3. MARCO PROPOSITIVO
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.2.3.2. Ejecución de la Evaluación del Sistema de Control Interno
3.2.3.2.2. Hoja de Hallazgos
Luego de la aplicación de cuestionarios se determinaron los siguientes hallazgos:
CP CAL. CP CAL. AMBIENTE DE CONTROL 14% 17 9% 14 18.50% 24 EVALAUCIÓN DEL RIESGO 0% 5 0% 5 0% 8 ACTIVIDADES DE CONTROL 3% 5 3% 5 4.50% 8 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 2% 5 2% 5 3% 8 MONITOREO 19% 3 14% 3 26% 5 TOTAL 38% 35 28% 32 52% 51 PROMEDIO CAL RESUMEN PROMEDIO CP COMPONENTE GERENTE ADMINISTRATIVO ASISTENTE DE CRÉDITO Y COBRANZAS
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HOJA DE HALLAZGOS N°1
CUENTAS POR COBRAR DESDE EL AÑO 2010 Y 2011
CONDICIÓN: Existen 2.42% de cuentas pendientes por cobrar de los años 2010 y 2011 que no han sido dadas de baja y provisionadas como cuentas incobrables.
CRITERIO: Según el Artículo 10, Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno establece que “La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisión, cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones:
Haber constado como tales, durante cinco años o más en la contabilidad;
Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento original del crédito;
Haber prescrito la acción para el cobro del crédito;
En caso de quiebra o insolvencia del deudor;
Si el deudor es una sociedad, cuando ésta haya sido liquidada o cancelado su permiso de operación.
Haber constado como tales, durante cinco años o más en la contabilidad;
Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento original del crédito;
Elaborado por:
Iveth Molina Revisado por: Aprobado por:
COELEC SC Fecha: Febrero 2016 MANUAL DE FUNCIONES Paginas: 1/3
Descripción del Puesto Nombre del puesto:
Jefe de Crédito y Cobranzas
Nivel:
Administrativo
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo
Subordinado Inmediatos:
Cobradores, asistente de crédito y cobranzas Responsabilidades del Cargo
Garantizar la Calidad de la aprobación de créditos, incentivar y monitorear el cumplimiento de metas de colocación en número de operaciones y monto, planificación y organización, compromiso
Funciones
Coordinar con el departamento de crédito y cobranzas, la recuperación y administración eficiente de cartera.
Supervisar el flujo de efectivo de la compañía implicando una cobranza a tiempo y pagos a los proveedores para mantener un nivel adecuado de flujo del efectivo.
Asegurar la liquidez de la compañía y soportar las inversiones para una continuidad y crecimiento del negocio.
Establecer límites de crédito y supervisar los procesos de evaluación de nuevos clientes.
Analizar los reportes de cobros para determinar el estado de la cartera y los saldos pendientes y evaluar la eficacia de las políticas y los procedimientos vigentes para mantener una cartera sana.
Desarrollar informes y reportes del área para las gerencias.
Elaborado por:
Iveth Molina
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HOJA DE HALLAZGOS N°1
CUENTAS POR COBRAR DESDE EL AÑO 2010 Y 2011
Haber prescrito la acción para el cobro del crédito;
En caso de quiebra o insolvencia del deudor.
Si el deudor es una sociedad, cuando ésta haya sido liquidada o cancelado su permiso de operación.
CAUSA: El desconocimiento de la Ley de Régimen Tributaria Interna, resoluciones regulatorias; por parte del gerente administrativa, la contadora y la asistente de créditos y cobranzas ocasionan el incumplimiento de lo dispuesto en la normativa tributaria vigente.
EFECTO: La información financiera de la empresa no es viable para la toma de decisiones financieras, además no se está deduciendo gasto por provisión de cuentas incobrables lo que afecta a la determinación real de la base imponible para el impuesto a la renta.
RECOMENDACIÓN:
Realizar la provisión de cuentas incobrables correspondiente.
Realizar la baja de las cuentas por cobrar.
