Informe Confidencial para la Administración

Riobamba, 28 de mayo del 2012

Señor:

GERENTE

EMPRESA PÚBLICA - EMPRESA MUNICIPAL MERCADO DE PRODUCTORES AGRÍCOLAS “SAN PEDRO DE RIOBAMBA”.

Presente.

REF: Informe confidencial a la administración por la auditoría de gestión al 31 de diciembre del 2010.

He efectuado la auditoría de gestión a la Empresa Pública - Empresa Municipal Mercado de Productores Agrícolas “San Pedro de Riobamba”, por el año 2010,de conformidad a lo previsto en el artículo 211 y 212 de la Constitución Política de la República del Ecuador, el artículo 303, numeral 8, letra a) de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.

Nuestra auditoría de gestión fue realizada de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Público y Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado.

La administración de la empresa es la única responsable del diseño y operación del sistema de control interno, la planificación estratégica y la eficiencia de la gestión empresarial.

Revisado por: ING.F.V. Fecha: 25-01-2012

Elaborado por: V.C.B.M. Fecha: 15-02-2012

ICA

150 En vista de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, es posible que existan errores e irregularidades no detectados. Basado en la revisión de ciertas áreas seleccionadas, detallamos las principales debilidades encontradas y las recomendaciones tendientes a mejorar cada área.

Para facilitar el análisis de nuestras recomendaciones, éstas se agruparon en cuatro grupos importantes:

1. Planificación estratégica 2. Normativa interna

3. Indicadores de gestión

4. Aspectos relacionados con recursos humanos

Aprovecho la oportunidad para expresar mi agradecimiento por la cooperación que me ha sido dispensada por parte del personal de la empresa durante la evaluación.

Quedo atenta para cualquier aclaración adicional que pueda desear sobre el presente informe.

Cordialmente,

Vilma Balseca Merino

Auditora.

Revisado por: ING.F.V. Fecha: 16-02-2012

ICA

151 1. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Observaciones

Durante la evaluación, se detectó lo siguiente:

• La misión y visión empresarial se encuentran mal planteadas. La aplicación y aceptación de sus receptores no es la más óptima, elpersonal no manifiesta que su desempeño, sus acciones y forma depensar este en función de la misión y visión.

• La administración no se ha hecho responsable de identificar lasfortalezas y oportunidades que ayudan en el logro de los objetivos, ydebilidades y amenazas que provocan vulnerabilidad y desventajasa la Empresa.

• Durante el examen se identificó y evaluó el FODA de la empresa,éste determinó que la empresa tiene mayores debilidades yamenazas que oportunidades y fortalezas.

• Dentro de la planificación estratégica de la empresa, no se presentael planteamiento de objetivos.

• El organigrama estructural que presenta la empresa, define erróneaslíneas de comunicación y responsabilidad, ya que la recepcionista,trabajadores de limpieza y supervisores de plataforma seencuentran al mismo nivel.

• Los procesos además de estar desactualizados, no estándocumentados y no se definen claramente, lo que toma muchotiempo cumplirlos, esto impide un control eficiente.

Elaborado por: V.C.B.M. Fecha: 15-02-2012 Revisado por: ING.F.V. Fecha: 16-02-2012

152 Recomendaciones

Se sugiere a la administración lo siguiente:

• Los directivos de la empresa deben replantear su misión y visión empresarial, provocando en sus receptores el deseo de cumplirlas y definiendo claramente lo que la empresa desea, de tal manera que pueda desarrollarse en el largo plazo.

• La administración debe mitigar al máximo sus debilidades y amenazas; aprovechar sus oportunidades y procurar mejorar sus fortalezas.

• Definir claramente los objetivos a largo plazo que desean cumplir, y con base a ellos desarrollar el Plan Operativo Anual (POA), el cual incluya indicadores de evaluación.

• Replantear el organigrama estructural que determine claramente las líneas de comunicación y responsabilidad, para evitar problemas en el flujo de la información.

• Identificar y describir los procesos más importantes de la empresa, determinar los responsables de aplicarlos, para que de esta manera se logren losobjetivos.

Elaborado por: V.C.B.M. Fecha: 15-02-2012 Revisado por: ING.F.V. Fecha: 16-02-2012

153 2. NORMATIVA INTERNA

Observaciones

• El escenario actual de la empresa muestra que no existe una actualización de la normativa interna, especialmente del reglamento interno. Este reglamento fue elaborado en Julio del 2007, sin embargo, hasta la presente fecha han ocurrido varios cambios importantes que no han sido considerados.

