Reúne partes diarios Verifica si cuadra Imprime informe mensual Entrega de informe mensual Recepta de informe mensual Revisa y analiza informe Genera informe mensual de ingresos Entrega de informe mensual Recepta de informe mensual Revisa y analiza informe Entrega de informe mensual Recepta de informe mensual para su respectivo conocimiento y archivo
55
Departamento de Tesorería
Asistente de Tesorería Tesorera
Grafico 23. Depósitos bancarios Elaborado por. Zajia Yalitza
Entrega de recaudación de efectivo y cheque con el parte diario
Recepción de recaudación de efectivo y cheque con el parte diario
Verificación de la recaudación con parte diario Elaboración de resumen de recaudación Traslado al banco correspondiente con valores para
depósitos Entrega de comprobante de depósito Verificar el depósito con resumen de recaudación Verificar el depósito con resumen de recaudación Archivo de reporte diario adjuntando deposito respectivo
56
Departamento de Tesorería
Tesorera Dirección financiera
Grafico 24. Informe de transferencia realizada Elaborado por. Zajia Yalitza
Recepta autorización de pago
Emite autorización de pago con sus respectivos
soportes que lo avalizan Análisis y verificación
de autorización recibida
Generación en el sistema del SPI del BCE
Ingreso a la página del BCE
Ingreso a la página del BCE
Subir el archivo SPI
Aceptación del registro
Imprimir documentos generados Entrega documentos generados para su autorización Recepción de informe para autorización Análisis y verificación de autorización recibida Archivo de document poo
57
Dirección Administrativa
Alcaldía D. Administrativa Jurídica Financiera
NO
SI
Grafico 25. Dirección Administrativa Elaborado por. Zajia Yalitza
Recepta solicitud de bienes o servicios de los departamentos Revisa y analiza Autoriza proceder con el tramite Receptar solicitud autorizada por Alcaldía Revisa y analiza Correcto Ingresar al portal de Compras Publicas Receptar informe Analiza para emitir un criterio jurídico Criterio jurídico Receptar informe Analiza y verifica Se procede al trámite correspondiente
58 Actividades de control
Es fundamental implementar un control interno en el GAD Municipal del Cantón Baba, específicamente en la Dirección Financiera, ya que de ella depende la razonabilidad financiera. Se debe llevar a cabo procesos, métodos y/o técnicas para lograr los objetivos institucionales, los departamentos involucrados en los procedimientos financieros desarrollaran los trámites pertinentes optimizando tiempo.
Se dará el correspondiente seguimiento para identificar si existen errores para aplicar los medios necesarios para mejoras.
Con la propuesta de implementación de control interno, podremos asegurar el cumplimiento de las regulaciones internas, fortaleciendo la eficiencia de los procesos y de esta manera la razonabilidad financiera de la institución.
Implementado el sistema de control interno en la institución, se procederá a la aplicación de la auditoria interna y con el informe de este examen nos reflejara la razonabilidad financiera del GAD Municipal del Cantón Baba.
Responsable de la implementación de sistema de control interno
Quienes serán los responsables de socializar, ejecutar y controlar la implementación del sistema de control interno, serán las siguientes personas:
Autor
Responsable de socializar la propuesta
Consejo Municipal
Mediante sesión de concejo, se aprobara la implementación del control interno en la institución.
59
Alcalde
Mediante una reunión con los funcionarios municipales, autorizara la aplicación del sistema de control interno y que se comprometan a avanzar los resultados esperados.
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V Entrega de la propuesta Autor Socializacion de propuesta en sesion de concejo Alcaldesa Consejales Analisis de la propuesta Alcaldesa Consejales Aporbacion de la propuesta Alcaldesa Consejales Implementacion de la propuesta Autor Alcaldesa Socializacion de la propuesta con los
funcionarios municipales Autor Seguimiento a la implementacion Autor Alcaldesa Evaluacion de la implementacion del control interno
Alcaldesa
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA
ACTIVIDADES
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5 SEMANA 6
60 h) Conclusiones
- En el GAD Municipal no se ha realizado el seguimiento adecuado en las áreas de control interno.
- La falta de segregación de las funciones, provocan un desempeño inadecuado.
- Poco conocimiento de los funcionarios sobre la misión, visión, normas internas y orgánicas funcionales de la institución.
- Con la implementación del sistema de diseño de control, los Directores y Coordinadores demostraron compromiso para su aplicación.
