61 en los medios de comunicación. (c) Impacto de la organización en los diferentes medios. (d) Número de apariciones en prensa, radio y televisión.
POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN: (a) El vocero representativo será el Alcalde o
voceros asignados por éste, quienes serán competentes para atender toda clase de situaciones que surjan y sean causa de incertidumbre o duda con respecto al municipio. (b) En caso de crisis el Alcalde, Gerente Municipal o la Oficina de Imagen Institucional y relaciones Públicas serán quienes suministren la información necesaria. (c) Todo Plan de Comunicación debe ser supervisado y aprobado por el máximo representante de la gestión municipal y el equipo de prensa con que cuente la Administración Edil, para garantizar el vínculo entre los intereses de la gestión de turno. El discurso ideológico, la realidad organizacional y la imagen proyectada. (d) Los funcionarios tendrán siempre presente el compromiso de desarrollar un trabajo eficiente, con el fin de promover el buen funcionamiento y éxito de la gestión. (e) Todos los públicos internos deben velar por cumplir con los objetivos de la entidad y poner en práctica los valores organizacionales para prestar un excelente servicio y atención al cliente. (f) Todos los gerentes del Municipio contarán con una copia del Plan de Comunicación, para su conocimiento, además debe ser valorado y preservado por ellos para su fiel cumplimiento. (g) Todo boletín de prensa, comunicado de prensa, carta, memorando, correo electrónico o cualquier otro documento que emita el municipio debe adaptarse a las indicaciones del manual del Pan de Comunicación, para un buen manejo de la información, expresión, redacción, diseño y colores institucionales. (h) Anualmente se realizará un diagnóstico del clima organizacional, con el fin de velar por el buen desarrollo de las labores y las relaciones entre el público interno, para determinar de qué manera los miembros se han comprometido con este Plan de Comunicación. (i) Anualmente se realizará un diagnóstico de imagen con los públicos externos, con el fin de conocer, cuál es el estado de imagen organizacional y conocer las nuevas necesidades de la entidad para buscar posibles y futuras soluciones. (j) El personal de la Oficina de Imagen Institucional y relaciones Públicas llevará un registro de toda comunicación correspondiente a publicaciones, documentos de investigación, actas e informaciones, así como aparición en los medios que involucren la labor de la entidad. (k) Todo mensaje e información que se emita al
62 interior y exterior de la entidad se tiene que caracterizar por la consistencia, congruencia y coherencia con lo planteado en su filosofía institucional y el Plan de Comunicación. (l) Los medios de comunicación se utilizarán para promover la buena imagen de la institución de la Gestión Municipal, la identidad y la cultura organizacional, así como también para reafirmar la imagen deseada y proyectada.
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DISCUSION
En el desarrollo de esta investigación se puso de manifiesto que existe mucho desconocimiento de parte del personal del Área de Relaciones Públicas respecto al trabajo a desarrollar, porque los trabajadores que tienen a cargo esta oficina no son personas especialidad en el tema de comunicación (sin profesión el 62%). Caso similar el estudio de López (2010), propone como necesario la implantación de una cultura organizacional de los comunicadores que trabajan en el municipio resaltando la necesidad de contar con un plan como resultado de un proceso sistemático de objetivos y acciones comunicativas medibles teniendo como fin motivar la mayor cercanía del ciudadano es especial de los estudiantes universitarios a proyectos vinculados al medio ambiente buscando no sólo posicionar dicho lugar sino buscar la participación de los estudiantes en acciones de cuidado de su entorno .
El responsable no es un profesional en esta materia, sumado a ello que depende directamente de la Oficina de Secretaría General e Imagen institucional, que está a cargo de un abogado y por lógica no es un especialista en el tema de comunicaciones.
