1. Unidad 1: Windows Journal
1.7 Importar documentos y hacer anotaciones
La importación de documentos y la posibilidad de hacer anotaciones sobre ellos es una de las funcionalidades más potentes y útiles de Journal. El comando “Importar” es, en realidad, un comando “Imprimir”.
Cuando se importa un documento en Journal, lo que hacemos es, básicamente, imprimirlo en “papel” de Journal, que se convierte en el diseño de fondo de un nuevo documento. Después, el usuario, puede utilizar el lápiz, el rotulador y el borrador para marcar las páginas, igual que se hace con el resto de notas y en el papel de verdad.
No obstante, la página es algo más que una impresión digital: se pueden guardar distintas versiones del mismo documento e incluso se pueden hacer búsquedas sobre el texto importado, que es algo que no es posible en el papel de verdad.
Se pueden importar documentos de Microsoft Word, páginas Web, presentaciones de PowerPoint e imágenes. Si se pueden imprimir, se podrán importar en Journal.
Para importar un documento en Journal, pulse en el botón Importar de la barra de herramientas Estándar o seleccione Importar en el menú Archivo.
Esta acción nos abrirá una ventana contextual en la que deberemos buscar en nuestro disco duro, en red o en un dispositivo de almacenamiento externo el archivo que queremos importar. Una vez que lo hemos encontrado tenemos dos opciones:
1) Lo seleccionamos y pulsamos el botón “Importar”
2) Lo seleccionamos, pulsamos en “Preferencias de impr. de archivos” (si deseamos cambiar el método de importación de archivos) y finalmente en “Importar” una vez cambiadas las preferencias de impresión.
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o haga sus plantillas muy “pesadas” (ocupen mucho espacio en disco). Cuando utilice imágenes o gráficos recuerde usar preferentemente aquellos más “ligeros” (que ocupen menos). Para ello recura al uso de imágenes comprimidas en formatos como JPG o GIF.
Dentro de la ventana de “Preferencias de impresión de archivos” vemos como podemos cambiar el método de impresión, estableciendo la opción “Impresión como imagen” si hemos tenido problemas para la importación de algún archivo utilizando el método de importación estándar.
Si deseamos cambiar la carpeta en la que Journal irá a buscar las notas por defecto podemos hacerlo en el cuadro “Carpeta predeterminada”.
Después de pulsar “Importar”, Journal lo abrirá con el programa adecuado para leer ese tipo de archivo (Word, Saint, Power Point,...). La primera vez que se importa un archivo en Journal, aparece un cuadro de diálogo recordando que Journal debe abrir el programa original para imprimir el archivo en una nota de Journal y que el programa original tiene que estar
Si el programa que generó el archivo no está instalado en el ordenador, puede que surjan problemas durante la importación. Por ejemplo, si disponemos de un documento de WordPerfect y únicamente tenemos instalado Word, necesitará abrir el documento en Word y guardarlo como archivo de Word (“.doc”) antes de que pueda importarlo en Journal. El cuadro de diálogo aparece cada vez que intentamos importar un archivo, hasta que se marque el cuadro “No mostrar este aviso de nuevo”. Los documentos importados siempre se abren como nuevas notas con las mismas dimensiones de página que tenía el original. Puesto que muchos de los archivos que podremos importar se
componen de páginas en formato DIN A4, el texto podría aparecer un tanto pequeño en la pantalla del Tablet PC. Deberá ajustar la vista en pantalla para que toda la página quepa en el área visible, y así podrá leer y buscar con más facilidad, y hacer zoom cuando se necesite ampliar la imagen para ver algunos detalles. La vista de lectura es muy útil cuando manejamos un documento de varias páginas.
Los contenidos del documento importado se tratan exactamente igual que las imágenes no editables de una plantilla de Journal. Se puede escribir tinta e insertar cuadros de texto o imágenes en la superficie del material importado, pero no se puede seleccionar ni modificar.
