Con el fin de tener un mejor control, manejo y acceso eficiente a la data, se procedió a realizar un ordenamiento digital de toda la información virtual que maneja el área; dicha información se encuentra ubicada en una carpeta compartida en red, con acceso para los colaboradores y la dirección ejecutiva del área.
La carpeta compartida contaba con una organización básica de los archivos, de acuerdo a la estructura de los primeros cursos ofertados por el área. En los últimos años se lanzaron nuevos cursos, se modificó la estructura de algunos diplomados y se incorporaron nuevos colaboradores al área. Esto trajo como consecuencia archivos dispersos sin una carpeta que los contengan, codificación arbitraria de los archivos, información duplicada en diversas carpetas, ubicación errónea de la información, etc. (Figura 25 y 26)
Figura 25. Carpeta de Diplomados de Gerencia de Proyectos – Estado inicial. Fuente: Tesista.
Archivos sin destino específico
Por ello con el fin de mejorar el manejo de la información, se decidió evaluar la estructura actual de la carpeta compartida y adaptar su estructura de acuerdo a las nuevas condiciones que maneja el área, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Uniformización de los nombres de los archivos:
Código del curso_nombre del archivo_fecha de actualización (si es necesario) Homogenización de los nombres de las carpetas de manera correlativa:
N°. Sigla del curso – N° de edición diplomado PMI – I Diplomado
Eliminación de archivos duplicados. Eliminación de carpetas sin uso. Creación de nuevas carpetas.
Asignación de carpetas a un mismo tipo de archivos. Designación de ubicación a los documentos sueltos.
Carpetas Personales
Archivos Sueltos
Figura 26. Carpeta compartida - Estado inicial. Fuente: Tesista.
Dentro de las carpetas de los cursos: ordenar de manera correlativa las sub-carpetas de acuerdo al desarrollo de las actividades.
Despues de la revisión de cada una de las carpetas y archivos disponibles en la ubicación compartida, se procedió a uniformizar los nombres de los archivos, eliminar material duplicado, crear carpetas, asignar una correcta ubicación a los documentos, etc. Se obtuvo como resultado, lo siguiente:
Raiz Principal Ordenadas (Figura 27)
Carpetas Interiores Ordenadas (Figura 28)
Raíz Principal Limpia
Figura 27. Carpeta compartida – estado final. Fuente: Tesista.
Carpetas con archivos homogeneos y sin duplicados. (Figura 29 )
Carpetas Interiores Ordenadas
Figura 28. Carpeta de Diplomados de Gerencia de Proyectos – Estado final. Fuente: Tesista.
Plantillas modelo de la estructura interna básica de los diversos cursos. Archivos ordenados y correctamente
codificados
Figura 29. Documentos con codificación estándar. Fuente: Tesista.
PAT PMI
BPM DCM
Figura 30. Estructura interna del PAT.
Fuente: Tesista. Figura 31. Estructura interna del PMI. Fuente: Tesista.
Figura 32. Estructura interna del BPM.
INGP DCCA
ITSM DAWE
Figura 34. Estructura interna de INGP.
Fuente: Tesista. Figura 35. Estructura interna de DCCA. Fuente: Tesista. Figura 37. Estructura interna de DAWE. Fuente: Tesista.
Figura 36. Estructura interna de ITSM. Fuente: Tesista.
DUPONT DGPC
Figura 38. Estructura interna de DUPONT.
*La modificación, creación y/o eliminación de carpetas y archivos para mejorar la organización de los documentos, se realizó con la asesoría del colaborador más antiguo del área, quien, inicialmente, era el único que administraba (crear, codificar, guardar, eliminar y designar un lugar a los documentos) dentro del espacio compartido digitalmente.
Continuando con el ordenamiento digital, se procedió a uniformizar la información de las versiones pasadas de los cursos, por medio del manejo de las plantillas de ordenamiento que anteriormente se desarrollaron. La colaboración de todo el equipo de trabajo, permitió culminar la estandarización de las carpetas, sub carpetas y documentos de los diversos cursos; obteniendo con ello una organización completa de los documentos administrativos.
Además, se ubicaron los archivos que estaban sueltos en sus correspondientes carpetas y en caso no existiera un file designado a un tipo de actividad en concreto, se procedió a crear uno. De esta manera la ubicación de archivos es más eficaz y eficiente; dado que los documentos están designados de acuerdo a la función que desempeñan (brindar información sobre interesados, presupuesto, proveedores, etc.)
Acceso a información precisa. (Figura 42)
EXCEL ADV. EXCEL INTERMEDIO
Figura 40. Estructura interna de EXA.
Adicionalmente, se realizó la creación de un archivo básico en Excel para el control de los artículos que posee el área, llamado Inventario_ última fecha de actualización del
archivo. Este documento se creó con la finalidad de llevar un control de los ítems; pues
anteriormente sólo se realizaba un control visual, que originaba errores de sobre stock y por ende la acumulación de los artículos en el armario, disminuyendo el espacio disponible. Anexo F
Posteriormente, con la finalidad de informar formalmente al equipo de trabajo (director ejecutivo, colaboradores y alumnos de apoyo estudiantil) sobre las acciones realizadas, se preparó una exposición que mostraba la nueva estructura, organización, ubicación y codificación de los archivos y files (Anexo G). Mediante esta gestión se logró:
Hacer de conocimiento de todos los interesados las nuevas reglas para administrar correctamente los documentos.
Brindar material informativo sobre ordenamiento digital que podrán emplear durante la inducción de nuevo personal.
Promover la continuidad del uso de los criterios de orden digital con la finalidad que el efecto, orden y fiabilidad en la información sean perdurables en el tiempo.
Carpetas de documentos específicos
Figura 42. Carpeta nombradas adecuadamente. Fuente: Tesista.
Por último, durante el desarrollo de esta implementación, nos percatamos que la información contenida en la carpeta compartida se encontraba almacenada en una sola computadora y ante un colapso, la data se perdería. Debido a dicha observación, el área decidió gestionar una manera más segura de administrar su información. En el desarrollo de este proyecto, se realizó el cambio hacia un espacio en el servidor de la universidad por lo que su información cuenta con una copia de respaldo.