Al entrevistar a los gerentes de la Municipalidad de Lambayeque, se llegó a la conclusión que trabajo de comunicación interna es nulo u obsoleto (66% de los gerentes así lo manifiestan). En un estudio Ramos y Carpena (2013) llegó a la conclusión que los espacios de comunicación generados en la Municipalidad Provincial de Lambayeque, a partir de la intervención se manifiestan en los diferentes momentos compartidos por los trabajadores donde se les permite generar intercambio de opiniones, comunicación directa y afectividad entre ellos, y en tanto el incremento de la calidad del servicio, éste ha experimentado una mejora considerable, logrando de esta manera una respuesta favorable en el público externo y la población
64 No existen canales de comunicación (desconoce plan comunicación 83.3%), la página web de la municipalidad no es utilizada para comunicar al público externo de los servicios que brinda la entidad edil, así como las obras y otras actividades que la actual gestión desarrolla. Ante estas falencias, es urgente la implementación de un Plan de Comunicación, porque en este proyecto planteamos toda una estructura de compromiso de los trabajadores que trabajan cada gerencia, subgerencia y oficinas y que mejoraría la comunicación interna en la municipalidad y esto traería como consecuencia una mejor imagen ante el público externo (población). En un estudio similar Romero (2010) llegó a la conclusión que el tipo de capital social espontaneo se debe a los bajos niveles de confianza social, Sim embargo gracias a la reserva de capital social se pudo elaborar un mecanismo de productividad corta que moviliza recursos mínimos y así lograr mejorar su nivel de vida, la mayoría de ellas básicamente emprendieron en negocios familiares o micro empresas.
Durante el desarrollo de la investigación se consideró desarrollar una encuesta entre los trabajadores profesionales, técnicos y personal de mantenimiento. Entre los resultados de este trabajo podemos analizar que La edad promedio de los trabajadores es de 50 años, así también el 38% es del sexo femenino y el 62% masculino; el régimen laboral es contratado en 44% de los casos y nombrados el 56%; el tiempo en años en la institución está en el rango de 10 a 22 años; los trabajadores son técnicos en 38% y no realizaron estudios superiores el 62%. Sobre este primer análisis podemos señalar que es urgente la capacitación y/o renovación de personal sobre todo los que desarrollan labora administrativa. Esto garantizaría un mejor desarrollo de las funciones asignadas. Por otro lado, Ramos y Carpena (2013) concluye que las habilidades comunicativas se manifestaron en el descubrimiento de las cualidades, desarrollo de la creatividad, crecimiento de capacidades y superación de limitaciones por parte de los trabajadores, ofreciendo con criterio y propiedad los recursos para desarrollar las diferentes actividades establecidas en el plan de intervención con eficiencia y eficacia conducente a logro de objetivos de dicho plan .
65 Esta misma encuesta arroja que solo el 20% de los trabajadores se siente identificado con la institución, esto podría ser a consecuencia que la falta de motivación de parte sus superiores. Sin embargo, el 84% de los trabajadores estaría dispuesto a someterse a cambios en su trabajo, pero para que esto ocurra debe mejorarse la comunicación entre jefe-subordinado, porque solo el 16% de los trabajadores manifiesta que conversa con sus superiores de manera constante.
Los gerentes consideraron que la actitud de su personal a cargo es buena en 66.6%, también en su mayoría en 83.3% los empleados sean evaluados; Mantiene una buena relación humana; Le da facultades a su personal para tomar decisiones; desconocen tener conocimiento de un plan de comunicación; y su personal no recibe algún incentivo cuando logran las metas trazadas.
Los gerentes manifestaron en 66.6% que el personal a su cargo trabaja de manera eficiente; y que se cumplen las metas trazadas por la institución; que la institución no goza de una buena imagen y que en la institución no existe una buena comunicación.
El 100% de los gerentes manifestaron que supervisan el trabajo de su personal; que los empleados conocen la estructura de la empresa; que confían en el trabajo su personal. También manifestaron en la mitad de los casos o el 50% que capacitan a los empleados con técnicas para motivar al personal son charlas o capacitaciones; y que el municipio asigna presupuesto para capacitar al personal a su cargo.
