10. Resultados
10.2. Fase Ejecución
10.2.3. Guía para abordar Riesgos
El área de gestión humana se compone de 4 subáreas estas son: Selección, Nomina y Contratación, Seguridad y Salud en el Trabajo, Formación y Bienestar. A continuación se presenta la última versión del organigrama del área:
Ilustración 10. Organigrama Gestión Humana Compañía Sonría
Nota: Fuente Gerencia Gestión Humana Compañía Sonría
Contexto externo: Para establecer el contexto externo se utilizó la metodología PEST con el acompañamiento de la gerencia del área
Gerencia de Gestión Humana Coordinador de Selección Analistas de Selección Auxiliar de Contratación Practicante Coordinador de Nómina y Contratación Analistas de Nómina Auxiliares de Nómina Auxiliar de Archivo Practicante Archivo Coordinador de Formación y Bienestar Practicante Coordinador de SSTA Profesional ARL Axxa Practicante
70
Contexto interno: Luego de realizar la documentación de los procesos se evidencio que en el área se realiza seguimiento del proceso de SG-SST para encontrar deficiencias y oportunidades de mejora, pero esto no se replica en las demás sub áreas
Ilustración 11. Diagrama Método PEST
Nota: Elaboración Propia Tabla 26. Análisis PEST Área Gestión Humana Compañía Sonría Político Económico Nomina Circular Externa 011 de 1995
Código Sustantivo del Trabajo
Decreto 1072/2015 Decreto 686/1970 Decreto 770/1995 Decreto 780/2016 Ley 25/1981 Ley 100/1993 Ley 1429/2010 Ley 1468/2011 Ley 1521/2012 ley 1527/2014 Ley 21/1982 Ley 50/1990 Ley 755/2002
Sistema de seguridad social integral Tasas de Crecimiento económico Niveles de empleo y desempleo Escalas salariales
Archivo Resolución 1043/2006
Resolución 1441/2013
Manual Único de estándares y verificación Código Sustantivo del Trabajo
Decreto Número 933 De 2003
Artículo 50 del Decreto 2838 de 1960
Decreto 2585, Ley 789 Ley 30 de 1992 Ley 115 de 1994 Acuerdo 003 de 2003 Tecnológico Midasoft Moodle CONTEXTO EXTERNO PEST SOCIOCULTURAL ECONOMICO TECNOLOGICO POLITICO
71 Selección y
Contratación Constitución Política Art 29 Ley 1266/2018 Habeas Data
SG-SST Resolución 2346 de 2007 Ley 100 de 1993 Decreto 1011 de 2006 Resolución 1043 de 2006 Decreto 1295 de 1994 Resolución 1016 de 1989 Resolución 2013 de 1986 Ley 1562 de 2012 Decreto 1443 de 2014 Resolución 652 de 2012 Resolución 1356 de 2012 Ley 1010 de 2006
Ministerio de la Protección Social
Decreto 2150 de 1995 Resolución 2013 de 1989 Resolución 1016 de 1989 Decreto ley 1295 de 1994 Ley 1562 de 2012 OHASS 18001 SYSO Decreto 1295 de 1994 Ley 1562 de 2012 Decreto 1443 de 2014 Decreto 1072/2015 Resolución 24000/1979 Sociocultural Nivel de formación de los potenciales trabajadores
Incentivos a la formación
Inclusión de la mujer
Diversidad étnica
Migración de venezolanos Escala salarios emocionales
Nota: Elaboración Propia
10.2.3.2. Identificación del Riesgo
Para la identificación del riesgo fue de gran ayuda la matriz DOFA elaborada en la fase de diagnóstico, y se utilizó la herramienta mapa de riesgo por proceso.
Se identificaron 29 riesgos, se estableció para cada riesgo descripción, causas, consecuencias y los controles existentes.
