Para finalizar nuestra propuesta se muestran los resultados del proceso administrativo-financiero en el diseño del tablero que se implementó en la institución educativa, en la cual se encuentran los indicadores claves de desempeño, lo que nos permite saber inmediatamente los problemas y comenzar a analizar profundamente las causas y las soluciones posibles.
Se ha determinado, que el color verde está bien, el color rojo está mal necesita revisión no se cumple el objetivo y el color amarrillo es una advertencia, además de eso un indicador puede estar en color rojo por debajo del objetivo, pero puede estar mejorando para eso utilizamos la flecha hacia arriba, y si el mismo indicador está empeorando utilizamos la flecha hacia abajo. En base a este cuadro de mando se pueden tomar decisiones oportunas, en base a una buena información, que también se plantea como tiene que venir esa información dentro de la estructura de esta tesis
A continuación se presenta el diseño del tablero de mando “BALANCE SCORECARD” con el resultado de los índices calculados y sus respectivos objetivos para analizar y tomar las acciones correctivas.
SEGUIMIENTO
1. Cliente rentables RAC ACTUAL OBJETIVO
15% 16%
2. Volumen de ventas Crecimiento= (# estudiantes p.actual)‐(# estudiantes p. Ant.) ACTUAL OBJETIVO
32.5% 30%
3. Nuevos Clientes # de alumnos nuevos ACTUAL OBJETIVO
F. de clientes Total de alumnos
25.79% 25%
4. Clientes antiguos ACTUAL OBJETIVO
74.21% 75%
x 365 días ACTUAL OBJETIVO
76 30
SEGUIMIENTO
6. Nivel Académico ACTUAL OBJETIVO
60% 90%
7. Becas ACTUAL OBJETIVO
11% 10%
8. Vanguardia ACTUAL OBJETIVO
Indicador cualitativo R.R.H.H
SEGUIMIENTO
9. Peso ACTUAL OBJETIVO
73% 80%
10. % Docentes ACTUAL OBJETIVO
41% 60%
11. % Administrativos ACTUAL OBJETIVO
32% 40%
12. Eficiencia ACTUAL OBJETIVO
14 25 13. ACTUAL OBJETIVO 32 32 ACTUAL OBJETIVO $ 159 $ 240 ACTUAL OBJETIVO $ 280 $240‐400 ACTUAL OBJETIVO $ 210 $ 260
17. Capacitación ACTUAL OBJETIVO
100% 100%
ACTUAL OBJETIVO
Indicador Cualitativo
Verde Esta bien Rojo No se cumple Amarillo Advertencia Subiendo Bajando Mide el sueldo promedio mensual
de un docente
Mide el sueldo promedio mensual de cada personal administrativo Mide el sueldo promedio mensual de cada empleado dentro de la Institución.
Mide el nivel de capacitación que tienen los profesores a través de los cursos programados. Se mide algunos items que tiene que ver con el desempeño de los profesores. 16. Sueldo promedio total Nómina Total # de empleados Cursos Recibidos Cursos programados 18. Evaluación Docentes # Administrativos 14. Sueldo promedio profesores. Nómina docentes # Docentes 15. Sueldo promedio administrativo Nómina Administrativo # Administrativos Total ventas
Mide el porcentaje del personal administrativo a través de la nómina para el total de ventas. # Alumnos
# Profesores
Mide el número de alumnos que tiene que tener cada profesor por aula.
# Alumnos
Mide el número de estudiantes que hay por cada personal
administrativo Total de Ventas
Mide el peso promedio de ingreso a través de dividir el valor nominal y total de ventas.
Nomina Docente Total ventas
Mide el porcentaje de docentes a través de la nómina de docentes dividido para el total de ventas. Nómina Administrativa
INDICADOR CLAVE FORMA DE CÁLCULO DESCRIPCIÓN OBJETIVO
Peso P. Ingreso Valor Nomina # de alumnos Becados
Total de alumnos
Mide porcentaje de becas que se tiene dentro de la institución. Mide el nive de modernización con respecto a programas educativos, maquinaria etc.
INDICADOR CLAVE FORMA DE CÁLCULO DESCRIPCIÓN OBJETIVO
# de alumnos bien posecionados T. alumnos Egresados que se van
Mide el porcentaje de alumnos que salen de la Institución y les va bien.
5. Recuperación ctas por cobrar
Ctas pendientes de cobro Ingresos
Mide los días en lo que se tiene que esperar para tomar una medida de cobro.