Teniendo en cuenta la comparación de los resultados obtenidos en la encuesta a los trabajadores y los resultados proyectados según el Plan de Comunicación Propuesto, se contrastó la hipótesis que a través de la implementación de un Plan de Comunicación se mejorarán las relaciones internas en Municipalidad Provincial de Lambayeque.
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CONCLUSIONES
1) El Plan de Comunicación de la Municipalidad Provincial de Lambayeque no es preciso en la estrategia de difusión de los objetivos y estrategias institucionales a los colaboradores de la entidad. No se orienta a la búsqueda del compromiso de los trabajadores para el logro de metas en la entidad.
2) Las relaciones internas comunicativas tienen como principal característica la dependencia del área de Imagen Institucional y Relaciones Públicas de la Oficina de Secretaría General, lo que hace imposible tomar decisiones para mejorar los canales de comunicación interna a través de un análisis del Plan de Comunicación de la Municipalidad Provincial de Lambayeque.
3) Los factores influyentes en la relación entre Plan de Comunicación y Relaciones internas comunicativas son las competencias del personal y el apoyo logístico. Todos estos influyen de manera directa en la efectividad del plan de comunicación dentro de la entidad. El personal de la Municipalidad Provincial de Lambayeque no está capacitado para asumir directivas respecto a una mejora en los canales de comunicación interna.
4) El Plan de Comunicación influye en las relaciones internas comunicativas, debido a que es el personal quien debe hacer la ejecución del plan elaborado. La predisposición del personal en desarrollar una comunicación efectiva es fundamental para que las actividades planificadas sean ejecutadas de manera adecuada, considerando el proceso de emisor, mensaje, medio y receptor. De esta manera tenemos que la Oficina de Imagen Institucional y Relaciones Públicas, no cuenta con un recurso humano calificado al no tener un profesional especialista para desarrollar este trabajo. Además, no cuenta con el apoyo logístico, sumado a ello no tienen un Plan de Comunicación.
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RECOMENDACIONES
En base a las conclusiones se sugiere lo siguiente:
1) El Concejo Municipal debe discutir y aprobar la modificación del ROF y MOF, herramientas fundamentales para dar nacimiento a la nueva Oficina de Imagen Institucional y Relaciones Públicas, para que pueda desarrollar una labor independiente a la Oficina de Secretaria General.
2) Aprobado el nuevo ROF, creando la Oficina de Imagen Institucional y Relaciones Públicas, esta oficina deberá contratar profesionales clasificados que aseguren un trabajo idóneo.
3) La Oficina de Imagen Institucional y Relaciones Públicas, debería ser implementada con el recurso logístico para desarrollar un trabajo eficiente.
4) Discutir y aprobar el Plan de Comunicación, que permitirá mejorar los canales de comunicación interna, optimizando la imagen de la institución. El Plan de Comunicación propuesto para la municipalidad debe contar con el apoyo y responder a una solicitud formal del Alcalde y Gerencias Municipales, involucrando a todo el personal de la institución.
5) Al determinar las características del comportamiento del personal de la entidad edil, se recomienda una urgente capacitación a los trabajadores para poder mejorar las relaciones humanas entre ellos, lo que permitirá proyectar una nueva imagen ante el público externo.
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REFERENCIAS
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69
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ANEXOS
ANEXOS 1- ENCUESTA
Análisis del plan de comunicación y sus efectos en las relaciones internas en Municipalidad Provincial de Lambayeque
INSTRUCCIONES.- Le pedimos que responda a cada una de las preguntas que a continuación le presentamos, sin saltearse ninguna y en el orden que aparecen. Marque con un aspa (x) la respuesta que considere conveniente, ante cualquier duda, consulte al encuestador.
Dimensión socioeconómica del trabajador:
Edad: ………años Sexo: Masculino ( ) Femenino ( )
Tipo de trabajador Contrato ( ) Nombrado ( ) Tiempo en la institución: ………….. años………… mes
Estado Civil: Soltero ( ) Casado ( ) Divorciado ( ) Viudo ( ) Profesión: ………..
