Importancia de una precisa estimación de costos

Venkataramani Sundaram (2008:26-28), que buenas técnicas de estimación dar por resultado una mayor precisión. Es importante que los estimadores, o consultores externos, hagan todo lo posible para realizar presupuestos realistas y dentro de las tolerancias permitidas. La estimación en la fase de diseño es fundamental, ya que sirve como base para el presupuesto del propietario y para la evaluación de las ofertas de los contratistas del proyecto. La preparación adecuada de estimaciones refleja todos los requisitos de planos y especificaciones. Una buena estimación ayuda al desarrollo de datos históricos para estimar el costo futuro en proyectos similares. Es importante que la estimación elimine los errores comunes de la fase de diseño y proporcione al propietario y al equipo de diseño un buen grado de precisión y confianz en el control del presupuesto.

Estimadores conocidos del propietario pueden basar sus estimaciones de sobrecostos en proyectos similares, durante la estimación estos consiguen obtener cotizaciones confiables y precios que se basan en medios actuales y métodos de construcción anteriormente utilizados por el propietario del proyecto. La exactitud y validez de una estimación puede ser mejorada a partir de promover:

 un buen modelo de costos,

 la precisión del punto de partida para los precios del proyecto,

 la realización de investigaciones en el sitio del proyecto,

 la revisión de todos los activos intangibles, riesgos e imprevistos del proyecto,

 el examen periódico de la estimación de costos con el equipo de diseño y el propietario,

 la comprensión de la programación del proyecto en sus diferentes etapas, etc.,

 el listado de alternativas incluidas en la estimación,

 la documentación de la estimación, las hipótesis, las fuentes de información y otros datos o elementos utilizados en el desarrollo de la estimación en cada etapa

de diseño.

4.2.5.1 Modelo de costos del proyecto. Un modelo de costos es un desglose organizado del presupuesto del proyecto en partes lógicas e identificables. Generalmente, los modelos de costos pueden ser definidos por zonas, sistemas constructivos, divisiones, especificaciones o fuentes de financiación.

El desarrollo de modelos de costos mediante una combinación de categorías puede ayudar a analizar el proyecto de diversas maneras, lo cual proporciona una perspectiva adecuada en esfuerzos generales de administración de costos. Estos modelos pueden dividir el presupuesto en componentes pequeños, y en caso de incumplimiento del presupuesto, es más fácil para el director del proyecto su identificación, lo cual ayuda a orientar las medidas de control en zonas o sistemas donde se puedan presentar sobrecostos, esto evita la reducción de costos en zonas equivocadas y compensa el presupuesto y el alcance del proyecto.

4.2.5.2 Información sobre los costos actuales del mercado. La precisión depende de un método de fijación de precios y un buen comienzo para los costos del proyecto no debe ser difícil dada la gran variedad de software y técnicas disponibles en la actualidad en el mercado. La precisión en los precios se puede lograr, si hay una buena base de datos y aportes de otras fuentes. La entrada puede provenir de una variedad de fuentes como los subcontratistas, proveedores y anteriores publicaciones oficiales de precios y bases de datos de software. Sin embargo la fuente más importante de precios, es la propia experiencia y criterio del estimador. Es bueno para esto desarrollar mecanismos de retroalimentación con las organizaciones de trabajadores, distribuidores, proveedores de equipos, empresas de alquiler y subcontratistas para obtener la información sobre los costos actuales. También es importante que la evolución de los precios se desarrolle a partir de las adjudicaciones de contratos recientes y se utilicen para proyectar las tendencias futuras de costos en proyectos futuros. En cualquier momento durante la etapa de desarrollo del diseño, el estimador debe evitar quedarse solo con los costos inicialmente estimados, debe indagar la actualidad de los mismos constantemente.

4.2.5.3 Revisión de intangibles en los costos del proyecto. El estimador y el controlador de costos deben revisar todos los intangibles, que pueden afectar el proyecto, tales como el clima, el mercado, la economía, y otros requisitos especiales que pueden afectar sustancialmente el costo final del proyecto. Deben tener en cuenta factores que puedan afectar los precios de oferta, tales como: cantidad de trabajo, ubicación del proyecto, la accesibilidad, las limitaciones de accesibilidad debido al tráfico existente, la fuente y disponibilidad de materiales, la mano de obra y subcontratistas, el trabajo en horas extras o turnos doble, y el

periodo del año en que el trabajo se ejecutara. Es necesario que el estimador y quien controla los costos, prepararen un programa específico de flujo de fondos para el proyecto, considerando el efecto del tiempo en los costos de construcción, y teniendo en cuenta las siguientes consideraciones especiales de costos:

