Interfaz de Comunicación

Se realizará la comunicación a la red por medio de una conexión directa a la intranet institucional del Hospital de Especialidades – Teodoro Maldonado Carbo, siendo este el lugar en el cual se aloja el servidor con la herramienta informática para la administración de usuarios internos.

En el caso de haber realizado la inactivación del usuario en el SGDQ y el documento generado se encuentra en la Bandeja Por Imprimir, este sistema gubernamental no permitirá que el documento fluya en el sistema, por lo cual no se ejecutarían los flujos establecidos en los diagramas anteriores.

Gráfico 38 Mensaje de error en documentos con usuarios inactivados Fuente: Sistema de Gestión Documental Quipux

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Esto generaría en la eliminación del documento y volver a realizar la elaboración del mismo, repitiendo el proceso, repitiendo la acción de anexar la información.

Por lo consecuente, con el mensaje de alerta al correo electrónico, se evitará el inconveniente de documentos rezagados en la Bandeja Por Imprimir del SGDQ para que los usuarios que no cuentan con firma electrónica, puedan enviar la información sin que se susciten estos retrasos.

68 CONCLUSIONES

• A causa de los movimientos administrativos en el Sistema de Gestión Documental, se requiere una herramienta informática complementaria para la parte administrativa que permita minimizar los tiempos de respuestas en la atención de los documentos institucionales.

• Durante el proceso de investigación, se evidencia que una inadecuada administración de usuarios, generaría retrasos e inconvenientes en el envío de la información.

• A pesar que el Sistema de Gestión Documental Quipux cuenta con una herramienta de búsqueda de documentos, se requiere obligatoriamente las fechas parametrizadas a cuatro meses y el nombre del funcionario que emitió el documento, cuyo histórico no se encuentra disponible para la Administración Local.

RECOMENDACIONES

• Realizar la gestión ante la Subdirección Nacional de Gestión Documental, como entidad reguladora de la documentación en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, para la implementación de la herramienta informática de manera complementaria para el movimiento sistemático que se realice en los usuarios internos del Hospital de Especialidades – Teodoro Maldonado Carbo.

• La socialización con los usuarios internos para la revisión de los correos, siendo el medio por el cual la herramienta informa de los cambios efectuados en el Sistema de Gestión Documental Quipux.

• Brindar a los usuarios internos el histórico de usuarios, sugiriéndose que el periodo sea semestralmente, para que puedan realizar las búsquedas de documentos según el cargo que ocuparon los Mandos Jerárquicos Superiores.

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ANEXOS

ANEXO 1 – Encuesta

Pregunta 1: ¿Considera importante que la administración local realice la reasignación automatizada de los documentos pendientes del usuario que se inactiva para el normal desenvolvimiento de las actividades del área?

Sí ☐

No ☐

Pregunta 2: ¿Conoce del sistema de gestión de documentos con el cual cuenta la institución?

Sí ☐

11.No ☐

Pregunta 3: ¿Conoce el uso de herramientas adicionales para la optimización de los usuarios en el Sistema de Gestión Documental Quipux?

Sí ☐

No ☐

Pregunta 4: ¿Cuáles son los principales inconvenientes que encuentra en la elaboración del documento en el Sistema de Gestión Documental Quipux?

Usuario inactivado ☐ Usuario con nuevo cargo ☐ Desconocimiento de nuevo funcionario ☐

Pregunta 5: ¿Cree usted que se necesita una herramienta adicional para la organización de usuarios internos en el Sistema de Gestión Documental Quipux?

Sí ☐

No ☐

Subrogaciones en el Sistema de Gestión Documental Quipux?

Sí ☐

No ☐

Pregunta 7: ¿Cree usted que con el uso de una herramienta informática de administración de usuarios optimizaría de manera eficiente el envío de documentación en la Unidad Médica?

Sí ☐

No ☐

Pregunta 8: ¿Considera usted que el uso del Sistema de Gestión Documental Quipux ayuda al desempeño de las actividades administrativas?

Sí ☐

No ☐

Pregunta 9: ¿Cree que el personal está capacitado para la utilización del Sistema de Gestión Documental Quipux?

Sí ☐

No ☐

Pregunta 10: ¿Considera que el histórico de usuarios ayudaría al desempeño en el flujo de la información en el Sistema de Gestión Documental Quipux?

Sí ☐

No ☐