LA HOJA DE TRABAJO Hoja de Trabajo (Concepto)

Es una herramienta utilizada en contabilidad para facilitar la mecánica de los asientos de ajuste y de cierre, que permite conocer en forma preliminar la situación financiera de la empresa al finalizar el mes.

El diseño de esta hoja está dado por columnas dobles en la que se trascriben los movimientos y los saldos débito y crédito de todas las cuentas durante el período. La hoja de trabajo es un apoyo para la contabilidad porque permite realizar los asientos de ajuste y de cierre en los libros en borrador, para evitar errores y pérdida de tiempo.

La hoja de trabajo contiene varias columnas con la siguiente información:

1a. La columna. Nombre de la cuenta. En ella se relacionan los nombres de

2a. columna. Balance de prueba. En esta columna se presentan los saldos

débito y crédito de las cuentas antes de los correspondientes ajustes. Las sumas de estas dos columnas deben ser iguales.

3a. columna. Ajustes. En esta columna se preparan los asientos de ajuste que la

empresa debe preparar al final del período contable. Si al efectuar éstos aparecen nuevas cuentas, se deben agregar en la columna de los nombres. Las sumas de las dos columnas deben ser iguales.

4a. columna. Balance de prueba ajustado. Esta columna sirve para anotar los

saldos débito y crédito de cada una de las cuentas debidamente ajustadas. Los saldos de estas cuentas resultan de tomar los saldos del balance de prueba y sumar o restar horizontalmente los movimientos de cada cuenta. La suma de las dos columnas debe ser igual.

5a. columna. Estado de resultados. En esta columna deben presentarse las

cifras ajustadas correspondientes a las cuentas de resultado.

En la columna de los débitos aparecen los saldos de las cuentas de gastos operacionales y los no operacionales.

En la columna de los créditos aparecerán tanto los ingresos operacionales como los no operacionales generados por la empresa durante el período.

Al sumar las columnas débito y crédito, su saldo no coincide pues éste representa la utilidad o pérdida de la empresa en el período. Si la suma de la columna crédito es mayor que la suma de la columna débito, la empresa obtuvo utilidades; en caso contrario, la empresa incurrió en pérdidas. La diferencia de estas dos columnas debe anotarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma las dos columnas den sumas iguales.

6a. columna. Asientos de cierre. Esta columna sirve para cancelar los saldos de

dejándolas con saldo cero, para pasar los saldos solamente de las cuentas reales o de balance a la columna siguiente. El procedimiento que debe aplicarse es el siguiente:

- En la columna de los débitos se registra el saldo de cada una de las cuentas de ingresos y en la columna de los créditos se registran los saldos de todas las cuentas de gastos. Al sumar las columnas débito y crédito, da una diferencia que corresponde al valor de la utilidad o pérdida del ejercicio.

- Esta diferencia en estas dos columnas debe anotarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma las dos columnas den sumas iguales.

7a. columna. Balance general. Es la última columna de la hoja de trabajo, a

donde debe trasladarse los saldos débito y crédito de las cuentas que han quedado con saldo. La suma de la columna del débito debe ser igual a la columna del crédito. En caso de que no coincidan estas sumas, debe revisarse todo el proceso antes de efectuar el paso siguiente que será el registro en los libros de contabilidad.

Con el proceso anterior se han cancelado los saldos de las cuentas transitorias y quedan solamente las del balance general, que permitirá conocer la situación financiera del ente económico.

Ejercicio de Aplicación.

La Compañía Z Ltda. Es una empresa comercial cuya actividad económica es la compra y venta de mercancías. Los siguientes son los datos tomados de sus libros de contabilidad al 3l de diciembre del año 2008. (Véase balance de prueba del

cuadro No1).

Se requiere llevar a cabo los siguientes ajustes:

a. Las inversiones temporales devengan un rendimiento del 27% anual pagadero por trimestre vencido; causar los intereses por el mes de diciembre.

b. Los intereses pagados por anticipado corresponden a tres meses pagados en noviembre 30 del año 2008

c. El método de depreciación utilizado por la empresa es el de línea recta. La vida útil de los diferentes activos es la siguiente:

Equipo de oficina 10 años Muebles y enseres 10 años Vehículos 5 años

d. Las obligaciones financieras deben reconocer un interés del 24% anual por trimestre vencido; causar el valor de los intereses por el mes de diciembre.

e. Crear la provisión para deudas malas equivalente al 2% del saldo de cuentas por cobrar a clientes.

f. Los ingresos recibidos por anticipado corresponden al valor de tres meses de arrendamiento (diciembre a febrero).

g. Al cierre del año no se han pagado los servicios públicos del mes de diciembre por valor de $200,000.

Pasos que se deben seguir: 1. Diligenciar la hoja de trabajo.

2. Registrar en forma de diario los asientos de ajuste y de cierre.

3. Preparar el estado de resultados por el año 2008 Y el balance general al 31 de diciembre del año 2008

Solución

En este ejemplo, la empresa ha realizado todas las transacciones normales hasta el mes de diciembre del año 2008, pero con el fin de presentar estados financieros ajustados a la realidad es necesario efectuar los ajustes propuestos, siguiendo las normas contables así:

Cuadro No.1 Compañía Z Ltda. Balance de prueba

al 31 de diciembre del año 2008