Herramientas de Gestión relacionadas al PEI:

- Marco de Trabajo COBIT:

COBIT es un marco de gobierno de las TI que permite el desarrollo de las políticas y buenas prácticas para el control de las tecnologías en toda la organización.

COBIT enfatiza el cumplimiento regulatorio, ayuda a las organizaciones a incrementar su valor a través de las tecnologías, y permite su alineamiento con los objetivos del negocio.

La tecnología COBIT se utiliza para planear, implementar, controlar y evaluar el gobierno sobre TIC, incorporando objetivos de control, directivas de auditoría, medidas de rendimientos y resultados, factores críticos de éxito y modelos de madurez (ISACA, 2014).

COBIT 5 se basa en cinco principios claves para el gobierno y la gestión de las TI empresariales:

o Principio 1: Satisfacer las Necesidades de las Partes Interesadas. Las empresas existen para crear valor para sus partes interesadas manteniendo el equilibrio entre la realización de beneficios y la optimización de los riesgos y el uso de recursos.

COBIT 5 provee todos los procesos necesarios y otros catalizadores para permitir la creación de valor del negocio mediante el uso de TI. Dado que toda empresa tiene objetivos diferentes, una empresa puede personalizar COBIT 5 para adaptarlo a su propio contexto mediante la cascada de metas.

o Principio 2: Cubrir la Empresa Extremo a Extremo. COBIT 5 integra el gobierno y la gestión de TI en el gobierno corporativo:

 Cubre todas las funciones y procesos dentro de la empresa; COBIT 5 no se enfoca sólo en la “función de TI”, sino que trata la información y las tecnologías relacionadas como activos que deben ser tratados como cualquier otro activo por todos en la empresa.

 Considera que los catalizadores relacionados con TI para el gobierno y la gestión deben ser a nivel de toda la empresa y de principio a fin, es decir, incluyendo a todo y todos los que sean relevantes para el gobierno y la gestión de la información de la empresa y TI relacionadas.

o Principio 3: Aplicar un Marco de Referencia Único Integrado. Hay muchos

estándares y buenas prácticas relativos a TI, ofreciendo cada uno ayuda para un subgrupo de actividades de TI. COBIT 5 se alinea a alto nivel con otros estándares y marcos de trabajo relevantes, y de este modo puede hacer la función de marco de trabajo principal para el gobierno y la gestión de las TI de la empresa.

o Principio 4: Hacer Posible un Enfoque Holístico. Un gobierno y gestión de las TI de la empresa efectivo y eficiente requiere de un enfoque holístico que tenga en cuenta varios componentes interactivos. COBIT 5 define un conjunto de catalizadores para apoyar la implementación de un sistema de gobierno y gestión global para las TI de la empresa.

o Principio 5: Separar el Gobierno de la Gestión. El marco de trabajo COBIT 5 establece una clara distinción entre gobierno y gestión. Estas dos disciplinas engloban diferentes tipos de actividades, requieren diferentes estructuras y organizaciones.

- Business System Planning (BSP) de IBM:

BSP es un proceso de planificación de sistemas de información que se concentra principalmente en las relaciones entre los sistemas y los negocios de la empresa, el cual ofrece una vista estructurada y formal que sirve como soporte en la implantación de un Plan de Sistemas de Información para empresas en general

o Características de BSP:

Planeación en equipo:

Dirigida por un analista de sistemas que actúa como enlace entre la alta gerencia, los usuarios y los analistas del departamento de TI.

Planeación de arriba abajo:

Se fijan los objetivos corporativos del negocio, establecidos por los ejecutivos, y especialistas de sistemas de información.

Desarrollo de abajo a arriba:

El desarrollo de los sistemas se inicia en los niveles operacionales, donde el procesamiento de datos es esencial para el proceso de la empresa.

o Estudios BSP:

 Fase I: Revisar, analizar y validar las arquitecturas BSP actuales. Objetivos

Comprender más claramente los negocios en que la empresa opera.

