Capítulo 4 RESULTADOS DE LA I NVESTI GACI ÓN
4.1 M ETODOLOGÍ AS PARA EL DI SEÑO E I MPLEMENTACI ÓN DE SIG.
4.1.2 M ETODOLOGÍ A PROPUESTA POR A RONOFF
4.1.2.4. J USTIFICACIÓN DEL SISTEMA Y DESARROLLO DE UN PLAN DE I MPLEMENTACI ÓN
Una vez tomada la decisión de adquirir el SI G, se procede a desarrollar un plan para proveerse del equipo necesario, del personal y de hacer los cambios necesarios dentro de la organización.
La manera en que la adquisición de un SI G es justificada afectará directamente en los pasos necesarios para su implementación y en el presupuesto que puede ser obtenido.
Justificación del sistema.
Los argumentos utilizados para justificar la adquisición del SI G definirán quién es el principal beneficiario. El sistema puede beneficiar a múltiples grupos de usuarios como a la dirección quienes pueden necesitar mejores herramientas de predicción, al personal quienes necesitan tener mejores herramientas para obtener y mantener datos, o al personal responsable del aseguramiento de calidad de los datos. Sin embargo la manera de justificar la necesidad del sistema a partir de las soluciones para diferentes áreas, definirá cómo será evaluado el éxito por la organización. La implementación de un SI G es un proyecto costoso y de largo plazo. Para decidir si continuar o no, es de gran apoyo un análisis cuantitativo y sistemático.
Algunos de los beneficios más comunes son:
•
mejor almacenamiento de los datos•
obtención más eficiente de la información•
productos de producción de información más eficientes•
análisis de alternativas más rápidas y•
el valor de mejores decisiones.Estos beneficios están fundamentados en la selección del sistema apropiado y en alimentarlo con datos confiables. Es importante reconocer que no importa que tan riguroso y extenso sea el análisis, la decisión final será un juicio en consenso ya que no existen procedimientos objetivos que proporcionen una decisión del tipo sí ó no.
El análisis costo – beneficio debe proporcionar datos sólidos para apoyar a la decisión de adquirir o no el sistema. Sin embargo gran parte del análisis se va en decidir cómo definir y medir ésos costos y beneficios. Primero se hace una evaluación de los costos asociados, y existen muchos costos que pueden ser comparados directamente, como el tiempo estimado de labores, o la estimación de costos de los materiales. El hardware y el software tienen otros costos asociados como el mantenimiento del sistema, o cursos de entrenamiento. En cuanto a la base de datos, no puede ser tan predecible porque depende de la habilidad del personal que aún no ha sido capacitado. El costo del personal tampoco puede ser tan objetivo a causa de que requiere de habilidades nuevas. Hasta algún punto el personal tiene que ser entrenado y/ o contratado. Los beneficios son los más difíciles de cuantificar.
Son cinco tipos de beneficios que hay que considerar:
1. El incremento de eficiencia. Mientras más eficiente el sistema menos recursos necesitará. Normalmente se mide en tareas que mejoran procesos definidos. Aquí el recurso tiempo es el que se optimiza, aunque si no hay otras actividades que realizar en ése tiempo que ahorra el sistema entonces no hay beneficio asociado.
2. Nuevos servicios no comercializables. Un nuevo SI G tiene el potencial de proporcionar productos y servicios útiles que antes no estaban a disposición. También aparecerán beneficios inesperados.
3. Nuevos servicios comercializables. Si la organización vende sus servicios y/ o productos entonces las mejoras se convertirán en ingresos. También la organización puede vender la experiencia que ha desarrollado a otras organizaciones u otros departamentos.
4. Toma de mejores decisiones. I nformación más precisa, y capacidades de análisis más flexibles y rápidos mejoran el proceso de toma de decisiones. 5. Beneficios intangibles. Estos beneficios pueden incluir una mejor
comunicación, una mejor imagen; aunque no son cuantificables tienen un efecto directo e importante en la eficiencia de la organización.
Justificación de colectar información geográfica.
El mayor costo en la implementación de un SI G es crear la base de datos. Esto requiere organizar los datos y convertirlos a un formato digital adecuado. Esto normalmente es considerado como un gasto, sin embargo la base de datos es un activo muy valioso. No solamente por los datos que contiene sino porque el hecho
de estar en un formato digital incrementa su valor, ya que la información puede ser fácilmente mantenida y accesada. Desde esta perspectiva el valor activo de la base de datos es un factor importante en el análisis costo – beneficio. Una consideración importante es el valor de los datos históricos. Generalmente cuando se actualizan los datos la información pasada es borrada. Esta información puede ser muy valiosa para otras aplicaciones, ya que las condiciones pasadas pueden ser importantes en decisiones a futuro
El plan de implementación.
