10. APORTES PROPIOS
10.2 Glosario de formatos utilizados para la propuesta
Para mayor claridad y precisión del contenido de los formatos anteriores, se realizan glosarios que describen detalladamente cada uno de los formatos creados y utilizados en el desarrollo de la metodología del proyecto. El primero describe el Levantamiento de los procesos existentes y mejorados. Seguido por el formato de Diagrama de procesos “Flujograma” que describe los procesos en forma grafica.
Por último se propone un tercer formato “Formato de tiempos y procesos” que describe las distribuciones de tiempos reales de los procesos, para efectuar las tareas según normas preestablecidas que permitan reconocer tiempos muertos y cuellos de botella. Es importante aclarar que este formato no es utilizado en el proyecto, pero es una propuesta a corto – mediano plazo para la empresa, como complemento de los otros dos formatos.
170
GLOSARIO FORMATOS LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
PANIFICADORA LISTOPAN LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
Sector Revisión n° 1
Proceso
Documento PLPSYC 001-01 Fecha 1. Objetivo:
2. Alcance:
3. Condiciones normativas: 4. Descripción del proceso:
Etapa Descripción Responsable
5. Documentos de referencia:
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Realizó Aprobó Página
2 de 2
GLOSARIO FORMATO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
Este formato representa la descripción de cada uno de los procesos realizados actualmente en la Panificadora ListoPan. Busca plasmar de una forma escrita, cada uno de de las actividades que conforman los procedimientos, sus objetivos y sus fundamentos dentro del proceso global de la organización.
PANIFICADORA LISTOPAN LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
Sector Revisión n° 1
Proceso
Documento PLPSYC Fecha
Su encabezado relaciona la información general de la empresa. Comenzando con el nombre o razón social de la misma. Seguido por el nombre del formato, en este caso “LEVANTAMIENTO DE PROCESOS”. A continuación en la parte inferior se encuentra la casilla denominada SECTOR en la que se ubica el sector industrial al que pertenece la empresa. La casilla REVISIÓN NÚMERO, se refiere al número en orden cronológico, en el que se realiza el levantamiento respectivo.
172
En la casilla PROCESO se coloca el nombre del proceso al que corresponde el respectivo levantamiento. Mientras en la casilla DOCUMENTO se codifica de manera estándar con las siguientes siglas PLPSYC ###-##, significan las iniciales del nombre de la empresa (PLP, Panificadora Listo Pan), su lema institucional (SYC, Sabor y Calidad) y una codificación numérica asignada por área desde el mapa de procesos (001 Planeación estratégica, 002 Compras, 003 Producción y movilidad de materia prima y producto terminado, 004 Ventas, 005 Finanzas, 006 RRHH y 007 seguridad y Mantenimiento industrial).
La numeración después del guión corresponde a la clasificación por proceso dentro del área, esta asignada desde el mapa de procesos, es decir: Proceso toma de decisiones, perteneciente al área de planeación estratégica código 001- 01, proceso compra de materia prima del área de compras código 002-01, proceso de recibo de materia prima del área de producción código 003-01, proceso productivo código 003-02, proceso de distribución interna código 003 – 03, proceso venta punto de venta código 004-01, proceso venta camioneta interna código 004-02, proceso venta camioneta externa código 004-03, proceso finanzas código 005-01, proceso reclutamiento y selección 006-01, proceso inducción y capacitación código 006-02 del área de RRHH y el proceso de mantenimiento y seguridad código 007-01. A continuación se presentan las tres tablas que describen esta clasificación de acuerdo a la existencia y propuesta de los procesos. Las tablas que se presentan a continuación documentan los tres tipos de procesos a trabajar: la TABLA 1 incluye los procesos existentes, para esto se realizados sus correspondientes levantamientos, levantamientos cómo base de las posteriores mejoras. (ver Levantamiento de Procesos iniciales en el anexo 15); la TABLA 2, contiene los procesos mejorados y la TABLA 3, corresponde a los nuevos procesos propuestos por las autoras.
