FUENTE: La Autora
De esta manera la descripción del nuevo modelo propuesto para la planeación de materiales empieza con la recepción de la orden de pedido puesta por el encargado de producción, el cual debe verificar las cantidades disponibles en inventario, para saber lo que se debe o no mandar a producir, una vez se cuenta con las especificaciones y cantidades, se debe realizar el Plan Maestro de Producción, para cachuchas, chaquetas, pantalones y camisas de las estaciones de servicio en Esso, Mobil y Biomax en Bogotá, para cada una de las tallas; para el caso de los tres (3) últimos ítems, se debe tener en cuenta los tiempos de producción de los satélites a los que éstos son enviados.
34
LING, Richard., GODDARD, Walter. “Improve control of the business with Sales and Operations Planning. Pág. 5
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Finalmente con ayuda de la herramienta se calcula la lista de materiales que compras utiliza para realizar el respectivo pedido a los proveedores, ver anexo A, archivo de Excel “MRP CONFECCIONES TALLER 84 LTDA”, pestaña MRP compras.
8.5. DESCRIPCIÓN DEL MODELO PROPUESTO DE MANEJO DE INVENTARIOS 8.5.1. Tipos de inventario en CONFECCIONES TALLER 84 LTDA.
Materia prima e insumos: Hacen referencia a los materiales usados en la confección de uniformes, como materia prima te tiene la tela y como insumos los botones, reflectivo, hilo, hebilla, cremallera.
Inventario en proceso: Hace referencia a “productos y componentes que han sufrido cambios pero todavía deben transformarse en productos terminados”35, es decir los uniformes que se encuentran en proceso de producción.
Inventario producto terminado: Son todos los uniformes que están disponibles para ser empacados y entregados, cuando una venta es realizada.
Es importante mantener un inventario de seguridad el cual de acuerdo a los cálculos realizados en el anexo 19 corresponde a 125 unidades.
8.5.2. Costos de inventario
El costo de adquisición de material está dado por el costo que se paga a los proveedores por la materia prima o insumos, en el cual está incluido el costo de transporte pues como se ha explicado el proveedor entrega el pedido en las instalaciones de la empresa o en los satélites si se requiere es importante aclarar que no se cuenta con descuentos de proveedores. En la tabla 15 se muestran éstos costos.
35 HEIZER, Jay., RENDER, Barry. Principios de Administraci
ón de Operaciones”. Pág. 484. Prentice Hall. Séptima Edición.
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Tabla 15: Costo adquisición
Para el producto terminado se tiene como costo de adquisición el costo de producir un uniforme, ver anexo 17.
Tabla 16: Precio de venta uniforme
FUENTE: La Autora
A pesar de la necesidad de mantener inventarios para las estaciones de servicio, la empresa no tiene conocimiento de los costos en los incurre de almacenamiento y de ordenar, razón por la que a continuación se muestra en la tabla 17, los costos derivados de ordenar.
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Tabla 17: Costo de ordenar materia prima e insumos
La tabla 18, muestra los costos derivados de mantener inventario, para éstos cálculos, se tomaron en cuenta los datos de la tabla 10, la cual especifica los metros cúbicos utilizados para ubicar el producto terminado de las estaciones de servicio, así mismo se utilizaron datos del estado de resultados.
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Tabla 18: Costo mantener inventario
FUENTE: La Autora
Otro tipo de costos que deben tenerse en cuenta son los costos por faltantes, que se dan cuando la empresa deja de atender un pedido por falta de existencias disponibles, existen dos tipos:
Costo por pérdida36: Ocurre cuando el cliente, ante una situación de falta de existencias decide cancelar su requisito de producto.
En el caso de los uniformes de las estaciones no se ha dado el caso de la cancelación de un pedido, pues esto hace parte de la dotación que debe entregarse legalmente a los trabajadores, sin embargo progresivamente le van quitando volumen de pedido a la empresa debido a la mala imagen que empiezan a tener, esto trae un impacto muy negativo que afecta a la empresa, debido a la alta participación representada en un 46,36% de estos clientes en las ventas de CONFECCIONES TALLE 84 LTDA. El nivel de servicio estimado que tiene la empresa es 70%.
