El proyecto se tiene que entender en una primera lectura. Si los criterios de la normativa se ajustan al proyecto, los argumentos han de ser lógicos y coherentes. Es aconsejable no dar más información de la que se pide. Pen- sar que las personas que forman la banca están evaluando muchos proyectos en un corto plazo de tiempo. No por escribir más, se consigue la ayuda. A menudo ocurre todo lo contrario.
2. EJECUCIÓN ECONÓMICA Y ADMNISTRATIVA
En esta segunda fase es conveniente volver a leer las bases para tener en cuenta todas las especificidades del programa. Es importante saber:
> Qué tipo de actividad subvenciona la institución a la que hemos pedido la ayuda, para saber los gastos que serán cubiertos y cuáles serán excluidos.
> El tipo de justificantes necesarios para algunas partidas más especiales, como pueden ser las dietas (en las giras, en periodos de residencia). Es recomendable usarlos desde el comienzo de la actividad. > Los materiales complementarios que deben presentarse en la justificación, como, por ejemplo, el mate-
rial de difusión con el logotipo de la institución subvencionadora.
> Los plazos de recepción de los ingresos. Normalmente, las instituciones realizan dos pagos: el primero, al poco tiempo de la aceptación del proyecto; el segundo, después de presentar la justificación.
Para agilizar la gestión y facilitar la justificación económica, es recomendable llevar un control exhaustivo de las facturas derivadas de la actividad.
3. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA
Una vez concedida la subvención y finalizada la actividad, la última fase es la justificación económica. Para su perfecta realización se debe atender a lo siguiente:
> La fecha límite de presentación.
> La documentación que se debe presentar.
> Si la justificación ha de ir acompañada de un informe auditor (este sería el caso de las ayudas europeas o cuando la cantidad de dinero recibida es superior a la media del resto de los proyectos).
El gestor debe informar del proceso de justificación al resto del equipo implicado porque, a menudo, es necesa- rio que otras personas colaboren aportando información. Si a lo largo de la ejecución del proyecto el equipo se ha encargado de organizar las facturas y toda la documentación derivada de la actividad, la justificación tiene que ser una tarea relativamente fácil. En general, las instituciones suelen pedir:
1. Una memoria explicativa de la actividad.
2. Un listado con todos los justificantes de pago (tanto materiales como de recursos humanos) relativos a la actividad.
3. Las facturas originales y copias derivadas de la actividad subvencionada.
Para evitar fraudes, algunas instituciones exigen la justificación de los gastos totales del proyecto y no única- mente los relativos a la parte subvencionada. No es habitual que una institución subvencione el cien por cien del proyecto; por ello exigen la justificación total para saber la procedencia de los gastos restantes.
Una vez presentada la justificación en el registro, la institución procederá a las rectificaciones y enmiendas ne- cesarias. Si la documentación se ha presentado correctamente, se efectuará el pago final.
Una reflexión interesante, con alguna dosis de humor, sobre la gestión de una subvención es la pieza escénica The Application (La Solicitud) del coreógrafo español Juan Domínguez. (https://vimeo.com/136101388). En este trabajo, Domínguez presenta las dificultades, e incluso, a ve- ces, las incongruencias que artistas-gestores encuentran a la hora de realizar una solicitud (applica- tion), a partir de la puesta en escena de situaciones absurdas, cargadas de humor. Plantea la dificultad que supone pensar un proyecto escénico que todavía no tiene ni coreografía, así como el tiempo de dedicación necesario para presentar una solicitud cuyas posibilidades son totalmente inciertas.
La Comisión Europea tiene varias líneas de actuación en diferentes campos de la cultura, que, desde hace algu- nos años, están determinadas por la palabra negocio (business), característica que dificulta la realización de proyectos en el ámbito de las artes performativas Culture. Supporting Europe's cultural and creative sectors
(http://ec.europa.eu/culture/index_en.htm).
La movilidad de profesionales de la cultura y el diálogo intercultural son las dos vías de acceso por las que podríamos participar en el programa. Tenemos que saber que es extremadamente difícil conseguir una ayuda de este tipo. En el contexto español existen dos casos que consiguieron estas ayudas, la sala Inestable (Valencia) y el festival Zemos 98 (Sevilla). En ambos casos, contrataron una persona dedicada exclusivamente a la gestión de la ayuda durante un año. Tenemos que pensar que el proyecto se realiza entre tres países como mínimo y esto dificulta mucho el proceso de trabajo (son tres interlocutores, tres realidades diferentes y a veces lenguas diferentes).
A pesar de estas advertencias, animo a los estudiantes a que vivan esta experiencia. Trabajar en colaboración con otros países es muy enriquecedor, tanto desde el ámbito de la gestión como del intercambio cultural. Paso a detallar algunos consejos para participar en el programa y aprovecho para reiterar algunas de las ideas que apunté anteriormente:
> Primero la idea y después buscar la financiación para su viabilidad. Nunca se tiene que pensar un proyecto a partir de una convocatoria de ayuda.