• La normativa interna no es difundida de manera apropiada, lo que provoca incumplimientos de la misma.

Recomendaciones

Se sugiere a la administración lo siguiente:

• Se sugiere que los directivos de la empresa realicen las reformas pertinentes a la normativa interna, con base a la realidad y a las necesidades de la empresa.

• Establecer mecanismos de difusión de la normativa entre el personal de la empresa, que conlleven al desempeño eficaz de sus actividades y por tanto al cumplimiento de los objetivos.

Elaborado por: V.C.B.M. Fecha: 15-02-2012 Revisado por: ING.F.V. Fecha:

_ICA

154 3. INDICADORES DE GESTIÓN

Observaciones

• El Departamento Administrativo, no ha emitido las directrices ni ha diseñado los instrumentos necesarios, para que las unidades puedan medir su eficiencia, eficacia, economía y productividad.

• Los diferentes departamentos no elaboran sus propios planes y programas de trabajo, con los correspondientes cronogramas y determinación de los responsables de su ejecución; dando lugar a que no se trabaje en base a metas y objetivos que permitan su evaluación mediante la aplicación de instrumentos, como indicadores de gestión.

Recomendaciones

• Se sugiere que los directivos de la empresa consideren dentro de su planificación, los indicadores de gestión desarrollados durante esta evaluación, para dar inicio a un seguimiento y vigilancia del cumplimiento de los objetivos y metas.

Como parte del examen se ha procedido a evaluar la eficiencia, eficacia, economía, y ecología de la gestión

empresarial, a través de indicadores.A _{Elaborado por: V.C.B.M. Fecha: 15-02-2012}

Revisado por: ING.F.V. Fecha: 16-02-2012

ICA

155 continuación se presentan los más importantes:

TABLA 28: TABLA RESUMEN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

TIPO REFERENCIA _INDICADOR CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN

ECONOMÍA

Presupuesto de gastos corrientes frente a presupuesto de inversión

Este indicador nos muestra que el gasto corriente es tres veces mayor que el presupuesto de la inversión que la empresa, no está

optimizando sus recursos.

Los directivos de la empresa deben procurar minimizar los gastos corrientes y maximizar la inversión que le permita

incrementar los ingresos a largo plazo. Gasto de personal

respecto del Gasto Corriente

El 66% del gasto corriente corresponde al gasto de personal, esto indica que la empresa no optimiza el recurso humano, para trabajar con productividad

Los directivos de la empresa deben procurar que el talento humano trabaje con productividad, lo cual revertirá la estructura de la planificación financiera, aumentando el porcentaje par inversión y disminuir el porcentaje de gastos de operación. EFICACIA Cumplimiento de metas de ingreso. La empresa ha cumplido en un 70%

Con los objetivos de ingresos estimados para el año 2010. Los directivos de la empresa deben aspirar siempre al cumplimiento del 100% de sus metas Cumplimiento de gastos.

Se han cumplido con el 66% de los gastos estimados para el año 2010.

Elaborado por: V.C.B.M. Fecha: 15-02-2012 Revisado por: ING.F.V. Fecha: 16-02-2012

156

ECOLOGÍA Opinión Pública

El 51% de los encuestados, indican que los directivos de la empresa no realizan ninguna actividad para disminuir el impacto de contaminación ambiental. Se sugiere a los directivos que realicen actividades que contribuyan en el desarrollo sostenible y la protección del ambiente.

4. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL RECURSO HUMANO

Observaciones

• Para el área de recursos humanos no se ha elaborado un plan específico, en el que se hayan determinado objetivos a corto, mediano y largo plazo, políticas, procedimientos, estándares, y métodos de evaluación que garanticen un mayor rendimiento del personal de la institución.

• Uno de los indicadores de gestión aplicados indica que tan solo el 48% del total del personal ha recibido capacitación durante el año 2009.

Recomendación

• El departamento administrativo debe elaborar un plan específico para el desarrollo del talento humano, en el que se detallen los objetivos de corto, mediano y largo plazo, así como las evaluaciones de desempeño e indicadores de gestión.

• El área de recursos humanos también debe preocuparse por realizar una

planificación apropiada de la

capacitación del personal, aspirando que el 100% del personal sea

Elaborado por: V.C.B.M. Fecha: 15-02-2012 Revisado por: ING.F.V. Fecha: 16-02-2012

157 capacitado y formado en las áreas competentes a su trabajo y poner mayor énfasis en las áreas con mayor debilidad de eficiencia, así como en las áreas que necesitan de permanente actualización como el área financiera.

CAPÍTULO IV