OPERATIVOS
Mide el porcentaje de alumnos antiguos fieles a la Institución. # de alumnos antiguos
Total de alumnos Mide el porcentaje de alumnos antiguos fieles a la Institución. (Ingreso x alumno)‐(Gastos directos)
Ingresos x alumno
FORMA DE CÁLCULO DESCRIPCIÓN
Mide cuanto tengo de rentabilidad por alumno luego de descontar los gastos
# de estudiantes periodo anterior Mide el número de estudiantes que ha incrementado año a año INDICADORES DE DESEMPEÑO
FINANCIEROS
INDICADOR CLAVE OBJETIVO
C
C
Por ejemplo el indicador de volumen de ventas ignifica que se estan incrementando las ventas y que
fueron superior al objetivo , color verde y flecha hacia arriba.
CAPÍTULO V
5.
CLONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
En la culminación de nuestro trabajo luego de la implementación podemos obtener las siguientes conclusiones que resultan de cada uno de los capítulos y factores analizados para efecto de nuestro trabajo.
¾ En la actualidad la Institución Educativa Dios Es Amor no llevan registros financieros tales como Balance general o Estado de resultados en los que dejen constancia escrita de sus ingresos, patrimonio y otras cuentas en la que quede en evidencia la situación económica, lo que nos lleva a tener incertidumbre en la toma de decisiones
¾ Falta de personal en algunos puestos importantes para el buen desempeño y desarrollo de la institución, tales como, secretaria, orientador e inspector general. Lo que nos lleva a tener una desorganización, desorden que finalmente desencadena una pérdida de tiempo e incomodidad con los clientes y alumnado.
¾ El registro de pago de pensiones, realización de facturas, roles de pago y todo se realiza de forma manual. Al realizarse el cobro de pensiones de forma manual, muchas veces se olvidan de registrar y esto hace que se regrese por pensiones a estudiantes que si están al día en sus pensiones causando malestar entre los padres de familia y la Institución Educativa.
¾ Los cobros se realizan en efectivo en la institución y esto hace que en muchas ocasiones se realicen compras o desembolso de dinero para gastos innecesarios que se realizan sin facturas y no queda ningún respaldo físico de la cantidad entorpeciendo así el trabajo contable con el que no se puede contar para toma de decisiones.
¾ Falta delegar responsabilidades, con la falta de cargos importantes el personal administrativo tiene demasiadas responsabilidades que no le corresponde a su cargo esto hace que haya un desgaste del personal y que todas las actividades no se realicen al cien por ciento.
¾ No existe un organigrama funcional realizado por la autoridad del plantel en la que se pueda tener claro los cargos con sus respectivas funciones causando desorden y desconocimiento del personal dando como resultado actividades no cumplidas a cabalidad.
¾ No hay un manual de procedimientos de funciones, de compras, de ingreso del dinero etc. Lo que conlleva a que no haya una constancia y continuidad en cuanto al proceder dando lugar a las improvisaciones que no siempre son buenas en una empresa.
¾ No se tiene inventariado los bienes que existen dentro de la institución, eso da lugar a que no sepan que es lo que tienen y con que se podría contar en caso de que se necesite.
¾ La institución no cuenta con seguro para edificios, bienes muebles, máquinas, estudiantes y profesores contratados, en caso de ocurrir algún riesgo inesperado la
institución deberá correr con todos los gastos y al no estar preparado económicamente podríamos tener una pérdida total que sería fatal para la institución.
¾ Existe poca información en la base de datos sobre el personal que trabaja en la institución en cuanto a expedientes personales con documentación completa. Que ocasiona que en situaciones urgentes que se necesita del personal no se los pueda hallar por falta de números de teléfonos, correo, direcciones quedando actividades no realizadas o por concluir dentro de la institución.
¾ Al no llevar contabilidad se desconoce el límite de crédito que puede tener la institución y cuantos alumnos becados puede tener o los descuentos que se le puede hacer a los mismos, afectando de esta manera tremendamente a la toma de decisiones, al presupuesto anual o mensual ya que si nos excedemos en uno de esos ítems se ven afectados otros gastos.
5.2 RECOMENDACIONES
Al concluir nuestro trabajo bajo el análisis de la Institución y cumplimiento de los objetivos planteados e implementación del mismo, en el presente trabajo nos permitimos realizar las siguientes recomendaciones:
¾ El proceso manual pueda ser cambiado por un programa computarizado con personal preparado para manejarlo correctamente, esto ayudará a mejorar el proceso y a realizarlo con mayor rapidez.
¾ Llevar libros de registro contable así no sean obligados a llevar contabilidad, esto les ayudará a ver la situación económica actual y poder tomar decisiones acertadas con respecto al campo financiero, recomendamos utilizar el plan de cuentas preparado especialmente para el Plantel Educativo el cual se encuentra detallado en el capítulo de la propuesta en la parte financiera.
