CAPITULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA
3.3 Informe de auditoría de gestión para mejorar los procesos administrativos en
En el periodo de enero 01 a junio 30 del 2017
SR.
Wilmer Gómez
PRESIDENTE DEL GAD PARROQUIAL RURAL TARQUI Presente.-
Se ha efectuado la Auditoría de Gestión para mejorar los Procesos Administrativos en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Tarqui durante el Año 2017. El análisis del presente trabajo tiene como finalidad identificar áreas problémicas, sus causas, que las relaciona y las diferentes alternativas para mejorar.
Esta Auditoría de Gestión está enfocada de acuerdo a las Normas de Control Interno, y las Normas de Auditoria comúnmente aceptadas, basándose en reglamentos como el COOTAD, LOSEP, Reglamento LOSEP entre otras, mismas que requieren que la auditoría sea planificada y ejecutada para permitir una seguridad adecuada, la diferente información, sumada a la documentación, los procesos y las actividades que han sido sometidas a estudio, la entidad no tiene problemas erróneos de carácter significativo, sin embargo en ciertas operaciones se cometen grandes negligencias, se ha llegado a este criterio ya que se han efectuado en conformidad a las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables. Tanto la información, las actividades y los procesos que son ejecutados es de responsabilidad de la administración
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vigente. La responsabilidad de esta auditoria es la de emitir razonamientos, conclusiones y recomendaciones en cuanto a toda información analizada, consensuada y llevada a estudio, aplicando técnicas y metodologías en actividades, y procesos desarrollados tanto en el área de talento humano como en el área administrativa, esto se ejecuta de forma adecuada en base a la auditoría y las normativas que rige la institución. Se ha estudiado componentes tales como:
Selección de Personal. Evaluación y desempeño. Estructura Organizativa. Gestión de Planificación.
Trabajo realizado por medio de cuestionarios, entrevistas, dentro de lo examinado: su revisión seria por medio de evaluación de documentos, archivos, actividades y procesos.
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ABREVIATURAS
SIGLA SIGNIFICADO
COOTAD Código orgánico de organización y descentralización
GADP Gobierno autónomo descentralizado parroquial LOSEP Ley orgánica del servidor publico
NCI Normas de control interno MRL Ministerio del trabajo
MEF Ministerio de economía y finanzas
Al Área de Talento Humano
Se realiza el estudio de auditoria, analizando los componentes que han presentado más problemática dentro del área de talento humano, asumiendo las referencias de los subcomponentes:
Selección del personal Evaluación
Desempeño.
La responsabilidad de los procesos dentro del sistema de Selección del personal, de acuerdo a la LOSEP, Reglamento de la LOSEP, y las normas de control Interno, es del área de talento humano, y por supuesto que se cuenta con herramientas, mismas que dé se dispone para el uso interno; buscando el diseñar, implementar y mantener tanto el control de los procesos que faciliten la selección, como implementado mecanismos necesarios para la aplicación de indicadores de gestión ayuden a determinar el grado de cumplimiento en la ejecución.
64 Al Área Administrativa
Luego del análisis auditado; queda en efecto que las componentes más problémicas dentro del área administrativa, tomando lineamientos referenciales de los subcomponentes:
Estructura Organizativa Gestión de Planificación
Siendo responsable de los procesos de administración y gestión de la entidad, conforme a las leyes del COOTAD, PDYOT, y las Normas de Control Interno, así como el Ministerio de Economía y Finanzas, igualmente la Constitución de la República, el área administrativa; es quien propone la organización, el proceso y la injerencia en todo lo que respecta a la entidad, así como el desarrollo de labores, ejecución de procesos, desarrollo de actividades de Planeación, Dirección, Organización y Control efectuados para el cumplimiento de objetivos por medio del adecuado uso de recursos existentes.
En tal virtud, al realizar la auditoría se puede concluir en expresar una opinión o comentario de los procesos que se ejecutan en el GADPRT.
