Las preguntas que deberá responderse en esta área de estudios, son básica- mente las siguientes:
• ¿Cuál es el negocio de la institución objeto de estudio?
• ¿Cuál es la problemática que está afectando a las áreas involucradas?
En esta instancia se hace necesario conocer en profundidad a la entidad sobre la que vamos a trabajar, de modo de poder seguir avanzando sobre la viabili- dad del proyecto.
Comprender el negocio implica conocer a sus principales actores, procesos,
recursos humanos y tecnológicos, cultura, clima laboral, posibilidades de contar con aliados para la implantación, entre otros temas importantes.
Es indispensable contar, como decíamos, con el apoyo del patrocinante que posibilitará y facilitará la tarea del equipo de proyecto.
Se deberá planificar el relevamiento en cuanto a las técnicas que se conside-
ran adecuadas para obtener información y, sobre todo, evidencias: observación
directa, videos, entrevistas, cuestionarios, revisión de registros y documentos, etc; y también seleccionar a los individuos clave a quienes relevar y el mo- mento en el que se va a realizar. De este modo el equipo de proyecto recopila- rá toda la información necesaria para comprender el negocio y la forma de ope- rar que tiene la entidad.
su evolución y dimensión actual, su mercado y, fundamentalmente, sus Facto- res Críticos de Éxito.
Llamamos Factores Críticos de Éxito (FCE) a los aspectos de la organización
que necesariamente deben funcionar de manera correcta para que el negocio
evolucione favorablemente.
Según Rockart, quien ha desarrollado una metodología para definir los FCE, son “el número limitado de áreas o factores en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurarán un funcionamiento competitivo y exitoso para la or- ganización” (1982).
Se trata, en definitiva, de identificar áreas y factores del sector de actividad que la organización integra, cuya correcta gestión permitirá mejorar su posiciona- miento y los resultados obtenidos. Deben considerarse factores internos y ex- ternos, actividades dentro de la organización que se deben realizar con espe- cial atención, sucesos externos sobre los cuales la entidad puede tener o no control y áreas cuyo funcionamiento debe situarse a un nivel competitivo.
Los FCE son aquellos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la organización y no deben confundirse con los Factores de Éxito (FE) que son algo que debe ocurrir (o debe no ocurrir) para conseguir un objetivo, por ejem- plo la gestión o a la implantación de un proyecto en forma exitosa.
Factores Críticos de Éxito (FCE)
Factores de Éxito (FE)
En el sector en el que la organización se desenvuelve…
… si no se compra muy bien, se pierde com- petitividad.
… si no cuidan los costos al máximo, no se tiene rentabilidad.
… si se descuida la calidad o el buen gusto por el diseño, la competencia la desplaza. … si no se tiene personal muy calificado en los puestos de atención, la organización no puede crecer.
Para el éxito de una implanta- ción exitosa de una solución informática, es clave elegir a un proveedor confiable.
Para la implantación exitosa de un proyecto es fundamental poder contar con un patroci- nante fuerte y convencido de la necesidad de implantar ese proyecto.
Continuando con el relevamiento, se deberá estudiar con mayor profundidad la problemática a resolver y las áreas involucradas en su resolución.
Análisis externo
Se deberá realizar un análisis del entorno o contexto en el que se desarrolla la organización. Están comprendidas en el estudio, el conjunto de fuerzas y con- diciones que están fuera de los límites de una organización y que tienen in- fluencia suficiente sobre la misma para afectar sus operaciones. Estas fuer- zas están en un continuo cambio, por lo que presentan a la organización opor- tunidades y amenazas.
La variable contexto es muy importante ya que introduce un alto grado de in-
certidumbre y complejidad dado que, en casi todos los casos, son cuestiones no controlables por la organización.
Se debe determinar los actores que componen el entorno cercano, como son las instituciones que conforman su sector, los sectores sociales que influyen,
los competidores, clientes, etc. No debe dejarse de analizar el contexto político,
que siempre tiene gran influencia en el funcionamiento de las instituciones. Es- to nos dará una pauta de las variables del contexto que más afectan a la orga- nización y cuáles pueden influir en la organización y, por tanto, en el proyecto a desarrollar.
Para el análisis externo podemos evaluar: amenazas y oportunidades del FO- DA4 o utilizar las técnicas PEST, PESTEL, PESTELI para un estudio más mi- nucioso: político, económico, social, tecnológico, legal, ecológico o ambiental, industria o sector.
4 Para conocer más acerca de los alcances del modelo PEST leer
Necesidades y visión del patrocinante
Se identificarán las necesidades que tiene el patrocinante o la dirección supe- rior, si es que son personas distintas. Seguramente estarán expresadas en re- querimientos de crecimiento, consolidación, posicionamiento, diferenciación de lacompetencia, reducción de costos, mayorrentabilidad, mejores respuestasa losclientes o usuariosfinales, posibilidadesdesobrevivencia, etc.
Del patrocinante también se procurará obtener cuál es la visión que posee para los próximos tres a cinco años.
Idea de solución que posee el patrocinante
Es probable que se encuentre en el patrocinante (o en otros colaboradores), ideas valiosas sobre las soluciones posibles para abordar la problemática que se está estudiando. Serán estas ideas, con los ajustes que el equipo de proyec- to realizará, la primera foto de una solución posible.
Es muy importante contar con esa visualización, ya que podrá compararse con las soluciones y sus beneficios que se irán concibiendo a medida que se avan- za con el desarrollo del proyecto. Y, sobre todo, con la opción finalmente elegi- da: posiblemente la foto final.
De esa comparación, al finalizar la fase de Estudio y Formulación (entre la pri-
mera y última foto) podrá evaluarse, en su justa dimensión, el valor que agrega un proyecto bien gestionado, con buen patrocinio, con un buen equipo y utili- zando una buena metodología para su desenvolvimiento.
Una vez finalizados los trabajos en este área de estudios, recomendamos reali- zar una devolución al patrocinante, para acordar que se ha comprendido el fun- cionamiento global de la institución, su escenario de actuación, de la problemá- tica que enfrenta la misma y de la posible solución inicial.