Esta función posee dos argumentos y permite obtener no solo la suma de un rango de celdas, sino 11 diferentes operaciones de cálculo:
=SUBTOTALES(# de oper ación, Rango a calcular ) Donde:
# de oper ación es un número del 1 al 11 que indica la operación a realizar: 1 Promedio 2 Contar 3 Contara 4 Máximo 5 Mínimo 6 Producto 7 Desviación estándar 8 Desviación estándar de la población 9 Suma 10 Varianza 11 Varianza de la población
Rango a calcular Es un rango de celdas en el cual se han ocultado ciertas filas por acción de un filtro.
Par a obtener los Subtotales de la fila 101
1. Seleccionar la celda G101. (No seleccione la columna, sino una sola celda) 2. Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma.
3. Presionar Enter.
La fórmula que se habrá escrito será la siguiente función: =SUBTOTALES(9,G11:G100)
El numero 9 indica que se va a Sumar el rango indicado. 4. Luego seleccionar la celda I101.
5. Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma. 6. Presionar Enter.
La fórmula en esta ocasión será: =SUBTOTALES(9,I11:I100)
7. A continuación copie con el cuadro de relleno el contenido de la celda G101 hacia la celda F101 que esta a su izquierda.
8. Luego seleccionando la celda F101, en la barra de fórmulas modifique la formula cambiando el número 9 por el número 3.
=SUBTOTALES(3,F11:F100)
Con esto, la función contará la cantidad visible de celdas ocupadas en el rango, dando como resultado la cantidad de pedidos que existen en la lista filtrada.
Nota: Si estando escritas las funciones SUBTOTALES, se realizase un nuevo filtrado a la lista de pedidos, entonces estas funciones se recalcularán automáticamente.
Cuál de los tr es clientes tiene la mayor cantidad de pedidos en Abr il? 1. Elegir el menú Datos/Ordenar y Filtrar/Borrar. 2. Filtrar los pedidos de Abril. 3. Filtrar al cliente Metro. En la celda G101 aparecerá que Metro tiene para Abril la cantidad de 6 pedidos. 4. A continuación filtrar al cliente Vea. En la celda G101 aparecerá que Vea tiene la cantidad de 10 pedidos. 5. Y si luego se filtra al cliente Wong Entonces en la celda G101 aparecerá que Wong tiene la cantidad de 15 pedidos. Cuántos pedidos de Wong para Abr il tienen un monto entr e 500 y 1000 soles? 1. Hacer clic en el botón de filtro del titulo Monto y elegir F iltros de
número/F iltro Personalizado.
2. En la ventana de diálogo elegir las opciones que se ven en la figura y luego hacer clic en Aceptar.
Hasta ahora, hemos podido ver como los filtros nos permiten obtener reportes depurados en base a diferentes criterios. Sin embargo; por ejemplo en el caso de querer averiguar cuanto fue el acumulado vendido por cada uno de los vendedores de un determinado producto; los filtros y la función Subtotales si nos dan esa respuesta, pero; ésta solución no nos permite comparar simultáneamente las ventas de todos los vendedores al mismo tiempo, sino que los va mostrando uno por uno a medida que cada uno de estos vendedores es filtrado.
O sea que si queremos averiguar quién es nuestro mejor vendedor del mes, lo que habría que hacer es filtrar las ventas del primer vendedor y anotar el monto de sus ventas obtenido por la función Subtotales al final de la lista, luego filtrar al segundo vendedor y anotar también su resultado y así sucesivamente hasta tener los resultados de todos los vendedores calculados. Bueno, esto no es muy difícil de hacer si solamente son tres vendedores como en nuestra lista de ejemplo, pero; imagínense que tenemos 15, o 100, o tal vez muchos más vendedores; en este caso, averiguar quien es el mejor vendedor se convertiría en una tarea muy ardua y tediosa.
Para poder comparar varios resultados de subtotales al mismo tiempo existe otra herramienta en el manejo de listas; esta es la opción del comando Datos/Subtotal que veremos a continuación. Pero antes vamos a retirar de la lista los botones de filtro y las formulas de Subtotales de la fila 101. 1. Seleccionar todas las fórmulas de Subtotales que se encuentran en la fila 101 y bórrelas con la tecla Suprimir. 2. En la ficha Datos elegir el comando F iltro. Desaparecerán los botones de Autofiltro de nuestra lista de pedidos y la lista se verá entonces como en su forma original, y estarán nuevamente visibles los 90 pedidos.
f. El Comando Datos/Subtotal
Par a aver iguar quién es el mejor de nuestros Vendedor es
1. Seleccione una de las celdas con el nombre de un vendedor, y haga clic en el botón de herramientas Orden ascendente.
Esto hará que los pedidos se ordenen alfabéticamente por vendedor 2. En la ficha Datos elegir el comando Subtotal
Aparecerá entonces la siguiente ventana de diálogo:
Elegir en la ventana las opciones señaladas y luego clic en Aceptar.
En la lista de pedidos inmediatamente aparecerán subtotales al final de cada vendedor, y a la izquierda de la hoja de calculo aparecerán también los botones de Agrupar y Esquema.
3. Hacer un clic en el botón número 2 de Agrupar y esquema que se encuentra a la izquierda de los encabezados de columna.
Esto hará que desaparezcan la relación de pedidos de la lista y solamente queden visibles los subtotales por cada vendedor. Elegir Vendedor Elegir Suma Verificar que se encuentren marcadas con un check las opciones Cantidad y Monto. Clic aquí Botones de Agrupar y Esquema
4. Finalmente seleccionar el monto total de uno de los vendedores y hacer un clic en el comando Orden descendente.
Entonces los subtotales de los vendedores se ordenarán de mayor a menor, con lo cual tendremos una lista de vendedores ordenada según su record de ventas. Con esto sabremos no solamente quien es el mejor vendedor sino también quién es el que menos ha vendido.
Par a aver iguar quién es el mejor de nuestros Clientes
1. En la ficha Datos/Subtotal hacer clic en el botón[Quitar todos] Esto hará que desaparezcan los subtotales de los vendedores.
Luego se repiten los mismos pasos que realizamos para averiguar quién era el mejor vendedor, pero ahora tomamos en cuenta la columna de Clientes.
2. Seleccione una de las celdas con el nombre de un Cliente, y haga clic en el botón de herramientas Orden ascendente.
3. En la ficha Datos/Subtotal, elegir las opciones que se muestran en la ventana de diálogo adjunta, y luego clic en el botón [Aceptar]
4. A continuación clic en el botón 2.
5. Finalmente seleccionar el monto total de uno de los Clientes y hacer un clic en el botón de Orden descendente.
De este modo se podrá averiguar en forma similar, cuál es la marca más vendida, o cual es el mejor mes de venta, o también cual es el producto que más ingresos nos brinda.