¾ Contratar el personal que hace falta sobretodo una secretaria que pueda ayudar a disminuir algunas falencias que tiene la institución actualmente como falta de
archivos, una buena comunicación interna y ayudará a manejar las plantillas y matrices elaboradas que están dentro de la propuesta planteada para el buen manejo del Plantel.
¾ Manejar Flujogramas de procesos de tal manera que podamos darnos cuenta en que parte del proceso estamos fallando y poder corregir y minimizar errores. No deberían realizar los cobros de pensiones en efectivo dentro de la institución ya que eso podría provocar robos y perdidas, se aconseja que se haga el depósito en el banco y el recibo pueda ser llevado por el padre de familia a la institución para su respectivo registro tal como lo indicamos en el capítulo 4.
¾ Cada cierto tiempo establecido por la institución es recomendable analizar su FODA y tener un proyecto en el que nuestras debilidades se puedan convertir en fortalezas y nuestras amenazas puedan ser convertidas en oportunidades, manteniendo nuestras fortalezas como tales, dentro del presente trabajo proponemos una manera efectiva de analizar el FODA en el capítulo 4 en el punto 4.1.2.
¾ Manejar un modelo de índices en base a los indicadores lo que me va a permitir un análisis más rápido y claro ayudándonos a tener clara la situación actual para tomar las mejores decisiones, en cada uno de los campos financieros, operativos, clientes y talento humano tal como lo indica nuestra propuesta en el capítulo 4.
¾ Para finalizar recomendamos analizar y poner en marcha toda nuestra propuesta ya que le brindará una ayuda integral a la Institución y minimizar errores para el bienestar de todos administrativos, profesores, estudiantes y padres de familia teniendo en cuenta que hay que preparar a todos los involucrados para el cambio que se viene en la institución en la implementación del Balanced Scorecard.
BIBLIOGRAFÍA.
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4. http://polialba.iespana.es/ingenieria/III.pdf EL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.
5. Osmar de Jesús Montilla, Carlos Montes, Universidad Libre Facultad de Ciencias Administrativas y Contables, 2008.
6. Luis Carlos Beltrán Pardo. "Material de Control interno". Modelos. Seminario de control interno y gestión. Universidad Nacional de Colombia.
7. http://www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Eco/contrinter.htm 11 Mayo 2006
8. CONTROL INTERNO. Un efectivo sistema para la empresa. Rodríguez Valencia, Joaquín; Editorial Trillas, 2006.
9. www.wikilearning.com/curso_gratis/estructuras_organizativas la_reorganizacion/11814-9
10. Administración de Operaciones: estrategia y análisis, Krajewski y Ritzman. 11. Juran y la planificación para la calidad, Joseph M. Juran y Mercedes
12. INNOVACION DE PROCESOS: Thomas Devenport, ediciones Díaz santos, 1996.
13. Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio 14. Reglamento General de la Ley de Educación 15. IESE. Revista de Antiguos alumnos, Marzo 2001.
16. Kaplan y Norton: Having Trouble with your Sytrategy? Then map it, Harvard business review, 2000.
17. EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL PASO A PASO: Paúl R. Niven, Robert S, Kaplan, 2003.
18. Manual de convivencia Dios es Amor.
19. GOMEZ CEJAS, Guillermo. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, Análisis y Diseños.1997
20.The balanced score card traslating strategy into action por Robert Kaplan y David Norton
ANEXOS
Anexo 1:
Anexo 2:
CLAUSULAS
PRIMERA: COMPARECIENTES.- comparecen a la celebración del presente contrato para Labores Docentes, por una parte la Escuela y Colegio Particular Bautista “Dios es Amor” representada legalmente por su Directora Lcda. Fanny Merchán Angulo, parte a la que en adelante y para efectos de este contrato se le denominará simplemente “CONTRANTANTE”; y por otra, la ……….. en su condición de Profesora, parte en la que adelante y para efectos de este contrato se le denominará “CONTRATADO”. Los comparecientes son mayores de edad, hábiles para contratar y obligarse, de nacionalidad ecuatoriana.
