Concepto de las partidas que integran el componente.
Las inversiones transitorias constituyen colocaciones temporarias de excedentes de fondo al margen de la actividad principal de la empresa. La principal característica de estos activos es su fácil realización. Breve descripción de las actividades incluidas en el componente.
Diversas clases de inversiones. • Colocaciones en caja de ahorro. • Plazos fijos.
• Colocaciones fuera de hora.
• Colocaciones en mercados interempresarios. • Títulos públicos.
• Acciones y participaciones en otras sociedades. • Préstamos a otras empresas / o instituciones. • Alquiler de títulos públicos.
• Operaciones de compra / venta a futuro.
Funciones relacionadas con las inversiones temporarias.
• Determinación de excedentes. El objetivo de la función será la de determinar oportunamente los fondos excedentes y los períodos durante los cuales se los podrá disponer.
• Colocación de fondos. De acuerdo con el monto de los excedentes, el plazo que se pueda disponer invertido y el riesgo que se desee asumir, los operadores determinarán la opción óptima y procederán a concretar la operación. Los documentos emitidos, pueden ser:
• Orden o instrucción de colocación. Es la que emite el gerente financiero para originar el proceso de búsqueda. Muchas veces es una instrucción verbal.
• Formulario de colocación. Es el que llevará el operador, dejando constancia del monto, fecha y hora de concertación, tipo de operación pactada, la tasa, y la fecha de vencimiento.
• Carta prenumerada con instrucciones a los bancos y/u otros agentes financieros. Detallará el monto de la operación, la inversión seleccionada, la venta pactada y la fecha de vencimiento. • Orden de pago. Solicitando la liberación de fondos.
• Reinversión de fondos. Es una tarea similar a la anterior, en donde se utilizará la misma metodología y aún formularios.
• Cobranza de los resultados generados. Abarca la función de controlar la percepción tanto de los ingresos y/o rentas parciales como de los finales.
• Recupero de las inversiones. Comprende la tarea de rescate de las inversiones, obteniendo los fondos respectivos.
• Control y custodia de los títulos valores. Los responsables de la custodia de los títulos valores deben tener independencia de los operadores o personal involucrado con el manejo de la operación. Tareas de control: arqueos y circularización.
Es importante que existan arqueos a ser realizados por sectores ajenos a la operación y a su custodia. También es importante que se efectúen circularizaciones a los bancos que presenten movimientos, a las entidades que posean títulos en custodia o en caución, a las empresas a las cuales se hubieran efectuado préstamos, a aquellos que posean títulos que fueron alquilados, etc.
Pautas para la comprensión y análisis del negocio.
• El grado deseado de riesgo y retorno relacionado con las inversiones. • En qué medida el ente depende de la renta de las inversiones.
• El grado de diversificación deseado en la cartera de inversiones.
• Las características generales de las compañías en las que se realiza la inversión.
• El alcance de los acuerdos con bancos para invertir automáticamente los fondos sobrantes. • Las tendencias de los valores de mercado para el tipo de inversiones realizadas.
• La estabilidad o fluctuación de la tasa de retorno de las inversiones.
• La disponibilidad de las inversiones para diversificar las operaciones o para asegurarse las fuente de suministro.
• La existencia de restricciones gubernamentales sobre inversiones en el exterior o sobre la remesa de dividendos.
Aspectos de valuación y exposición. Aspectos específicos de valuación.
Las colocaciones en caja de ahorro, plazos fijos, fondos fuera de hora, préstamos en el mercado interempresario, préstamos a otras instituciones, etc., se valúan a su valor nominal o de imposición, adicionando los intereses, actualizaciones o rentas devengadas al cierre del período.
En el caso de los títulos públicos, su valuación es a valores de cotización.
Las participaciones en otras sociedades podrán valuarse a su costo, a su VPP o a su valor de cotización si existiera. El criterio que se adopte dependerá de las normas contables vigentes.
En la valuación de las operaciones de compra / venta a futuro, se deberán extremar los recaudos para reflejar constantemente los resultados de la operación y el precio de cotización.