Tabla 27. Mapa de Riesgos por Proceso
Proceso Riesgo Descripción
Administración de novedades y pago de nomina
Inoportunidad en la liquidación de la nomina
Se refiere a los retrasos que pueden presentarse en la liquidación de la nomina
Administración de novedades
y pago de nomina respuestas a solicitudes Incumplimiento en las
Hace referencia a los excesos en los tiempos de respuesta ante solicitudes de colaboradores (vacaciones, reporte incapacidades, retiro de cesantías, etc.)
Administración de novedades y pago de nomina
No realizar el pago de manera oportuna de la Seguridad Social de los empleados.
Incumplimos con las obligaciones establecidas en la ley 100 relacionadas con las prestaciones sociales de los empleados
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Proceso Riesgo Descripción
Administración de novedades y pago de nomina
Incumplimiento en la entrega de dotaciones al personal
No realizar la entrega de la dotación a los empleados las veces establecidas por la legislación vigente
Administración de novedades
y pago de nomina Cobro de incapacidades a destiempo
Realizar fuera del plazo establecido el cobro de las incapacidades ante las EPS por parte del analista de nomina
Administración de novedades
y pago de nomina Acumulación periodo de vacaciones
Acumulación de periodos de vacaciones propiciando la prescripción de estas como lo establece el código sustantivo de trabajo
Administración de novedades
y pago de nomina No reportar o reportar tarde las novedades de nomina Entregar información de nómina no confiable o inoportuna.
Administración de novedades y pago de nomina
Notificación tardía de los usuarios de los empleados
retirados
Cuando un empleado abandona la compañía y la notificación de su retiro no es enviada oportunamente al área de tecnología para la eliminación del usuario, el ex colaborador todavía tiene acceso a información privada de la compañía.
SG-SST
Accidentes, incidentes y/o enfermedades laborales de los
colaboradores de la empresa independientemente de su
forma de contratación
Hace referencia a la materialización de un hecho probable que puede causar perjuicios a los colaboradores de la empresa
SG-SST Incumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
Alusivo a una inadecuada ejecución de las actividades dentro del área de SG- SST
SG-SST Ausentismo Inasistencia de un empleado que se pensaba iba a asistir a trabajar
SG-SST
Incumplimiento de los requerimientos para el adecuado manejo del SG-
SST
Incumplimiento de estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo establecidos en el decreto 1111/2017 y el decreto 1072/2105
Todas las sub áreas GH Pérdida de conocimiento o información
Se refiere a la información que puede perder el área que es de vital importancia para el desarrollo normal de sus actividades
Todas las sub áreas GH actividades propias de los Incumplimiento de las procesos
Hace referencia a los errores que se pueden cometer por no considerar la normativa y legislación vigente o por negligencia del encargado cuando se desarrollan las actividades del área.
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Proceso Riesgo Descripción
Todas las sub áreas GH Demandas y sanciones
Se refiere a las acciones legales que pueden entablar terceos en contra de la compañía por la vulneración de sus derechos y las sanciones que pueden aplicar las entidades de control sobre la compañía por el incumplimiento de requisitos legales
Todas las sub áreas GH Deterioro del clima laboral
Hace alusión a la falta de medición del clima laboral de la compañía y su mejoramiento a partir de los resultados y herramientas
Todas las sub áreas GH desarrollo de los programas Falta de recursos para el establecidos
Presupuesto limitado para el desarrollo de actividades de bienestar y de capacitación, conforme a necesidades identificadas
Todas las sub áreas GH Rezago tecnológico
Falta de herramientas tecnológicas necesarias para mejorar el desempeño en la realización de las actividades propias del área
Todas las sub áreas GH Mala calidad en la prestación del servicio
Atraso en las actividades y cumplimiento de funciones, poca habilidad en el desempeño de sus funciones
Selección y Contratación Terminación de vínculos contractuales de manera arbitraria o sin justa causa
Acciones legales entabladas por despidos de trabajadores en los que no se haya seguido el debido proceso o en cual no se tenga justa causa para finalizar el contrato
Selección y Contratación Inadecuada selección del personal Contratación de personal que no cumple con las condiciones requeridas para desarrollar las labores del cargo
Selección y Contratación No cubrir las vacantes oportunamente
Incumplimiento o demora en el cumplimiento de las requisiciones de personal de las áreas y clínicas de la compañía
Selección y Contratación Acciones disciplinarias arbitrarias
Aplicar medidas disciplinarias a empleados implicados en procesos disciplinarios sin respetar el debido proceso.
