Haga clic en Agregar objeto y seleccione Cliente en la lista Se inserta una fórmula automáticamente.

5. Escriba [1] después de la fórmula. Por ejemplo: {AdventureWorks.Customer\Contacts\Customer}[1]

Si escribe [1] indica al programa que debe agrupar por la primera letra del nombre del cliente en lugar de crear un grupo separado para cada nombre de cliente.

6. Haga clic en Guardar y cerrar.

7. En el panel lateral "Explorador de datos", haga clic con el botón derecho en la fórmula que ha creado y haga clic en Agrupar por <fórmula>.

Los datos del informe se agrupan mediante la fórmula que haya especificado. En este caso, los datos se dividen en grupos basados en la primera letra del nombre del cliente. La fórmula provee un encabezado dinámico para cada grupo.

Temas relacionados

•Información general de fórmulas

•Agrupar datos

•Agrupar datos en intervalos

•Creación de encabezados de grupo

8.2.6 Agrupar datos jerárquicamente

Puede agrupar los datos de un informe para que muestren relaciones jerárquicas. Cuando agrupa datos jerárquicamente, Crystal Reports ordena la información según la relación entre dos objetos (por ejemplo, objeto principal y secundario). Por ejemplo, podría representar la estructura organizativa de su empresa.

Nota:

Si agrupa un objeto de jerarquía, los datos se agruparán automáticamente de forma jerárquica.

8.2.6.1 Requisito para la agrupación de datos en jerarquía

En los datos que se utilicen para el informe debe ser inherente una relación jerárquica.

• Para que el programa reconozca una relación entre los objetos principal y secundario, ambos deben pertenecer al mismo tipo de datos.

• Los datos del objeto secundario deben ser un subconjunto de los datos del objeto principal. • Para que el nivel superior de la jerarquía aparezca en el informe, el valor debe aparecer en los

datos principales y la fila correspondiente de los datos secundarios debe estar vacía.

• Los datos no pueden tener lógica circular (es decir, si B depende de A y C depende de B, entonces A no puede depender de C).

Por ejemplo, si desea mostrar la relación jerárquica de las personas que trabajan en un departamento, podría agrupar los datos por nombre de empleado (objeto principal) y especificar la jerarquía usando el objeto que indica de quién depende el empleado (objeto secundario). Las tablas de resultado podrían parecerse a las del siguiente ejemplo.

Supervisor (secundario) Empleado (principal) Miguel Álvarez Juan Muñoz Julia Alonso Miguel Álvarez Ricardo Gutiérrez Miguel Álvarez Juan García

Supervisor (secundario) Empleado (principal) Julia Alonso Miguel Álvarez Julia Alonso Dolores Morales Dolores Morales Denise García Dolores Morales Ricardo Muñoz

Los objetos Empleado y Supervisor contienen datos coincidentes, lo que implica una relación jerárquica. Hay ocho nombres de empleado únicos y tres de estos nombres aparecen también como supervisores (Julia Alonso, Miguel Álvarez y Dolores Morales). Dos empleados dependen de Julia Alonso, tres empleados dependen de Miguel Álvarez y dos empleados dependen de Dolores Morales.

Nota:

A Julia Alonso no le corresponde ningún supervisor. Este dato implica que Julia Alonso es una supervisora de nivel superior que no depende de ninguna otra persona de la carpeta.

En el informe, la agrupación jerárquica se puede representar de diversas formas. Por ejemplo:

Tercer nivel Segundo nivel

Primer nivel de la jerarquía

Julia Alonso Miguel Álvarez Juan Muñoz Ricardo Gutiérrez Juan García Dolores Morales Denise García Ricardo Muñoz Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales

Si agrupa un informe según el objeto Empleado, puede ordenar los datos para mostrar la relación jerárquica entre los empleados y sus supervisores.

8.2.6.2 Características de los datos agrupados jerárquicamente

Además de proporcionar una representación visual de la jerarquía inherente de los datos, un informe agrupado jerárquicamente cuenta con otras características:

• Cuando aísla un grupo de la jerarquía, la vista aislada también muestra los registros de niveles inferiores en la jerarquía.

• El informe contiene pies de página de grupo jerárquico que incluyen los registros de niveles inferiores en la jerarquía de cada grupo. Puede calcular el total de los datos entre las jerarquías.

Nota:

No puede usar totales jerárquicos en fórmulas.

8.2.6.3 Para agrupar datos jerárquicamente

Antes de agrupar datos jerárquicamente debe crear un grupo en el informe. Por ejemplo, si desea ver la estructura jerárquica de los empleados de una compañía, cree un grupo basado en el objeto Empleado.

1. En la ficha "Datos", haga clic en Grupos.

Aparecerá el cuadro de diálogo "Grupos y ordenaciones".

2.

En la ficha "Ordenaciones", haga clic en la flecha situada junto al nombre del grupo y haga clic en el icono junto al objeto "Ordenar por" para elegir Ascendente como orden de clasificación del grupo.

Nota:

Si ha agrupado un objeto de jerarquía, puede omitir los pasos 3 y 4. Los datos se mostrarán en jerarquía automáticamente.

3. En la ficha "Grupos", en la lista "Tipo de jerarquía", seleccione Elemento principal de grupo jerárquico.

4. En la lista "Elemento principal de grupo jerárquico", seleccione el objeto que desea usar como elemento principal de la jerarquía.

Por ejemplo, si se trata de un informe jerárquico Empleados, puede seleccionar el objeto de datos que contiene el supervisor al que informa el empleado.

Ahora el informe está agrupado por nombre de empleado y ordenado de forma que muestre la jerarquía de supervisores.

Temas relacionados

•Cálculo de totales de datos agrupados

8.3 Cálculo de totales de datos agrupados

Uno de los principales objetivos de separar datos en grupos es calcular el total de cada grupo de registros en lugar de hacer el cálculo para todos los registros del informe.

Cuando el programa calcula el total de datos, los clasifica, los separa en grupos y, a continuación, calcula el total de los valores de cada grupo.

Dispone de gran cantidad de opciones de cálculo de total. Según el tipo de datos del objeto que vaya a totalizar, puede hacer lo siguiente:

• Sumar los valores de cada grupo.

• Contar todos los valores o sólo los que son distintos de otros. • Determinar el valor máximo, mínimo, medio o N mayor.

• Calcular hasta dos tipos de desviaciones y variaciones estándar. Por ejemplo:

Descripción Opción

Determinan el número de clientes en cada estado. En el total se cuentan los distintos clientes de cada grupo de estado.

Informes de listas de clientes

Determinan el pedido medio que se solicita cada mes. En el total se calcula el tamaño del pedido medio por cada grupo mensual.

Informes de órdenes de compra

Determinan las ventas totales por agente de ventas. En el total se suma o se calcula el subtotal para los importes de las órdenes de compra de cada grupo de representantes de ventas.

Informes de ventas

También puede agregar un subtotal al informe. Un subtotal se usa como parte del total de una serie de números. Por ejemplo, puede querer crear un informe que proporcione un total de las ventas del año pasado en cada país, además del total general de las ventas del año pasado en todos los países. Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales

8.3.1 Datos agrupados en totales

Antes de totalizar datos agrupados debe crear un informe con datos agrupados.

1. En la ficha "Insertar", haga clic en Total.

2. Seleccione opciones para el total: