Identificar a los interesados

Sección 13.1 de la Guía PMBOK (6ta.Ed., 2017)

- Corresponde a los grupos de procesos de la etapa de inicio. Es el proceso de identificar periódicamente a los interesados del proyecto, analizar y documentar la información relevante referida a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.

- Beneficio clave: identificar el enfoque adecuado para el involucramiento de cada interesado o grupo de interesados.

- Se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto según sea necesario, al comienzo de cada fase y cuando ocurre un cambio significativo. Se realiza por primera vez antes o al mismo tiempo en que se desarrolla y aprueba el acta de constitución del proyecto.

 Entradas (sección 13.1.1)

- Acta de Constitución del Proyecto(sección 13.1.1.1)

Se identifica a los interesados clave y se consigna información sobre sus responsabilidades.

Figura 79. Diagrama de flujo para identificar a los interesados. Guía PMBOK del PMI 6ta.Ed. (2017)

Figura 80. Identificar a los interesados: entradas, herramientas y técnicas, salidas. Guía PMBOK del PMI 6ta.Ed. (2017)

 Documentos de Negocio(sección 13.1.1.2)

- El caso de negocio identifica los objetivos del proyecto y desarrolla una lista inicial de interesados involucrados.

- El plan de gestión de beneficios describe el plan previsto para obtener los beneficios establecidos en el caso de negocio, además puede identificar los individuos y grupos que se beneficiarán con los resultados del proyecto.

 Plan para la dirección del proyecto(sección 13.1.1.3)

No disponible en la identificación inicial de los interesados pero una vez desarrollado incluye:

- Plan de gestión de las comunicaciones (sección 10.1.3.1). Las comunicaciones y el involucramiento de los interesados están estrechamente relacionados.

- Plan de involucramiento de los interesados (sección 13.2.3.1). Identifica las estrategias de gestión y las acciones necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz.

 Documentos del proyecto(sección 13.1.1.4)

Es poco probable que sea una entrada para la identificación inicial de los interesados, pero a lo largo de todo el proyecto, se contará cada vez con más documentos:

- Registro de cambios (sección 4.6.3.3): pueden introducir un nuevo interesado o cambiar la naturaleza de la relación de un interesado.

- Registro de incidentes (sección 4.3.3.3): referido a los efectos que pueden introducir nuevos interesados o si cambia el tipo de participación

- Documentación de requisitos (sección 5.3.2.1): pueden brindar información sobre interesados potenciales.

 Acuerdos(sección 13.1.1.5)

Es importante el acuerdo entre los diferentes involucrados y puede contener referencias a otros interesados (sección 12.2.3.2)

 Factores ambientales de la organización (sección 13.1.1.6)

Influyen en el proceso de identificación de los interesados. Revisar sección 2.2 de la Guía PMBOK (6ta.Ed.2017).

 Activos de los procesos de organización (sección 13.1.1.7)

Influyen en el proceso de desarrollo del acta de constitución del proyecto. Revisar sección 2.3 de la Guía PMBOK (6ta.Ed.2017).

Para el proceso de identificación de interesados se incluyen entre otros:

- Plantillas e instrucciones del registro de interesados.

- Registro de interesado de proyectos anteriores.

- Repositorio de lecciones aprendidas con información de las preferencias, acciones e involucramiento de los interesados.

 Herramientas y técnicas (sección 13.1.2)

 Juicio de expertos (sección 13.1.2.1)

Considerar la pericia de individuos o grupos con conocimientos especializados:

- Comprensión de estructuras de poder de la organización a nivel político y social

- Conocimiento del entorno y la cultura de la organización y de otras organizaciones afectadas, incluidos los clientes y el entorno en general bajo un enfoque intercultural.

- Conocimiento del sector o el tipo de entregable del proyecto.

- Conocimiento de contribuciones y pericia de los miembros del equipo.

Tabla 9

Matriz FODA de los involucrados y sus interrelaciones Matriz

FODA Oportunidades Amenazas

Fortalezas Objetivos Estructurales Estrategias FO

Objetivos Defensivos Estrategias FA Debilidades Objetivos Facilitadores

Estrategias DO

Objetivos de Sobrevivencia Estrategias DA Nota. Se sugiere esta herramienta para consolidar los juicios de expertos. Elaboración propia adaptada de Arroyo (2017)

 Recopilación de datos(sección 13.1.2.2)

Requieren de diferentes técnicas, entre otras:

- Cuestionarios y encuestas (sección 5.2.2.2) realizadas de manera individual o grupal

- Tormenta y/o escritura de ideas (sección 4.1.2.2)

 Análisis de datos (sección 13.1.2.3)

- Análisis de interesados: da como resultado una lista de interesados e información relevante como cargos, roles, intereses, expectativas, actitudes, niveles de apoyo, derechos, propiedad, conocimiento especializado, posibilidad y disponibilidad de contribuir con recursos materiales y humanos.

