Labores de supervisión en torno al contrato de servicios de entrega

Al respecto, cabe mencionar que dicha contratación fue sancionada a través del decreto alcaldicio N° 3.173, de 20 de abril de 2020, dejado establecido en el mismo documento que el inspector técnico que velará por la correcta ejecución de lo convenido es don .

Por su parte, de las validaciones efectuadas por esta Entidad de Control, se constataron deficiencias en la supervisión relativas al buen cumplimiento del contrato, ya que se advirtieron diversos incumplimientos al contrato, tales como:

a) No se cautelo adecuadamente la entrega de las ayudas a los beneficiarios.

b) Se constató que hay actas de entrega que no cumplen con los respaldos requeridos como medio de verificación del servicio prestado.

c) No se mantenían nóminas actualizadas con el detalle de las personas a los que se les hizo entrega del beneficio.

d) Se cursaron multas de forma extemporánea, lo que trajo como consecuencia una vulneración en el plazo de pago al proveedor por el servicio contratado.

De esa forma, la falta de fiscalización sobre el cumplimiento del referido convenio y considerando además, la relevancia que dichas adquisiciones tienen en el contexto social y de salud en que se encuentran los ciudadanos, no se ajusta a la obligación que tiene todo funcionario público de adoptar las medidas de cuidado y resguardo necesarias del patrimonio o bienes públicos, según se precisa en los artículos 60 y 61, de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República.

Además, vulneran lo dispuesto en la letra c) del artículo 58 de la ley N° 18.883, esto es “realizar sus labores con esmero, cortesía, dedicación y eficiencia, contribuyendo a materializar los objetivos de la municipalidad”.

El oficio de respuesta de la entidad auditada, señala que la entrega de las ayudas fue cautelada mediante la confección de listados de beneficiarios que cumplieran con los criterios de selección entregadas diariamente al proveedor, quien a su vez, al final de cada jornada remitía la nómina de los beneficios entregados y semanalmente proporcionada las actas suscritas por los receptores de las cajas, antecedentes que eran revisados por el inspector técnico y el equipo a cargo.

Agrega que, si bien hubo beneficiarios que no autorizaron ser fotografiados, la entrega de las ayudas quedaría acreditada con la firma de las actas de recepción respectivas.

En cuanto a la ausencia de nóminas actualizadas el auditado detalla los criterios de selección de los beneficiarios, además de referirse a las fuentes de información de las que se habrían rescatados los datos, entre las que destacan, los usuarios de los centros de salud municipal, usuarios del programa “Chile Crece Contigo”, del departamento social de la oficina de vivienda de la oficina de protección de los derechos de la infancia y del programa “Mujeres Jefas de Hogar”.

Por último, el atraso en el pago, esa entidad lo atribuye a la demora en que el proveedor emitió la factura respectiva, lo que habría ocurrido con fecha 1 de septiembre de 2020, tras lo cual se procedió a aplicar multas.

Atendidas las consideraciones expuestas, corresponde mantener la observación planteada ya que las actividades de coordinación y revisión a las que alude no son sustentadas de manera documental, como así también, la ausencia de fotografías de los beneficiarios que plantea fue un requisito que el propio municipio estableció para proceder al pago de los servicios contratados, por cuanto se debió previamente ponderar su oportunidad o de manera posterior evaluar su cumplimiento, ante lo que esa entidad deberá velar en lo sucesivo, por el cumplimento de los contenido en los artículos 60 y 61, de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República y a lo establecido en el artículo 58 de la mencionada ley N° 18.883.

CONCLUSIONES

Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, la Municipalidad de Valdivia ha aportado antecedentes que han permitido levantar la observación formulada en el punto 4 “Informes trimestrales de la Dirección de Control”, del Acápite Examen de la Materia Auditada.