65 CAPÍTULO I
1.1 Motivo del Examen
Esta auditoría de gestión pretende examinar toda acción y proceso al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Tarqui, con el deseo de mejorar los procesos administrativos tomando en cuenta sus objetivos, su eficiencia como organización, y garantizar el cumplimiento de sus fines como institución; para de este modo mejorar el desarrollo de la entidad y emitir un informe sobre la situación general del mismo y la actuación de la dirección.
1.2 Objetivos del Examen
1.2.1 Objetivo General
Realizar una auditoría de gestión a los procesos administrativos evaluación y control en el GADPR de Tarqui en su administración 2017, garantizando la observación y conservación de los fines institucionales para un apropiado regimiento de las normas de la institución.
1.2.2 Objetivos Específicos
Ejecutar un análisis a la entidad en función de los procesos administrativos aplicando la metodología.
Aplicar una evaluación de control interno a los procesos administrativos, como también al cumplimiento de los fines institucionales con el propósito de establecer las áreas críticas.
Cuantificar la eficacia y eficiencia en procesos, procedimientos, políticas y normas que se ejecutan en la entidad.
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Establecer el grado de cumplimiento de los procesos determinados, mediante la elaboración de procedimientos de la auditoría de gestión.
Proferir una resolución final, basado en la consecuencia de las evaluaciones realizadas.
1.2.3 Alcance de la Auditoría
En conformidad con el plan de auditoría programado en el desarrollo de la presente investigación, mismo que se realizará en el transcurso de días laborables, y dentro de las fechas establecidas, en el alcance de la auditoría esta vez corresponde al GAD PARROQUIAL RURAL TARQUI, que comprende desde el 01 de enero hasta el 30 de junio del 2017, se espera recomendar soluciones viables, duraderas y constructivas en pro de garantizar el cumplimiento de las diferentes leyes y reglamentos de la entidad, de esta manera mejorando la gestión administrativa en su totalidad.
67 CAPÍTULO II 1.1 Información de la Entidad
La información presentada por El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Tarqui, promueve el desarrollo sustentable de su circunscripción territorial parroquial, en de garantizar el plan toda una vida de la comunidad en general a través de la implementación de políticas públicas parroquiales, dentro de un marco de competencias constitucionales y legales.
Con la aprobación de la nueva Constitución en el 2008, y los Códigos:
Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización Código de Planificación y Finanzas Públicas
Los mismos que establecen claramente que desde el punto de vista de las competencias, roles y funciones, se deben cumplir en cada nivel de gobierno.
1.2 Misión de la Entidad
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Tarqui, conformado por personal comprometido con el servicio a su parroquia, tiene como misión, proyectar el desarrollo social, económico, ambiental, cultural e institucional, armonizados con el territorio, mediante una planificación participativa, estableciendo objetivos y políticas estratégicas, garantizando la ejecución de obras y servicios públicos de calidad, articulando con las demás instituciones gubernamentales, propendiendo el plan toda una vida de los habitantes y haciendo posible el desarrollo sostenible de la parroquia.
68 1.3 Visión de la Entidad
El GAD Parroquial de Tarqui, es un ente competitivo, reconocido a nivel local, Provincial y Nacional, por su desarrollo responsable y armónico, ha generado alianzas estratégicas institucionales que propende a potenciar sus capacidades territoriales, se fundamenta en la eficiencia de su gestión administrativa transparente, planificada, el trabajo en equipo, libre de conflictos políticos"
1.4 Base Legal
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Tarqui se integra de la siguiente base legal:
1.4.1 Normas de Creación: Constitución de la República
1.4.2 Normas de Regulación:
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública
Ley Orgánica de Servicio Público Ley de Régimen Tributario
Ley de Unificación Salarial Normativa IESS
1.4.3 Regulaciones y Procedimientos Internos:
Reglamento Orgánico Funcional por Procesos y de Gestión Autónoma del Talento Humano del GADPR de Tarqui
Reglamento Administrativo Interno para el personal de carrera y de contrato del GADPR de Tarqui
69 Reglamentos Internos
Resoluciones
1.5 Objetivos de la Entidad
1.5.1 Objetivo General
Visualizar el desarrollo de la gestión administrativa en el GADPR Tarqui, desde la funcionalidad y cumplimiento de las leyes establecidas en los diferentes reglamentos, y normativas vigentes, del mejoramiento de la gestión laboral dentro de la entidad.