Cualquiera sea el criterio adoptado para la valuación de las inversiones, las mismas no deberán superar su valor neto de realización atendiendo las intenciones del ente auditado.
Controles: ambiente de control, controles directos y controles gerenciales. Ambiente de control.
Algunas pautas que revelan potenciales errores o irregularidades como consecuencia de un débil ambiente de control son:
• Registro de transacciones de colocación o recupero de inversiones sin un adecuado respaldo.
• Demoras en la obtención de la documentación de terceros referida a las inversiones y sus resultados.
• Carencia de información gerencial sobre la posición periódica de las inversiones y sus resultados. • Carencia de adecuados controles físicos y medidas de seguridad sobre los títulos / valores. Controles directos.
Controles gerenciales y controles independientes.
• Revisión por la gerencia de los estados financieros interinos, y las comparaciones con montos presupuestados.
• Revisión y seguimiento por la gerencia de los informes de: Inversiones por tipo al costo y a los valores de mercado, Ajustes de la valuación de las inversiones, Transacciones de inversiones individualmente significativas, Pérdidas o ganancias individuales significativas provenientes de venta de inversiones, Inversiones cuyos valores de libros superan los valores de mercado, Inversiones inactivas.
• Conciliaciones entre los listados de inversiones y el mayor general o contabilidad general. • Aprobación de las compras y ventas de inversiones por un funcionario de nivel apropiado.
• Revisión y seguimiento por la gerencia de los informes sobre: Renta de las inversiones que se apartan de los montos preestablecidos por inversión y en total, y Rendimiento de las inversiones. • Revisión de las inversiones al final del período para asegurar el adecuado reconocimiento de sus
resultados.
Controles de procesamiento y funciones de procesamiento.
• Las órdenes de colocación de fondos son adecuadamente autorizadas por funcionarios de nivel apropiado.
• Las cartas prenumeradas con instrucciones a los bancos o agentes financieros son aprobados por un funcionario de nivel apropiado.
• Se controla la emisión correlativa y cronológica de los formularios de colocación.
• Se verifica la coincidencia entre las fechas de la orden de colocación, el formulario de colocación, la carta con instrucciones y los títulos y/o certificados finalmente emitidos.
• Se verifica que los títulos y/o certificados hayan sido emitidos de acuerdo con las instrucciones. • Las órdenes de liberalización de títulos valores son aprobadas en cuanto a su fecha de vencimiento
por un funcionario de nivel apropiado. Controles generales.
Pautas básicas.
Una adecuada segregación de funciones incompatibles en el área de inversiones transitorias y sus resultados se manifiesta específicamente si:
• La iniciación de las operaciones de inversión está segregada de la aprobación final.
• La iniciación, evaluación y aprobación de las operaciones de inversión están segregadas de las de registración.
• Las funciones de evaluación de las inversiones están segregadas de las de adquisición de las mismas. • Las funciones de custodia están asignadas a un funcionario que no realiza tareas contables.
Factores de riesgo.
Factores de riesgo inherente.
• La naturaleza y el monto de las inversiones ha cambiado significativamente.
• La política de inversiones del ente se dirige a negocios especulativos de alto riesgo.
• Los valores de mercado de las inversiones han disminuido significativamente o se han mantenido deprimidos durante un período prolongado.
• Condiciones recesivas de la economía ocasionan problemas de liquidez generando la venta de inversiones a valores desfavorables.
• Las compañías en las que el ente ha invertido han entrado en cesación de pagos o están en quiebra. • Las inversiones en el exterior están amenazadas por acciones de los gobiernos.
• Existen inversiones significativas en entidades vinculadas.
• Existe gran variabilidad en los precios del mercado cercano a la fecha de cierre y referidos a las inversiones en cartera.
Factores de riesgo de control.
• No existen sistemas o procedimientos estandarizados siendo el flujo de inversiones significativo. • Los títulos / valores no tienen una protección física adecuada.
• Los registros de inversiones no son periódicamente conciliados con los estados de los depositarios. • No se revisan periódicamente los valores de mercado de las inversiones.