Así también, en atención a la nueva documentación proporcionada, se han podido subsanar las objeciones expuestas en los numerales 9.3 “Gastos de Representación”, 10 “Sobre el oficio N° 8.999 de 2020, de la Contraloría General de la Republica, respecto a gastos COVID-19 informados por la Municipalidad de Valdivia”, 11 “Saldo negativo conciliación bancaria” y 14 “Firma de los decretos de pago”. Asimismo, se subsanaron parcialmente las observaciones contenidas en el numeral 9.1 “Compras relacionadas a gastos COVID-19” y la letra c) del punto 15.1 “Contrato proveedor DISREVAL Limitada”, todas del Acápite Examen de la Materia Auditada y los numerales 1.1.1. “Aplicación de multas” y 3.2 “Multa por atrasos en las entregas” del Acápite Examen de Cuentas, del Preinforme de Observaciones N° 789, de 2020 de esta Contraloría Regional.

Ahora bien, a propósito de las otras observaciones planteadas, se deberán adoptar una serie de medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que rigen la materia, entre las cuales se estima útil incluir, a lo menos, las siguientes:

1. En relación al numeral 3.3 “Multas por diferencias en los productos” (AC), del Acápite III “Examen de Cuentas”, donde se advirtió que los bienes recibidos por la Municipalidad de Valdivia no concuerdan con los cotizados por el proveedor Distribuidora Regional Valdivia Limitada, sin que ese organismo haya cursado la multa correspondiente a $57.855.000, lo que no se ajusta a lo indicado en los artículos 60 y 61 de la ley N° 10.336.

Por lo anterior, en un plazo de 30 días hábiles desde la recepción del presente informe, ese municipio deberá remitir a esta Contraloría Regional, los documentos que demuestren la aprobación formal y oportuna de los cambios de productos contratados o, en su defecto, arbitrar las acciones de cobro que procedan respecto de las multas no aplicadas, vencido el cual, sin que se haya entregado la respuesta, se formulará el reparo pertinente por la suma de $57.855.000, en virtud de lo prescrito en los artículos 95 y 101 de la ley

N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, sin perjuicio de lo prescrito en el artículo 116, de la mencionada ley N° 10.336.

Asimismo, ese municipio, tendrá que ordenar un sumario administrativo con la finalidad de determinar las eventuales responsabilidades funcionarias que se deriven de los hechos objetados, remitiendo a la Unidad de Seguimiento de la Fiscalía de la Contraloría General de la República, en un plazo de 15 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe, el decreto alcaldicio que así lo determine.

2. Sobre lo objetado en las letras a) y d) del numeral 15.1 “Contrato proveedor DISREVAL Limitada” (AC), del Acápite II “Examen de la Materia Auditada”, que narra una serie de falencias en la supervisión del contrato suscrito con el mencionado proveedor, corresponderá a esa entidad, en lo sucesivo, adoptar los resguardos pertinentes a objeto de evitar situaciones como las reprochadas.

3. Conforme a lo descrito en la observación 15.2 denominada “Contrato proveedor SIDTRANS SpA” (AC), del Acápite II “Examen de la Materia Auditada”, en la que se aborda la ausencia de documentos que demuestren las entregas de ayudas sociales y la ausencia de listados de beneficiarios actualizados, la Municipalidad de Valdivia deberá adecuar sus mecanismos de sustento de ese tipo de contrataciones con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en los artículos 60 y 61, de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República y a lo dispuesto en la mencionada letra c) del artículo 58 de la ley N° 18.883.

4. De lo observado en el numeral 15.3 “Contrato proveedor Supermercados Eltit Limitada” (AC), del Acápite II “Examen de la Materia Auditada” que dio cuenta de una serie de falencias en el proceso de supervisión en la adquisición de cajas de ayudas sociales, el servicio auditado deberá apegarse a lo establecido en los artículos 60 y 61, de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República y a lo dispuesto en la letra c) del artículo 58 de la ley N° 18.883,

5. En el tenor de la observación 1.1 del Acápite IV “Otras observaciones” (AC), en el que se da cuenta que la Municipalidad de Valdivia no tuvo presente otras opciones de compra, distintas a las ofrecidas por el proveedor Comercial Weber SpA, esa entidad edilicia tendrá que ajustar sus adquisiciones a lo contemplado en el referido artículo 18 de la mencionada ley N° 19.886 y a los principios de eficiencia y eficacia consagrados en los artículos 3° y 5°, de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

