Herramienta Usada

Se aplico un cuestionario de alrededor de 50 preguntas de opción múltiple. Este cuestionario buscaba cuantificar la visión que tienen los diferentes órganos de la organización con respecto al gobierno de TI. El tiempo de respuesta de este cuestionario no supera los 20 minutos.

Por otro lado, buscando identificar cómo se toman las decisiones, quienes las toman y como se monitorean, fue necesario llevar a cabo una serie entrevistas a las personas que están a la cabeza de áreas estratégicas de la organización. Estas entrevistas tuvieron una duración de 60 minutos promedio. Por medio de estas entrevistas se quiso ver la percepción que tienen las diferentes áreas de la organización sobre el modelo operativo y el gobierno de TI.

También se hizo necesaria la recopilación de información y documentación general de la empresa. Es importante destacar que la mayoría de documentos recopilados estaban desactualizados con respecto al nuevo funcionamiento de la organización, por lo que la mayoría de graficas, diagramas y cuadros presentados son resultado del desarrollo de este trabajo.

3.1.1. Cuestionar ios

Los cuestionarios se enfocan en identificar elementos sobre la arquitectura empresarial modelo de gobierno de TI que utiliza Cafam. Estos cuestionarios fueron diligenciados por partes, es decir se resumieron los cuestionarios originales, dado que el cuestionario tocaba varios temas que no eran del pleno conocimiento de todas las personas que nos ayudaron a resolverlos. Por esto, dependiendo del cargo y el área donde se desempeñara, se le pedía al funcionario que diligenciara las preguntas que tuvieran más relación con su rol dentro de la organización.

Nombre  Cargo 

Nepo Munseno  Subdirector de Educación Javier Duran  Subdirector Calidad

Procesos y Tecnología Luis Fernando Calle  Jefe del departamento de TI

Claudia Patricia  Líder de Arquitectura y Procesos

Tabla 2 Cuestionarios

3.1.2. Entrevistas

El objetivo de las entrevistas fue determinar el esquema de gobierno de TI antes del 2009 y su evolución a lo que es hoy el gobierno de TI de Cafam. Las entrevistas fueron diseñadas bajo el desarrollo de este trabajo y fue la herramienta más importante durante el desarrollo del mismo. Esto debido a las ventajas que ofrecían como, la profundización en los temas, la argumentación de las posiciones, la comunicación bidireccional, el dinamismo en la retroalimentación, y la exploración del conocimiento del entrevistado.

Las entrevistas a realizar fueron:

Nombre  Cargo 

Luis Carlos Giraldo  Director General Nepo Munseno  Subdirector de Educación

Javier Duran  Subdirector Calidad Procesos y Tecnología Luis Fernando Calle  Jefe del departamento de TI

Claudia Patricia  Líder de Arquitectura y Procesos

Grupo de Investigación en Tecnologías de Info rmación, Organizaciones y Negocios Entrevista al Director General

Esta entrevista buscó determinar un panorama general de la organización y del rol que juega TI en ella. También buscó información acerca de los inicios y motivaciones para el cambio de esquema de gobierno de TI ocurrido entre 2008 y 2009. La persona que se entrevistó fue el Director de la empresa, Doctor Luis Carlos Giraldo. La posición y visión del doctor Giraldo en la organización garantizó la perspectiva organizacional que buscaba esta entrevista.

Fue una entrevista con preguntas abiertas en la que se buscó información general de la empresa y no se hicieron preguntas técnicas. A partir de esta entrevista se obtuvo el respaldo de la dirección para desarrollar el resto de la investigación en la organización.

Entrevista al S ubdirector de Calidad proceso y Tecnología

Esta entrevista buscó información específica referente a uno de los cambios ocurridos en la organización entre 2008 y 2009: La creación de la subdirección de calidad, procesos y TI. Busca determinar lo motivadores del cambio y el rol que empieza a jugar esta nueva subdirección dentro del desenvolvimiento tecnológico de la organización. Siendo ésta la subdirección encargada de TI, se buscaba información general acerca de la arquitectura de TI en Cafam y el papel estratégico que ésta juega dentro del negocio. La persona a entrevistar fue el Subdirector de calidad, procesos y tecnología; Doctor Javier Durán. El doctor Durán fue partícipe de primera mano en la creación de esta subdirección, y es la persona idónea para comentar este proceso.

Esta fue una entrevista con preguntas abiertas en la que se busco información específica acerca de las TI dentro de Cafam; y acerca de la creación de la subdirección de calidad, procesos y TI, y su rol dentro de la organización.

Entrevista a Jefe del departamento de TI

Esta entrevista se desarrolló en dos sesiones de 50 min aproximadamente cada una. Por medio de ésta se buscaba información específica acerca del proceso de toma de decisiones en cuanto a TI antes y después del cambio estudiado en el proyecto. También buscaba información

acerca del impacto que generó el cambio en la arquitectura empresarial de la compañía y el valor aportado por TI a ésta.

La persona que se entrevistó fue el Jefe del Departamento de Tecnologías, Doctor Luis Fernando Calle. El doctor Calle es el encargado de las tecnologías de información de la empresa, y esto lo hace la persona idónea para calificar el impacto que ha tenido el cambio de esquema de gobierno de TI en las tecnologías de información de la organización. Los temas más importantes tocados en esta reunión fueron:

• Posición del departamento de TI frente a la integración y estandarización. • Nueva visión de departamento de TI sobre el rol que desempeña en Cafam. • Proceso de toma de decisiones.

• Prioridades de TI.

• Posiciones y roles que se vieron afectados por la reestructuración hecha el diciembre del año pasado.

Entrevista a Jefe Líder de Procesos y Arquitectura

Esta entrevista buscó información sobre cómo estaba operando actualmente el departamento de TI y cómo se estaba haciendo el manejo de proyectos. Se buscaba una visión estructural que mostrara claramente el estado actual de TI. La entrevista sirvió para comparar las diferentes versiones que tienen los miembros de TI y determinar la cohesión conceptual del departamento de TI. La persona a entrevistar fue Claudia Patricia Vargas, Líder de procesos y arquitectura una de las nuevas áreas estratégicas del departamento de TI. Los temas que se tocaron en esta reunión fueron:

• Manejo del Balanced Scorecard. • Gestión y manejo de proyectos de TI.

• Visión sobre las necesidades de información e integración. • SAP como mejor solución.

Grupo de Investigación en Tecnologías de Info rmación, Organizaciones y Negocios Entrevista a S ubdirector de educación

Esta entrevista buscó determinar la visión que se tiene desde afuera del la subdirección de calidad, procesos y TI acerca del cambio estudiado en este proyecto. Para esto, se estableció la opinión que se tiene desde el negocio acerca del cambio ocurrido y su nivel de participación en éste. También se hizo una evaluación crítica del proceso con una perspectiva de usuarios, analizando siempre las ventajas y desventajas que este cambio genero en la empresa.

La persona que se entrevistó fue el subdirector de educación, Dr. Nepo M unseno Torres. Dado el cambio que ha sufrido la empresa en el gobierno de TI, la experiencia de estos funcionarios es un elemento vital para determinar los impactos del cambio en las unidades de negocio y en la estrategia empresarial de la organización.