Costo de pedido pendiente37: Ocurre cuando un cliente, espera a que su pedido sea entregado, la venta no se pierde. Los pedidos pendientes pueden crear costos adicionales de personal, ventas por el procesamiento de los pedidos transporte.
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BALLOU, Ronald. “Logística. Administración de la cadena de suministro”, Pág. 339. Quinta edición, Prentice Hall
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9. HERRAMIENTA DE PLANEACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE UNIFORMES DE ESTACIONES DE SERVICIO DE CONFECCIONES TALLER 84 LTDA.
La herramienta de planeación que se puede ver en el anexo A permite a la empresa planear sus actividades, pues tiene en cuenta no sólo los pronósticos derivados del comportamiento histórico de la demanda en una primera etapa, también tiene en cuenta los pronósticos ajustados, los cuales toman como base los pronósticos matemáticos, el análisis de los expertos que son los responsables de cada una de las aéreas de la empresa y el mercado.
Nombre del archivo: HERRAMIENTA DE PLANEACION.xls Microsoft Office 2007
Nota: Para facilitar la explicación, se tomará el año 2010 como el año a pronosticar, pues se cuenta con la demanda histórica del año que permite comparar los resultados a final del resultado, sin embargo para el 2011 y los demás años el procedimiento es el mismo.
9.1. ANÁLISIS Y AJUSTE DE PRONÓSTICOS DE DEMANDA DE UNIFORMES DE ESTACIONES DE SERVICIO
1. En la pestaña “Análisis de pronósticos”, se debe ingresar el año que desea pronosticar, para el ejemplo se ingresó 2010.
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BALLOU, Ronald. “Logística. Administración de la cadena de suministro”, Pág. 339. Quinta edición, Prentice Hall
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Imagen 10: Año corrida de pronósticos
FUENTE: La Autora
2. Establecer en la reunión de planeación de cada inicio de año el porcentaje de crecimiento anual que se espera, este valor debe ser ingresado en la pestaña “Análisis de pronósticos”, como se muestra a continuación.
Imagen 11: Crecimiento esperado
FUENTE: La Autora
3. Estos datos ingresados alimentan los cálculos de los pronósticos que se realizan automáticamente en la pestaña “Cálculos” y son traídos a la pestaña “Análisis de pronósticos” en la columna E, (Pronóstico matemático), el propósito es analizar el comportamiento de la demanda de periodos anteriores y junto con los valores pronosticados establecer con el equipo de trabajo de pronósticos, el pronóstico ajustado de la columna F, para lo cual es útil:
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La grafica que muestra la demanda real histórica, el pronóstico matemático y el ajustado.
Imagen 12: Gráfica pronósticos
FUENTE: La Autora
La columna F en la que se ingresan los valores del los pronósticos ajustados de acuerdo a la experiencia del comportamiento del mercado y la empresa.
4. Cuando el periodo pronosticado pasa a ser parte de los datos históricos, se pasan los datos reales de la demanda presentada en este año en la pestaña “Datos históricos.demanda”, es decir, una vez se termina el año que se pronosticó, en la pestaña “Datos históricos.demanda” se pega la demanda real.
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Imagen 13: Demanda histórica
FUENTE: La Autora
9.2. PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS DE ACUERDO A PRONÓSTICO AJUSTADO
Para esta planeación debe ir al archivo MRP ESTACIONES DE SERVICIO DE CONFECCIONES TALLER 84 LTDA.xls, el cual está alimentado con los requerimientos brutos de producción de la HERRAMIENTA DE PLANEACION.xls. En las pestañas “inventario” y “parámetros” debe ingresar manualmente las celdas que se encuentran en verde claro, éstas alimentan la pestaña “Corrida MRP”, en la cual debe ingresar como se muestra en la imagen el Mes y Año en donde desea determinar los requerimientos de material necesario para cumplir con los requerimientos brutos.