6. Lo señalado en el numeral 1.2 “Evaluación Técnica del proveedor” (MC) contenido en el Acápite IV “Otras Observaciones” sobre la falta de revisión de la capacidad operativa y técnica del proveedor Comercial Weber SpA, en las próximas contrataciones, la Municipalidad de Valdivia, deberá ajustarse a lo contemplado en los artículos 3°, 5°, de la ley N°

18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

7. En lo concerniente al numeral 1.3 “Situación Tributaria del proveedor” (AC), del Acápite IV “Otras Observaciones”, en el que se señala que el servicio auditado no validó los aspectos tributarios del Proveedor Comercial Weber SpA, la Municipalidad de Valdivia tendrá que ajustarse a lo apuntado en los artículos 45 y 47 del decreto Nº 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, reglamento de la ley Nº 19.886, evitando con ello que ocurran hechos similares en el futuro.

En relación a los numerales 15.1, letras a) y d), 1.5.2, 1.5.3, del Acápite II “Examen de la Materia Auditada” y los puntos 1.1, 1.2 y 1.3 del Acápite IV “Otras Observaciones”, adicionalmente, esa entidad edilicia deberá instruir un sumario administrativo a fin de determinar las eventuales responsabilidades funcionarias comprometidas en los hechos observados, remitiendo a la Unidad de Seguimiento de la Fiscalía de la Contraloría General de la República, en un plazo de 15 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe, el decreto alcaldicio que así lo determine.

8. En lo que atañe a lo observado en el numeral 1, del Acápite I, "Aspectos de Control Interno" (MC), respecto la ausencia de control en la preparación del auxiliar contable de deudores, el municipio deberá adoptar las medidas pertinentes, a fin de implementar los controles necesarios para evitar que dicho registro presente descuadraturas respecto a los saldos reflejados en el respectivo balance.

9. Ante la ausencia de mecanismos que permitan asegurar el pago oportuno de la deuda flotante, y que fuera observado en el numeral 2, del Acápite I, "Aspectos de Control Interno" (MC), el municipio deberá desarrollar las acciones necesarias a fin de que, en lo sucesivo, no se reiteren situaciones como las de la especie.

10. En lo que atañe a lo observado en el numeral 3, del Acápite I, “Aspectos de Control Interno” (MC), respecto a la ausencia de medias de control que tiendan a evitar el atraso en el pago a proveedores, ese municipio tendrá que fortalecer su estructura de control interno, adoptando medidas que permitan evitar que hechos similares ocurran en lo sucesivo.

11. Sobre lo objetado en el numeral 4, del Acápite I, “Aspectos de Control Interno” (MC), referido a debilidades de control en el proceso de formulación del presupuesto y de las estimaciones que lo conforman, deberá implementar medias que permitan asegurar que se efectúen las modificaciones presupuestarias correspondientes.

12. Ante la ausencia de mecanismos de control en la recepción de las compras de cajas de alimentos, la entrega de ayudas sociales y el respaldo de las mismas, que se exponen en los numerales 5, 6 y 7 del Acápite I, “Aspectos de Control Interno” (MC), la Municipalidad de Valdivia, deberá

fortalecer sus mecanismos de control con el fin de que mitigar los riesgos relacionados a las materias descritas.

13. En atención a lo establecido en el numeral 1.1.1, “Proyección de los ingresos” (C), del Acápite II, “Examen de la Materia Auditada” que dio cuenta de las diferencias detectadas entre el presupuesto inicial y los ingresos devengados de - 7,89%, – 22,87% y - 11,69%, en los años 2017, 2018 y 2019, respectivamente, ajustar sus mecanismos de proyección con la finalidad de apegarse a lo dispuesto en el oficio N° 20.101 de 2016, instrucciones impartidas por la Contraloría General de la República en materias de la determinación de los presupuestos iniciales y a lo estipulado en el artículo 65 de la ley N° 18.695, asegurándose de ese modo que no se reiteren incumplimientos como el señalado en el futuro.