173 TABLA 1
PROCESOS PANIFICADORA LISTOPAN (PRIMER LEVANTAMIENTO) CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC 002 -01 Compra de Materia Prima PLPSYC 003-01 Recibo de Materia Prima PLPSYC 003-02 Proceso Productivo Fabricación Pan
PLPSYC 003-03 Distribución Interna Producto Terminado
PLPSYC 004-01 Proceso de Venta cliente final (Venta directa)
PLPSYC004-02 Proceso de Venta Intermediarios (Vehículos propios) PLPSYC 004-03 Proceso de Venta intermediarios
(Vehículos no propios) PLPSYC 005 -01 Finanzas
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PLPSYC007-01 Mantenimiento y Seguridad Industrial
PLPSYC 007 -02 Manipulación de Alimentos
TABLA 2
PROCESOS PANIFICADORA LISTOPAN (PROPUESTA - MEJORA)
CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC 002 -011 Compra de Materia Prima PLPSYC 003-011 Recibo de Materia Prima PLPSYC 003-022 Proceso Productivo Fabricación Pan
PLPSYC 003-033 Distribución Interna Producto Terminado
PLPSYC 004-011 Proceso de Venta cliente final (Venta directa)
PLPSYC004-022 Proceso de Venta
intermediarios (Vehículos propios)
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PLPSYC 004-033 Proceso de Venta intermediarios
(Vehículos no propios) PLPSYC 005 -011 Finanzas
PLPSYC 006 -011 Selección de personal PLPSYC007-011 Mantenimiento y Seguridad Industrial
PLPSYC 007 -022 Manipulación de Alimentos
TABLA 3
PROCESOS NUEVOS PANIFICADORA LISTOPAN (CREACIÓN PROPUESTA)
CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC001-01 Toma de decisiones PLPSYC 006 -02 Inducción y Capacitación
Continuando con la última casilla del cuadro introductorio al formato, se encuentra la casilla FECHA que se refiere a la fecha de realización del levantamiento correspondiente.
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A continuación se presenta la breve descripción de cada uno de los siete (7) puntos referentes del formato:
1. Objetivo:
Describe el "Qué" y el "Por que" del procedimiento correspondiente, exponiendo aspectos que lo diferencian y lo hacen único, a comparación de los otros procedimientos, este debe ser conocido por quienes intervienen en su desarrollo.
2. Alcance:
Indica las áreas donde el procedimiento se realiza, debe ser conocido a profundidad por quienes desarrollan este respectivo procedimiento.
3. Condiciones normativas:
Describe las normas y condiciones específicas, para que el procedimiento se pueda realizar.
4. Descripción del proceso:
Etapa Descripción Responsable
Esta descripción, se distribuye en tres puntos claves sobre las actividades que se desarrollan dentro de cada proceso. El punto ETAPA, distribuye cronológicamente las actividades que se realizan dentro del procedimiento. El punto
177
DESCRIPCIÓN, describe paso a paso la actividad correspondiente y el último punto menciona quien es el directo responsable del proceso.
Etapa Descripción Responsable Mejora
Proceso
Para los Levantamientos de Procesos Mejorados, la descripción se distribuye en cuatro puntos claves sobre las actividades que se desarrollan dentro de cada proceso. El punto ETAPA, distribuye cronológicamente las actividades que se realizan dentro del procedimiento. El punto DESCRIPCIÓN, describe paso a paso la actividad correspondiente. El penúltimo punto menciona quien es el directo responsable del proceso y el último punto MEJORA DE PROCESO, incluye las propuestas de mejora a proponer según la etapa.
5. Documentos de referencia:
Menciona todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc. que se usaron para elaborar el procedimiento.
6. Anexos:
Se refiere al conjunto de documentos relacionados con el proceso. Incluye documentos de referencia y/o condiciones normativas, este último de acuerdo a los requerimientos de control de la empresa.
7. Cuadro de realización:
Realizó Aprobó Página
178
Este cuadro busca recopilar la información general de quien realiza el documento y la aprobación por parte de los directores de la empresa de dicha información, diligenciada en cada uno de los puntos del respectivo formato de “LEVANTAMIENTO DE PROCESOS”.
NOTA: Para los Levantamientos de Procesos Mejorados, los puntos del formato son iguales a los Levantamientos de Procesos existentes, a excepción incluye una columna adicional (MEJORA DE PROCESO) en el punto DESCRIPCION DE PROCESOS.
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GLOSARIO FORMATO DIAGRAMA DE PROCESOS “FLUJOGRAMA”
Este formato estandarizado, se basa en la descripción y sintonización de procesos productivos. Representa de manera gráfica cada uno de los pasos que constituye cada proceso.
Su encabezado relaciona la información general de la empresa. Comenzando con el nombre o razón social de la misma. Seguido por el nombre del formato, en este caso “DIAGRAMA DE PROCESOS”.