1.5.2 Objetivos Específicos
Desarrollar un plan de funcionalidad, que se ejecute dentro de la entidad, para cumplimiento de las diferentes normativas de ley que lo establece el POA sobre la contratación de personal administrativo.
Indagar la situación actual del GAD de la Parroquia Tarqui, en conformidad a los diferentes estamentos que comprenden la captación de personal nuevo, por medio del Dpto. de Talento Humano
Reorganizar y Ejecutar una estrategia de administración para la gestión de la entidad, que sea una herramienta de fácil seguimiento y de uso frecuente
1.6 Organigrama de la Entidad
1.6.1 Estructura del GADPR de Tarqui
Miembros de apoyo técnico y administrativo.
El GAD Parroquial Tarqui realiza su reforma administrativa de la forma siguiente: En pro del cumplimiento de funciones, atributos y responsabilidades el Gobierno Parroquial Tarqui, está integrado de los siguientes técnicos-administrativos.
70 Nivel ejecutivo
De acuerdo a lo establecido en el artículo 69 del COOTAD, el presidente del GAD es la primera autoridad del ejecutivo, habiendo sido elegido y en conformidad a los requisitos y regulaciones previstas en la ley de materia electoral.
Nivel legislativo
Este estamento corresponde al cuerpo de vocales, elegidos por votación popular, en conformidad como lo determina el artículo 66 del COOTAD.
Nivel de apoyo técnico- administrativo
El apoyo técnico se lo acoge desde el desempaño laboral del personal contratado como apoyo en el cumplimiento de metas y propuestas.
71 CAPÍTULO III
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE LA TARQUI
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017 ATRIBUTOS DEL HALLAZGO
HALLAZGO N° 1
Se identifica que en el área de Talento Humano no se aplican las pruebas para la contratación del personal nuevo.
CRITERIO
De acuerdo al Reglamento de la LOSEP
Capítulo 5: Del Subsistema de Reclutamiento y Selección del Personal Sección 2.A. Art. 182 Evaluación y Selección
Es la etapa del proceso, del concurso de méritos y oposición, mediante la cual se evalúa y escoge al mejor personal para ocupar un puesto público.
De acuerdo a las Normas de Control Interno Reglamento 039 CG 2099: 407-03 Incorporación de Personal
Las unidades de administración de talento humano seleccionarán al personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificación de puestos y considerando los impedimentos legales y éticos para su desempeño.
De acuerdo al Reglamento Orgánico Funcional del GADPR de Tarqui Sección Cuarta De la Selección del Personal
Art. 109 Evaluación
Con la verificación de postulaciones y resueltas la apelaciones, la UATH del GADPR de Shell, iniciará el procedimiento de evaluación mediante el cual se mide objetiva y técnicamente los niveles de competencias que ostentan los postulantes
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a un puesto público a través de pruebas de conocimientos y competencias técnicas y entrevistas.
CAUSA
Luego del análisis aplicado se pudo evaluar que se está incumpliendo a las normas, debido a que el personal que ha sido seleccionado durante el periodo pasado, no han aprobado las pruebas que son parte del proceso de selección del personal; por lo tanto tampoco ha rendido evaluaciones de ningún carácter, el resultado es: que no se ha podido identificar su conocimiento ni experiencia que garanticen su idoneidad y competencia para la vacante disponible.
