Informe de la Auditoría

El auditor o auditor jefe debe preparar un informe escrito de los resultados de la auditoría y de toda aquella información que pueda ayudar al utilizador del informe para realizar un plan eficaz de

Una vez terminada la fase de auditoría específica, el auditor está en condiciones de preparar un informe formal de la auditoría, que consistirá en un informe escrito de los resultados de la auditoría  y de toda aquella información que pueda ayudar al utilizador del informe para realizar un plan eficaz

de acciones correctoras, así como del alcance y de los descubrimientos de la misma. Deberá definir también la naturaleza exacta de los problemas descubiertos.

 Aunque el informe constituye el último paso de la auditoría en profundidad, conviene que su

preparación no se retrase hasta el momento en que la auditoría está terminada. El auditor debería iniciar su preparación desde el primer día de trabajo, ya que esperar hasta que el estudio esté completo es la forma más segura de redactar un informe monótono.

La eficacia de la auditoría y el alcance de los objetivos de la misma dependen en gran medida de la cuidadosa preparación del informe y de su adecuada comunicación y distribución.

6.1.1. Preparación del informe

Es conveniente determinar un formato y contenido estándar para el informe de los resultados, y seguirlo fielmente. El formato y contenido normalizado permite una mejora de su lectura y

entendimiento de su contenido. Este informe debe ser preparado por el auditor o auditor jefe. El borrador del informe puede ser revisado por la dirección del auditado, con el fin de evitar errores y malos entendimientos. Es auditor responsable de preparar el informe debe tener en cuenta de inmediato las observaciones hechas por la dirección del auditado al borrador del informe en el informe final, aunque sin disminuir la eficacia y posible impacto de la auditoría. La revisión del borrador del informe no debe retrasar la edición del informe definitivo.

6.1.2. Contenido del informe

En cuanto al contenido del informe, básicamente, debe consistir en una evaluación definitiva del cumplimiento con la normativa establecida junto con las observaciones significativas relativas a los objetivos de la auditoría; información y evidencia suficiente y relevante, así como las explicaciones y comentarios que sobre las mismas fuesen necesarios.

Las observaciones deben estar Categorizadas según su importancia y ordenadas de forma lógica. El informe debe resumir los resultados de la auditoría; el resto de detalles estará documentado en la documentación de trabajo.

El informe de auditoría debería incluir los siguientes elementos, cuando sean aplicables:

Propósito, objetivo y alcance de la auditoría.

Detalles del Plan de Auditoría, auditores, datos, organización auditada. Normas que deben cumplir auditados y auditores.

recomendaciones.

Recomendaciones de interés con respecto a la mejora. Recomendaciones al auditado para siguientes auditorías.

El informe de auditoría debe estar fechado firmado por el auditor/auditor jefe.

Los informes de auditoría deben cumplir con los siguientes requisitos y características:

Escrito y firmado, lo que facilita su difusión y seguimiento. Exacto en cuanto a hechos, datos y problemas.

Claro y directo y sin rodeos, en cuanto a las observaciones y conclusiones. Conciso, categorizando y colocando las observaciones en orden de importancia. Oportuno, con respuestas adecuadas y útiles en tiempo y forma.

Objetivo en cuanto a lo que respecta a los hechos observados.

En tono constructivo, en cuanto a las opiniones, conclusiones y recomendaciones. Con anexos documentales.

Refleje fielmente el espíritu y el contenido de la auditoría.

Fechado y firmado por el auditor jefe, conteniendo según los casos:

Objetivo y alcance de la auditoría. Detalle del plan de la auditoría.

Documentos de referencia contra los cuales se ha realizado la auditoría. Observaciones de no conformidad.

 Apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con la norma aplicable del sistema de la calidad y la documentación relacionada.

Capacidad del sistema para alcanzar los objetivos de la calidad definidos. Lista de distribución del informe de la auditoría.

 Aunque no hay establecido un modelo universal para este tipo de informes, teniendo cada

organización de auditorías o grupo de auditores el suyo propio, una estructura de informe que se podría llamar tipo, sería la siguiente:

1. Índice.

2. Introducción, propósito del trabajo. 2.1. Objetivo y naturaleza del trabajo. 2.2. Alcance y limitaciones.

2.3. Procedimientos utilizados.

2.4. Consideraciones complementarias. 3. Resumen.

3.1. Opinión global.

3.2. Observaciones, conclusiones, recomendaciones. 4. Cuerpo del informe.

4.1. Observaciones, hechos, causas y consecuencias. 4.2. Datos.

4.3. Conclusiones.

4.4. Recomendaciones (AC y AM)

5. Plan de cumplimiento de las recomendaciones. 6. Anexos.

6.1.3. Revisión y distribución

La dirección de la organización auditora debe revisar y aprobar el informe antes de remitírselo al cliente. El cliente es quien decide la distribución del informe, teniendo en cuenta que una copia siempre es para la dirección del auditado. Además, todas aquellas personas responsables de

acciones correctoras deben recibir una copia bien del informe completo o de la parte que les afecta. El deseo justificado del auditado en lo que respecta a confidencialidad, debe ser respetado, debiendo salvaguardarse la documentación confidencial.

El informe debe presentarse tan pronto como sea posible y dentro del mes siguiente a la reunión de clausura. En caso de que no se haga así deberán explicarse las razones.

Por tanto en este tipo de aspecto, hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:

El informe debe ser enviado por el auditor jefe al cliente.

El informe debe ser enviado por el cliente a la dirección del auditado (esto entra en el terreno de la responsabilidad del cliente).

Es conviene que toda la distribución adicional sea determinada y acordada entre el cliente de la auditoría y el auditado.

En cuanto a los Informes con información confidencial o que afecten a la propiedad industrial, deben quedar convenientemente protegidos por el organismo encargado de la auditoría y por el cliente.

El informe de auditoría debe emitirse lo antes posible. Si no puede hacerse en el plazo previsto  y aconsejado (menos de un mes después del fin de la auditoría), conviene indicar al cliente y al

auditado las razones del retraso y la nueva fecha de emisión que se fije.

6.1.4. Conservación de los expedientes

El auditor, auditor jefe o la organización que realiza la auditoría son responsables de la custodia y conservación de los documentos y registros de la auditoría.

La conservación adecuada de los documentos de trabajo, informes y cualquier otro documento de la auditoría facilita la planificación de futuras auditorías, la revisión de las actividades realizadas, preparación de informes, y prueba del cumplimiento de las normas relativas a la auditoría.

Se conservarán los informes completos, incluyendo suplementos documentales, al menos hasta que se complete la siguiente auditoría formal, con el objeto de proporcionar evidencia de que las

observaciones identificadas en la anterior auditoría han sido corregidas.

La conservación de los documentos de la auditoría debería estar procedimentado en lo que respecta a forma, metodología y contenido. También es necesario mantener la confidencialidad, puesto que casi con total seguridad, se trate de un requisito exigido.