Halloween Mágico

Hoy por hoy todos los elementos de Halloween lejos de representar una fecha pagana, se convierte en la oportunidad perfecta de reunir a la familia, usar lindos disfraces, realizar talleres muy especiales para cambiar la rutina de decoración de nuestra casa, pintar de naranja las manos de los niños para estimular la creatividad, diseñar juegos de misterio llenos de emoción todo para que el club cuente con una asistencia nutrida e iluminada por la risa de los niños durante todo el mes y cargar las baterías al máximo para cerrar el mes con un evento perfecto e inolvidable. Halloween para los niños trae a la memoria eventos y momentos muy especiales alejados de la visión lúgubre de la fiesta de brujas americana, una oportunidad de pedir dulces en familia de la mano de nuestros padres.

Este es un evento que necesitó tiempo de preparación, selección de profesionales aptos para producción: actores, bailarines, malabaristas, talleristas, recreadores, etc. Además del personal se hicieron requerimientos puntuales como el vestuario y la preparación de escenarios que necesitaron de una coordinación puntual para acoplar en los momentos indicados, fueron dos semanas dedicadas a solo preparativos para la puesta del espectáculo. La escenografía a cargo de los talleristas necesito de manos extras para estar el día indicado, al igual vestuario.

Junto al grupo de creativos se logró acoplar las necesidades de los socios basado en el análisis del PQRS de años anteriores, en los que demostraban un gran descontento por la monotonía y repetición de actividades, además de problemas con el sonido y la iluminación no acorde para el espacio.

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Finalmente llega el día de Halloween, que por calendario se tuvo que celebrar tres días antes. Se da inicio a labores logísticas desde las 3am, con el montaje de tarima, sonido, luces, escenografía y otras actividades como antesala al evento principal. Se tuvieron problemas con los puntos de energía los cuales retrasaron por casi una hora las labores pero afortunadamente el tiempo restante era amplio y permitió reorganizar la producción.

Figura 24 Montaje escenografía y tarima

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Se inicia el plan de actividades a la hora indicada (9am), todo el personal uniformado, desayunados y en sus lugares de trabajo. Según las inscripciones internas del club, los asistentes al evento serian alrededor de 250 personas entre niños y adultos, pero al momento de hacer revisión de las planillas de ingreso el número ascendió a 400 personas, lo que hizo necesario flexibilizar el plan de trabajo para cumplir con las expectativas.

Figura 26 Plan de Actividades Halloween

Se entrega a recepción los formatos PQRS, para que en la evaluación se pueda evidenciar la opinión del público y determinar las oportunidades de mejora.

Finalmente el evento termina con la premiación y reconocimiento de los disfraces más creativos, así como los disfraces grupales más grandes y por último los carros de golf mejor decorados.

44 Figura 27 Preparación de Escenografía

Figura 28 Escenografía

45 Figura 29 Artistas Halloween

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10.6 Talleres Navideños

Evento preparativo para el mes de diciembre, una oportunidad para sacarle el jugo a los fines de semana próximos a este mes tan esperado por todos. Los talleres navideños son una excusa diseñada para dejar de lado la tecnología y poder compartir con familiares y amigos momentos inolvidables; estuvieron conformados por cuatro fines de semana en los que se trabajó la interacción social como camino en la reconstrucción de valores, adicional se explotaron las inteligencias múltiples de nuestros participantes a partir de actividades lúdico-recreativas.

Dentro de las labores importantes estuvo la selección de personal adecuado y apto para las actividades, la selección de materiales y la ubicación de escenografía, así como la selección de rutinas acorde a las solicitudes de los socios.

10.6.1 Semana Uno:

Hora de llegada al club 5am, se hace el desembarque de materiales y la distribución de personal para ejecución de las tareas como montaje, maquillaje y repaso de rutinas. Se convoca a desayuno sobre las 7:30am, lugar aprovechado para afinar los últimos detalles y a las 9am se da inicio formal de actividades. El día corre sin mayores contratiempos, pues los profesionales saben muy bien cuáles son sus tareas y muchos ya tienen la experiencia de los eventos anteriores, sin embargo se refuerza mucho en la humanización del servicio, pues el afán de terminar para algunos termina por desenfocar el objetivo de las actividades. Se coordina con la administración del club para enviar de manera rotativa a los colaboradores al comedor para que almuercen y

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descansen un poco. Son 80 niños los que se están manejando con edades entre los 5 y los 12 años, lo que hace más complejo el desarrollo. Finalmente sobre las 4:30 pm damos por terminadas las labores del primer día y me encargo de distribuir al personal en cada una de las habitaciones para que preparen el trabajo del día siguiente.

