HERRAMIENTAS DE CONTROL DE GASTO

Aunque algunas de ellas ya las hemos anunciado, pode- mos identificar algunas de ellas. Las herramientas simples

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LLO ya comentadas, como controlar el gasto realizado por caja

o gastos menores utilizando el fondo fijo, otra herramienta para gastos mayores (adquisición de bienes o servicios, compras...), mediante el control de pagos por banco (che- que o transferencia), una herramienta que aglutine todos los gastos realizados en el proyecto y nos permita dar un seguimiento a los mismos según partida o actividad, y fi- nalmente una herramienta de control presupuestario. Otros elementos que utilizaremos para el control y seguimien- to y que nos servirán para la justificación y evaluación serán: El libro de Caja: nos permite seguir los gastos cotidia- »

nos o fondo fijo, comprobar saldo...

Libro de Banco: gestión de gastos realizados a través »

de banco (cheques, transferencias...).

Relación de facturas: llevaremos una relación de gas- »

tos y justificantes (facturas, tickets...) y su correlación con el medio de pago utilizado.

Control presupuestario por partidas y actividades: de- »

beremos, asimismo, de relacionar todos los gastos con las diferentes partidas. En muchas ocasiones los finan- ciadores no nos van a permitir desfases de más del 10 ó 15% entre las diferentes partidas.

Como ya hemos señalado, en todo lo que tenga que ver con contrataciones de personal, adquisición de bienes, compen- sación gastos voluntarios..., deberemos de guardar toda la documentación (desde facturas, pliegos y procedimientos de concursos...) necesarios, tanto para la justificación y evalua- ción final, como para responder ante posibles auditorías. No obstante, debemos de tener en cuenta el caso concreto de los Procedimientos de Compras en Proyectos financiados por la Unión Europea, ya que en estos casos se deberán te-

ner en cuenta la regla de nacionalidad y la regla de origen.

Regla de nacionalidad: los procedimientos de compra esta-

rán abiertos a los proveedores del país beneficiario y de los países miembros de la UE. En el caso de ECHO, se amplia la lista a los países ACP y en el caso de la UE-Desarrollo, se amplia la lista a los países en vías de desarrollo según la lista del CAD.

Regla de origen: los productos comprados deberán ser ori-

ginarios del país beneficiario o de algún país miembro de la UE. En el caso de ECHO, se amplia la lista a los países ACP y en el caso de la UE-Desarrollo, se amplia la lista a los países en vías de desarrollo según la lista del CAD.

Para la verificación del cumplimiento de la regla de origen

se deberá aportar un Certificado de Origen elaborado de

acuerdo a la normativa aduanera internacional.

Al confeccionar el plan de compras del proyecto, es preciso sondear el origen de los posibles suministradores y de sus productos para, en caso necesario, tratar con la Comisión Europea la posible derogación de estas reglas. En ningún caso se deben comprar productos o contactar con proveedo- res procedentes de países no incluidos en las áreas mencio- nadas anteriormente (Ej: proveedores o productos de USA, Japón, Corea, Rusia, Canadá, Australia, etc)

También para los proyectos financiados por líneas de la UE se establecerán unas cláusulas especiales para licitaciones y contratos.

SEGUIMIENTO

El seguimiento lo podemos interpretar como un proceso de evaluación constante de la ejecución. Debe entender como un proceso continuo donde la retroalimentación -feed-back- posibilita adaptar y reajustar el propio proyecto. En oca-

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LLO

siones, ya que vamos a utilizar procedimientos, técnicas e indicadores de evaluación, dará lugar a una evaluación in- termedia que, además, en muchos casos es solicitado en algunas subvenciones.

Que duda cabe que es conveniente efectuar una revisión periódica del proceso atendiendo a la calidad y grado de satisfacción de la realización del proyecto por las partes im- plicadas, centrándose en todo momento en la población o colectivos destinatarios.

Al igual que hemos definido los ciclos del proyecto, las activi- dades..., también lo haremos con el seguimiento dividiéndolo en las siguientes etapas:

ETAPA CONTENIDO

1. Recopilación de información (hechos, observación y medición) y documentación

Indicadores de los objetivos a todos los niveles del marco lógico. Calidad y adecuación de las activi- dades y utilización de los recursos. Entorno del proyecto (indi- cadores de hipótesis). Impacto del proyecto.

Cooperación con los grupos meta y socios.

2. Análisis (interpretación)

Comparaciones de realizaciones planificadas y situación real (planificada o no prevista), e identificación de las causas y desfases, y conclusiones. Evolución del entorno y reper- cusiones sobre el proyecto; for- mulación de conclusiones. Comparación de los mecanismos y procedimientos previstos y reales de organización del proyecto y de coope- ración con los grupos meta; identifi- cación de desfases y conclusiones.

3. Recomendaciones (decisión)

y acciones correctivas Desfase temporal en la ejecución de las actividades y utilización de los recursos. Fuente: Guía Gestión del Ciclo del Proyecto. Abril 2002. Oficina de Cooperación de la Comisión Europea

No obstante, y tal y como recomiendan algunos autores, el mecanismo ha desarrollar no ha de comportar un excesivo coste ni en tiempo ni en dinero, deberá realizarse una vez definidos los hitos y unidades de análisis en relación con los aspectos que queremos conocer y acompañar en su evolu- ción y es conveniente que se lleve a cabo una vez estén acor- dados sus aspectos esenciales entre los distintos implicados en el proyecto.

Deberá de abordar tanto datos cuantitativos como cualitativos.