Elaborado por:
Iveth Molina Revisado por: Aprobado por:
COELEC SC Fecha: Febrero 2016 MANUAL DE FUNCIONES Paginas: 1/3 Descripción del Puesto
Nombre del puesto: Jefe de Crédito y Cobranzas
Nivel: Administrativo Jefe Inmediato:
Gerente Administrativo
Subordinado Inmediatos: Cobradores, asistente de crédito y cobranzas
Responsabilidades del Cargo
Garantizar la Calidad de la aprobación de créditos, incentivar y monitorear el cumplimiento de metas de colocación en número de operaciones y monto, planificación y organización, compromiso
Funciones
Coordinar con el departamento de crédito y cobranzas, la recuperación y administración eficiente de cartera.
Supervisar el flujo de efectivo de la compañía implicando una cobranza a tiempo y pagos a los proveedores para mantener un nivel adecuado de flujo del efectivo.
Asegurar la liquidez de la compañía y soportar las inversiones para una continuidad y crecimiento del negocio.
Establecer límites de crédito y supervisar los procesos de evaluación de nuevos clientes.
Analizar los reportes de cobros para determinar el estado de la cartera y los saldos pendientes y evaluar la eficacia de las políticas y los procedimientos vigentes para mantener una cartera sana.
Desarrollar informes y reportes del área para las gerencias.
Elaborado por: Iveth Molina
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HOJA DE HALLAZGOS N°2
CRÉDITOS VENCIDOS MAYORES A UN AÑO NO SE HAN CASTIGADO
CONDICIÓN: Existen 81% de créditos con un vencimiento mayor a un año que no han sido castigados.
CRITERIO: NIC 1 – LITERAL 13: Los estados financieros reflejarán fielmente, la situación, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad. La imagen fiel exige la representación fiel de los efectos de las transacciones, así como de otros eventos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos fijados en el Marco Conceptual. Se presumirá que la aplicación de las NIIF, acompañada de informaciones adicionales cuando sea preciso, dará lugar a estados financieros que proporcionen una presentación razonable.
NIC 36 - El objetivo de esta Norma consiste en establecer los procedimientos que una entidad aplicará para asegurarse de que sus activos están contabilizados por un importe que no sea superior a su importe recuperable. Un activo estará contabilizado por encima de su importe recuperable cuando su importe en libros exceda del importe que se pueda recuperar del mismo a través de su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el activo se presentaría como deteriorado, y la Norma exige que la entidad reconozca una pérdida por deterioro del valor de ese activo. En la Norma también se especifica cuándo la entidad revertirá la pérdida por deterioro del valor, así como la información a revelar.
Elaborado por:
Iveth Molina Revisado por: Aprobado por:
COELEC SC Fecha: Febrero 2016 MANUAL DE FUNCIONES Paginas: 1/3 Descripción del Puesto
Nombre del puesto: Jefe de Crédito y Cobranzas
Nivel: Administrativo
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo
Subordinado Inmediatos: Cobradores, asistente de crédito y cobranzas
Responsabilidades del Cargo
Garantizar la Calidad de la aprobación de créditos, incentivar y monitorear el cumplimiento de metas de colocación en número de operaciones y monto, planificación y organización, compromiso
Funciones
Coordinar con el departamento de crédito y cobranzas, la recuperación y administración eficiente de cartera.
Supervisar el flujo de efectivo de la compañía implicando una cobranza a tiempo y pagos a los proveedores para mantener un nivel adecuado de flujo del efectivo.
Asegurar la liquidez de la compañía y soportar las inversiones para una continuidad y crecimiento del negocio.
Establecer límites de crédito y supervisar los procesos de evaluación de nuevos clientes.
Analizar los reportes de cobros para determinar el estado de la cartera y los saldos pendientes y evaluar la eficacia de las políticas y los procedimientos vigentes para mantener una cartera sana.
Desarrollar informes y reportes del área para las gerencias.
Elaborado por: Iveth Molina
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HOJA DE HALLAZGOS N°2
CRÉDITOS VENCIDOS MAYORES A UN AÑO NO SE HAN CASTIGADO
CAUSA: Falta de control y seguimiento por parte del encargado de Crédito y Cobranzas.
EFECTO: La información financiera de la empresa no es confiable y oportuna con respecto a los saldos de cartera de créditos vencidos, en su mayoría podría ser cartera irrecuperable y sin embargo consta como activo exigible.