14. Respecto a lo apuntado en el numeral 1.1.2, “Ejecución de los ingresos” (C), del Acápite II, “Examen de la Materia Auditada”, en el que se expone que, entre los ingresos percibidos y el presupuesto vigente, existen diferencias de $3.725.041.212, $2.658.593.081 y $9.628.976.668, en los años 2017, 2018 y 2019, respectivamente, ese municipio deberá en adelante ajustarse a los dispuesto en los artículos 56, 65 y 81 de la referida ley N° 18.695, con el fin de llevar al mínimo las diferencias que se pudiesen generar al final de cada periodo presupuestario.

15. En referencia a lo planteado en el numeral 1.1.3, “Proyección de los gastos” (C), del Acápite II “Examen de la Materia Auditada”, que trata sobre diferencias determinadas entre los gastos devengados y el presupuesto inicial por 3,36%, 5,42% y -1,63% en los años 2017, 2018 y 2019, mejorar sus mecanismo de estimación de los presupuestos anuales, con la finalidad de que el Concejo Municipal pueda aprobarlos de acuerdo a lo estipulado en el artículo 81 de la referida ley N° 18.695, cumpliendo además con lo estipulado en el referido oficio N° 20.101 de 2016.

16. En consideración a lo indicado en el numeral 1.1.4, “Ejecución de los gastos” (C), del Acápite “Examen de la Materia Auditada”, en cuanto a las diferencias detectadas por este Organismo de Control, en la que se da cuenta de que tras comparar el presupuesto vigente y los gastos devengados de los años 2017, 2018 y 2019, se advirtieron discrepancias de $4.323.525.919, $8.031.509.880 y $12.526.873.127, respectivamente, por lo que esa entidad edilicia deberá procurar que al cierre de los periodos presupuestarios se efectúen las modificaciones correspondientes con el fin de que en el futuro no se reiteren situaciones como la apuntada.

17. Sobre la letra b) del numeral 15.1 “Contrato proveedor DISREVAL Limitada” (AC), del Acápite II “Examen de la Materia Auditada”, referente a las falencias en la supervisión del contrato, corresponde que esa entidad, en lo sucesivo, se asegure de elaborar las bases de los procesos licitatorios considerando una programación razonable y pertinente para la entrega de los productos que se adquieren.

18. En cuanto a lo apuntado en el numeral 1.2.1, “Comportamiento de la cuenta 115-12-10 Ingresos por Percibir” (MC), del Acápite II “Examen de la Materia Auditada”, en el que se expuso que la Municipalidad de Valdivia recuperó un 52% y 31% de los ingresos por percibir en los años 2018 y 2019, esa entidad deberá emprender acciones eficaces que tiendan a asegurar el mayor porcentaje posible de los ingresos reconocidos en sus reportes presupuestarios, evitando que en adelante se adviertan hechos como el expuesto.

19. Respecto al punto 1.2.2

“Composición del análisis de cuenta” (MC), del Acápite II “Examen de la Materia Auditada”, en el que se advierte que el análisis de la cuenta 115-12-10 no incluye la totalidad de las cuentas que se exponen en el Balance de Comprobación y Saldos del año 2019, vulnerando con ello lo dispuesto sobre la materia, en el oficio circular N° 60.820, de 2005 y la letra b), del artículo 27 de la anotada ley N°18.695, entre otras disposiciones, por lo que esa entidad deberá, junto con mejorar sus procedimientos de confección de los análisis de cuentas y seguimiento de sus deudores, tendrá que remitir el análisis la referida cuenta 115-12-10 “Ingresos por percibir”, a diciembre de 2020, el cual debe ser concordante, en el saldo y en las cuentas que lo componen, con lo expuesto en el Balance de Comprobación y Saldos a igual fecha, remitiéndolos a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo al Cumplimiento en un plazo no superior a 60 días hábiles lo que tendrá que ser validado por la Dirección de Control Interno de esa entidad.