> Leer atentamente los criterios mencionados en el programa para ver si se ajustan a la realidad del proyecto. Se aconseja desarrollarlo siguiendo punto por punto el formulario para conocer bien cuál es el marco de actuación.
> No dar más información de la que se requiere. Las ideas tienen que ser claras y el contenido defini- do, tanto en el plan de actuación como en el presupuesto.
> No hacer juicios de valor ni exaltaciones del propio proyecto en la presentación, puesto que será la comisión evaluadora la que decidirá quién merece la ayuda y quién no.
> Se requiere coherencia y lógica tanto en los argumentos como en las cifras. Ser realistas y no exagerar, ya que se deberán presentar datos estadísticos que demostrarán la realidad.
> Todo el contenido del proyecto se tiene que cumplir y justificar. La estadística ha de ser muy rigu- rosa. El comité evaluador se encarga de revisar toda la información. Se deben presentar los datos de cinco ediciones anteriores.
> El presupuesto debe ser realista y preciso. Será necesario distinguir entre gastos nacionales y no nacionales.
> La internacionalidad del proyecto tiene que quedar muy bien especificada porque el punto de arti- ficio hace vulnerable al proyecto.
> El partenariado tiene que ser equilibrado. Hay que huir del liderazgo, así como de cierto oportunismo para adecuarse al programa.
> Los proyectos tienen que ser innovadores en cuanto a las estrategias de comunicación y pro- ducción.
El Ministerio de Educación, Cultura y Deporte español proporciona la llamada Oficina Europea Creativa-Cultura para asesorar a los profesionales interesados en participar del programa europeo de cultural, con toda la infor- mación en castellano (http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/cooperacion/oficina-europa- creativa-cultura.html).
Por otro lado, la plataforma On-the-Move ofrece vasta información de actualidad sobre subvenciones, becas, residencias, intercambios… Y no solo en el territorio europeo. (http://on-the-move.org/)
III /
Una vez que hemos visto las estructuras de apoyo a la producción y las diversas posibilidades de financiar una realización escénica, pasaríamos a estudiar el plan de comunicación.¿Qué significa tener que comunicar un proyecto? La comunicación consiste en el proceso de transmitir ideas e información acerca de una iniciativa y/o asunto de interés a la comunidad. No se trata únicamente de hacer publicidad o de promocionar una actividad, sino de comunicar la verdadera índole de lo que se va a realizar y los valores que se quieren transmitir. En la era posfordista, la comunicación ya no es un proceso unidireccional, sino multidireccional: tanto el emisor como el receptor participan activamente en el proceso de comunicación. El público de un teatro-museo-festival (el receptor) ya no es el sujeto pasivo de la actividad cultural, sino un agente vivo que determina, de alguna manera, las programaciones de estos centros.
¿Qué es un plan de comunicación? Planificar es una forma de organizar las acciones que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos. Debemos tener en cuenta tanto a los ciudadanos como a los agentes culturales y las organiza- ciones implicadas. Para realizar el diseño de un plan tenemos que responder a las siguientes cuestiones:
> ¿Por qué queremos comunicarnos con la comunidad? = ¿Cuál es el propósito? > ¿A quién vamos a comunicárselo? = ¿Quién es el público?
> ¿Qué pretendemos comunicar? = ¿Cuál es el mensaje?
> ¿De qué manera vamos a comunicarlo? = ¿Qué canales de comunicación utilizaremos?
> ¿A quién debemos contactar y qué debemos hacer para utilizar esos canales? = ¿Cómo transmitiremos en realidad el mensaje?
El primer paso es definir los objetivos de la actividad, que pueden ser planteados o bien a corto y largo plazo, o bien objetivos cualitativos y cuantitativos. Una vez todo el equipo tiene claro cuáles son los objetivos, se deter- minan el conjunto de acciones que nos van a permitir alcanzar los objetivos (el plan de acción). Estas acciones deben pensarse en función de las condiciones humanas y económicas del equipo.
El plan de comunicación pasa por tres fases diferentes:
ETAPA 1. Conceptualización del plan
> Creación de la imagen corporativa > Dosier y notas de prensa
> Comunicación digital: web, blogs y redes sociales > Publicidad y promociones
> Definición del plan de acción
ETAPA 2. Gestión, aplicación y seguimiento del plan
> Rueda de prensa
> Prensa escrita generalista > Medios audiovisuales
> Prensa especializada > Informativos y agendas > Invitados
ETAPA 3. Evaluación y conclusión
> Indicadores para la valoración del plan > Clipping
> Memoria del proyecto