RECOMENDACIÓN:
Realizar la baja de las cuentas por cobrar que corresponda.
Crear un departamento de Crédito y Cobranza que se encargue de realizar un seguimiento de los créditos vencidos y aplicar los procedimientos necesarios para recuperar la cartera.
Realizar una mejor gestión de cobro, que permita recuperar la cartera vencida y reducir el nivel de morosidad de los clientes.
Elaborado por:
Iveth Molina Revisado por: Aprobado por:
COELEC SC Fecha: Febrero 2016 MANUAL DE FUNCIONES Paginas: 1/3 Descripción del Puesto
Nombre del puesto: Jefe de Crédito y Cobranzas
Nivel: Administrativo
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo
Subordinado Inmediatos: Cobradores, asistente de crédito y cobranzas
Responsabilidades del Cargo
Garantizar la Calidad de la aprobación de créditos, incentivar y monitorear el cumplimiento de metas de colocación en número de operaciones y monto, planificación y organización, compromiso
Funciones
Coordinar con el departamento de crédito y cobranzas, la recuperación y administración eficiente de cartera.
Supervisar el flujo de efectivo de la compañía implicando una cobranza a tiempo y pagos a los proveedores para mantener un nivel adecuado de flujo del efectivo.
Asegurar la liquidez de la compañía y soportar las inversiones para una continuidad y crecimiento del negocio.
Establecer límites de crédito y supervisar los procesos de evaluación de nuevos clientes.
Analizar los reportes de cobros para determinar el estado de la cartera y los saldos pendientes y evaluar la eficacia de las políticas y los procedimientos vigentes para mantener una cartera sana.
Desarrollar informes y reportes del área para las gerencias.
Elaborado por: Iveth Molina
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HOJA DE HALLAZGOS N°3
CRÉDITOS VENCIDOS CORRESPONDEN A LAS AMISTADES DEL GERENTE
CONDICIÓN: El 63% de créditos vencidos son de las amistades del gerente.
CRITERIO: PCGA. ENTE. Los estados financieros se refieren siempre a un ente, donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona, ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad.
CAUSA: Falta de políticas de Crédito y Cobranza.
EFECTO: Los montos de cartera vencida son muy elevados en relación al total de las ventas a crédito. Las cuentas por cobrar demoran mucho tiempo en ser recuperadas.
RECOMENDACIÓN:
Crear un departamento de Crédito y Cobranza que se encargue de realizar un seguimiento de los créditos vencidos y aplicar los procedimientos necesarios para recuperar la cartera.
Realizar una mejor gestión de cobro, que permita recuperar la cartera vencida y reducir el nivel de morosidad de los clientes.
Elaborado por:
Iveth Molina Revisado por: Aprobado por:
COELEC SC Fecha: Febrero 2016 MANUAL DE FUNCIONES Paginas: 1/3 Descripción del Puesto
Nombre del puesto: Jefe de Crédito y Cobranzas
Nivel: Administrativo
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo
Subordinado Inmediatos: Cobradores, asistente de crédito y cobranzas
Responsabilidades del Cargo
Garantizar la Calidad de la aprobación de créditos, incentivar y monitorear el cumplimiento de metas de colocación en número de operaciones y monto, planificación y organización, compromiso
Funciones
Coordinar con el departamento de crédito y cobranzas, la recuperación y administración eficiente de cartera.
Supervisar el flujo de efectivo de la compañía implicando una cobranza a tiempo y pagos a los proveedores para mantener un nivel adecuado de flujo del efectivo.
Asegurar la liquidez de la compañía y soportar las inversiones para una continuidad y crecimiento del negocio.
Establecer límites de crédito y supervisar los procesos de evaluación de nuevos clientes.
Analizar los reportes de cobros para determinar el estado de la cartera y los saldos pendientes y evaluar la eficacia de las políticas y los procedimientos vigentes para mantener una cartera sana.
Desarrollar informes y reportes del área para las gerencias.
Elaborado por: Iveth Molina
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HOJA DE HALLAZGOS N°4
CHEQUES PROTESTADOS O DE CUENTA CERRADA
CONDICIÓN: El 20% de créditos vencidos corresponden a cheques protestados o de cuenta cerrada.