Selección y contratación Alta rotación de empleados La frecuencia con la que cierta cantidad de empleados abandona la compañía
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Proceso Riesgo Descripción
Archivo Perdida de las historias laborales
Hace referencia al extravió de las carpetas de hojas de vida durante su custodia en el archivo
Archivo Daño de las historias laborales Se refiere al deterioro físico de las carpetas de hojas de vida durante su custodia en el archivo.
Archivo habilitación incompleta o Documentación de vencida
La documentación de habilitación requerida por el ministerio de salud está incompleta o vencida
Formación y bienestar capacitaciones programadas Inasistencia a las Inasistencia del personal a las capacitaciones que se desarrollen
Formación y Bienestar Evaluaciones de desempeño inadecuadas Realizar evaluaciones sin tener en cuenta criterios de objetividad definidos
Nota: Elaboración Propia
10.2.3.3. Análisis del riesgo
Se estableció la probabilidad e impacto de ocurrencia del riesgo con la ayuda de los colaboradores del área, utilizando un cuestionario elaborado para determinar el impacto del riesgo, y su respectiva escala:
Tabla 28. Formato Determinación del Impacto de los Riesgos
Determinación del Impacto de los Riesgos
Fecha: Área: Gestión Humana
PROCESO
RIESGO
Si el riego se materializa podría…
No. PREGUNTA RESPUESTA
1 ¿Afectar al Grupo de colaboradores del Proceso?
2 ¿Afectar el cumplimiento de metas y objetivos del área?
3 ¿Generar pérdida de recursos económicos?
4 ¿Afectar la prestación de servicios?
5 ¿Generar intervención de los órganos de control?
6 ¿Dar lugar a Procesos Sancionatorios?
7 ¿Dar lugar a Procesos Disciplinarios?
8 ¿Dar lugar a Procesos Fiscales?
9 ¿Ocasionar lesiones físicas o pérdida de vidas humanas?
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Total respuestas SI Total respuestas NO
Clasificación del Impacto INSIGNIFICANTE
IMPACTO NUMERO DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS
INSIGNIFICANTE Entre (0 y 2}
MENOR Entre (2 y 4}
MODERADO Entre (4 y 6}
MAYOR Entre (6 y 8}
CATASTROFICO Entre (8 y 10}
Nota: Elaboración Propia
10.2.3.4. Evaluación del riesgo
Con la multiplicación de la probabilidad por el impacto del riesgo se estableció la zona de riesgo inherente; se evaluaron los controles existentes como se especificó en la metodología.
10.2.3.5. Tratamiento del riesgo
Luego de evaluar los controles existentes se determinó la nueva zona de riesgo (Riesgo residual) y se determinó la acción que aplicarse (Evitar, Reducir, Compartir, Asumir o transferir).
10.2.3.6. Establecer plan de mejora
De acuerdo a la nueva zona de riesgo se establecieron 53 controles, 48 de tipo preventivo y 5 de tipo correctivo con el objetivo de prevenir o corregir los riesgos.
Tabla 29. Controles Recomendados
Controles Recomendados Tipo de control Levantamiento y actualización de toda la
documentación relacionada con los procedimientos realizados en el área
Correctivo
Subir toda la documentación a la plataforma gestión documental para que
esté disponible cuando se requiera. Correctivo Levantamiento y actualización de la
documentación relacionada con los
procedimientos realizados en el área Correctivo Diseño y medición de indicadores de
gestión para conocer el avance del cumplimiento de los objetivos
Preventivo
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Controles Recomendados Tipo de control Creación de un programa para la revisión
periódica del estado de la documentación que permita verificar si está acorde con la normatividad y legislación vigente.