Imagen 14: Inicio MRP
FUENTE: La Autora
Esta corrida, tiene en cuenta los 12 meses siguientes a la fecha ingresada, como se puede ver en la imagen a continuación, al ingresar Febrero 2010 la corrida empieza en este mes hasta Enero 2011, mes en el debido a que se esta haciendo el análisis sobre el 2010 no hay datos de los cuales pueda traer información.
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Imagen 15: Longitud MRP
FUENTE: La Autora
Adicionalmente se realiza un MRP tanto para la materia prima como para cada uno de los insumos; finalmente en la pestaña “MRP para compra”, se muestra la información de las cantidades de deben ser solicitadas a los proveedores mes a mes.
El mismo procedimiento anteriormente explicado se realizó para cada uno de los ítems que conforman el uniformes de la estaciones de servicio, la tabla 19 muestra la cantidad diaria que se produce de cada uno, y el tiempo de producción de cada satélite de acuerdo a conversación con éstos.
Tabla 19: Producción diaria
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10. INDICADORES DE GESTION DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE CONFECCIONES TALLER 84 LTDA.
A continuación se muestra en la tabla 21, la propuesta de medición de la cadena de abastecimiento de CONFECCIONES TALLER 84 LTDA.
Tabla 21: Frecuencia de medición
FUENTE: La Autora
Tabla 22: Línea base
FUENTE: La Autora
Tabla 23: Inventario obsoleto
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Tabla 24: INDICADORES
11. EVALUACION FINANCIERA 11.1. SITUACIÓN ACTUAL
A continuación se realiza un análisis financiero de la situación actual de CONFECCIONES TALLER 84 LTDA
La razón corriente indica la capacidad que tiene la empresa de responder con las deudas a corto plazo, comprometiendo sus activos corrientes. Por cada $1 de deuda corriente, se tienen $1,227 de respaldo en activo corriente.
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Indica la liquidez de una empresa en términos de capacidad de pago, sin tener en cuenta sus inventarios. Por cada $1 de deuda, la empresa dispone de $91,40 centavos de respaldo.
Hoy en día CONFECCIONES TALLER 84 LTDA, no tiene deudas a corto ni largo plazo, sin embargo es importante resaltar que el 1 de febrero 2005 adquirió un leasing para un inmueble que terminó de pagar el 16 de enero 2011.
El 4% de las ventas genera utilidades operacionales, representa que cada $1 de ventas reporta $0,04 en la generación de la utilidad operacional.
3.094% es el margen de neto de utilidad.
11.2. ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO
En la tabla 20 se pueden ver los valores en pesos que cada una de las propuestas generará en cuanto a costos y beneficios para la empresa, es importante aclarar que la herramienta de planeación hace parte del entregable de este trabajo por lo que no se toma como un costos sino como un beneficio.
Tabla 25: Costos-beneficios
Costos $2.250.000
Beneficios $7.085.500 ($590.458/mes durante 12 meses) Relación B/C >100%
Tasa de descuento 12% EA 0.949% MV FUENTE: La Autora
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Tabla 26: Flujo de caja
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64 11.3. REPRESENTACIÓN DE LOS INVENTARIOS
La tabla 26 muestra el monto en pesos del inventario total para el caso real del año 2010, como se puede ver, la cuenta Inventario producto terminado es la que muestra una mayor disminución, correspondiente al 43,14%, esto confirma que la producción debe ser empujada por unas bases de planeación anticipada, la producción manejada con el día a día con un sustento empírico y poca comunicación entre las áreas, resulta en perdidas por posibles productos confeccionados en cantidades o con características erróneas.