EFECTO
Durante el periodo de análisis se ha contratado personal que no ha sido seleccionado conforme a los parámetros que establece la ley, por tal motivo, no se puede conocer el conocimiento del aspirante.
CONCLUSION
La falta de cumplimiento de la ley, sus reglamentos y manuales, el personal que fue contratado, que no haya sido seleccionado en conformidad a las leyes y los parámetros determinados previamente, por medio del proceso, necesario para conocer si sus conocimientos están de acordes a la necesidad del puesto.
RECOMEN DACION
A la Secretaria-Tesorera responsable del área de Talento Humano.
Examinar el proceso de evaluación que se debe realizar para ejecutarlo con los nuevos aspirantes en el siguiente proceso de selección del personal, de acuerdo a la ley y a los reglamentos establecidos.
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HALLAZGO N° 2
Luego del análisis se pudo identificar que: en el proceso de elección del personal no existen los procedimientos adecuados para calificar las carpetas de los nuevos aspirantes
CRITERIO
De acuerdo al Reglamento de la LOSEP
Capítulo 5 A la Secretaria-Tesorera responsable del Área Administrativa y de Talento Humano. Disponer, desarrollar, y verificar de acuerdo a la ley y los reglamentos implantados, procedimientos necesarios para dentro de un proceso de selección de personal, mediante para parámetros ya establecidos se proceda a calificar las carpetas de los nuevos aspirantes de acuerdo a las ponderaciones.en el componente de evaluación y la puntuación de acciones afirmativas a que quiere lugar, como es el caso de la participación de personas con discapacidad y enfermedades catastróficas o quienes estén a cargo de éstos, requisitos adicionales al perfil exigido, migrantes ex servidores públicos, plan plurinacional para eliminar la discriminación racial y exclusión técnica y cultura , se obtendrá el puntaje final el cual será registrado electrónicamente en la página web institucional.
CAUSA
Se ha examinado de que se está incumpliendo a las normas establecidas, debido a que el personal que ha sido seleccionado durante el periodo no ha pasado ha sido sometido a un proceso de selección de personal, de tal manera que no existen los procedimientos necesarios para calificar las carpetas de los aspirantes.
EFECTO
El proceso de calificación de carpetas dentro de la selección del personal, ha sido ineficiente ya que no ha permitido que se establezcan los parámetros claros en donde se pueda calificar cada una de las carpetas de los nuevos aspirantes, obviando así varios requisitos para la selección del personal.
74 CONCLUSION
Los procedimientos inexistentes y las verificaciones dentro del proceso de elección del nuevo personal no ayudan a calificar las carpetas y establecer ponderaciones, esto ha ocasionado que se obvien varios detalles en el momento de seleccionar al personal, dejando de lado varios puntos que serían necesarios para el desarrollo de un análisis de la información del aspirante.
RECOMEN DACION
A la Secretaria-Tesorera responsable del Área Administrativa y de Talento Humano.
Preparar, desarrollar, y examinar conforme a la ley y los reglamentos implantados, los procedimientos que sean necesarios para que dentro de un proceso de elección del nuevo personal, sea mediante los parámetros ya establecidos y que se proceda a calificar las carpetas de acuerdo a las ponderaciones.
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GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE LA TARQUI DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017
HALLAZGO N° 3
Se ha identificado que en la entidad no se practica la selección del personal por medio de concursos de méritos
CRITERIO
De acuerdo a la Ley Orgánica del Servidor Público
LOSEP Capítulo 4, Art. 63 Subsistema de Selección del Personal: Es el conjunto de normas, políticas, métodos y procedimientos, tendientes a evaluar competitivamente la idoneidad de las y los aspirantes que reúnan los requerimientos establecidos para el puesto a ser ocupado, garantizando la equidad de género, la interculturalidad y la inclusión de las personas con discapacidad y grupos de atención prioritaria.