Su encabezado cubre cuatro (4) casillas: SECTOR, REVISIÓN N°, PROCESO y DOCUMENTO, explicadas a continuación: Casilla denominada SECTOR, se refiere al sector industrial al que pertenece la empresa. La casilla REVISIÓN
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NÚMERO, se refiere al número en orden cronológico en el que se realiza el formato correspondiente.
En la casilla PROCESO se coloca el nombre del proceso al que corresponde el respectivo levantamiento. Mientras en la casilla DOCUMENTO se codifica de manera estándar con las siguientes siglas PLPSYC ###-##, significan las iniciales del nombre de la empresa (PLP, Panificadora Listo Pan),
La numeración después del guión corresponde a la clasificación por proceso dentro del área, esta asignada desde el mapa de procesos, es decir: Proceso toma de decisiones, perteneciente al área de planeación estratégica código 001- 01, proceso compra de materia prima del área de compras código 002-01, proceso de recibo de materia prima del área de producción código 003-01, proceso productivo código 003-02, proceso de distribución interna código 003 – 03, proceso venta punto de venta código 004-01, proceso venta camioneta interna código 004-02, proceso venta camioneta externa código 004-03, proceso finanzas código 005-01, proceso reclutamiento y selección 006-01, proceso inducción y capacitación código 006-02 del área de RRHH y el proceso de mantenimiento y seguridad código 007-01. A continuación se presentan las tres tablas que describen esta clasificación de acuerdo a la existencia y propuesta de los procesos. Las tablas que se presentan a continuación documentan los tres tipos de procesos a trabajar: la TABLA 1 incluye los procesos existentes, para esto se realizados sus correspondientes levantamientos, levantamientos cómo base de las posteriores mejoras. ANEXO 15. Levantamiento de Procesos iniciales; la TABLA 2, contiene los procesos mejorados y la TABLA 3, corresponde a los nuevos procesos propuestos por las autoras.
su lema institucional (SYC, Sabor y Calidad) y una codificación numérica asignada por área desde el mapa de procesos (001 Planeación estratégica, 002 Compras, 003 Producción y movilidad de materia prima y producto terminado, 004 Ventas, 005 Finanzas, 006 RRHH y 007 seguridad y Mantenimiento industrial).
181 TABLA 1
PROCESOS PANIFICADORA LISTOPAN (PRIMER LEVANTAMIENTO) CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC 002 -01 Compra de Materia Prima PLPSYC 003-01 Recibo de Materia Prima PLPSYC 003-02 Proceso Productivo Fabricación Pan
PLPSYC 003-03 Distribución Interna Producto Terminado
PLPSYC 004-01 Proceso de Venta cliente final (Venta directa)
PLPSYC004-02 Proceso de Venta Intermediarios (Vehículos propios) PLPSYC 004-03 Proceso de Venta intermediarios
(Vehículos no propios) PLPSYC 005 -01 Finanzas
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PLPSYC007-01 Mantenimiento y Seguridad Industrial
PLPSYC 007 -02 Manipulación de Alimentos
TABLA 2
PROCESOS PANIFICADORA LISTOPAN (PROPUESTA - MEJORA)
CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC 002 -011 Compra de Materia Prima PLPSYC 003-011 Recibo de Materia Prima PLPSYC 003-022 Proceso Productivo Fabricación Pan
PLPSYC 003-033 Distribución Interna Producto Terminado
PLPSYC 004-011 Proceso de Venta cliente final (Venta directa)
PLPSYC004-022 Proceso de Venta
intermediarios (Vehículos propios)
183
PLPSYC 004-033 Proceso de Venta intermediarios
(Vehículos no propios) PLPSYC 005 -011 Finanzas
PLPSYC 006 -011 Selección de personal PLPSYC007-011 Mantenimiento y Seguridad Industrial
PLPSYC 007 -022 Manipulación de Alimentos
TABLA 3
PROCESOS NUEVOS PANIFICADORA LISTOPAN (CREACIÓN PROPUESTA)
CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC001-01 Toma de decisiones PLPSYC 006 -02 Inducción y Capacitación
El cuadro que se presenta a continuación representa el eje central del formato de Diagrama de Procesos en el que se desarrolla la descripción general del proceso, de forma cronológica y gráfica:
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Cuadro con señalización correspondiente en el Diagrama de Procesos:
Actividad: Enumera de forma consecutiva, comenzando desde el número 1; cada una de las actividades desarrolladas dentro del proceso.
Descripción: Describe cada una de las actividades desarrolladas dentro del proceso.