Tabla 28: Inventario real-pronosticado
FUENTE: La Autora
Así mismo es importante resaltar que los datos de la cuenta Real del Balance General corresponden al corte a Diciembre 2010, mientras que el pronosticado suma el monto de cada mes y lo totaliza, con esto se quiere ilustrar el excesivo nivel de inventarios innecesario que tiene la empresa, el exceso de inventario esta definido como la totalidad del inventario de más que quedó después de un año de producción, para nuestro caso se define como la sumatoria de los 12 meses de pronósticos de 2010 y se toma el monto a cierre 2010 para compararlo, si se toman los datos de pronósticos de la herramienta de planeación para sacar un corte al 2010 y comparar, la tabla 27 muestra los resultados del exceso de inventario.
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12. APORTES DE LA PROPUESTA
CONFECCIONES TALLER 84 LTDA, es una empresa del sector textil que cuenta con 27 años de experiencia ofreciendo la dotación legal de uniformes dos (2) veces al año a los empleados de clientes como las estaciones de servicio que fueron analizadas a lo largo del presente trabajo. El enfoque dado se dio por los resultados arrojados por el diagnóstico realizado el cual evidenciaba la necesidad de establecer propuestas aplicables para la mejora de funcionamiento de la cadena de abastecimiento.
Existe un desafío logístico para las empresas frente a la disponibilidad del producto, el simple análisis de la demanda brinda sólo un panorama sesgado del comportamiento que está puede llegar a tener a lo largo de un año pues no tiene en cuenta los efectos externos del mercado, que son los que finalmente determinan el crecimiento o decremento, por esto el uso de pronósticos a largo plazo como elemento de planeación, es indispensable, estos permiten tener un acercamiento a la realidad de un futuro que ha sido calculado con datos históricos y analizando el mercado, además, los pronósticos no son algo estáticos que deba permanecer así en el tiempo, estos deben de ser medidos, controlado y cambiados en caso de necesitarlo, para lo cual se deben establecer reuniones mensuales de seguimiento a los mismos, donde un representante de cada una de las áreas de la empresa.
El nivel de servicio actual de la empresa corresponde al 70%, es decir que por cada 100 pedidos de uniformes 30 están dejando de ser entregados debido a las situaciones que anteriormente se han descrito y establecido como oportunidades de mejora a lo largo del presente trabajo.
Las estaciones de servicio representan el 46,36% de la ventas totales de la empresa, (ver tabla 5), tomando como ejemplo ilustrativo un escenario negativo, si éstos se perdieran y se fueran con alguna de las 10.000 empresas que existen en el sector textil los resultados pasarían a ser de $5.133.078.949 de ventas totales anuales a $2.753.305.751, hecho que afectaría evidentemente las utilidades de la empresa, pero mas allá del impacto financiero, esto generaría un impacto social pues de los 50 empleados directos de empresa que hay actualmente aproximadamente el mismo porcentaje debería que desempleado ya que el volumen de pedidos de los demás clientes no justificaría su permanencia.
Por esto la importancia de las propuestas de mejoramiento de la cadena de abastecimiento que permitirá a la empresa, no sólo planear, controlar y hacer seguimiento a sus actividades en aras de satisfacer las necesidades de sus principales cliente las estaciones de servicio, además, teniendo en cuenta que las actividades producción, compras, ventas, abastecimiento entre otras dejarán de ser actividades del día a día, la
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fuerza de trabajo puede enfocarse en traer nuevos clientes, en la medida que se aumente el volumen de producción se generarán nuevos empleados que contribuirán social y económicamente al país.
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13. CONCLUSIONES
Las estaciones de servicio generan un 46,36% de las ventas de CONFECCIONES TALLER 84 LTDA, de un 100% de actividades que deberían realizarse para tener una buena administración de la cadena de abastecimiento, sólo un 14,81% se realizan; con la implementación de las propuestas, se espera que se cumplan el 100%.
Tomando como muestra enero 2011, las unidades faltantes que impidieron que se entregaran los pedidos a tiempo, fueron en total 100 prendas entre chaquetas y camisas, tomando como guía la herramienta de planeación se espera reducir esta cifra en un 67% y mejorarla hasta lograr reducirla en un 100%, gracias a la recopilación de información mas exacta, confiable y continua a la cual se le haga seguimiento, control y retroalimetnación.