20. En función de lo planteado en el número 1.2.3, “Cuadratura del análisis contable” (MC), del Acápite “Examen de la Materia Auditada”, en el que se evidenció una diferencia de $350.558.271, entre el Balance de Comprobación y Saldos al 31dediembre de 2019 y el análisis de la cuenta 115-12-10 “Ingresos por percibir”, esa entidad deberá mejorar la confección de dichos registros, apegándose a lo descrito en el mencionado oficio circular N° 60.820, de 2005, además de remitir a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo al Cumplimiento en un plazo no superior a 60 días hábiles, el aludido análisis, preparado a diciembre de 2020 y el Balance de Comprobación y Saldos a igual data, lo que será verificado por la Dirección de Control Interno de la Municipalidad de Valdivia.

21. Al turno de lo indicado en el numeral 1.2.4 “Estratificación de deudores” (MC), del acápite II “Examen de la Materia Auditada”, en el que se aborda la existencia de deudores que se arrastran de los años 2014 y 2015 por importes de $169.498.824 y $186.824.023, respectivamente, esa entidad deberá ajustarse a lo establecido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de la Contraloría General de la República, considerando las estipulaciones contenidas en el artículo 66 del decreto ley N° 3.063, de 1979, Sobre Rentas Municipales, castigando de esa forma los deudores que no sean susceptibles de recuperar.

22. En lo concerniente al numeral 1.2.5 “Deudores fallecidos” (C), del Acápite II, “Examen de la Materia Auditada”, en el que se evidenció que el análisis de cuenta que maneja esa entidad, contiene 322 deudores que se encuentran fallecidos al 31 de diciembre de 2019, lo que equivale a un saldo de $44.480.899, la Municipalidad de Valdivia deberá velar por que exista

una revisión permanente de los deudores con el fin de evitar que en sus registros se encuentren contribuyentes fallecidos o en su defecto que su situación esté debidamente regularizada.

23. Al turno de lo descrito en el numeral 2.1 “Sobreestimación de ingresos” (C), del Acápite II “Examen de la Materia Auditada” que aborda una sobreestimación de $1.239.189.386, y una subestimación de $854.562.751, de los ingresos del año 2019, en lo sucesivo esa entidad deberá ajustar sus procedimientos, efectuando las modificaciones presupuestarias que correspondan con la finalidad de que los gastos devengados al final del periodo sean concordantes con el presupuesto final, conforme a la normativa vigente.

24. De acuerdo a la sobrestimación de gastos por un monto de $12.526.873.127 que se aborda en el numeral 2.2 “Sobreestimación de gastos” , del Acápite II, “Examen de la Materia Auditada”, esa entidad edilicia deberá efectuar las modificaciones presupuestarias necesarias para evitar la ocurrencia de hechos similares, en concordancia a lo contemplado en el artículo 81 de la ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, al numeral 2 del oficio N° 44.414 de 2017, de la Contraloría General de la República y al decreto ley N° 1.263, de 1975.

25. En lo pertinente a la situación de la deuda flotante al 31 de marzo de 2020, que se detalla en el numeral 3 “Situación de la deuda flotante al 31 de marzo de 2020” (MC), del Acápite II, “Examen de la Materia Auditada”, en el que se describe que la Municipalidad de Valdivia no dio cumplimiento a su deuda flotante en el plazo establecido por el que el oficio N° 20.101, de 2016, de la Contraloría General de la República, esa entidad edilicia deberá en lo sucesivo, ajustar sus procedimientos de pago con el fin de evitar que las deudas contraídas e incorporadas a la 34-07, sean pagados a más tardar al cierre del primer trimestre del periodo siguiente, evitando con ello que prácticas como la advertida sean recurrentes.

26. Sobre lo expuesto en el numeral 5.1 “Estado de las Órdenes de Compra” (MC), del Acápite II, “Examen de la Materia Auditada”, en el que se advirtió la existencia de 2 órdenes que no fueron aceptadas