Segundo día de trabajo, las labores corren sin ninguna novedad, adicional a esto la actitud de muchos colaboradores mejora y hace más ameno el servicio. Mis tareas como director siguen siendo las mismas, validando que todo lo estipulado en el contrato se cumpla y dándole reporte a la dirección del club.

48 Figura 32 Actividades programadas

10.6.2 Semana Dos:

Se tienen inconvenientes con el trasporte y tiene que ser cambiado a última hora, lo que hace que tengamos un retraso y estemos llegando la club sobre la 7am. Las actividades se deben preparar rápidamente y el desayuno de los colaboradores fue distribuido mientras viajábamos para optimizar el poco tiempo, afortunadamente todo salió bien y se inició actividades a la hora estipulada. El día sábado el número de niños baja a 55, pero el día domingo vuelve a repuntar y llegan 72.

49 Figura 33 Programación semana 2

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10.6.3 Semana Tres:

Con las mismas tareas y responsabilidades de los anteriores: cumplimiento hora de llegada, montaje de escenografía, vestuario a punto, maquillaje de artistas, alimentación e hidratación de los mismos. Se hace revisión de los PQRS y se evidencia una solicitud de inclusión de tres niños de dos y tres años respectivamente, para lo cual se plantea una estrategia junto con las recreadoras para incluirlos sin que esto retrase la programación que se tiene para el resto de asistentes.

51 Figura 36 Talleres

10.6.4 Semana Cuatro:

En el que le damos prioridad a la llegada de Papá Noel para que reciba las cartas de navidad de los niños. La presentación de los artistas, recreadores y talleristas es impecable, el esfuerzo es el doble pues se trata de dejar la mejor impresión, materiales listos y escenografía completa. El desayuno de los colaboradores es un poco más temprano y el almuerzo rotativo y ágil. La administración del club no presenta novedades sobre el trabajo pero si agradece los buenos resultados.

52 Figura 37 Programación semana cuatro

Se hace la presentación de Papa Noel al público para la recogida de las cartas, actividad que nos permite hacer el cierre de actividades del festival de la Pájara Pinta. El club y recrea Colombia agradecen la asistencia del público a todas las actividades programadas y hacen extensiva la invitación para la participación del próximo año y se cierre con una Misa campal, programada por la administración.

Antes de viajar se reúne a todo el personal para felicitarlos por el excelente desempeño, reunión a la que se une la administración del club y en la cual se aprovecha para pagar los honorarios de todos. De igual manera se presenta informe a la administración con planillas de asistencia y PQRS anexas.

53 Figura 38 Entrega de Cartas a Papá Noel

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Figura 40 Misa Campal

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Referente al análisis de las planillas, vemos que la convocatoria fue exitosa y el resultado de los eventos anteriores tuvo impacto en el actual. La gráfica a continuación muestra el número de asistentes en cada día de actividades durante los fines de semana de los Talleres Navideños.

N° DIA ASISTENTES POR DIA

1 80 2 80 3 55 4 72 5 85 6 91 7 88 8 93

Tabla 2 Asistentes por día de actividades

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Según muestra la imagen la asistencia fue exitosa, pero se tenemos tres variables para analizar: la primera es la acogida que tuvo el proyecto en el fin de semana uno, referente a los dos primeros días de la tabla; el segundo es la caída de asistentes en el fin de semana dos pero con repunte en el día domingo, lo que evidencia que los niños faltantes son solo ocho, los cuales pueden perfectamente pertenecer a dos familias; el tercer punto a analizar es la diferencia de asistentes entre los días impares que representan el sábado para este caso y los pares que serían los domingos, la respuesta que se tiene a esta variable es la hora de llegada de ciertas familias al club que pretenden permanecer el fin de semana pero que llegan posterior al inicio de actividades, números que claramente se ven compensados el día domingo.

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11. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Las siguientes conclusiones y recomendaciones se realizan a partir del análisis de las actividades realizadas en el proyecto Coordinación Logístico - Administrativa para el Grupo Empresarial Silva, en la Producción del Festival de la Pájara Pinta, Club Mesa de Yeguas, que se llevó acabo entre el mes de Octubre y Noviembre del año 2017.

Dentro del Plan anual de eventos del Club Mesa de Yeguas, se encontraron evidencias de las inconformidades que tenían los asociados por los malos resultados y las bajas expectativas frente a los eventos diseñados para sus niños y familia en general. De igual manera se encuentran quejas recurrentes en el buzón de la recepción, alegando sobre el mal servicio de la anterior compañía de recreación: falta de materiales didácticos, inexperiencia de los recreadores y talleristas, niños accidentados por malas prácticas, etc.