CRITERIO: Ley de cheques Art. 57.- El cheque no pagado por falta o insuficiencia de fondos y protestado dentro del plazo de presentación, constituye título ejecutivo. Art. 29.- El girado, al pagar el cheque exigirá al portador o tenedor la cancelación del mismo. El portador o tenedor puede admitir o rehusar, a voluntad, un pago parcial; pero el girado está obligado a pagar el importe del cheque hasta el total de los fondos que tenga a disposición del girador. En caso de pago parcial, el girado puede exigir que se mencione dicho pago en el cheque y se le confiera recibo, y estará obligado por su parte a otorgar al portador o tenedor un comprobante en el que consten todas las especificaciones del cheque y el saldo no pagado. Este comprobante surtirá los mismos efectos que el cheque protestado en cuanto al saldo no cubierto.
CAUSA: Falta de seguimiento y ejecución de los procedimientos legales para ejercer el cobro.
EFECTO: Elevación del monto de cartera vencida.
RECOMENDACIÓN:
Entablar las demandas respectivas para proceder a hacer efectivo el cobro de dichos documentos y así poder recuperar la cartera.
Elaborado por:
Iveth Molina Revisado por: Aprobado por:
COELEC SC Fecha: Febrero 2016 MANUAL DE FUNCIONES Paginas: 1/3 Descripción del Puesto
Nombre del puesto: Jefe de Crédito y Cobranzas
Nivel: Administrativo
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo
Subordinado Inmediatos: Cobradores, asistente de crédito y cobranzas
Responsabilidades del Cargo
Garantizar la Calidad de la aprobación de créditos, incentivar y monitorear el cumplimiento de metas de colocación en número de operaciones y monto, planificación y organización, compromiso
Funciones
Coordinar con el departamento de crédito y cobranzas, la recuperación y administración eficiente de cartera.
Supervisar el flujo de efectivo de la compañía implicando una cobranza a tiempo y pagos a los proveedores para mantener un nivel adecuado de flujo del efectivo.
Asegurar la liquidez de la compañía y soportar las inversiones para una continuidad y crecimiento del negocio.
Establecer límites de crédito y supervisar los procesos de evaluación de nuevos clientes.
Analizar los reportes de cobros para determinar el estado de la cartera y los saldos pendientes y evaluar la eficacia de las políticas y los procedimientos vigentes para mantener una cartera sana.
Desarrollar informes y reportes del área para las gerencias.
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HOJA DE HALLAZGOS N°5
FALTA DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
CONDICIÓN: Luego de revisar una muestra de los créditos entregados en el año 2015 se determinó que alrededor del 35% fueron otorgados sin cumplir con la presentación de algunos documentos como son: copias de cédula o planillas de servicios básicos.
CRITERIO: Aunque no existe un documento formal que lo respalde las disposiciones de gerencia indican que se debe solicitar al cliente mínimo los siguientes documentos para otorgar crédito:
Copia de cédula y papeleta de votación. Planilla de servicios básicos.
Copia de rol del pago. Copia del impuesto predial.
CAUSA: Este problema se da debido a que la asistente de crédito y cobranza, quien es la encargada de recibir los documentos por parte de los clientes, no verifica que se incluyan todos los requisitos indicados.
EFECTO: Al momento de realizar los cobros, principalmente cuando estos clientes tienen incompletos sus documentos caen en mora, es necesaria la información solicitada y la falta de algunos de estos documentos hace más difícil el proceso de cobro establecido.
Elaborado por:
Iveth Molina Revisado por: Aprobado por:
COELEC SC Fecha: Febrero 2016 MANUAL DE FUNCIONES Paginas: 1/3 Descripción del Puesto
Nombre del puesto: Jefe de Crédito y Cobranzas
Nivel: Administrativo
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo
Subordinado Inmediatos: Cobradores, asistente de crédito y cobranzas
Responsabilidades del Cargo
Garantizar la Calidad de la aprobación de créditos, incentivar y monitorear el cumplimiento de metas de colocación en número de operaciones y monto, planificación y organización, compromiso
Funciones
Coordinar con el departamento de crédito y cobranzas, la recuperación y administración eficiente de cartera.
Supervisar el flujo de efectivo de la compañía implicando una cobranza a tiempo y pagos a los proveedores para mantener un nivel adecuado de flujo del efectivo.