El plan de implementación describe como es que la tecnología, la información y la gente se moldearán en un sistema de información operacional. El reto fundamental es que todos estos tres factores deben de trabajar juntos.
Tecnología. El hardware y software se están desarrollando a una velocidad siempre creciente. En el período de un año el precio del hardware ya cambió significativamente y nuevas versiones del software ya están accesibles. El desarrollo de la base de datos, el entrenamiento del personal, y el desarrollo de experiencia requieren de varios años para que estén completamente operacionales. Dependiendo de los recursos, presupuesto y necesidades de la organización, el hardware y software pueden ser adquiridos antes, después o durante la construcción de la base de datos.
Compra de la tecnología antes. Esto implica que se puede ir construyendo la base de datos en el sistema que se va a operar, y que el personal se familiariza con el sistema, tiene una visión más amplia del proyecto, y adquiere experiencia en los procesos. Las desventajas son que durante el tiempo de entrenamiento y alimentación de la base de datos, la inversión hecha parecerá subutilizada. Por otro lado hasta el tiempo de arranque del sistema, nuevo hardware y software ya estará disponible.
Desarrollo de la base de datos antes de comprar el sistema. De esta manera la última tecnología puede ser adquirida y se le presta mayor atención a la base de datos que es el componente de mayor costo, entre 5 y 10 veces más que el hardware y el software. La base de datos tiene que ser construida por un externo, lo que implica que habrá problemas de conversión de los datos en el sistema seleccionado. También el personal no tendrá experiencia en el desarrollo de la base de datos.
Adquisición del sistema durante la creación de la base de datos. Se puede negociar y comprometerse a comprar el sistema seleccionado con entrega después de que el desarrollo de la base de datos iniciada o completa. De esta manera los esfuerzos de la implementación se enfocan en la base de datos, el personal adquiere experiencia, no hay incompatibilidades, e inclusive la adquisición se
puede condicionar al funcionamiento esperado. El problema de este enfoque es poder hacer la negociación con los proveedores de los diferentes componentes del sistema.
El desarrollo de la base de datos.
El desarrollo de la base de datos involucra la conversión de los datos en un formato digital y alimentarlo al SI G. Esta es el componente más costoso del SI G, llegando a representar un 75% o más del monto total. Para implementar la base de datos se requiere de personal con experiencia, y dar prioridad a la conversión de los datos que serán más necesarios para arrancar la operación del SI G. Por otro lado el progreso de la implementación será juzgado con base a los primeros productos. Éstos deberán ser importantes pero sin información esencial, ya que de esta manera las demoras inesperadas no afectan tanto mientras los resultados son visiblemente valiosos. También se deben de planear suficientes recursos para satisfacer la demanda de los productos sin comprometer el esfuerzo de desarrollo y mantenimiento de la base de datos. Las especificaciones y el análisis de la base de datos determinarán su calidad. Son necesarios procedimientos escritos para encontrar las fuentes de los datos, su interpretación, la verificación de su precisión, y la preparación de la entrada de datos. Los resultados del SI G no serán creíbles si los datos no son de calidad, y las primeras impresiones tienden a ser muy recordadas.
Personal. Finalmente el éxito del proyecto depende de la gente que lo implemente. El plan de implementación debe de definir los grupos de dentro de la organización que serán responsables de la implementación y operación del SI G. En ocasiones la mejor opción es asignar la responsabilidad a alguna unidad existente dentro de la organización. De cualquier manera se necesitará más personal dependiendo de las habilidades con que se cuenten, ya que se requerirá un coordinador del proyecto, un administrador del sistema, un administrador de la base de datos, analistas de sistemas, programadores y capturistas de datos. La instalación del sistema afecta directamente en el servicio que proporcionará a los usuarios, a menudo no es la mejor opción el que estén todos los componentes integrados en un solo sitio, y por otro lado el estar separado puede distraer los objetivos del proyecto. Una solución es crear una unidad organizacional separada, sin embargo sus desventajas son que se necesitará más apoyo de la dirección y administrativo para proporcionar una efectiva interacción con el resto de la organización. En este caso también es necesario ajustar las responsabilidades y cadenas de mando de las unidades organizacionales existentes. Por último el plan de implementación debe incluir un presupuesto suficiente para completar el proyecto. Éste debe de contemplar situaciones inesperadas como datos que tienen que ser alimentados de nuevo, mapas que tienen que ser redibujados, así como el desarrollo de software que maneje procesos inesperados. El mantener un apoyo
político es la llave para mantener el soporte financiero y la cooperación necesaria para completar el proyecto.