- Análisis de documentos (sección 5.2.2.3): evaluación de la documentación disponible y las lecciones aprendidas de proyectos anteriores para identificar a los interesados y obtener información complementaria.

Figura 81. Mapa de actores y sus relaciones. Elaboración propia adaptada de Arroyo (2017,p.43).

 Representación de datos (sección 13.1.2.4)

Entre varias técnicas está el mapeo/representación de interesados, para categorizar los involucrados, ayuda al equipo a construir relaciones positivas e incluye:

- Matrices: de poder/interés, de poder influencia o de impacto/influencia. Agrupa a los interesados según su nivel de autoridad o poder, interés, y capacidad de causar cambios o influencia, en la planificación y/o ejecución del proyecto.

- Cubo de interesados: combina los modelos matriciales en un modelo tridimensional, útil para directores y equipos a fin de identificar e involucrar a los interesados ayudando en las estrategias de comunicación.

- Modelo de prominencia: describe a los interesados basándose en evaluaciones de su poder como nivel de autoridad, capacidad de influir en los resultados, urgencia y legitimidad sirviendo para determinar la importancia relativa de los involucrados identificados.

- Dirección de influencia: clasifica a los interesados de acuerdo con el tipo de impacto en el trabajo del proyecto o en el equipo, pudiendo ser clasificados como ascendente o descendente, externo o interno.

- Priorización: necesaria para proyectos con gran número de interesados, donde los cambios son permanentes o cuando las relaciones entre los interesados, el equipo de proyecto y la comunidad son complejas.

 Reuniones (sección 13.1.2)

Necesarias para desarrollar un entendimiento sobre aspectos significativos del proyecto. Pueden adoptar diferentes formas: talleres de facilitación, discusiones guiadas, grupos virtuales y otros.

 Salidas (sección 13.1.3)

 Registro de interesados (sección 13.1.3.1)

Contiene información acerca de los interesados identificados e incluye:

- Información de identificación: nombre, puesto en la organización, ubicación y datos de contacto, rol en el proyecto.

- Información de evaluación: requisitos principales, expectativas, potencial para influir en los resultados del proyecto y las fases del ciclo de vida en que tienen mayor influencia.

- Clasificación de los interesados: interno-externo, impacto-influencia, poder- interés, ascendente-descendente, hacia afuera-lateral, otros criterios.

Tabla 10

Matriz de los involucrados y sus interrelaciones

Nota. Se registra la estimación que por consenso realizará el equipo sobre la actuación de cada involucrado para visualizar y proyectar las correlaciones de fuerza y los posicionamientos frente a los planes estratégicos y los proyectos en cada una de los procesos y fases del ciclo de vida. Arroyo (2017)

 Solicitudes de cambio (sección 13.1.3.2)

A medida que la identificación de interesados avanza durante el proyecto, los nuevos interesados o información pueden generar solicitudes de cambio del producto, el plan para la dirección del proyecto o los documentos (sección 4.3.3.4) las que se procesan por medio del control integrado de cambios (sección 4.6)

 Actualizaciones del plan para la dirección del proyecto(sección 13.1.3.3)

Grupo de

actores sociales Actores

Actitud y poder frente al plan

Relación predominante entre actores y sus deberes

Posible actuación de los actores en cada fase o producto del proceso (*) Clasificación de los diferentes actores sociales en el ámbito territorial Personas que representan intereses homogéneos y/o que participan en un proyecto o una acción común y tienen capacidad de decidir. Posición de cada actor y grado de incidencia o poder en relación al Plan. Disposición de cada actor a concertar y oponerse y su grado de incidencia (poder) respecto de los otros actores.

Los componentes que pueden requerir solicitudes de cambio para el plan de dirección delproyecto incluyen entre otros:

- Plan de gestión de requisitos (sección 5.1.1.2): modo en que serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades.

- Plan gestión de comunicaciones (sección 10.1.3.1): estrategias de comunicación acordadas.

- Plan gestión de riesgos (sección 11.1.3.1): cuando los requisitos y estrategias de comunicación acordadas afectan el enfoque para gestionar el riesgo en el proyecto.

- Plan de involucramiento de los interesados (sección 13.2.3.1): en el cual deben registrarse las estrategias de comunicación acordadas.

- Actualizaciones a los documentos del proyecto (sección 13.1.3.4)

Los documentos del proyecto que pueden actualizarse incluyen:

- Registro de supuestos (sección 4.1.3.2): gran parte de la información acerca del poder relativo, el interés e involucramiento de los interesados se basa en supuestos.

- Registro de incidentes (sección 4.3.3.3): con respecto a los nuevos sucesos en relación a los interesados.

- Registro de riesgos (sección 11.2.3.1): identificados durante el proceso y manejados mediante la gestión de riesgos.