Tabla de convenciones Diagrama de procesos: A continuación se presenta cada uno de los símbolos que representa el proceso de manera gráfica dentro de este formato de Diagrama de procesos. Para esto se construyó la siguiente tabla de convenciones que describe brevemente el significado de la simbología utilizada. Al presentar el desarrollo del proceso dentro del formato tratado, debe presentarse cada figura representativa de respectivo proceso, resaltado en color morado se diferencia de las otras figuras. Adicional a esto se hará uso de líneas de color naranja que enlacen una figura con otra para mostrar el camino consecutivo.
185
Tiempo: Describe cada uno de los tiempos que implican el desarrollo de cada una de las actividades del proceso.
Dentro de este factor se encontrará al final de las casillas de tiempo de las actividades desarrolladas el tiempo total del proceso tratado.
Observaciones: Información y comentarios adicionales de cada una de las actividades desarrolladas dentro de cada proceso.
Para los Diagramas de Procesos “Flujogromas” Mejorados, el cuadro de señalización incluye los mismos puntos mencionados anteriormente, excepto que incluye una columna adicional:
Propuesta de Mejora: Explica la propuesta de mejora a proponer según la actividad.
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NOTA: Para los Diagramas de Procesos Mejorados, los puntos del formato son iguales a los Diagramas de Procesos existentes, a excepción incluye una columna adicional (Propuesta de Mejora) en el cuadro de señalización.
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GLOSARIO FORMATO DE TIEMPOS Y PROCESOS (FORMATO NO APLICADO PERO RECOMENDADO PARA SU APLICACIÓN DENTRO DEL
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Este formato de “Tiempos” se propone para controlar de forma estandarizada tiempos de rendimientos y elaboración de tareas. Aquí se registra la distribución de tiempo de las tareas por proceso, en las cuales se evidencian tiempos muertos, cuellos de botella y la escala de rendimiento vs. Tiempo.
Este formato relaciona factor tiempo con cada una de las actividades dentro de los procesos, lo que permite comparar la misma actividad en diferentes tiempos e identificar sucesos que perjudican el desarrollo del proceso.
Su encabezado relaciona la información general de la empresa. Comenzando con el nombre o razón social de la misma. Seguido por el nombre del formato, en este caso “FORMATO TIEMPOS PROCESOS”.
Su encabezado cubre ocho (8) casillas, explicadas a continuación. Las tres primeras casillas de la primera fila son: SECTOR, REVISIÓN N° y
FECHA. La casilla SECTOR, se refiere al sector industrial al que pertenece la empresa. La casilla REVISIÓN NÚMERO, se refiere al número en orden cronológico en el que se realiza el formato correspondiente y la casilla FECHA, hace referencia a la fecha de realización del levantamiento correspondiente.
A continuación se encuentra la casilla AREA DE DESARROLLO, referente al área de la empresa en la que se desarrolla el proceso. En la casilla PROCESO se debe colocar el nombre del proceso al que corresponde el respectivo Formato de Tiempos.
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Las tres restantes son INSTRUMENTOS/MAQUINA, MATERIALES Y DOCUMENTO RELACIONADO. La primera casilla mencionada nombra las herramientas y la maquinaria necesaria en el proceso. La siguiente casilla es la de MATERIALES que hace referencia al tipo materia prima utilizada en el procedimiento.
En la casilla PROCESO se coloca el nombre del proceso al que corresponde el respectivo levantamiento. Mientras en la casilla DOCUMENTO se codifica de manera estándar con las siguientes siglas PLPSYC ###-##, significan las iniciales del nombre de la empresa (PLP, Panificadora Listo Pan), su lema institucional (SYC, Sabor y Calidad) y una codificación numérica asignada por área desde el mapa de procesos (001 Planeación estratégica, 002 Compras, 003 Producción y movilidad de materia prima y producto terminado, 004 Ventas, 005 Finanzas, 006 RRHH y 007 seguridad y Mantenimiento industrial).
En la casilla PROCESO se coloca el nombre del proceso al que corresponde el respectivo levantamiento. Mientras en la casilla DOCUMENTO se codifica de manera estándar con las siguientes siglas PLPSYC ###-##, significan las iniciales del nombre de la empresa (PLP, Panificadora Listo Pan),
La numeración después del guión corresponde a la clasificación por proceso dentro del área, esta asignada desde el mapa de procesos, es decir: Proceso toma de decisiones, perteneciente al área de planeación estratégica código 001- 01, proceso compra de materia prima del área de compras código 002-01, proceso de recibo de materia prima del área de producción código 003-01, proceso productivo código 003-02, proceso de distribución interna código 003 – 03,
su lema institucional (SYC, Sabor y Calidad) y una codificación numérica asignada por área desde el mapa de procesos (001 Planeación estratégica, 002 Compras, 003 Producción y movilidad de materia prima y producto terminado, 004 Ventas, 005 Finanzas, 006 RRHH y 007 seguridad y Mantenimiento industrial).