Aunque el documento importado no se puede editar, no es una imagen de fondo, y se imprimirá aunque desactivemos la opción de imprimir los fondos de página.
1.7.1 Importación imprimiendo en la Impresora de Notas de Journal
Otra forma de importar documentos en Journal es utilizar el driver de impresión de notas de Journal.
Si está trabajando con una aplicación (por ejemplo Word) y quiere utilizar ese documento en Journal, lo puede imprimir en la Impresora de Notas de Journal, como se ve en la ilustración inferior.
Una vez pulsamos “Aceptar”, el documento es convertido en una nota de Journal. Se le podrá poner nombre de archivo e indicar la carpeta donde se va a guardar en la ventana que nos abre a tal efecto.
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ara comprobar el funcionamiento de la importación podemos pasar a un documento Word los ejercicios de Ecuaciones anteriormente utilizados (como podemos ver en lailustración superior). Una vez hemos creado nuestra hoja de ejercicios en Word, guardamos el documento, cerramos Word, y, desde Windows Journal, importamos el documento tal y como hemos explicado.
P
ara practicar este método de importación, abriremos Word y cargaremos el documento que hemos almacenado anteriormente con los ejercicios de Ecuaciones. Una vez abierto,pulsaremos “Imprimir” en el menú “Archivo” y seleccionamos la impresora “Escritura de notas de Journal” (como podemos ver en la siguiente ilustración). Guardamos la nota importada para su envío posterior al tutor.
Después de crear el archivo de nota, se abre automáticamente en Journal (a no ser que desactivemos la opción Ver Nota). La impresión en la Impresora de Notas de Journal produce un resultado
idéntico a la importación (como podemos ver en la siguiente ilustración), pero no necesitamos abrir Journal antes.
1.7.2 Insertar páginas y espacios en documentos importados
Añadir páginas a los documentos importados funciona de forma similar a hacerlo en otras notas de Journal.
Para añadir más páginas al final de las páginas importadas, pulse en el botón Siguiente/Nueva Página, y para insertar páginas antes de la que está en pantalla, seleccione Nueva Página desde el menú Insertar.
Si quiere personalizar la forma en que se añadirán páginas, puede cambiar el tamaño y formato del papel en la Configuración de Página. No obstante, Journal no cambia el tamaño de las páginas importadas, por lo que la nota de Journal, en ese caso, tendría páginas de dos tamaños distintos.
Figura 1-26. La herramienta Insertar/Eliminar Espacio no afecta al documento importado que sirve de fondo
L
as páginas nuevas tendrán el mismo estilo y fondo definido para las notas nuevas, pero no el tamaño de página. Así, si el tamaño normal de sus notas es de 197,12 mm x 240,24 mm y el documento que hemos importado es DIN A4, todas las nuevas páginas añadidas al
1.7.3 Opciones de importación de documentos
A veces los documentos no se importan correctamente con el comando Importar. Esto puede ser por problemas con tipos de letra que no existen, o archivos vinculados en su equipo, o alguna
peculiaridad en el programa original. Si surgen problemas cuando importa algún documento, puede intentar importarlo como imagen. Es un proceso más lento y no podrá hacer búsquedas de texto sobre la nota resultante. Las búsquedas dentro de las notas se ven en la sección “Buscando en las notas”, más adelante.
Para importar un documento como imagen, abra el cuadro de Opciones de Journal y pulse en el botón Preferencias de Importación de Archivos, en la solapa Otros, para visualizar el cuadro de diálogo de Propiedades de la Impresora de Notas de Journal. Cambie el formato de salida como Imprimir como Imagen, mostrado en la figura 1-27. Después de importar el archivo, compruebe que vuelve a dejar la configuración original en la pantalla de preferencias. La importación de archivos como imágenes solamente debe utilizarse en caso de necesidad.
Figura 1-27. Si el proceso normal de importación no funciona, se puede intentar importar el documento como imagen.