• No se preparan informes para la gerencia referidos a las inversiones efectuadas y sus resultados. • Los resultados de las inversiones no son comparados con los montos esperados.
• Los responsables de la colocación efectúan las registraciones y mantienen la custodia de los títulos. Enfoque de auditoría.
Teniendo en cuenta que el subcomponente “Inversiones” se refiere a saldos, un enfoque en base a pruebas sustantivas podría implicar mayor eficiencia en los procedimientos de auditoría.
Con respecto a los resultados de las inversiones, buenos sistemas de información y control en el ente auditado y cierta masividad en las operaciones, justificarán la aplicación de pruebas de cumplimiento de controles clave.
Procedimientos de auditoría. Inversiones.
Procedimientos analíticos.
• Explicar movimientos inusuales y significativos entre los montos del año corriente, el anterior y los presupuestados con respecto a: Saldos de inversión por tipo, Cartera de inversiones (costo y valor de mercado), Compras de inversiones, Venta de inversiones (ingresos y costos).
• Revisar las conciliaciones de los listados de Inversiones con el mayor general. Pruebas de cumplimiento de controles.
• Revisión gerencial de los estados financieros y comparación con montos presupuestados. Pruebas detalladas de transacciones y saldos.
• Obtener el detalles de transacciones de compra y venta de inversiones, y: • Comparar los totales seleccionados con el mayor general.
• Verificar la exactitud matemática.
• Investigar las partidas significativas o inusuales. • Para las compras de inversiones seleccionadas:
• Comparar con el listado / detalle de transacciones. • Comparar los costos con la documentación de respaldo. • Confirmar los detalles de la transacción.
• Revisar la corrección del método de contabilización de las compras. • Verificar la exactitud matemática.
• Comparar con el listado de inversiones.
• Verificar la autorización del funcionario de nivel apropiado.
• Verificar las instrucciones emitidas a las respectivas entidades financieras.
• Verificar los títulos o copias de los mismos emitidos de acuerdo con las respectivas instrucciones.
• Para las ventas de inversiones seleccionadas: • Comparar con el listado de transacciones.
• Comparar el precio de venta con la documentación de respaldo. • Confirmar los detalles de la transacción.
• Verificar la exactitud matemática de las ganancias o pérdidas. • Obtener la conciliación del listado de inversiones en el mayor general y:
• Verificar la exactitud matemática.
• Investigar las partidas conciliatorias significativas o inusuales. • Para las inversiones seleccionadas:
• Comparar con el listado de inversiones.
• Comparar el valor de mercado con publicaciones confiables.
• Para las inversiones sin cotización, comparar el valor contabilizado con el último precio de venta conocido o con otra fuente confiable.
• Verificar la exactitud matemática de la valuación. • Inspeccionar y recontar los certificados.
• Confirmar las inversiones en poder de terceros. Resultados de las inversiones.
Procedimientos analíticos.
• Explicar movimientos e investigar relaciones no esperadas o inusuales entre los montos del año corriente, año anterior y los presupuestados con respecto a: Dividendos y rentas e intereses ganados, Renta de las inversiones como porcentaje de las mismas.
• Considerar la razonabilidad global de los intereses ganados multiplicando el promedio del valor global de las inversiones que generan intereses por una tasa de interés promedio estimada.
• Considerar la razonabilidad global de los dividendos ganados multiplicando el promedio de las inversiones en acciones por su rendimiento promedio.
Pruebas de cumplimiento de controles.
Las mismas consideraciones efectuadas para Inversiones son de aplicación a las pruebas de cumplimiento de controles referida a los resultados de las inversiones.
Pruebas detalladas de transacciones y saldos.
• Obtener la conciliación del listado de transacciones de renta de inversiones con el mayor general, y: • Verificar la exactitud matemática.
• Comparar los montos con las fuentes apropiadas. • Investigar las partidas significativas o inusuales. • Para una muestra de transacciones:
• Comparar con el listado de transacciones de renta de las inversiones. • Confirmar los detalles con la documentación de respaldo.
