Iniciar un flujo de trabajo de Certified PDF

8.3.1 Definir la información personal

Se recomienda introducir su información personal (como el nombre y la información de contacto) en la categoría Información Personal de las Preferencias. Después de hacerlo, la información personal se añadirá a todos los documentos Certified PDF que cree o edite con PitStop Pro, permitiendo que los destinatarios de los PDFs le contacten en caso de duda. Tenga en cuenta que esta información personal es la misma para todos los PDF que se pueden crear o editar. Si necesita añadir información específica de PDF , (para cada PDF por separado), debe utilizar la categoría Información del Trabajo del Panel Certified PDF Enfocus.

Consultar Proporcionar un Certified PDF con información del trabajo en la página 182 Para definir la información personal

1. Abrir la categoría Información Personal en Preferencias:

• Windows: Pulsar Editar > Preferencias > Preferencias de Enfocus StatusCheck > Información Personal

• Mac: Pulsar Acrobat > Preferencias > Preferencias de Enfocus StatusCheck > Información personal

Introduzca tanta información como sea posible. Un mensaje es opcional. 3. Pulse Aceptar.

Puede comprobar la información personal en un Certified PDF, mediante el Panel Certified PDF Enfocus en Adobe Acrobat.

Consultar Ver la información Certified PDF en la página 186 Observación:

El usuario Certified no sólo es identificado por la información personal; también existe un segundo tipo de identificación de usuario, es decir, la información de sistema, que incluye los datos de la persona que registró PitStop Pro e información procedente del sistema operativo, la red y el ordenador.

8.3.2 Inicio de un flujo de trabajo Certified PDF para un documento

PDF

Iniciar un flujo de trabajo Certified PDF para un documento PDF, significa que usted 'sella' el documento: Le facilita la información necesaria para disfrutar de las ventajas del flujo de trabajo Certified PDF para ese documento PDF concreto. En cuanto se inicia un flujo de trabajo Certified PDF para un documento, todos los cambios realizados en el documento se "registran" por sesión de edición, y se pueden identificar en el registro de ediciones.

Para iniciar un flujo de trabajo de Certified PDF

1. Abra el documento PDF para el que desea iniciar el flujo de trabajo Certified PDF.

Nota: Asegurarse de que todos los cambios en el PDF se guardan antes de iniciar el flujo de trabajo Certified PDF. De lo contrario, la primera sesión Certified PDF debe contener cambios que no están incluidos en el registro de ediciones.

2. Realizar una de las siguientes acciones: • Elija Certified PDF > Iniciar Editar Registro. •

Ahora se inicia el flujo de trabajo Certified PDF para este documento PDF.

3. Si desea utilizar las opciones Preflight Certified PDF, seleccione un Perfil Preflight. Consultar El Panel Certified PDF Enfocus en la página 180.

Aplicar Preflight es opcional. También se pueden usar solo Certified PDF para realizar un seguimiento de los cambios realizados en el PDF.

4. Si lo desea, puede añadir una referencia en la que se basa el documento PDF original (por ejemplo, un documento Microsoft Office...).

Consultar El Panel Certified PDF Enfocus en la página 180. 5. Pulsar para cerrar el Panel Certified PDF Enfocus. 6. Realizar los cambios necesarios en el documento (si los hay). 7. Guardar el PDF.

Guardar el PDF termina una "sesión de edición" (como se ha grabado en el archivo de registro).

Nota: Elija la opción guardar adecuada, dependiendo de si desea o no guardar instantáneas de su PDF. Consultar Guardar opciones en la página 183.

Ahora que el PDF está en un flujo de trabajo Certified, próxima vez que abra el documento y realice cambios, estos cambios se registran automáticamente.

8.3.2.1 El Panel Certified PDF Enfocus

Si desea utilizar la funcionalidad y comprobación Preflight Certified PDF, pulse Certified PDF > Certified PDF para abrir el Panel Certified PDF Enfocus.

Este diálogo está compuesto por 5 categorías, cada una permite comprobar un determinado aspecto del flujo de trabajo Certified PDF:

Sección Lo que puede hacer

Preflight _{Aplicar Preflight al PDF usando el Perfil Preflight elegido.} Si ya se ha aplicado Preflight al PDF, puede ver el

nombre del Perfil Preflight que se utilizó y el estado de la comprobación Preflight, que se indica mediante un pequeño icono. Tenga en cuenta que esto solo refleja el estado de Preflight, y no de los otros aspectos de un flujo de trabajo Certified PDF. Para ver los detalles, pulsar el botón Mostrar Resultado.

Documentos originales Verificar los documentos originales definidos. Comparación de Perfil

Preflight Certified

Comparar el Perfil Preflight seleccionado con otros Perfiles. Información Certified PDF _{• Ver el sistema y la información de usuario de un PDF.}

Sección Lo que puede hacer

• Proporcionar al PDF información de trabajo. Certificados de Documento

Certified PDF 2

Tiene certificados comprobados de cumplimiento de especificaciones Certified PDF 2.