- Uno de los propósitos con la implementación del sistema de control interno es detectar el grado de incumplimiento en el desarrollo de los procesos financieros.
- Con la implementación del sistema de control interno, obtendremos una excelente razonabilidad financiera en la institución.
- El sistema de control interno, es una herramienta que nos permitirá realizar el control oportuno en las áreas que intervienen en los procesos contables, para asegurar la razonabilidad financiera, y en el caso de ser necesario realizar el seguimiento respectivo.
i) Bibliografía
1. Alvarado, M. (2007). Auditoria, un enfoque integral. Buenos Aires: Edibook. 2. Arens, A. (2009). Auditoria . Mexico: Ediciones México.
3. Dueñas , N. (2009). El sistema de control interno y el asegiramiento de la calidad. Caracas: Publicaciones Corens.
4. García, A. (2012). Introducción a la Metodología de la Investigación Científica. Bogotá: Pearson.
5. Gómez López, R. (2011). En G. d. Auditoria. 6. ManualdeAuditoríaPública. (2014). Quito.
7. Ormenechea, J. (2013). Auditoria y Control Interno. México: Kapeluz. 8. Sánchez Curiel, G. (2010). Auditoria de Estados Financieros. Bogotá: Edicol. 9. Sandiro, M. (2009). Metodología de la Investigación Cientifica. La Paz: Colimbros. 10. Estupiñan (2010). Control Interno y Fraudes. Bogotá Colombia
h) DATOS PERSONALES:
NOMBRE: Yalitza Selene
APELLIDOS: Zajia Botto
TELEFONO FIJO: 052919366
TELEFONO: 0996092519
CORREO ELECTRONICO: [email protected]
Anexo 1. Misión y Visión institucional
Misión Institucional.-
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón de Baba, es una entidad que pertenece al sector público, con autonomía administrativa y financiera, que concentra su gestión en entregar a su población urbana y rural una adecuada planificación territorial; fomento al desarrollo humano, comercial y social de manera integral; gestión en el ordenamiento del crecimiento urbanístico y rural; servicios básicos de calidad; oportuna ayuda social y fomento al turismo, educación, cultura, deportes y recreación; en un ambiente de respeto, colaboración y transparencia.
Visión Institucional.-
La entidad al año 2020, contará con una administración que fomente el bienestar, el desarrollo social integral de su población urbana y rural; entregando servicios básicos de calidad y liderando la organización del territorio para lograr el reconocimiento Provincial y Nacional.
Anexo 1. Cuestionario – Componentes: Ambiente de control
Si No Pocas veces 1 ¿El Gad Municipal de Canton Baba cuenta con
un codigo de etica? x
2 ¿Se promueve la observancia del codigo de etica? x
3 ¿Existe un organico funcional definido? x
4 ¿El personal conoce la mision y vision institucional? x
5
¿El organico funcinal esta actualizado y se cumple con la estructura organizacional con la
que se llevan a cabo los procesos?
x
6 ¿Se asigna responsabilidades a los
funcionarios de manera formal? x
7 ¿A los funcionarios se le describe el trabajo y el grado de autoridad que poseen? x
8
¿Se cuenta con el personal adecuado de acuerdo al perfil que se requieren en los
diferentes cargos?
x
9 ¿Se desarrollan procesos para selección de personal? x
10 ¿Existe rotacion de personal? x
11 ¿Se desarrollan actividades que fomenten un mejor clima laboral? x 12 ¿Se cumple con el cronograma de capacitacion
al personal? x 13 Competencia del personal y evaluacion de desempeño
¿Se realizan evaluaciones periodicas del
desempeño laboral? x 3
14
Rendicion de cuenta interna
¿Se realiza de manera trimestral la rendicion
de cuentas internas por Direccion? x 2
2,5 GAD Municipal del Canton Baba
Calificacion de cuestionario
Componente: Ambiente de Control
N° Fcatores Respuesta / Riesgo %
Valores y codigos de conducta 2 Estructura Organica 2,7 Preguntas Asignacion de responsabilid ad y autoridad 3 Administracio n de Talento Humano 2,2 Total
Anexo 3. Cuestionario – Componentes: Evaluación de riesgo
Si
No Pocas veces
1
¿EL GAD Mnicipal cuenta con un planestrategico?
x
2
¿Los objetivos se establecen con la participacion de las Direcciones y
Coordinaciones?
