3. MARCO REFERENCIAL Y METODOLOGÍA
3.3 Metodología Utilizada
3.3.4 Información Misional
Dando continuidad con el trabajo de identificación de la producción documental y levantamiento de información pero ahora en la parte misional, se establece en este proceso a diferencia de lo transversal, implementar nuevas actividades en la metodología para la formulación de la TRD respectiva, entre estas actividades se realizo:
Identificación de las unidades administrativa, sus funciones y procesos asociados Identificación de la producción documental a partir de los procesos de calidad y
revisados en reuniones de trabajo con los productores documentales Levantamiento de Cuadros de Caracterización Documental
Análisis y Clasificación de los documentos Cuadro de Clasificación Documental Elaboración de fichas de valoración
Elaboración de la propuesta de Tabla de Retención Documental
TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Código: MN-GD-07-02 Versión: 1 Fecha de Aprobación: 07/04/2016 Página: de 159 49Realizada la identificación de las unidades administrativas misionales, sus funciones, sus procesos y procedimientos, revisados el listado maestro de documentos y el control de registros (formatos y documentos desde su producción de documental, desglosando a su vez la cadena de producción documental Institucional: competencia, función, procesos, procedimientos, actividades, tipo documental), resultan un total de doscientos noventa y cinco (295) tipologías documentales, establecidas en el Cuadro de Caracterización Documental o Control de Registros. Dicho formato recopila la información o características esenciales de cada uno de los tipos documentales: origen, tramite del documento, tradición documental, existencia y localización del documento original, localización de las copias, clase de documento (textual, grafico, sonoro etc.,), tipo de soporte, técnica de registro.
3.3.5 Clasificación Documental
Una vez realizada la caracterización o identificación documental del IDEP, se procedió a realizar el ejercicio de clasificación documental, esta clasificación fue realizada basada en la estructura orgánica funcional de la entidad y la producción documental de cada oficina, además en esta actividad se empezó a unificar la información recolectada en los dos procesos aplicados para recolección de la información “Transversal y Misional del
IDEP”, producto de la aplicación de las Guías para la Gestión Normalizada de los
Documentos en el caso de los procesos de apoyo y los Cuadros de Caracterización Documental para las series y subseries Misionales de la entidad.
El resultado de la recolección de esta información permite establecer el esquema de clasificación documental, construyendo a su vez las agrupaciones series y subseries documentales para la conformación del banco de series y los Cuadros de Clasificación Documental para el Instituto.
En total se establecieron 55 Series documentales y 132 Subseries documentales entre uso común/apoyo y misional, de las cuales, se definieron 14 Series y 25 subseries de carácter misional para la entidad.
3.3.6 Codificación
Para la codificación de las unidades productoras de las TRD para el IDEP, se respetaron los niveles jerárquicos de acuerdo con la estructura orgánica funcional.
Inicia en el numero 100 y ascienden de diez (10) en diez (10) según el número de oficinas que componen la sección.
TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Código: MN-GD-07-02 Versión: 1 Fecha de Aprobación: 07/04/2016 Página: de 159 50 Código Dependencia 100 Dirección General110 Oficina Asesora Jurídica 120 Oficina Asesora de Planeación 130 Oficina de Control Interno
200 Subdirección General Académica
300 Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
Una vez conformado el banco de series documentales, estas se organizaron alfabéticamente y se utilizo un código numérico ascendente con intervalos de uno (1), en uno (1), entre serie y serie.
Realizados los procesos que muestra la secuencia, se procede a realizar el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) para el IDEP, elaborado mediante el análisis de información y los insumos suministrados en los esquemas de la Clasificación Documental y los Cuadros de Caracterización Documental.
TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Código: MN-GD-07-02 Versión: 1 Fecha de Aprobación: 07/04/2016 Página: de 159 513.3.7 Valoración de la TRD
En este proceso se pudo determinar el tipo de valor documental que posee cada una de las series documentales de acuerdo al tipo de serie documental, en este caso dividido entre las series misionales y transversales generadas por el IDEP.
La valoración de las series transversales se estableció con base en la normatividad vigente para el manejo documental y adicional a ello se utilizaron las Guías para la Gestión Normalizada de los Documentos, emitidas por la Alcaldía de Bogotá, Secretaría General, Dirección Archivo, las cuales facilitaron la asignación del tiempo de retención y disposición final de los documentos, a su vez las solicitudes técnicas realizadas en su momento por algunos de los jefes de área sustentadas con base en la normatividad emitida por AGN y los valores primarios y secundarios de cada una de las series.
Fuente: Instructivo de Valoración Documental / Archivo de Bogotá
La valoración documental de las series misionales se llevo a cabo a través de los Cuadros de Caracterización Documental y las fichas de Valoración Documental, (valor histórico, valor científico, valor cultural), desarrollados mediante la directriz y revisión del grupo misional de trabajo compuesto por el Hsitoriador y el Subdirector Académico (Anexo 7. Fichas de Valoración Documental – Series Misionales)
Resultado de estas labores se creó la propuesta de TRD, registrando las series, subseries y tipologías, definidas en el CCD, junto con codificación, tiempos de retención, procedimientos, entre otras características.
El grupo de trabajo del IDEP, baso su sustento de retención para las diferentes fases de archivo, en los tiempos que plasman las Guías para la Gestión Normalizada de los Documentos, emitidas por la Alcaldía de Bogotá, Secretaría General, Dirección Archivo, a su vez en la normatividad vigente para cada una de series tanto misionales como transversales de la entidad.
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Código: MN-GD-07-02 Versión: 1 Fecha de Aprobación: 07/04/2016 Página: de 159 52En la casilla de la disposición final y determinado el proceso de valoración primaria y secundaria y tal como también lo muestran las muestran las Guías, el grupo de trabajo de IDEP determino la disposición final de los documentos.