Preventivo
Incentivos que fomenten la sana
competencia Preventivo
Generar espacios en los que los empleados puedan expresar sus
inconformidades Preventivo
Determinar las actividades o programas prioritarios al inicio de cada año para asegurar la asignación de recursos suficientes para el desarrollo de los mismos
Preventivo
Realizar seguimiento al desempeño del
software Preventivo
Implementación de la totalidad de los
módulos de Midasoft adquiridos Preventivo
Capacitaciones sobre el manejo del
software Preventivo
Actualización de los perfiles de Cargo Preventivo Revisión y actualización de las pruebas
aplicadas para la contratación del personal Preventivo Diseño de un indicador que permita medir
el número de errores al liquidar la nomina Preventivo
Realizar un estudio de tiempos Preventivo
Realizar con la documentación establecida por la empresa la política sobre tiempos
de servicio Preventivo
Realizar la documentación de las actividades relacionadas con la afiliación y pago de la seguridad social y para fiscales
Preventivo
Documentar el procedimiento de entrega
de dotaciones Preventivo
Realizar seguimiento al procedimiento a
través de indicadores de desempeño Preventivo
Actualizar la documentación relacionada
con el cobro de incapacidades Preventivo
Implementación del módulo
Autoconsultas (Midasoft) Preventivo
Concientizar a los jefes y empleados de tomar el periodo de vacaciones cumplido
el año laborado Preventivo
Creación de política de confidencialidad
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Controles Recomendados Tipo de control Actualización documentación relacionada
con el procedimiento de desvinculación
de personal Preventivo
Actualización de la documentación de los procedimientos que cambian con la utilización del Software (Midasoft)
Preventivo
Actualizar el perfilamiento de los cargos Correctivo
Implementar plan de carrera Preventivo
|Mejorar los programas de bienestar
laboral y desarrollo profesional Correctivo
Actualización de la documentación relacionada con la desvinculación del
personal Preventivo
Actualización de los perfiles de cargo de
la compañía Preventivo
Actualización o creación de pruebas
técnicas específicas para cada cargo Preventivo
Implementación del módulo "Trabaja con
nosotros" de Midasoft Preventivo
Estudio de tiempos en los procesos de selección y contratación para determinar actividades cuello de botella que retrasan el proceso
Preventivo
Actualización de la documentación
relacionada con procesos disciplinarios Preventivo Establecer escalas para determinar la
sanción a aplicar de acuerdo a la falta
cometida Preventivo
Comité disciplinario para casos en los que
la decisión tomada deja algunas dudas Preventivo
Identificación de posibles cargos que puedan estar asociados a la enfermedad
laboral detectada Preventivo
78
Controles Recomendados Tipo de control Estudio ergonómico de puestos de trabajo Preventivo Actualización de información que
alimenta el indicador de cumplimiento Preventivo
Plan de trabajo de SG-SST Preventivo
Flexibilizar horarios Preventivo
Establecer un plan de auditorías para garantizar el cumplimiento de los
requerimientos Preventivo
Actualización de la documentación
relacionada con el proceso de formación Preventivo Generar incentivos para los empleados
que completen las capacitaciones Preventivo
Definir evaluaciones periódicas de
desempeño Preventivo
Actualizar documentación relacionada con
la evaluación de desempeño Preventivo
Elaborar una base de datos como back up
de respaldo en medio magnético Preventivo
Capacitación al personal de archivo sobre la adecuada manipulación de las carpetas
historias laborales Preventivo
Programación de alarmas para identificar
documentación próxima a vencer Preventivo
Iniciar proceso disciplinario a colaboradores que no entreguen la documentación solicitada
Preventivo
Nota: Elaboración Propia