de entrega de reabastecimiento de hasta dos semanas. Para garantizar que se cubran los máximos requerimientos de demanda en esta situación, se tendría que crear una existencia de seguridad de 100 unidades.
Una cuestión gerencial importante se refiere a la cantidad en inventario de seguridad que se necesita en realidad; es decir, ¿qué tanta protección es deseable? Esta pregunta representa un compromiso de inventario- inversión entre la protección ante las incertidumbres de oferta y demanda y los costos de invertir en existencias de seguridad.
Las existencias de anticipación se requieren para los productos con patrones estacionales de demanda y oferta uniforme. Un ejemplo nos lo brinda Vollmann, al decir que los fabricantes de juguetes para niños, acondicionadores de aire y calendarios, enfrentan condiciones de demanda pico cuando las instalaciones de producción son capaces con
frecuencia de cubrir en temporada dicha demanda. En consecuencia, se crean por adelantado existencias de anticipación y éstas se consumen durante los periodos que se presenta tal demanda elevada. Aquí también deben considerarse las ventajas y desventajas. Una inversión en capacidad de planta adicional podría reducir la necesidad de existencias de anticipación.
LECCIÓN 28:
LA GESTIÓN DE STOCK PARA DEMANDA INDEPENDIENTE Y DEMANDA DEPENDIENTE.
Cuestiones Gerenciales.
A continuación exponemos tres cuestiones que afectan la administración de los inventarios con demanda independiente: la toma de decisiones rutinarias sobre inventarios, la determinación del rendimiento del sistema de los mismos, y el momento de su aplicación, y que han sido extraídas de Vollmann.
Decisiones rutinarias sobre inventarios.
Básicamente, sólo se necesitan tomar dos decisiones en la administración de los inventarios con demanda independiente.: cuánto pedir (tamaño) y cuándo hacerlo (momento). Estas dos decisiones se toman de manera rutinaria con cualquiera de las cuatro reglas de decisión para el control de inventarios en la figura 18. Éstas comprenden la colocación de pedidos ya sea por cantidades fijas o variables, con un tiempo fijo o variable entre los pedidos. Por ejemplo, bajo la regla de punto (Q, R) de reorden, se coloca un pedido por una cantidad fija (Q) siempre que el nivel de existencias llegue a un punto de reorden (R). De manera similar, bajo la regla de S, T, se coloca un pedido una vez cada T períodos por
una cantidad igual a la diferencia entre el saldo de existencias actual y un nivel deseado de inventario (S) al recibir la orden de reabastecimiento.
El uso eficaz de cualquiera de estas reglas de decisión implica determinar correctamente los valores de los parámetros de la regla de decisión (por ejemplo, Q, R, S y T).
Figura 14. Reglas de decisión sobre inventarios.
Cantidad de la orden
Frecuencia de las órdenes Fija (Q) Variable (S)
Variable (R) Q, R S, R Fija (S) Q, T S, T Q= ordenar una cantidad fija (Q) S= Ordenar hasta una cantidad fija de inventario inicial esperado (S). R= Colocar una orden cuando el balance del inventario desciende hasta (R). T= Colocar una orden cada (T) períodos. FUENTE: tomado de Vollmann, página 126.
Determinación del desempeño del sistema de inventarios.
Un aspecto gerencial clave en determinar el desempeño del sistema de control de inventarios. Ya se mencionó qué tan grande puede ser la inversión en el inventario. El tamaño de dicha inversión es una medida visible del desempeño. Debido a esto, algunos gerentes sólo especifican metas de reducción de inventario como una medida del desempeño. Sin embargo, esto es demasiado simplista; no refleja los compromisos entre la inversión en el inventario y otros beneficios o actividades en la empresa.
Una medida común del desempeño del inventario, la rotación del inventario, relaciona los niveles de éste con el volumen de ventas del producto. La rotación del inventario se calcula como el volumen de ventas anual entre la inversión promedio en el mismo. Así, un producto con un volumen de ventas anual de $200,000 y una inversión promedio en inventario de $50,000, tiene una rotación de inventario igual a 4. Es decir, éste se reemplazó (tuvo una rotación) cuatro veces durante el año.
La rotación se utiliza con frecuencia para comparar el desempeño de una empresa particular con el de otras del mismo ramo, o para monitorear los efectos de un cambio en las reglas de decisión sobre el inventario. Una alta rotación de éste sugiere una elevada tasa de rendimiento sobre la inversión en
inventarios. No obstante, aunque relaciona el nivel de éstos con la actividad de ventas, no refleja los beneficios de tener uno.
Para aprovechar un beneficio importante del inventario, algunas empresas emplean el servicio a clientes para evaluar el desempeño de su sistema de inventarios. Una medida común de servicio a clientes es la tasa de cobertura (el porcentaje de unidades disponibles de inmediato cuando los clientes las solicitan). Así, una tasa de cobertura de 98% significa que sólo un 2% de las unidades no estuvieron disponibles cuando el cliente las solicitó. Una tasa de cobertura de 98% es aceptable, no así el 2% de clientes insatisfechos. Además, puede representar un servicio más pobre que el que ofrecen los competidores. Algunas empresas utilizan ahora una medida de insatisfacción para mejorar continuamente el servicio al cliente.
