Informe de mejora de cada Proceso

A continuación se presentan las mejoras que se proponen para cada uno de los procesos que se han establecido para la empresa. Así mismo, se presenta una comparación de cada uno en cuanto a su Análisis de Valor Agregado, actual y propuesto.

Antes de analizar las mejoras de cada proceso, es necesario sugerir la revisión, y de ser el caso, la corrección de la Normativa interna de la empresa. Es importante que las normas que rigen esta empresa estén actualizadas para que sean el marco de actualización de todos los integrantes de la misma.

En la normativa se debe incluir la misión, visión, objetivos y políticas de la empresa. Se propone mantener la misión que ya se mencionó en el capítulo 2; y corregir la visión.

También se propone modificar los objetivos y políticas; considerar lo mencionado en la norma ISO 9000 -2001 en cuanto a objetivos de calidad.

Para el caso de las políticas, se propone mantener la esencia de las mismas que ya fueron enumeradas en el capítulo 2; se sugiere corregir la redacción y considerar la norma ISO 9000 – 2001 en cuanto a políticas de calidad se refiere.

Es importante mencionar que estas sugerencias son objeto del análisis por parte de la alta dirección de la empresa, quien es, en última instancia, quien decide si acoge la propuesta, si se añaden más políticas o si se cambian las sugeridas.

A continuación, se presentan las propuestas para cada uno de los procesos de la empresa.

En esta propuesta se detallará una breve descripción del proceso seguido por un resumen de la tabla de valores del análisis de valor agregado, en el caso de ser

un proceso mejorado se presentará una tabla comparativa entre la actual y la propuesta, y en el caso de ser un proceso creado se presentará solo una tabla propuesta, estas tablas permitirán la creación y entendimiento de los gráficos que le seguirán. Los procesos que se modifiquen tendrán un gráfico comparativo mientras que las que se crearon tendrán un gráfico demostrativo

El análisis de valor agregado completo se presenta en el anexo 3.

Proceso Estratégico de Gestión por la Dirección Sub proceso Control de la Gestión

Se creó el proceso Estratégico de Gestión por la Dirección Sub proceso Control de la Gestión. Este proceso permitirá a la empresa tener una clara perspectiva del nivel de cumplimiento de los indicadores de Gestión así como de las estrategias que se implementarán dentro del sistema de gestión por procesos para optimizar recursos.

La siguiente tabla muestra los resultados del análisis de valor agregado del proceso.

Tabla 3.2.4.1 Datos de valor agregado del sub proceso de Control de la Gestión.

VAC VAN NAV TOTAL

Volumen (Actividades) 25 6 2 33

Tiempo (Minutos) 2355 720 60 3135

Costo (Dólares) 581.41 187.5 10.31 779.22 Elaborado por: Luis Basantes

El siguiente gráfico muestra una representación de la tabla anterior en porcentajes.

Gráfico 3.2.4.1 Análisis de valor agregado del sub proceso de Control de la Gestión.

En este proceso se distingue una clara orientación a brindar valor agregado tanto al cliente como al negocio, los porcentajes que no generan valor son muy reducidos. El proceso de Control de la Gestión fue diseñado para generar productividad, eficacia y eficiencia en el desarrollo de sus actividades, para ellos los cálculos tanto de Volumen, Tiempo y Costo estuvieron vigilados y aprobados por el Gerente General de la empresa Génesis S.A.

Mejoras propuestas: Por proceso:

 Creación e implementación del sub proceso.

 Inclusión de la respectiva planificación del proceso.  Inclusión de actividades de control al proceso. Por personas:

 Capacitación al personal involucrado en el manejo del sistema de Gestión por Procesos y manejo de indicadores.

 Designación de una persona no relaciona al proceso para transparencia de las actividades.

Por infraestructura:

Por equipos:

 Compra de equipo electrónico que permita gestionar el control de la gestión mediante un Balance Score Card.

Por software:

 Implementación de un software para el proceso que permita controlar los indicadores de gestión de una manera efectiva.

Por materiales:

 No se presentan oportunidades de mejora. Por normativa:

 Implementación de políticas para el control del proceso. Por medición:

 Implementación de indicadores de gestión en el proceso. Por documentación:

 Creación del manual de procedimientos.

 Creación y envío de del acta de “Revisión de la Dirección” a todos los

procesos involucrados.

Proceso Estratégico de Gestión por la Dirección Sub proceso Planificación Estratégica

Se creó el proceso Estratégico de Gestión por la Dirección Sub proceso Planificación Estratégica. Este proceso permitirá a la empresa desarrollar, gestionar e implementar estrategias orientadas al alcance de la misión y visión de la empresa.

La siguiente tabla muestra los resultados del análisis de valor agregado del proceso.

Tabla 3.2.4.2 Datos de valor agregado del sub proceso de Planificación Estratégica.

VAC VAN NAV TOTAL

Volumen (Actividades) 13 4 1 18

Tiempo (Horas) 1185 420 30 1635

Costo (Dólares) 263.28 90.625 4.69 358.59 Elaborado por: Luis Basantes

El siguiente gráfico muestra una representación de la tabla anterior en porcentajes.

Gráfico 3.2.4.2 Análisis de valor agregado del sub proceso de Planificación Estratégica.

Elaborado por: Luis Basantes

En este proceso se distingue una clara orientación a brindar valor agregado al cliente sin dejar de lado al negocio, los porcentajes que no generan valor son escasos. La planificación estratégica pretende guiar a la empresa para cumplir tanto con la Misión como con la Visión mediante las políticas y objetivos que se generen en el desarrollo del proceso.