 Las contingencias, Venkataramani Sundaram (2008), establece que la contingencia o imprevistos en el presupuesto del proyecto representan el grado de riesgo dentro de la estimación. La valoración de una contingencia es un porcentaje del costo de la construcción celebrado para representar la integridad del diseño realizado. Al principio del diseño la contingencia de un proyecto es mayor, a medida que avanza el diseño y el alcance del trabajo se define con mayor precisión, dicha contingencia tiende a reducirse. La contingencia en la construcción representa el grado de condiciones desconocidas, las cuales son mayores en caso de reformas en edificios antiguos, edificios en lugares complicados, o en proyectos complejos.

 Los subsidios, impuestos, intereses financieros y préstamos, son similares e igual de delicados que las contingencias, siempre deben controlarse, ya que representan parte del gasto financiero que puede afectar los costos de construcción, pues muchas veces se destinan a fondos de reserva para eventos que no están claramente definidos, lo cual es bastante frecuente antes de las fases de diseño y cuando la incertidumbre económica del proyecto es mayor.

 El controlador de costos, debe apoyar la gestión en la ejecución del presupuesto, una adecuada evaluación del riesgo, junto con medidas de control eficaces en toda la fase de diseño, que puedan garantizar buenos cálculos del presupuesto. Para esto es importante tener en cuenta las condiciones del mercado y otros factores internos, así como los factores externos de las posibles contingencias.

Con base en la ley de Pareto21, y aplicándola a la construcción y al control de costos en proyectos de construcción inmobiliaria se expone, que el 20 % de la

21

Según La ley del 80/20, (conocida en Estados Unidos como la “ley de relevancia” o “Ley de trivialidad”), la cual es una regla determinada por Vilfredo Pareto, basada en observaciones, donde apreció que el 20% de la población poseía el 80% de las riquezas, y comenzó a extrapolar esta relación a otros ámbitos: diciendo que el 20% de las empresas generan el 80% de los beneficios, y el 20% de los trabajadores generan el 80% del trabajo, etc. En la actualidad la ley de Pareto cuenta con múltiples aplicaciones en diferentes entornos como pueden ser la informática, el control de calidad, el marketing, la investigación, y los recursos humanos entre otros. Con la finalidad de mejorar la eficiencia, basándose en el principio que el 20% de los esfuerzos generan el 80% de los resultados, en los costos de construcción, se tiene entonces, que un 20% de las actividades representan el 80% del costo total de la obra (lo relevante), mientras que el 80% de los ítems son menos significativos y sólo aportan el 20% del costo.

obra se gasta el 80 % del esfuerzo. Un controlador de costos debe tratar de evitar pasar demasiado tiempo en el 20 por ciento de los elementos que contribuyen al menor costo. El estimador (presupuestador) debe identificar los factores de costo y priorizar sus esfuerzos, es decir para los insumos de bajo costo, un precio unitario modelo o una estimación aproximada sobre la base de experiencias anteriores será suficiente y las actividades más representativas en los costos deberán ser las de mayor control y cuidado en la determinación de su costo.

La aplicación de los conocimientos prácticos en los controles económicos debe ser utilizada para aumentar el rendimiento y utilidades de una empresa. No se debe obviar que el objetivo de la ley de Pareto es aumentar la eficiencia y disminuir el trabajo, y en el medio cualquier empresario o gerente de proyecto con ayuda de un poco de observación de la realidad de un negocio o proyecto puede determinar dicha relación 20-80.

 El estimador (presupuestador), es quien debe darse cuenta, que el precio pagado por impuestos y demás gravámenes de fondos asignados para el proyecto, no deben influir en los costos estimados. Cuando la estimación de la fase final de diseño sea definida, el estimador, debe evitar la manipulación de la información de costos con el fin de satisfacer los intereses del propietario. Los objetivos de la gestión de costos y el control de presupuesto durante la fase de diseño se pueden lograr con un esfuerzo comprometido del equipo de diseño, y las variaciones pueden ser fácilmente seguidas teniendo un enfoque sistemático de los miembros del equipo, los cuales deben actuar de manera responsable y sensible frente al presupuesto, y siguiendo las técnicas de estimación del costo. Se debe buscar un diseño de costos que ordene y articule el presupuesto, su ambiente de aplicación, los requisitos de diseño, y problemas asociados, tales como el retraso de la adjudicación, rechazo de ofertas, rediseños y nueva publicidad del proyecto(Venkataramani Sundaram, 2008:26-28).

4.2.6 Fortalecimiento del papel del consultor de costos de construcción.