Grupos de Procesos de dirección de proyectos PMBOK

1. Grupo de Procesos de INICIO

Compuesto por los procesos para definir un nuevo proyecto o nueva fase, se determina el alcance inicial y se compromete los recursos financieros, se identifican interesados internos y externos y es seleccionado el director de proyecto. Toda información se registra en el Acta de constitución (proceso que lo oficializa). La clave del Grupo: alinear las expectativas de los interesados con los propósitos del proyecto, visibilidad sobre el alcance y objetivos, y mostrar la participación. [12]

Según A. Bucero, “es el grupo de procesos más importante de modo global, donde se debe determinar lo que tiene que hacerse y si debería hacerse todo, comprobándose la viabilidad y el entorno del trabajo”. [1]

A. Bove señala, “el fulcro en la fase inicial es la determinación del objetivo, <qué es lo que se pretende hacer>, de manera clara, simple y transparente, evitando interpretaciones diferentes sobre el objetivo, pues constituye el punto más frágil y su indeterminación contribuye al fracaso”. [2]

Andy Crowe indica, “un proyecto largo o riesgoso requiere que la iniciación tenga lugar en cada fase, se asegura que el proyecto mantenga su enfoque y los motivos comerciales se lleven a cabo mientras sigan siendo válidos”. [18]

2. Grupo de Procesos de PLANIFICACIÓN

Compuesto por los procesos para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos y desarrollar la línea de acción para alcanzarlos, desarrollar el plan para la dirección del proyecto y documentarlo. El beneficio clave consiste en trazar estrategia y tácticas, y la ruta para completar con éxito fase o proyecto.

El plan para la dirección del proyecto explorará todos los aspectos del alcance, tiempo, costo, calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos, adquisiciones y gestión de los interesados. [12]

La organización establece los procedimientos para determinar el esfuerzo de la planificación inicial, según la naturaleza del proyecto, las actividades de monitoreo y el entorno. Las estimaciones con respecto al cronograma y los costos implican un riesgo mayor, y las iteraciones se documentan.

Bucero indica, ser el proceso de mayor importancia dentro del proyecto, agrega que la duración deberá ir en relación directa con la duración total y las relaciones entre este y los otros procesos de planificación dependen de la naturaleza de cada proyecto. [1]

Es importante que un Plan para la dirección del proyecto refleje la complejidad, tamaño y sector del proyecto. Un plan pequeño en un proyecto grande y complejo aumentará las posibilidades de fracaso; lo mismo sucede con plan demasiado grande para un proyecto simple. [11]

Según Andy Crowe, “los procesos de planificación tocan cada una de las áreas de conocimiento, por ello es fundamental estar familiarizado con sus 24 procesos”, de los 47 del PMBOK. [18]

El Grupo de procesos de la Planificación, en la Figura 7, incluye los 24 procesos de la dirección de proyectos identificados en la guía del PMBOK.

Figura 7. Grupo de Procesos de Planificación 13

3. Grupo de Procesos de EJECUCIÓN

Compuesto por los procesos que completan el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, y cumplir con sus especificaciones, implica coordinar y gestionar las expectativas de los interesados, integrar y ejecutar las actividades.

Durante la ejecución del proyecto, los resultados impactarán en la planificación, requiriendo una nueva línea base. Ello implica cambios en la duración de las actividades, la disponibilidad de recursos y los riesgos no previstos. Las variaciones afectarán el plan de dirección del proyecto y tras un análisis podría desencadenar en solicitudes de cambio. La Figura 8 muestra los 8 procesos del Grupo de Ejecución.

Figura 8. Grupo de Procesos de Ejecución 14

4. Grupo de Procesos de MONITOREO Y CONTROL

Está compuesto por procesos necesarios para realizar el seguimiento, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, identificar las áreas en las que el plan requiera cambios, e iniciarlos. El beneficio clave: el desempeño del proyecto se mide y analiza con intervalos, a partir de eventos apropiados o de condiciones de excepción a fin de identificar variaciones respecto del plan. [12]

Figura 9. Grupo de Procesos de Monitoreo y Control 15

El Monitoreo y Control (Figura 9) también implica:

Controlar los cambios, monitorear las actividades respecto de la línea base y medir cuál es su desempeño con lo planificado, y detectar aquellos factores que podrían evitar el control integrado de los cambios. El monitoreo continuo proporciona al equipo informes del estado de la salud del proyecto y permite identificar aquellas áreas que requieren mayor atención.

Durante los 11 procesos de Monitoreo y control el director de proyecto debe asegurarse que sólo se implementen los cambios aprobados.

Esta es una etapa de retroalimentación continua que permite detectar acciones preventivas y recomendar acciones correctivas. [2]

5. Grupo de Procesos de CIERRE

Compuesto por los procesos que darán termino a las actividades, verificando que los 2 procesos definidos se hayan completado dentro de los grupos, a fin de terminar el proyecto o una fase y establecer formalmente su cierre, incluido el cierre prematuro del proyecto: abortados, cancelados o en situación crítica.

En el cierre se dará la aceptación del cliente para terminar formalmente el proyecto o fase, realizar una revisión tras el cierre, registrar los impactos, documentar las lecciones aprendidas, actualizar los activos, archivar los documentos para utilizarlos como datos históricos, cerrar toda actividad de adquisición asegurando la finalización de los acuerdos relevantes, realizar la evaluación de los miembros del equipo y liberar los recursos del proyecto. [12]