Reglamento de la LOSEP
Capítulo 5, Art.176 Subsistema de Selección del Personal: El subsistema de reclutamiento y selección de personal es el proceso técnico mediante el cual se define y selecciona a la o el aspirante idóneo, que cumpla con los requisitos establecidos para el desempeño de un puesto en el servicio público a través del concurso de méritos y oposición correspondiente.
De acuerdo a las Normas de Control Interno Reglamento 039 CG 2099: Art. 178 Normativa de Reclutamiento y Selección: Sobre la base de las políticas, normas e instrumentos técnicos de aplicación obligatoria para los puestos de carrera en el servicio público, emitidos por el Ministerio de Relaciones Laborales, las UATH aplicarán los mecanismos técnicos que permitan la obligatoria, correcta y eficiente administración del subsistema de reclutamiento y selección de personal.
76 CAUSA
Se ha evaluado que: se ha dado incumplimiento a las normas establecidas, puesto que el personal que ha sido seleccionado durante el periodo, no ha sido sometido al proceso de selección de nuevo personal. Esto debido a que no existe un departamento de Talento humano, la Secretaria-Tesorera ha asumido la responsabilidad de esta área, motivo por el cual no se da cumplimiento a todas las funciones.
EFECTO
El proceso de selección del personal es muy ineficiente, por lo que no garantiza que los aspirantes sean contratados de acuerdo a un concurso de méritos, y así imposibilitando evaluar la idoneidad de los interesados, por lo que no se podría garantizar su capacidad y experiencia laboral.
CONCLUSION
El proceso de selección del personal es totalmente inexistente, ya que no ha permitido que la entidad contrate al personal idóneo en relación a una adecuada elección y poder evaluar que los nuevos aspirantes cumplan con los requisitos establecidos para el desempeño de un cargo en la entidad a través de un concurso de méritos.
RECOMEN DACION
A la Secretaria-Tesorera responsable del Área Administrativa y de Talento Humano.
Que se convoque a una reunión con los directivos de la entidad, con la finalidad de establecer mecanismos, mismos que serían necesarios para implementar políticas y lineamientos que regulen el proceso de elección del nuevo personal, e igualmente seleccionarlos por medio de un concurso de méritos.
Elaborado por: Carrasco Carrasco Gabriela
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HALLAZGO N° 4
La entidad no cuenta con indicadores de gestión que permitan medir la eficacia y eficiencia en la selección de los nuevos aspirantes.
77 CRITERIO
Se ha establecido que: es la entidad quien se responsabiliza de la administración y de la coordinación del Dpto. de Talento Humano, la creación y aplicación de los indistintos indicadores de gestión, es con la finalidad de medir el grado de eficiencia y eficacia, luego del proceso de selección del nuevo personal, para garantizar su efectividad al cumplir con las actividades planificadas, logro de metas fijadas y consecución de objetivos estratégicos.
CAUSA
Se ha determinado que no se han aplicado indicadores de gestión durante y después del proceso de elección del nuevo personal, durante el periodo analizado, debido a la falta de planificación en el área de talento humano no se ha dado cumplimiento a la elaboración de indicadores.
EFECTO
Debido a la inexistencia de indicadores, no se ha podido determinar el grado de eficacia y eficiencia dentro de los procesos de elección del nuevo personal. CONCLUSION No se ha implementado indicadores de gestión conforme a cada proceso de contratación, con la finalidad de medir y determinar el nivel de eficiencia y eficacia.
R EC OME N D A C ION
A la Secretaria-Tesorera responsable del Área Administrativa y de Talento Humano.
Crear o diseñar los indicadores de gestión, que han sido planteados dentro de la evaluación realizada, así mismo determinar de acuerdo a los procesos de talento humano a que se realicen el grado de eficacia y eficiencia.
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GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE LA TARQUI DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017
HALLAZGO N° 5
En la entidad se ha identificado que no se están realizando las debidas evaluaciones al personal, por