Es a partir de estas necesidades que se diseña el Festival de la Pájara Pinta con tres ediciones (Semana de Receso de Locura, Halloween Mágico y Talleres Navideños), mediante la contratación del Grupo Empresarial Silva y su marca Recrea Colombia.

Este informe contiene las necesidades expresadas por:

• Asociados del club

• Invitados de los asociados al club

• Administración del club

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Para realizar este informe se han tenido en cuenta los datos obtenidos de las diferentes sesiones y dinámicas realizadas a lo largo del festival en sus tres ediciones, formatos de asistencia, PQRS, comités post- operaciones, así como las bases de información internas del club.

Necesidades Identificadas Propuestas

• Desconocimiento de las necesidades del cliente final

• Desconocimiento de recursos

• Falta de comunicación

• Falta de coordinación

• Inexistencia de trabajo asociativo

Se puede potenciar la sinergia entre las redes de trabajo que permitan identificar de manera horizontal las necesidades del proyecto, evitando que la información se quede entre los colaboradores y termine en una queja por parte del asociado

• Malgasto de materiales

• Ineficacia en la utilización de recursos

• Pérdida de recursos materiales y humanos

Los recursos materiales deben estar registrados en un inventario que permita identificar las existencias y el estado físico. De igual manera debe haber un formato de cargos y tareas básicas adherido al sistema en red de información para reducir los tiempos muertos y la fuga de información.

• Falta de tiempo

• Improvisación en la programación

Mejorar los planes y diseño de actuación a fin de cumplir con los requerimientos del cliente, así como con las actividades programadas. Crear planes de contingencia a la altura de los principales en caso de cambios en las condiciones climáticas u otros presentados por los contratantes. Suministrar una copia de la programación y los planes de contingencia a todos los colaboradores para que estén informados en que momentos se deben generar

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los cambios de manera coordinada.

• Ineficacia en el trabajo Crear sesiones de

capacitación durante todo el año para los colaboradores, que permitan estar actualizados en las últimas tendencias de actividades para eventos, así como todo lo referente en atención y servicio al cliente.

• Posicionamiento de marca Adquisición y mejora la

publicidad: pendones, volantes, uniformes, tarjetas, arañas, etc. El portafolio debe tener registro fotográfico de los eventos realizados para que los posibles clientes conozcan de su recorrido. Así mismo la distribución de piezas ayuda a la comercialización de la marca.

Tabla 3 Conclusiones y Recomendaciones

Es importante que la compañía no escatime gastos en la contratación de personal adecuado para desarrollar las tareas de los contratos. Estas son actividades netamente de relacionamiento social en las cuales es necesario expresarse y actuar de manera profesional, estamos trabajando con seres humanos y se les debe dar el trato que merecen.

Importante el trabajo del administrador deportivo, pues a diferencia de cualquier profesional está enfocado en la optimización de recursos tanto físicos como materiales, sin perder de vista el área social, la importancia de las personas en el desarrollo y culminación de labores, no es solo propender por el éxito del evento a partir de las opiniones del público, sino también de las opiniones de los colaboradores del proyecto.

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Es importante convertir a estas empresas de prestación de servicios profesionales, en escuelas que permitan mejorar las condiciones de vida de las personas, mantener un constante trabajo durante todo el año para ofrecerles estabilidad laboral y oportunidades de crecimiento tanto profesional como espiritual, llegando a contribuir a las intenciones de paz y reconciliación que busca hace muchos años nuestra sociedad.

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12. BIBLIOGRAFÍA

Ángel, B. (2016-21 de abril). Planificación de proyectos con el método PERT. Recuperado el 21 de abril de 2016, de http://www.yolose.es/apps/blog1/planificacion-de-proyectos-con-el- metodo-pert/

Helder, J. (2011-14 de julio). Problemas sociales y conflictos de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (NTIC) [actualizado]. Recuperado el 14 de julio de 2011, de

https://helderbinimelis.net/2011/07/14/problemas-sociales-y-conflictos-de-las-nuevas- tecnologias-de-la-informacion-y-comunicacion-ntic/

Julián de Zubiria, S. (2017-06 de mayo). ¿Qué no es necesario enseñar hoy día en la escuela? Recuperado el 06 de mayo de 2017, de https://www.semana.com/educacion/articulo/julian- de-zubiria-que-es-necesario-ensenar-hoy-en-el-colegio/527540