Asegurar la liquidez de la compañía y soportar las inversiones para una continuidad y crecimiento del negocio.
Establecer límites de crédito y supervisar los procesos de evaluación de nuevos clientes.
Analizar los reportes de cobros para determinar el estado de la cartera y los saldos pendientes y evaluar la eficacia de las políticas y los procedimientos vigentes para mantener una cartera sana.
Desarrollar informes y reportes del área para las gerencias.
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HOJA DE HALLAZGOS N°5
FALTA DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda al Jefe de créditos, revisar el cumplimiento de todos los documentos establecidos, y en caso de incumplir con esta norma posponer la aprobación de dicho crédito hasta la presentación de los documentos faltantes. Se recomienda a la asistente de Crédito y Cobranza, que antes de pasar la carpeta del cliente al Jefe de créditos, se revise que los documentos entregados por los clientes estén completos y actualizados.
Elaborado por:
Iveth Molina Revisado por: Aprobado por:
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Nombre del puesto: Jefe de Crédito y Cobranzas
Nivel: Administrativo Jefe Inmediato:
Gerente Administrativo
Subordinado Inmediatos: Cobradores, asistente de crédito y cobranzas
Responsabilidades del Cargo
Garantizar la Calidad de la aprobación de créditos, incentivar y monitorear el cumplimiento de metas de colocación en número de operaciones y monto, planificación y organización, compromiso
Funciones
Coordinar con el departamento de crédito y cobranzas, la recuperación y administración eficiente de cartera.
Supervisar el flujo de efectivo de la compañía implicando una cobranza a tiempo y pagos a los proveedores para mantener un nivel adecuado de flujo del efectivo.
Asegurar la liquidez de la compañía y soportar las inversiones para una continuidad y crecimiento del negocio.
Establecer límites de crédito y supervisar los procesos de evaluación de nuevos clientes.
Analizar los reportes de cobros para determinar el estado de la cartera y los saldos pendientes y evaluar la eficacia de las políticas y los procedimientos vigentes para mantener una cartera sana.
Desarrollar informes y reportes del área para las gerencias.
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3.2.3.2.3 Informe de Auditoria
Informe de las actividades realizadas en la evaluación del control interno.
Santo Domingo, 3 de julio del 2017.
Sr. Castillo Uvidia Richard.
Gerente General COELEC S.C.
En uso de las facultades conferidas se procede a efectuar una auditoría de control interno en la Empresa COELEC S.C. con el objeto que se detalla en lo siguiente:
a) Objeto del informe.
Es la evaluación del control interno en el área de crédito y cobranzas con el propósito de conocer la efectividad y eficiencia de la gestión de cartera.
b) Alcance del informe.
El examen fue realizado básicamente en evaluar el control que la Empresa tiene sobre los créditos otorgados, la cartera vencida y recuperada.
c) Resumen gerencial.
El control interno realizado en la Empresa COELEC S.C. es un proceso efectuado al gerente administrativo, la asistente de Crédito y Cobranzas y el jefe de Crédito para demostrar la situación y confiabilidad de la empresa.
60 Ambiente de Control
La empresa posee un código de ética, sin embargo no hay un adecuado conocimiento del mismo por parte de sus colaboradores. No existe un manual de funciones.
Conclusión:
En base a las investigaciones podemos concluir que en la empresa COELEC SC, no todos los empleados tienen conocimiento del código de ética interno que la empresa posee. Los empleados carecen de una cultura de información con integridad y confianza para emitir criterios personales y desconocen las sanciones existentes por incumplir las normas de ética de la empresa.
Recomendación:
Difundir el código de ética existente en la empresa hacia todos los niveles de la misma, dar a conocer el organigrama estructural y los principios por los cuales se rige la empresa. Se debe implementar también un manual de funciones.
Evaluación de Riesgos
Se identifican los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos, para lo cual se evalúa aplicando un cuestionario de control interno para identificar las falencias existentes. NIVEL DE CONFIANZA = RESPUESTA POSITIVA = 7 = 28% TOTAL DE PREGUNTAS 25
El nivel de confianza es bastante bajo, representa apenas el 28% de todos los factores