8.3.2.2 Verificación previa en un flujo de trabajo Certified PDF

Para aplicar Preflight al PDF actual con el Perfil Preflight elegido 1. Elija Certified PDF > Certified PDF.

2. En la categoría Preflight, pulsar Seleccionar. 3. Seleccionar el Perfil Preflight que elija.

• Puede seleccionar un Perfil Preflight De la Base de Datos, mostrando las mismas bases de datos que en el Panel Perfil Preflight.

• Si tiene en su ordenador el Perfil Preflight como archivo (por ejemplo si lo ha recibido por mail), puede seleccionar Desde Archivo y Navegar hasta el archivo.

4. Pulse Aceptar.

El Perfil seleccionado se muestra en la categoría Preflight del Panel Certified PDF Enfocus. 5. Para iniciar aplicar Preflight al PDF, pulsar Preflight.

El estado de la comprobación Preflight se indica mediante un pequeño icono: El documento PDF se ha verificado previamente sin errores. El documento PDF se ha verificado con errores.

Aún no se ha aplicado Preflight al PDF, o los resultados de Preflight incrustados ya no son válidos a causa de ediciones más recientes. Tenga en cuenta que esto solo refleja el estado de Preflight, y no de los otros aspectos de un flujo de trabajo Certified PDF.

6. Para ver los detalles, pulsar el botón Mostrar Resultado.

Dependiendo de sus preferencias (categoría General - Definir las preferencias de Procesado), se muestra el Navegador Enfocus o el Informe Preflight.

8.3.2.3 Añadir los archivos de origen

En su documento Certified PDF, puede añadir un enlace al archivo(s) de origen en que se haya basado el archivo PDF, por ejemplo un documento Word o archivos InDesign o Photoshop... Si lo hace:

1. El destinatario del documento PDF puede encontrar fácilmente los archivos de origen respectivos.

origen con el PDF editado: puede aplicar los cambios realizados al PDF (y clasificarlo en el registro de ediciones) a su archivo de origen.

Para añadir los archivos de origen 1. Elija Certified PDF > Certified PDF. 2.

En la categoría Documentos Originales, pulsar .

3. Seleccionar el archivo(s) de origen en que se basa el PDF (por ejemplo, un archivo Microsoft Word, un archivo InDesign, etc.).

Para seleccionar varios archivos de una sola vez, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras los selecciona.

Sugerencia: Recordar que la ubicación y el nombre de archivo se guardan en el PDF, asegúrese que la ubicación y el nombre sean definitivos antes de añadir el archivo de origen.

4. Pulsar Abrir.

El nombre del archivo(s) de origen aparece en la sección Documentos Originales. A partir de ahora, cada vez que se abre el PDF, los archivos de origen se comprueban automáticamente. Si han cambiado o si faltan (porque se han movido, se ha cambiado su nombre o se han eliminado), se verá un icono rojo en la categoría Documentos Originales. Para obtener más información, consultar Verificar los archivos de origen en la página 185.

8.3.2.4 Proporcionar un Certified PDF con información del trabajo

Puede añadir información de trabajo a sus documentos Certified PDF, según se requiera. Puede ser cualquier tipo de información acerca del documento PDF que le gustaría compartir con la persona que reciba el documento PDF. Se puede incluir, por ejemplo:

• El nombre, la dirección de la empresa e información de contacto de la persona ala que se destina (en última instancia) el documento PDF.

• Cualquier comentario adicional que el destinatario del documento PDF deba saber. Puede ser, por ejemplo, datos acerca del modo en que se debe imprimir el documento PDF o lo que se debe hacer a continuación con dicho documento.

Para proporcionar información del trabajo a un Certified PDF 1. Elija Certified PDF > Certified PDF.

2. En la categoría Información Certified PDF, pulsar Editar.

El botón Editar estará activo tan pronto como se inicie el flujo de trabajo Certified PDF. 3. Seleccionar la ficha Información del Trabajo según se requiera.

Nota: La información en la ficha Información Personal sólo se puede cambiar con las Preferencias StatusCheck. Ver Definir la información personal en la página 178. La información en la ficha Información de Sistema no se puede editar.

4. Introduzca el nombre, la dirección de la empresa y la información de contacto del destinatario del documento PDF.

5. En la casilla de texto Mensaje, escriba comentarios adicionales u observaciones para el destinatario del documento PDF.

6. Pulse Aceptar.

8.3.2.5 Guardar opciones

La tabla de abajo muestra una visión general de las opciones de Guardar en el menú Archivo de Adobe Acrobat.

Guardar incremental significa que se toman instantáneas de cada sesión, que permiten volver a

un estado anterior del documento Certified PDF.

Guardar Optimizado significa que no se conservan las instantáneas, resultando así en un

volumen de archivo reducido.

Consultar El flujo de trabajo Certified PDF en la página 176.

Guardar opciones Incremental Optimizado

Guardar Sí No Guardar como No Sí Firma y Guardar Enfocus* (Seleccionado por defecto) Firma y Guardar Como Enfocus*

(Vacío por defecto) * solo disponible si se ha iniciado un flujo de trabajo Certified PDF.