SEGUNDA: ANTECEDENTES.
a. LA CONTRATANTE es una persona jurídica de derecho público, que designa sus recursos y esfuerzos a la formación de alumnos altamente capacitados en su formación espiritual, intelectual y socialmente comprometidos con su comunidad.
b. LA CONTRATANTE bajo su compromiso de entregar a la sociedad ciudadanos con formación espiritual y moral, busca actualizar los sistemas de enseñanza aprendizaje de acuerdo a las exigencias que demanda la actividad científica y tecnológica del presente siglo; es por ello que nuestros contratados deben tener un nivel técnicamente eficiente y competitivo, además deben estar de acuerdo a la misión y visión de la contratante, para que nuestros alumnos adquieran los principios y valores bíblicos que el hombre necesita.
c. EL CONTRATADO es un profesional, experto y especializado en el area Pedagógica acreditando tener la experiencia suficiente para satisfacer los requerimientos de LA CONTRATANTE; Y,
d. Con pleno conocimiento de todos los aspectos relevantes en materia laboral, tributaria, civil, de seguridad social, propiedad intelectual y demás pertinente las partes libres y voluntariamente otorgan el presente contrato.
TERCERA: OBJETO.- Con los antecedentes expuestos la Escuela y Colegio Particular Bautista “Dios es Amor” contrata los servicios profesionales de la ……….. Para ejercer la tutoría del……. Año básico ejerciendo la función de profesora de la institución, la misma que se realizará en las instalaciones de dicha entidad educativa.
Esta relación contractual de servicios se regula por los artículos 1973 y 2049 del Código Civil y por tratarse de un contrato de prestación de servicios, se sujeta al Código Civil y demás pertinentes.
EL CONTRATADO se obliga a prestar sus servicios y conocimientos pedagógicos, didácticos de acuerdo con las necesidades de LA CONTRATANTE, y en general a lo previsto por el artículo 2005 del Código Civil.
CUARTA: HONORARIOS Y FORMA DE PAGO.- En virtud de este documento y al amparo del artículo 2048 del Código Civil, el presente contrato se rige por la modalidad de honorarios profesionales y que en este caso será por la suma USD $ ….. Por cada mes de trabajo, que serán cancelados previa culminación de cada mes.
QUINTA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES.
1. Proporcionar al CONTRATADO las facilidades para desarrollar sus labores normalmente;
2. Proporcionar los materiales
3. Colaborar en la estructura y organización del contenido de los materiales de trabajo.
4. Efectuar las revisiones solicitadas por el CONTRATADO, cumpliendo los plazos estipulados;
5. Cancelar oportunamente el valor correspondiente a los honorarios acordados.
OBLIGACIONES DEL CONTRATADO
a. Realizar las planificaciones pertinentes a su grado o área.
b. Colaborar en la realización de las planificaciones pertinentes a la Escuela y Colegio y comunidad.
c. Programar la carga horario de su grado.
d. Presentar puntualmente libros, registros y documentos a su cargo.
e. Cumplir con el horario asignado, la carga horario y el desarrollo del contenido académico aprobado.
f. Llevar registros de asistencia, y contenido programático de los cursos o grados a cargo.
g. Demostrar conducta moral con valores espirituales y éticos en sus relaciones con el personal docente, discente y administrativo de la institución.
h. Demostrar progreso constante en su preparación y rendimiento profesional. i. Abstenerse de participar en actividades que lleven a la desunión del personal de
j. Participar activamente en los seminarios, cursos y programas de capacitación. k. El contratado no podrá separarse intempestivamente de sus labores sin haber
concluido el año lectivo para el cual fue contratado, salvo motivos de fuerza mayor o caso fortuito. De darse esta suspensión sin previo aviso, el CONTRATADO será responsable de daños y perjuicios.
SEXTA: DURACIÓN DEL CONTRATO.- Los comparecientes convienen establecer la vigencia del presente contrato de Labores Docente por un año, desde la fecha en que se firme el presente documento, que será el 1º de Abril del año 2010 y terminara el 31 de Marzo del 2011. Las partes estipulan libremente que la CONTRATANTE esta en la capacidad de dar por terminado este contrato de forma unilateral, en caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que contrae por este contrato, lo cual se le notificará al CONTRATADO por escrito, con un mes de anticipación.
SÉPTIMA: CONTROVERSIAS.- En caso de controversias las partes se comprometen de mutuo acuerdo a someterse a la Medición y Arbitraje del Centro de Medición y Arbitraje de la Corporación de Derechos Sociales, y a las disposiciones de la Ley de Arbitraje y Medición publicada en el Registro Oficial No 145 del 4 de Septiembre de 1997.
OCTVA: IMCUMPLIMIENTO.- En caso que el CONTRATADO no cumpliera con lo mencionado en el presente contrato, la CONTRATANTE, se reserva de descontar el valor correspondiente por cada día de su incumplimiento a su labor, sin la previa justificación o notificación de la falta. Este valor será descontado directamente del valor pendiente de pago.
contrato, para constancia de lo cual firman por triplicado en ejemplares de idéntica reproducción el día de hoy 1º de Abril del 2008.
Anexo 3:
Fórmulas resueltas de indicadores