• Confirmar la renta de las inversiones con los terceros depositarios de las mismas.
• Probar la precisión matemática de los dividendos o intereses ganados con referencia a las condiciones estipuladas o datos financieros independientes.
• Revisar los cobros posteriores al cierre del período para identificar dividendos o intereses no registrados.
• Examinar cobros posteriores de rentas devengadas al cierre. Capítulo 13. Ventas y cuentas a cobrar.
Descripción y contenido del componente.
Concepto de las partidas que integran el componente.
Los ingresos por ventas representan montos originados en transferencias de productos, prestaciones de servicios o cualquier otro concepto análogo. Las cuentas a cobrar por ventas representan derechos
del ente contra terceros originados en la venta de productos, prestación de servicios o cualquier otro concepto análogo.
Breve descripción de las actividades incluidas en el componente.
• Órdenes de pedido. Una transacción de venta, se inicia con el ingreso de las órdenes de pedido (pedidos telefónicos, escritos o personales). En general, las órdenes de pedido se someten a autorizaciones relacionadas con el límite de crédito asignado al cliente, y con la disponibilidad del bien a vender.
• Despacho de bienes y/o prestación de servicios. Se emplean para la selección física de los bienes que serán despachados y para la descarga de los registros de existencias. Un punto fuerte de control interno consiste en que una copia del remito sea firmada por el cliente o el transportista. Esta copia denominada “remito conformado”, es la evidencia del despacho y de la recepción de los bienes por parte del cliente.
• Facturación. Las facturas se generan en forma manual o por sistemas computadorizados, en base a la información de los remitos, la referida a los precios y condiciones de venta.
• Cobranzas. Para fortalecer los controles es conveniente el depósito íntegro e inmediato de las cobranzas en las cuentas corrientes bancarias.
Pautas para la comprensión y análisis del negocio.
• Tipos de productos vendidos y montos correspondientes. • Margen de los productos vendidos.
• Otorgamiento de descuentos o bonificaciones para las ventas de nuevos productos.
• Utilización del leasing o de ventas en consignación como herramientas de comercialización. • Acuerdos de garantías.
• Tipos de canales de distribución. • Naturaleza estacional del negocio.
• Volumen de las transacciones en fechas cercanas al cierre.
• Grado de dependencia hacia uno o un número limitado de deudores. • Concentración de deudores en un mercado en particular.
• Solidez financiera de los deudores significativos. • Volumen de operaciones recurrentes.
• Montos de ventas a empresas vinculadas. • Acuerdos contractuales a largo plazo.
• Cambios en la participación o en la magnitud del mercado.
• Condiciones económicas adversas en la industria de los deudores.
• Cambios significativos en la estructura de precios, términos y políticas de financiamiento, términos de garantías, calidad del producto, política de devoluciones, etc.
• Controles de precios en el mercado. • Otros controles gubernamentales. Aspectos de valuación y exposición. El criterio de realización.
Las ventas se reconocen contablemente cuando se “realizan”. En el caso de ventas en cosas muebles, el hecho sustancial lo representa la tradición de la cosa vendida. Ante ventas de servicios, el hecho sustancial está dado por la efectiva prestación de los mismos.
Para las transferencias de bienes inmuebles la operación se perfecciona con la escritura traslativa de dominio o, no existiendo ésta, con el boleto de compra – venta y posesión en forma conjunta.
Aspectos específicos de valuación. Las cuentas a cobrar por ventas.
Para la valuación de las cuentas a cobrar por ventas, debe considerarse su valor probable de realización, es decir, es necesario dar un adecuado reconocimiento al efecto que sobre las mismas pueden tener los descuentos por volumen o bonificaciones, las devoluciones y las estimaciones por irrecuperabilidad. En contextos inflacionarios las cuentas a cobrar por ventas están incrementadas por un sobreprecio de inflación. Este sobreprecio o componente financiero implícito representa la cobertura a la inflación. El monto de este sobreprecio surge como diferencia entre el precio de contado y el precio a plazo. La valuación de las cuentas a cobrar por ventas debe tener en cuenta la existencia de estos componentes financieros implícitos. Así, al momento de la medición, las cuentas a cobrar deben incluir el precio de contado más los sobreprecios asignables al período transcurrido desde el origen de la transacción hasta la medición.