La HERRAMIENTA DE PLANEACION permite determinar los requerimientos brutos de producción dados unos consumos y cantidades conocidas y establecidas por la empresa. El MRP ESTACIONES DE SERVICIO CONFECCIONES TALLER 84 LTDA toma estos requerimientos brutos y establece en un periodo de un año, la planeación mensual para compras de materia primas, insumos y para la producción de uniformes de estaciones de servicio.
La importancia del diagnóstico, análisis y propuestas planteadas, toma fuerza al establecer sobre cada opción de mejoramiento unos indicadores, los cuales mas allá de ser globales, tienen en cuenta los principales puntos a mejorar, y los mide y controla desde diferentes perspectiva como la de capacitación a su recurso humano tecnológico, los procesos internos, los cliente y finalmente la finanzas de la empresa. Aquello que es medible es susceptible de mejora y es lo que la empresa debe continuar haciendo antes y durante el proceso de implementación como parte de su auto retroalimentación de evaluación de sus actividades que están dirigidas a aumentar utilidades, satisfacer y atraer nuevos clientes.
La viabilidad inicial de un proyecto esta determinada por los costos y beneficios que este conlleva, el presente proyecto presenta beneficios por $7.085.500 y costos debido al tiempo de capacitación e implementación por $2.250.000, esta relación es positiva yo cual indica la viabilidad junto con el análisis de VPN y TIR. Es importante llevar un control sobre los inventarios en excesos y de lento
movimiento que afectan la Reserva del Balance General, el valor en pesos en el que actualmente se esta incurriendo por excesos de inventario es bastante alto por lo que se recomienda ponerle cuidado a este indicador
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14. RECOMENDACIONES
Mediante la implementación de la herramienta y las propuestas planteadas la encargada de distribución contará con información previa para organizar la rutas de los mensajeros con anticipación, la planeación del día a día se acabará por lo que los vendedores podrán realizar la funciones para las que están contratados que son buscar clientes potenciales, concretar nuevos negocios sin descuidar los ya existentes, para los cuales debe buscar estrategias que aumenten el volumen de los pedidos; lograr esto reducirá los costos asociado a la gasolina semanal que se le da para que entreguen pedido, adicional al pago que se brinda a los mensajeros
Como se mencionó en el diagnostico, tanto las propuesta como la herramienta, no deben implementarse si no se tiene un compromiso previo de la áreas y gerencia frente al registro, recaudo y manejo de la información, ésta es clave para el desarrollo de toda organización, pues es la información la que mueve los procesos, las personas,la empresas, países y todo en general, la información es poder y quien de mejor calidad la tiene más competitivo es, por el contrario, si se parte de información errada y sesgada asi mismo serán los análisis, por esto la clave principal e incial para el éxito de esta propuesta es la información
Una vez se empiecen a implementar poco a poco las mejoras propuestas, se deben hacer constantes controles, seguimientos y retroalimentaciones de las áreas con gerencia para ir ajustando lo que se requiera a lo largo del cambio, la resistencia al cambio es un obstáculo que debe sobrepasarse de la mejorar forma para lograr una empresa con procesos basados en la planficacion teniendo como meta la satisfación total del cliente.
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BIBLIOGRAFIA
BALLOU, Ronald. Logística: Administración de la cadena de suministros. Quinta edición. México, 2004. Prentice Hall
BOWERMAN, Bruce. O’CONELL. Richard. KOEHLER, Anne. “Pronósticos, series de tiempo y regresión. Un enfoque aplicado”. Thompson. Cuarta Edición.
BOWERSOX, Donald. CLOSS, David J. COOPER, M.Bixby. “Administración y logística en la cadena de suministros. 2007. MacGrall Hill
FEARON, Leenders. JOHNSON, Flynn. “Purchasing & Supply Managment”. Twelfth edition. MacGrall Hill
HEIZER, Jay., RENDER, Barry. Principios de Administración de Operaciones”. Prentice Hall.