por Intersalud Ocupacional, en el desarrollo de sus procesos, como no estaban escritas fue necesario comunicarse con los diferentes cargos para establecer las políticas que se están utilizando.
Información necesaria e importante para establecer las políticas contables bajo NIIF pymes de acuerdo al decreto 3022 del 2013.
DISPONIBLE
Efectivo Clientes:
El mensajero de la empresa recoge los pagos de los clientes con sello de la empresa y/o carta de autorización cuando se requiera.
El efectivo recibido se consigna en la cuenta corriente del banco máximo dos días después de recibidos.
Los clientes que cancelan de contado en las instalaciones de la empresa realizarán los pagos en la recepción se realizará factura de forma tirilla diferente a los clientes que cancelan a crédito.
Durante o al final del día se realiza arqueo y se recoge el dinero para ser consignados al día siguiente.
Efectivo en Caja:
El monto del efectivo en caja menor no podrá exceder de un salario mínimo y el número de cajas menores serán determinados por el representante legal, no podrán ser superior a dos (2).
La autorización para la utilización de la caja menor solo es competencia de la Gerencia General.
La custodia e integridad del recurso de la caja menor está a cargo del responsable de la caja.
La cuantía máxima utilizada por compra no puede exceder del 10% de un salario mínimo mensual legal vigente.
Los reembolsos de caja menor no pueden exceder el 60% del valor total de la caja.
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La caja menor sólo se utiliza para pagar gastos de la Institución, en ningún momento pueden realizarse anticipos o préstamos personales, ni compras que afecten inventarios.
El responsable de la caja menor debe presentar informes de verificación cuando éstos sean requeridos por el área Financiera y Contable para efectos de control. Al cierre del fondo de caja menor deberá ser consignado el dinero sobrante en la cuenta bancaria de Intersalud Ocupacional SAS.
Los soportes de los pagos realizados por caja menor deben presentar integridad en su diligenciamiento, solo se aceptan documentos originales, la copia no tiene ninguna validez, no presentar enmendaduras o tachones, además deben contener una descripción clara y completa del gasto así:
Fecha de elaboración del documento.
Nombre o razón social completa proveedor o beneficiario del pago.
Número de cédula o NIT del proveedor o beneficiario del pago.
Concepto por el cual se efectúa el gasto.
Firma del proveedor o beneficiario del pago con su número de cédula o el sello respectivo cuando se trate de persona jurídica.
Firma de autorización del Gerente General o Líder del Negocio.
Valor del vale en número y letras.
Bancos:
No se mantendrán partidas bancarias o de conciliación por un periodo mayor a 2 meses.
Deben realizarse las aclaraciones y depuraciones contable necesarias de forma inmediata al ser identificadas tales partidas.
La empresa proporcionará información de la cuenta bancaria por medio de la factura o asignara una referencia bancaria personalizada a los clientes a fin de que estos realicen los pagos.
DEUDORES
Para generar un crédito a los clientes y controlar el recaudo adecuado de la cartera se establecieron las siguientes políticas:
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acuerdo a la aprobación por el proceso contable y financiero:
2 días, clientes pago inmediato,
8 días, clientes pago de una semana,
15 y 20 días, clientes con pagos de nómina del personal en Outsourcing.
30, clientes en general.
60, días multinacionales.
El proceso contable y financiero será el encargado de analizar la documentación del cliente, asignación de cupos, recaudo de cartera, eventual bloqueo en el sistema por mora.
El área comercial solicita la documentación del cliente de acuerdo al tipo de crédito y dará apoyo en la gestión de cobranza cuando los tiempos de mora así lo requieran.
Se lista un estado de cartera clasificado por fechas de vencimiento: Se debe tener en constante análisis las facturas que se han ido venciendo con el fin de iniciar el cobro personalizado por parte de la empresa.
Se realiza a diario los recibos de caja con base en los movimientos del banco que ingresaron.
Los cobros se realizan dos días por semana o de acuerdo a los días que den información de pagos.
Pasado 15 días calendario no se hace efectivo el pago se procede a informar al proceso comercial y gerencial para solicitar apoyo en el cobro.
Se tomará la decisión de bloquear al cliente sino lleva a cabo el pago de lo adeudado después de presentar 15 días de mora.
La provisión de cartera no se realiza teniendo en cuenta que la cartera de la empresa es muy sana.
En las cuentas por Cobrar a Socios no es política de la empresa liquidar interés por los préstamos a socios.
ANTICIPOS Y AVANCES
70 contratistas. Las políticas de este rubro son:
• Los anticipos a proveedores y a contratistas se legalizan con la factura recibida cobrando el saldo o el total de la factura.
• Los anticipos son autorizados por el Gerente, Líder Financiero, Líder Operativo de Prestación de servicios.
• Los anticipos a trabajadores se autorizan cuando son para los siguientes conceptos: compras, inventarios, transporte, viáticos y capacitaciones.
El tiempo establecido para la legalización es a 7 días calendario después de la utilización de los mismos los que están fuera de la ciudad, los demás en 48 horas.
ANTICIPO IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES
Los anticipos de impuestos corresponden a las retenciones efectuadas en la prestación de los servicios por los clientes, los cuales son certificados para ser descontados en las respectivas declaraciones.
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES
No es política de la empresa otorgar créditos a empleados, hay excepciones cuando se trata de una calamidad o por descuentos del plan de celular corporativo, daños y perjuicios que ocasionen, o en caso de pérdida de bienes de la empresa.
No es política de la empresa cobrar interés.
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Las propiedades, planta y equipo se contabilizan al costo histórico, ajustado por inflación hasta el 31 de diciembre del 2006. A partir del 1º de enero del 2007 estos rubros no se ajustaron por inflación, en cumplimiento del Decreto Reglamentario 1536 del 7 de mayo del 2007, según el cual se eliminó la aplicación de este sistema de ajuste.
Las reparaciones y mantenimiento se cargan a los resultados del período, mientras que las mejoras y adiciones constituyen un mayor valor de los activos.
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DEPRECIACIÓN ACUMULADA
El método utilizado para la depreciación es el de línea recta, que se calcula sobre el costo ajustado por inflación hasta el 31 de diciembre del 2006, con base en la vida útil estimada de los activos aplicando los siguientes porcentajes anuales: 5% para edificios; 10% para maquinaria y equipo, muebles y enseres y 20% para vehículos y equipos de computación.
OBLIGACIONES FINANCIERAS
Obligaciones adquiridas para capital de trabajo y funcionamiento de la empresa. Se solicita los créditos con Bancolombia a tasa de negociación pactada.
CUENTAS POR PAGAR
Contiene todas las cuentas por pagar a los Asesores y Prestadores de Servicios, para el desarrollo de las actividades de la empresa.
La modalidad de pago para los asesores que prestan servicios es por periodo de tiempo de 35 días.
La modalidad de pago a proveedores será de 30 y 60 días. No es política tomar descuentos en las facturas.
ACREEDORES VARIOS
Se registran los reintegros por pagar otros, Fondos de Pensiones y Cesantías. OBLIGACIONES LABORALES
Las obligaciones laborales se consolidan al final del ejercicio, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes Ley 50, las cesantías son consignadas al fondo de Cesantías respectivo, dentro de los plazos previstos en la ley.
Las prestaciones sociales se encuentran consolidadas de acuerdo a los tiempos laborados por el personal y a los salarios y otros pagos laborales que forman su base.
INGRESOS:
Se registran los valores facturados por la empresa por la prestación de sus servicios.
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