Lugar de residencia:
1.- ¿Cómo es la actitud del empleador?
a) Buena b) Regular c) Mala
2.- ¿Se encuentra identificado con su institución?
a) Sí b) No mucho c) No
3.- ¿Estaría dispuesto a someterse a cambios en su trabajo?
a) Sí b )No
4.- ¿En su trabajo se considera una persona eficiente y comunicativa?
a) Sí b) No mucho c) No
5.- ¿Considera que su trabajo es eficiente?
a) Sí b) No mucho c) No
6.- ¿Considera que su trabajo es eficaz?
a) Sí b) No mucho c) No
7.- ¿Considera que su jefe es un líder?
71 8.- ¿Existe buenas relaciones entre sus compañeros de trabajo?
a) Sí b) No mucho c) No
9.- ¿Tiene una buena relación laboral con sus compañeros de trabajo?
a) Sí b) No mucho c) No
10.- ¿Cumple de manera puntual con su trabajo?
a) Sí b) No mucho c) No
11.- ¿Le cuesta cumplir con el trabajo que le encomiendan?
a) Sí b) No mucho c) No
12.- ¿Le gusta trabajar en equipo?
72
VALIDACIÓN ESTADÍSTICA
CUESTIONARIO
DE
ENCUESTA
DIRIGIDA
A
LOS
TRABAJADORES:
Resumen del procesamiento de los casos
N %
Casos Válidos 50 100,0
Excluidos(a) 0 ,0
Total 50 100,0
a Eliminación por lista basada en todas las variables del procedimiento.
Estadísticos de fiabilidad Alfa de Cronbach N de elementos ,889 50
El valor obtenido en el indicador alfa de cronbach es 0,889. Siendo el mínimo aceptado para investigaciones de ciencias sociales el valor de 0,60; se considera que el instrumento es confiable estadísticamente.
73
ENTREVISTA
“Análisis del Plan de Comunicación y sus efectos en las relaciones internas en la Municipalidad Provincial de Lambayeque”
INSTRUCCIONES.- Le pedimos que responda a cada una de las preguntas que a continuación le presentamos, sin saltearse ninguna y en el orden que aparecen.
Edad: años Sexo: Masculino () Femenino ( ) Cargo ………..
Tiempo de permanencia en el cargo: años mes: ………. Tiempo de permanencia en la institución: ……….años ……….. mes Tipo de trabajador Contrato ( ) Nombrado ( ) CAS ..
Profesión: Técnico profesional ( ) Maestría ( ) Doctorado ( )
1.- ¿Cómo es la actitud del personal a su cargo?
……… …
2.- ¿Con qué frecuencia se evalúa al personal a su cargo?
……… …
3.- ¿Qué técnicas utiliza para motivar a su personal?
……… …
4.- ¿Su personal trabaja de manera eficiente?
……… …
5.- ¿Considera que su institución goza de una buena imagen?
……… …
6.- ¿Existen una buena comunicación interna en su institución?
……… …
7.- ¿Mantiene una buena relación humana?
……… …
8.- ¿Supervisa el trabajo de su personal?
……… …
74 9.- ¿Se cumplen las metas trazadas?
……… …
10.- ¿Conocen sus empleados la estructura de la empresa?
……… …
11.- ¿Confía en el trabajo de su personal?
……… …
12.- ¿Le da facultades a su personal para tomar decisiones?
……… …
13.- ¿El municipio asigna presupuesto para capacitar al personal a su cargo?
……… …
14.- ¿Su personal recibe algún incentivo cuando logran las metas trazadas?
……… …
15.- ¿Cuánto personal tiene a su cargo?
……… …
16.- ¿Tienes conocimiento si existe un Plan de Comunicación de la Municipalidad de Lambayeque?
……… …
75