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proceso venta punto de venta código 004-01, proceso venta camioneta interna código 004-02, proceso venta camioneta externa código 004-03, proceso finanzas código 005-01, proceso reclutamiento y selección 006-01, proceso inducción y capacitación código 006-02 del área de RRHH y el proceso de mantenimiento y seguridad código 007-01. A continuación se presentan las tres tablas que describen esta clasificación de acuerdo a la existencia y propuesta de los procesos. Las tablas que se presentan a continuación documentan los tres tipos de procesos a trabajar: la TABLA 1 incluye los procesos existentes, para esto se realizados sus correspondientes levantamientos, levantamientos cómo base de las posteriores mejoras. ANEXO 15. Levantamiento de Procesos iniciales; la TABLA 2, contiene los procesos mejorados y la TABLA 3, corresponde a los nuevos procesos propuestos por las autoras.
TABLA 1
PROCESOS PANIFICADORA LISTOPAN (PRIMER LEVANTAMIENTO) CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC 002 -01 Compra de Materia Prima PLPSYC 003-01 Recibo de Materia Prima PLPSYC 003-02 Proceso Productivo Fabricación Pan
PLPSYC 003-03 Distribución Interna Producto Terminado
191
(Venta directa) PLPSYC004-02 Proceso de Venta Intermediarios (Vehículos propios) PLPSYC 004-03 Proceso de Venta intermediarios
(Vehículos no propios) PLPSYC 005 -01 Finanzas
PLPSYC 006 -01 Selección de personal PLPSYC007-01 Mantenimiento y Seguridad Industrial
PLPSYC 007 -02 Manipulación de Alimentos
TABLA 2
PROCESOS PANIFICADORA LISTOPAN (PROPUESTA - MEJORA)
CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC 002 -011 Compra de Materia Prima PLPSYC 003-011 Recibo de Materia Prima
192
PLPSYC 003-022 Proceso Productivo Fabricación Pan
PLPSYC 003-033 Distribución Interna Producto Terminado
PLPSYC 004-011 Proceso de Venta cliente final (Venta directa)
PLPSYC004-022 Proceso de Venta
intermediarios (Vehículos propios)
PLPSYC 004-033 Proceso de Venta intermediarios
(Vehículos no propios) PLPSYC 005 -011 Finanzas
PLPSYC 006 -011 Selección de personal PLPSYC007-011 Mantenimiento y Seguridad Industrial
PLPSYC 007 -022 Manipulación de Alimentos
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PROCESOS NUEVOS PANIFICADORA LISTOPAN (CREACIÓN PROPUESTA)
CÓDIGO DOCUMENTACIÓN PROCESO NOMBRE PROCESO PLPSYC001-01 Toma de decisiones PLPSYC 006 -02 Inducción y Capacitación
El cuadro que se presenta a continuación representa el eje central del formato de Formato de Tiempos en el que se desarrolla la descripción general del proceso, de forma cronológica, tiempos registrados y respectivas observaciones.
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Actividad: Enumera de forma consecutiva, comenzando desde el número 1; cada una de las actividades desarrolladas dentro del proceso.
Descripción: Describe cada una de las actividades desarrolladas dentro del proceso.
Lecturas (Tiempos): tiempo de registro en diferentes observaciones.
Tiempo Promedio: representa el promedio de de los tiempos registrados. Se calcula mediante la siguiente fórmula: sumatoria de los tiempos registrados/ total de registros de tiempo.
Promedio = x = x n
Observaciones: Información y comentarios adicionales de cada una de las actividades desarrolladas dentro de cada proceso.
Finalmente en el recuadro inferior hay cinco (5) casillas más. NO DE
RESPONSABLES, es el número de trabajadores encargados de llevar a cabo el procedimiento completo, con un máximo de responsable por proceso (2). Adjunto se encuentra la casilla de RESPOSABLES o nombre de los empleados
responsables de ejecutar el proceso completo.
La casilla de OBSERVACIONES ADICIONALES, hace hincapié en comentarios adicionales al proceso en genera de. Por último la casilla de COMPROBAD y APROBADO, busca recopilar la información general de quien realiza el documento y la aprobación por parte de los directores de la empresa de dicha información.
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