Establecer y evaluar hasta qué punto los sistemas preexistentes informa adecuadamente la relación entre los negocios de la empresa.

Definir las relaciones funcionales y la información necesaria para la administración.

 Fase II: Profundización del análisis:

Consiste en detallar mejor el análisis desarrollado en la fase I. Lo que distingue principalmente las dos fases es que en la fase I el mayor énfasis es en el compromiso de la alta administración en la implementación de la planificación de los sistemas. Tanto que es obligatoria la participación del ejecutivo principal en la fuerza de tarea o grupo de trabajo inicial.

o Ventajas del BSP:

Coordinación de la planeación de procesos de reingeniería con planes de mejoramiento técnico.

Seguridad de que datos, aplicaciones y arquitecturas con alineadas con requerimientos de procesos funcionales.

Dirección de estrategias de sistemas de información.

Planes de acción y requerimiento de recursos para las estrategias de implementación de sistemas de información (BSP de IBM, 2012).

- Balanced ScoreCard:

Es una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores. Balanced Scorecard es la principal herramienta metodológica que traduce la estrategia en un conjunto de medidas de la actuación, las cuales proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestión y medición (KAPLAN & NORTON, 2012).

La visión y la estrategia de negocios dictan el camino hacia el que deben encaminarse los esfuerzos individuales y colectivos de una empresa. El reto corresponde en identificar exactamente lo que debe monitorearse, para comunicar en todos los niveles de la empresa, si se están alcanzando las estrategias a través de acciones muy puntuales.

Beneficios:

El Balanced Scorecard induce una serie de resultados que favorecen la administración de la compañía, pero para lograrlo es necesario implementar la metodología y la aplicación para monitorear, y analizar los indicadores obtenidos del análisis (ALVAREZ MEDINA, CHAVEZ RIVERA, & MORENO VALVERDE, 2012):

o Alineación de los empleados hacia la visión de la empresa.

o Comunicación hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.

o Redefinición de la estrategia en base a resultados.

o Traducción de la visión y estrategias en acción.

o Favorece en el presente la creación de valor futuro.

o Integración de información de diversas áreas de negocio.

o Mejoría en los indicadores financieros.

A pesar de que son 4 las perspectivas que tradicionalmente identifican un BSC, no es indispensable que estén todas ellas; estas perspectivas son las más comunes y pueden adaptarse a la gran mayoría de las empresas que no constituyen una condición indispensable para construir un modelo de negocios.

o Perspectiva financiera: Históricamente los indicadores financieros han sido los más utilizados, pues son el reflejo de lo que está ocurriendo con las inversiones y el valor añadido económico, de hecho, todas las medidas que forman parte de la relación causa-efecto, culminan en la mejor actuación financiera.

o Perspectiva del cliente: Brinda información importante para generar, adquirir, retener y satisfacer a los clientes, obtener cuota de mercado, rentabilidad, etc. "La perspectiva del cliente permite a los directivos de unidades de negocio articular la estrategia de cliente basada en el mercado, que proporcionará unos rendimientos financieros futuros de categoría superior".

o Perspectiva procesos internos: Para alcanzar los objetivos de clientes y financieros es necesario realizar con excelencia ciertos procesos que dan vida a la empresa. Esos procesos en los que se debe ser excelente son los que identifican los directivos y ponen especial atención para que se lleven a cabo de una forma perfecta, y así influyan a conseguir los objetivos de accionistas y clientes.

o Perspectiva de formación y crecimiento: Es la perspectiva donde más tiene que ponerse atención, sobre todo si piensan obtenerse resultados constantes a largo plazo. Aquí se identifica la infraestructura necesaria para crear valor a largo plazo. Hay que lograr formación y crecimiento en 3 áreas: personas, sistemas y clima organizacional. Normalmente son intangibles, pues son identificadores relacionados con capacitación a personas, software o desarrollos, máquinas e instalaciones, tecnología y todo lo que hay que potenciar para alcanzar los objetivos de las perspectivas anteriores.