x
3
¿Existen objetivos por Direccion?x
4
¿A todos los funcionarios se les socializaronlos objetivos?
x
5
¿Se realizan seguimiento para el cumplimientod elos objetivos definidos?
x
6
Riesgo
Potencial
para la
institucion
¿Se realiza alguna evaluacion para determinar
los posibles riesgos?
x
2
7
¿Se incorporan mejoras para las actividadesisntitucionales?
x
8
¿Cuándo se incorpora un nuevo funcionario sele realiza la respectiva capacitacion?
x
9
Se realizan evaluaciones de riegos alincorporar un nuevo proceso administrativo?
x
2,2
GAD Municipal del Canton Baba
Calificacion de cuestionario
Componente: Evaluacion de Riesgo
N°
Factores
Preguntas
Respuesta / Riesgo
%
Objetivos
institucionale
s
2,2
Gestiones
para el
cambio
2,3
Total
Anexo 4. Cuestionario – Componentes: Actividades de control
Si No Pocas veces 1
¿Existe una determinada persona para verificar los respaldo de la informacion
enviada y recibida?
x
2
¿existe el espacio fisico adecuado para el archivp de la documentacion de manera
ordenanda?
x 3 ¿La documentacion se conserva de acuerdo al tiempo que determina la Ley? x
4 ¿La contabilidad se realiza diariamente? x
5 ¿Se entrega a la maxima autoridad estado
financieros? x
6 ¿Se utiliza el catalogo de cuentas de las instituciones financieras? x
7 ¿Cuándo se encuentra alguna anomalia financiera se realizan informes? x 8 ¿Se comunica a la maxima autoridad sobre los
cambios que se realizan en el area financiera ? x 9 ¿Se analiza y aprueba el presupuesto con
anterioridad? x
10 ¿Los directores y coordinadores participan en
la elaboracion del presupuesto? x
11 ¿La aprobacion del presupuesto se realiza en sesion de consejo Municipal? x 12
Indicadores de rendimiento
¿El GAD Municipal del Canton Baba cuenta con
indicadores de rendimiento? x 3,0
2,0 GAD Municipal del Canton Baba
Total
Calificacion de cuestionario
Componente: Actividades de control
N° Fcatores Preguntas Respuesta / Riesgo %
Documentaci
on 1,7
Control
Presupuesto 1,3
Anexo 5. Cuestionario – Componentes: Información y comunicación
Si No Pocas veces
1
¿La empresa cuenta con informacion como:
reglamentos o manuales institucionales?
x
2
¿Se le facilita al personal la informacion que
necesita para cumplir con su trabajo?
x
3
¿La informacion que administra la institucion
es de calidad y accesible?
x
4
¿La informacion actual, permite una toma de
decisiones?
x
5
¿Las lineas de comunicacion establecidas son
las adecuadas?
x
6
¿las sugerencias y observaciones son
comunicadas a la maxima autoridad?
x
7
¿Se da a conocer el grado de cumplimiento de
los objetivos institucionales?
x
2,2
GAD Municipal del Canton Baba
Calificacion de cuestionario
Componente: Informacion y comunicación
N°
Fcatores
Preguntas
Respuesta / Riesgo
%
Comunicación
2,3
2
Informacion
Anexo 6. Cuestionario – Componentes: Monitoreo y control
Si No Pocas veces 1 Monitoreo de
actividades
¿Se realiza monitoreo continuo a todas las
actividades realizadas? x 3
2 ¿Se evaluan que los componentes de control interno esten funcionando adecuadamente? x
3
¿Si existe una deficiencia en el desarrollo de los componentes de control interno, se
comunica de manera oportuna?
x
4 ¿Se aplican inmediatamente los correctivos necesario? x 5 ¿Existe la unidad de auditoria interna en el
GAD Municipal de Baba? x ¿El auditor interno tiene acceso a la
informacion institucional, para los diferentes examenes especiales que se realizan?
x
6
¿El auditor interno presenta a la maxima autoridad los examenes realizados con sus respectivas sugerencias y recomendaciones?
x
7
¿Se realiza seguimiento para que se cumplan con las sugerencias y recomendaciones
realizadas por el auditor interno?
x
2,4 GAD Municipal del Canton Baba
Calificacion de cuestionario
Componente: Monitoreo y control
Auditoria interna
Total
2,7
1,5
N° Fcatores Preguntas Respuesta / Riesgo %
Interpretacio n de sistema
de control interno