Las ventas.
Las ventas deben informarse en el estado de resultados por el valor correspondiente a las transacciones de contado. De otra manera se incluirían dentro de la línea de ventas conceptos relacionados con la financiación de las transacciones. Los sobreprecios por inflación debe informarse juntamente con los otros resultados financieros.
Aspectos de exposición.
En las cuentas a cobrar por ventas se expondrán como créditos a corto o largo plazo en función de su plazo de exigibilidad. Por otra parte, en función de su naturaleza, pueden distinguirse los créditos con garantías y sin garantías, los documentados y no documentados (o comunes).
Con relación a las cuentas regularizadoras deben deducirse de aquellas cuyas valuaciones ajustan. Controles: ambiente de control, controles directos y controles gerenciales.
Ambiente de control.
Algunas pautas que revelan potenciales errores o irregularidades como consecuencia de un débil ambiente de control son:
• Alteración de la información de ventas, cuentas a cobrar y cobranzas de deudores incluida en los registros contables.
• Registro de transacciones de ventas sin respaldo.
• Omisión de información significativa sobre las ventas, cuentas a cobrar y cobranzas de deudores en los registros contables.
Controles directos.
Controles gerenciales y controles independientes.
• Utilización de los planes anuales de ventas y el seguimiento y comparación de los resultados reales con los montos planificados y presupuestados.
• Procedimientos empleados por la gerencia para controlar los márgenes de ganancia bruta por línea de producto.
• Preparación de informes gerenciales y de excepciones para controlar: Cambios en los deudores y en los precios, Anticuación de las cuentas a cobrar, Días en la calle, Análisis de previsiones para deudores incobrables, Actividad por línea de producto y por deudor, Actividad de los diferentes
departamentos incluyendo ventas, cobranzas, control de créditos y servicios al cliente, Análisis de los productos defectuosos, devoluciones y reclamos por garantías, Flujo de órdenes de pedido, contraórdenes y órdenes no cumplimentadas, Estudios de participación en el mercado, etc.
• Utilización de procedimientos para la revisión de cuentas morosas incluyendo las causas.
• Conciliaciones de los listados de cuentas control del mayor general para verificar la integridad de las cuentas a cobrar.
• Control numérico de los documentos de despacho para asegurarse de que todos los despachos son facturados (integridad) y que los documentos faltantes son investigados.
• Participación del departamento de auditoría interna en la confirmación de saldos de cuentas a cobrar durante el período, para comprobar la adecuada valuación de las cuentas a cobrar.
Controles de procesamiento y funciones de procesamiento.
• El acceso al procesamiento de las órdenes de pedido y de la inclusión de los precios, así como a los registros de datos relacionados, está restringido.
• Las listas de precios y los cambios a las mismas son aprobados por un funcionario del nivel apropiado.
• Los pedidos son aprobados en cuanto a sus plazos, precios y crédito por un funcionario de nivel apropiado.
• Los pedidos y datos sobre precios rechazados son identificados, analizados y corregidos en forma oportuna.
• Los documentos de despacho que identifican deudor, cantidades, detalles de los productos y fechas, son preparados en forma completa y precisa, sólo sobre la base de pedidos aprobados. • Los documentos de despacho son aprobados por un funcionario de nivel apropiado antes del envío. • Los documentos de despacho son firmados por los transportistas, indicando la aceptación de las
cantidades enviadas.
• Los datos sobre todos los despachos de bienes y prestaciones de servicios son ingresados para su procesamiento en forma completa y precisa y sólo una vez.
• El acceso a las funciones de procesamiento de los despachos y las prestaciones de servicios y a los registros de datos relacionados está restringido.
• Los datos de despachos o prestaciones de servicios rechazados son identificados, analizados y