Se pueden emplear otras medidas de servicio a clientes relacionados con el inventario, pero todas tratan de formalizar los compromisos entre los costos y los beneficios. Entre las alternativas se tienen el porcentaje de artículos diferentes solicitados que estuvieron disponibles; el número de veces que se tuvieron faltantes durante un período, el tiempo transcurrido antes de contar con el artículo, y el porcentaje de clientes perjudicados por falta de las existencias. Las medidas correctas dependen de las razones para tener inventario, es decir, la importancia del artículo, la naturaleza del negocio y la estrategia competitiva de la empresa.
Momento de la aplicación.
Después de las reglas de decisión y las medidas de desempeño apropiadas, la tarea crítica de la gerencia consiste en mejorar el desempeño del inventario. La aplicación oportuna de algunos cambios es importante. Los procedimientos informales pueden ser bastante eficaces para el manejo de los inventarios en un almacén a pequeña escala, pero a medida que aumentan el número de productos y los volúmenes de ventas, se necesitan métodos más formales para el control de inventarios a fin de asegurar un crecimiento continuo. Hacer mejoras adicionales puede justificarse a medida que crece el negocio y evoluciona la tecnología de la administración de inventarios.
Algunos conceptos acerca de los inventarios exigen nuevas actitudes mentales, como distinguir entre una demanda dependiente y una independiente. Otros conceptos requieren nuevos objetivos organizacionales, y cambios de funciones en toda la empresa. Estos dos aspectos deben considerarse de manera explícita al determinar el momento de la implantación. Una advertencia final para la puesta en práctica, en especial para sistemas de cómputo altamente automatizados, es que en primer lugar los sistemas básicos deben estar instalados. Si la exactitud de los inventarios es deficiente, la computarización sólo ayuda a cometer errores a la velocidad de la luz. Si el almacén hoy en día funciona con base en un conocimiento informal, o si los vendedores retienen algún inventario para “sus clientes”, en un sistema formal no es de ayuda. Las disciplinas y los conocimientos básicos deben haberse instalado antes de que se desarrollen reglas formales de decisión.
LECCIÓN 29:
EL MÉTODO ABC EN LA GESTIÓN DE STOCK.
Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.
El análisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión. Algunos recordarán esta conversión con el nombre de “Análisis de Pareto”.
Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos B, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos C de este grupo y por último los artículos C, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios. Este sistema permite administrar la inversión en 3 categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos A, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a
través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente.
Clasificación ABC, donde los productos no tienen la misma importancia:
Productos A : pocos productos (ex. 15%) pero que tienen un alto nivel de uso o un alto costo y que representan el 80% del valor total de uso del inventario.
Productos B : número de productos (ex. 25%) que representan en total el 15% del valor total de uso de inventario.
Productos C : gran cantidad de productos (ex. 60%) con un poco uso individual o un bajo valor que representan solamente el 5% del uso total de inventario.
La siguiente tabla del Análisis ABC muestra la importancia relativa de los productos en inventario.
Clase de producto % del producto % del valor
Clase A 15% 80%
Clase B 25% 15%
Clase C 60% 5%
Gráficamente, se representa de la siguiente forma:
ABC y esfuerzos de control de inventario.
A continuación se presentan algunos esfuerzos de control de inventario que se realizan con los productos A, B y C.
Productos A
o Gestión muy cuidadosa y efectiva
o Estimaciones adecuadas sobre uso futuro
Productos B
o Esfuerzo de rutina en previsión de la demanda
Productos C
o Poco esfuerzo en predicción de la demanda
o Sin embargo, ser cuidadosos con los productos estratégicos (inventario de
seguridad).
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisición viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este medio se fijen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios en las empresas. Existen dos sistemas básicos que se usan en la requisición viajera para reponer las existencias, éstos son:
o Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la
cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.
o Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en !a mayoría de los
casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.
Análisis ABC de un inventario:
Seleccionar un criterio (ventas/uso) basado en niveles de importancia.
Clasificar los productos del inventario de acuerdo a este criterio
Calcular las ventas o uso acumulados para todos los productos
Clasificar los productos en grupos A, B, C, según su importancia.
Asignar niveles de inventario y espacio en almacén para cada producto.
Los sistemas de gestión de inventarios para productos A, B y C incluyen:
Sistema de reaprovisionamiento de los “dos cajones”.
o Se usa para productos de bajo valor, productos no críticos (ex. Productos C). o Basado en la inspección visual de las bajadas de inventario
o Un cajón contiene material suficiente para atender las necesidades desde el
momento en que se recibe un pedido hasta el momento en que se recibe la siguiente.
o El segundo cajón (llamado reserva) contiene suficiente material para atender
las necesidades entre el momento que se recibe el pedido y el momento que se reciben los materiales.
o Si la producción recurre al cajón de reserva, se deben pedir materiales
adicionales inmediatamente.
Sistema de punto de pedido.
o Cantidad a pedir cuando el inventario baja hasta un nivel predeterminado. Y
considera cuando hacer el pedido (punto de pedido) y cuánto pedir (cantidad a pedir).
o Se introducen pedidos por cantidades variables a intervalos de tiempo.
Considera cuánto pedir (cantidad a pedir) y el intervalo de tiempo entre pedidos (intervalo de tiempo de pedido).
Planificación de requerimiento de materiales:
o Asume demanda variable durante todo el proceso de producción.
o Calcula requerimientos de componentes basándose en el Listado Maestro de
Producción (LMP), lista de materiales y datos de inventario.
o La compra de materiales se realiza solamente cuándo el LMP los ha listado
para su uso.
o Los materiales son empujados.
o Los sistemas comparten información con otros departamentos, funcionales
distintos del área de operaciones (ej. Compras, ventas, control de costes).